人材育成の効果を高めるナレッジマネジメント!その役割と活用方法は?

ナレッジマネジメントとは、企業が有している知識や情報、ノウハウを多くの従業員で共有しながら経営管理を進めていく手法です。 適切なナレッジマネジメントを行うことで業務の効率化が期待できるほか、人材育成の面においても効果を発揮します。 人材を育成していくためには業務の知識と教育のノウハウも必要となりますが、これらはナレッジマネジメントによって集約されます。集約した知識を活用することで、効果的な人材育成の実現が可能になります。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントについて簡潔に説明すると、知識(knowledge)を活用して経営を管理(management)する手法のことです。 ナレッジマネジメントにおける「知識」には、企業がこれまでに蓄積してきた情報や知識のほか、社員が有している技術やノウハウも含まれます。 つまり、ナレッジマネジメントを成功させるためには、企業運営に関わる人々が有する知識を、誰でも自由に利用できることが求められます。

企業を悩ませる人材不足

現在、ナレッジマネジメントが必要とされる背景としては、人材不足があげられます。ここからは、企業が抱える課題である人材不足について見ていきましょう。

深刻な人材不足

多くの企業が抱えている問題として「人材不足」があります。 総務省のデータによると、日本の人口は2008年をピークに減少しており、現在は人口減少社会の真っ只中にあります。また、企業の人材不足に影響しているのは生産年齢人口の減少です。 生産年齢人口である15歳~64歳の人口は1995年がピークであり、その後は減少が続いています。生産年齢人口の減少は日本の総人口の減少ペースよりも早く進んでおり、少子高齢化が加速している状況といえます。 生産年齢人口の減少は今後ますます進行するとみられていることから、企業においては人材不足を前提とした企業運営が求められます。

スキルや知識を持った人材が育ちにくい

また、人材不足によって生じるマイナス要因は、スキルや知識を持った人材が育ちにくい点です。 日本の人口構成は高年齢層ほど人口が多く、若年層ほど人口が少ない傾向にあります。つまり、生産年齢人口の今後の動向としては、若年層の増加数よりも高年齢層の減少数の方が大きくなるとみられます。 定年により、熟練したスキルを持つ人々や豊富な経験を持つ人々が離職してしまうと、これまでに蓄積されてきた企業の知識、スキル、ノウハウが流出してしまうため、企業としての価値が低下することにもなりかねないのです。

人材育成にナレッジマネジメントが必要な理由

ナレッジマネジメントをうまく活用することで、人材育成の効果を高めることができます。 ナレッジマネジメントの活用によって知識やノウハウを共有できるため、人材育成が効率的に行うことが可能となります。

熟練者のノウハウと知識を共有できる

人材育成にナレッジマネジメントが必要な理由は、熟練者のノウハウと知識を共有できるためです。 ナレッジマネジメントの大きな役割は、「暗黙知」を「形式知」に変換することです。言い換えるなら、これまで言語化されていなかった知識やノウハウを言語化・データ化して目に見える形に示すことといえます。これにより、長い間培われてきたノウハウや知識が明確な形で残されていきます。 熟練者のノウハウや知識の引き継ぎは、口頭のみで行われるケースも見受けられますが、そのような方法では引き継ぐ社員が少なくなっていく状況下においては適切な方法とはいえないでしょう。 それは、少数の若年層が多数の熟練者から全ての知識やノウハウを引き継ぐことは難しいためです。口頭での引き継ぎをメインに行うと、これまで培われてきた知識やノウハウが受け継がれなくなる可能性もあります。 そのような問題は、ナレッジマネジメントを活用することによって解決されます。暗黙知を形式知に変化させることで、ノウハウや知識が受け継がれていきます。

教える手間が省ける

教える手間が省ける点もナレッジマネジメントのメリットといえます。 入社後間もない従業員を貴重な戦力として育てるためには、人材を育成するための教育が不可欠です。しかしながら、多くの従業員はさまざまな業務を抱えているために、なかなか教育するための時間を割けないのが現状となっています。 その点、業務に関する知識やノウハウが明確なものとなっていれば、入社後間もない従業員は、経験豊富な従業員から時間をかけて学ぶ必要はなく、ナレッジマネジメントに基づいて作成されたマニュアルなどを活用しながら業務を習得することが可能となります。 人手不足の状況では、教育する時間も貴重です。教える手間が最小限に抑えられることによって、業務にかけられる時間が増えるため、業務の効率化が見込めます。

ナレッジマネジメントの活用方法

ナレッジマネジメントの活用方法として一般的なのは、知識・ノウハウの共有です。例えば専門的な知識の共有や、効率的な業務の処理方法の共有があります。 そのほか、ナレッジマネジメントは経営戦略の立案・策定のための手段としても活用できます。 ナレッジマネジメントを導入すると、専門的な知識を共有したり、効率的に業務を処理する方法を共有したりできますが、それ以外にも「現在、売れ行きが良いのはどの商品か」や、「顧客はどのようなサービスを求めているのか」といったことも共有できるようになります。 効果の高い経営戦略を立案するためには、幅広い視野を持ち、多様で深い知見が求められます。ナレッジマネジメントを活用することによって、経営戦略を立案するための幅広い知見を収集できます。 経営戦略の内容を充実させるためには、広い視野を持ち、多面的に物事を考える人が必要ですが、全ての人がそのような能力を持っているとは限りません。経営戦略の立案者の力量によっては、経営戦略の内容が薄くなってしまうことも考えられます。 その点、ナレッジマネジメントを活用できれば、より多くの意見に触れられるため、経営戦略の立案者がナレッジマネジメントによって得られた意見を参照することで、的確な経営戦略を策定できるようになるのです。 経営戦略を策定できる人材を育成することも可能となるため、経営幹部の人材育成の面においても効果が期待できます。

シンプルで使いやすいナレッジマネジメントツール「Qast」

https://qast.jp/

ナレッジマネジメントの効果を高めるためには、ナレッジマネジメントのツール選びが重要となります。

Qastは、3,000社以上の企業で導入されているナレッジマネジメントツールです。Qastが多くの企業に選ばれている理由は、シンプルで利用しやすいことです。 知識やノウハウなどのさまざまな情報は簡単に投稿できるため、「この知識はみんなに知ってもらいたい」という内容が浮かんできたら、メモするような感覚で投稿できます。 また、必要な情報を検索したい場合も、キーワードを入力すれば簡単に探し出すことができます。Qastはシンプルで使いやすいために、情報を共有しやすいツールとなっています。

さらに、Qastは投稿数や反応数によって投稿者にスコアが付与されます。積極的に利用することでスコアを得られるなら、定期的に情報を投稿したいと感じることでしょう。このように、Qastは利用率を高める工夫も行っています。

まとめ

ナレッジマネジメントとは、社内において蓄積されてきた知識や情報を共有できる仕組みといえますが、それは人材育成にも活かすことができます。 特にこれからは生産年齢人口の減少が進み、人手不足の深刻化が懸念されています。このような状況であるからこそ、ナレッジマネジメントを活用したいところです。 現在は人手不足に見舞われている反面、IT化の進展により、業務の効率化が実現しやすくなっています。IT化によってもたらされたナレッジマネジメントを活用しながら、人材の育成を積極的に行い、企業活動を活性化させていきましょう。

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