【2021年版】ナレッジ共有ツールのメリットとおすすめ10選

「社内の情報共有を効率化するためにナレッジ共有ツールを導入しよう!」そう思ったものの、どのツールが自社に合っているのかわからない、過去に導入したけど使われなかった...そんな経験はありませんか?

自社の目的に合ったナレッジ共有ツールを利用することで、業務効率化と生産性の向上に繋がります。そして、社内のコミュニケーションも活性化されることでしょう。

本記事では、ナレッジ共有ツールを導入するメリットと共に、最新のおすすめツールをご紹介していきます。

ナレッジ共有・ナレッジマネジメントツールとは?

ナレッジ共有ツールとは、企業や各部署、従業員が独自に保有している知識や経験、ノウハウといった「ナレッジ」を、収集・管理・活用することを可能にするツールです。また、ナレッジを管理し活用することは「ナレッジマネジメント」と呼ばれるため、ナレッジマネジメントツールと呼ばれこともあります。そのため、ナレッジ共有ツールとナレッジマネジメントツールは社内にナレッジを共有するという点でほぼ同義で使われます。

ナレッジ共有の重要性

複数の人が関わって業務を進めていくうえでナレッジの共有は不可欠です。ナレッジの共有が円滑になされていなければ、認識の相違が生まれてミスに繋がり、ミスに対する対応も遅くなってしまいます。逆に、ナレッジがうまく共有されているということは社内の情報がオープンになっていることを意味します。社員同士の信頼感が高まり、チーム全体の雰囲気をよりよくしてくれるでしょう。ひいては組織全体のモチベーションを高めることにも繋がります。

ナレッジマネジメントの詳細は以下『【保存版】ナレッジマネジメントとは?メリットや基礎理論の解説』の記事でも解説しています。

【保存版】ナレッジマネジメントとは?メリットや基礎理論の解説
【保存版】ナレッジマネジメントとは?メリットや基礎理論の解説
優秀な人材が不足している…これは少子高齢化が加速する日本の悩ましい課題です。2021年に発表された帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査」では、正社員について「不足」していると回答した企業は37.2%で、前年同月と比較すると増加しており、人手不足を感じている企業ほど賃金のベースアップや賞与の改善を見込んでいるという結果が出ています。

ナレッジ共有ツール導入のメリット

社内の情報共有において、ナレッジ共有ツールを導入するメリットは、大きくわけて3つあります。

業務効率化

個人に蓄積されている情報やノウハウが公開されていない状態で起こってしまう問題は、「何度も同じ質問に回答する必要がある」というものです。みなさんも、一度は経験があるのではないでしょうか。質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に同じ質問を受けていた、というのは定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。

始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるかを都度考えていく必要があります。ナレッジ共有ツールを活用することで、このコミュニケーションコストを削減することに繋がり、業務を効率化することができるでしょう。

検索可能な状態になる

ナレッジ共有をツールで行うことのメリットの一つとして、「検索可能になる」というのが挙げられます。口頭の会議による情報共有だけでは、あとで探すことはできません。書面での記録は探すのに時間がかかってしまいます。検索可能な状態にするには、社内のあらゆる情報を一つのツールに残していく努力が必要です。

社内の財産として蓄積される

入社から月日が経ち、さまざまな業務を経験していくことで、個人にノウハウやナレッジが蓄積されていきます。しかし、ナレッジ共有ツールを導入していなければ、それはあくまで個人に留まってしまいます。つまり、その人だけが知っている情報であり、社内の情報には変換されていません。

日々の業務で培われる個人の気づきやノウハウ、ナレッジをツールに書き溜めていくことで、社内の情報に変換されます。社内の人間のみが知り得る情報は、インターネット検索では出てこない質の高い情報です。それをうまく活用することができれば、社内の財産となるでしょう。

ナレッジ共有ツールの選定ポイント

ナレッジ共有ツールの選定ポイントを表現した図

ナレッジ共有ツールはどれでも、導入すれば良いというものではありません。毎日のように使う可能性のあるツールなので、使いやすさや機能面は重要です。ここではナレッジ共有ツール選定のポイントを3つ挙げていきます。

目的や用途に合っているか

一括りに「ナレッジ共有ツール」と言ってもさまざまな種類のものがあります。チャット形式のものや長文での投稿に向いているもの、ファイルを共有するためのものなど。まずは、数多くある情報のなかでもどんな情報を蓄積する必要があるのか目的を考えてみましょう。

また、ナレッジマネジメントツールを導入するための用途を整理することも重要です。

データベースとして使いたいのであれば検索機能つきのツール、プロジェクトの管理をしたいのであればタスク機能が優れているツールなど、ニーズに合わせて探す方法がおすすめです。

ナレッジマネジメントツールは、ツールによって機能や料金が異なるほか、目的や用途に適した使い方があります。まずは自社がどのような課題を解決するためにツールを導入しようとしているのか、どのような使い方であれば社内に浸透するのか、目的と用途を考えてみましょう。

ちなみに、グループウェアでの情報共有はおすすめしておりません。グループウェアには情報共有の他にもスケジュール共有やタスク管理、勤怠管理などさまざまな機能があります。多機能すぎるために情報共有機能が二の次、三の次となってしまい、結局誰も情報を発信しない、という状態になりやすいためです。

シンプルで操作性は良いか

日々使っていくツールとして、「誰でも簡単に操作できる」UI(ユーザーインターフェース)であることが重要です。複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればよいのか、どの機能を使えば良いのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になります。社内の全員がITツールに慣れているとは限りません。初めてツールを使う人でもわかるようなシンプルなツールを選びましょう。

とはいえ、実際に使ってみないとわからないことも多いです。ツールによっては無料で使えたり試用期間を設けたりしている場合があるため、メンバー同士で実際の操作性を確かめながらツール選びをするとよいでしょう。

検索性は良いか

情報が蓄積された後に、どんな方法で検索できるかも重要です。キーワードでの検索スピードはもちろん、数文字を入力した時点で候補ワードを表示してくれるのか、カテゴリやタグの使い分け、社内でよく読まれている投稿の抽出など、ツールによってさまざまな検索方法があります。

実際の利用シーンを想像しながら、探したい時にすぐにたどり着けるようになっているのか、を試してみましょう。

アクセスは良いか

インターネット環境が常に整っている事務職と、複数の現場を転々とする営業職などでは、ツールへアクセスしたい瞬間が異なります。

PCのみならずスマートフォンやタブレットなど、デバイスを選ばずアクセスできるツールを選ぶことは重要なポイントです。

セキュリティは万全か

社外秘の情報を取扱うことも多いため、ツールのセキュリティ対策は重要です。

社員のナレッジ以外にも、社内の機密情報や顧客情報が流出すると企業全体の信用に関わります。通信データの暗号化や二段階認証など、セキュリティ対策を万全に行っているツールを選ぶようにしましょう。

ナレッジ共有ツール運用のポイント

導入するナレッジ共有ツールが決定したら、次にやるべきことはツールを社内にくまなく浸透させることです。ここではナレッジマネジメントを成功させるためのツール運用のポイントを解説します。

運用担当者を決める

まずは、ツールの活用を促進するための運用担当者を決めておきましょう。

せっかくナレッジ共有ツールを導入しても、投稿が増えなければナレッジは蓄積されず、導入した意味がなくなってしまいます。そのような事態を回避するためにも、事前に運用担当者を決めておくことは不可欠です。社内である程度の発言力や影響力を持った人であれば理想的です。運用担当者自らが投稿し積極的に活用することで、「あの人が投稿しているなら活用してみよう」という他社員のモチベーションに繋がるからです。

また、運用担当者は自ら投稿するだけでなく、社内のメンバーも巻き込みながら、他社員の投稿がされているかをチェックします。

投稿ルールを決める

カテゴリの分類方法やどのような種類の情報を投稿するかなど、ツールの投稿ルールを事前にある程度作成しておきましょう。どのような情報をナレッジとして投稿するのかは、ツールを利用する目的にも直結するため活用率に大きく左右します。議事録を投稿、専門用語を蓄積、お問い合わせへの回答方法を投稿などが投稿すべき情報の例です。

従業員に投稿を習慣化させる

ナレッジ共有ツールは、ある程度の情報が蓄積されて初めて検索が可能になります。口頭で情報共有していた風習や文化をすぐに変えていくのは簡単ではありませんが、ツールの運用担当者を筆頭に投稿を習慣化させ、少しでも早いナレッジの蓄積を実現しましょう。

おすすめのナレッジ共有ツール

では、おすすめのナレッジ共有ツールをご紹介していきます。

ナレッジ共有ツール

まずはナレッジ共有に便利な機能が搭載されたツールを紹介します。

Qast

Qast トップページ

https://qast.jp/

【特徴】

使い勝手に優れた、非常にシンプルなナレッジ経営クラウドのQastです。初めてナレッジ共有ツールを導入する方でも、迷わず使いこなすことができるでしょう。フォルダとタグによって、簡単に投稿を分類することができます。

フォルダは階層式になっているため、大カテゴリ/中カテゴリ/小カテゴリ等の区分も可能です。また、投稿ごとに“既読人数”と“誰が既読か”がわかるため、情報共有において認識の相違をなくすことに繋がります。

その他にも形式自由のファイル添付、投稿の公開範囲設定、投稿の際の通知機能(メール、チャットワーク、Slack、Teams)、キーワード検索の精度、管理者が他者の投稿を編集、マークダウンによる記述、スマホでの使いやすさなど、シンプルながらもナレッジ共有に必要な機能が全て揃っているツールと言えるでしょう。

ちなみに、SlackやTeamsを既に導入している場合、SlackやTeams上の投稿に対して特定の絵文字を押すと、そのままQastに投稿できる仕組みがあるため、SlackやTeams上で重要な情報が流れてしまう問題の解決にも繋がります。

Kibela

Kibela トップページ

https://kibe.la/ja

【特徴】

大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿します。また、投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほか、Webhookで各種サービスとの連携も行えます。

Scrapbox

Scrapbox トップページ

https://scrapbox.io/product

【特徴】

wikipediaのようにフォルダ階層構造ではない管理方法で、ナレッジを恒常的に一ヶ所にまとめられます。Scrapboxでは単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できます。整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。

同時並行で会話が可能なので、一つの文書を複数人で同時に書き込むことが可能なため、生産性を下げません。また、スクリーンショットや手書きの図を共有することでイメージでの図解ができます。

Evernote

Evernote トップページ

https://evernote.com/intl/jp/

【特徴】

個人利用されている方も多いかと思いますが、もちろんビジネス利用も可能です。アイデア、プロジェクト、タスクなどを記録したり、忘れないように優先順位を付けたりと、重要な情報をすべて記憶することができます。ご利用のデスクトップ、スマートフォン、タブレットのすべてで同期されるため、必要なときにいつでもアクセスできます。

Qiita:Team

Qiita TEAM トップページ

https://teams.qiita.com/

【特徴】

「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことがコンセプト。エンジニア向けブログサービス「Qiita」のビジネス版です。コード共有のしやすさなど、エンジニアにとって嬉しい機能が盛り込まれています。Markdown記法に対応しているので、文字を装飾したりと読みやすくきれいな記事の作成が可能です。テンプレート機能で整備することで、投稿しやすい環境作りも手助けしてくれます。

Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携可能です。そしてWebhook機能をつかって他のツールと連携させることもできます。

チャット形式

ここでは、チャット形式でナレッジを共有するツールを紹介します。

Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/

【特徴】

サンフランシスコに本社を置くSlackですが、近年日本国内でも利用者は急増し、既に50万人以上が国内でも利用しているチャットツールです。多くの利用者に愛される理由としては、シンプルで洗練されたデザインと絵文字、そして外部ツールとの柔軟な連携が挙げられるでしょう。

他の人が入力しているのが視覚的にわかるなど、スピード感をもって情報共有を行うのに最適です。

Chatwork

Chatwork トップページ

https://go.chatwork.com/ja/

【特徴】

国産のChatworkは、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。

チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有などが可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど、さまざまな使い方ができる情報共有ツールです。

ファイル管理

ここからは、ファイルの管理に特化したツールを紹介します。

Dropbox

dropbox_top

https://www.dropbox.com/ja/

【特徴】

ファイル共有に特化したサービスです。必要なものがすぐに見つかるのはもちろん、すべてのデバイスで安全に同期されるので、いつでもどこでも簡単にアクセスできます。ファイル探しで時間を無駄にすることはもうありません。

サイズの大きなファイルも楽に共有できます。ファイルはすぐに同期されるので、全員が常に最新情報を見ながらの共同作業も可能です。

GoogleDrive

googledrive=top

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

【特徴】

写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけるツールです。Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量を無料で提供されています。

ドライブ内のファイルには、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスできるので、どこにいてもファイルを閲覧できます。メールで添付すると重たくて苦労するようなファイルも、容易に共有可能になります。他者もダウンロードできるのはもちろん、共同編集に招待することもできます。

Box

https://www.box.com/ja-jp/home/

【特徴】

Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのファイルがクラウド上に安全に保存されます。Box上のフォルダに他の人を招待したり、ファイルのリンクを作成するだけでファイルの共有が簡単に行えます。

また、フォルダへのアクセス権限が容易に設定できるので、プロジェクトや部署ごとの利用に最適です。使用するデバイスに関係なく、組織内のだれでもそれらのファイルに簡単にアクセスして、編集したりコメントをつけたりすることができます。あらゆる操作が最高水準のセキュリティで保護された環境で、デシタルファーストなビジネスを強化するために必要なすべての機能を使用できます。

まとめ

社内の情報共有はうまくいってると思われがちですが、個人にのみ蓄積されている情報は多くあるはずです。

まずはどんな情報を共有する必要があるのかを整理し、ナレッジ共有ツールを選定していきましょう。ツールを導入してからも、うまく機能し始めるまで担当者のサポートは必要です。

継続こそ力となるのがナレッジ共有ツールの活用なので、中長期的に取り組んでいきましょう!

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