形式知とは?ナレッジマネジメントで知識を見える化し組織力を高める

近年、導入する企業が非常に増えているナレッジマネジメントですが、効果的に活用するための「形式知」について、深く理解できている企業は実は多くないようです。

ナレッジは、知識という意味である“knowledge”からきた言葉です。ビジネスシーンでは、個人が持つ知識やスキル、ノウハウなどの「企業にとって有益な情報」を指します。ナレッジには、見える化されて人に伝えやすい「形式知」と、見える化しにくく人に伝えにくい「暗黙知」の2種類があります。

どちらも企業を成長させる上で必要なナレッジですが、今回は主に「形式知」について詳しく解説していきます。

形式知とは

まずは「形式知」のことばの意味から確認してみましょう。

形式知

1 客観的で言語化できる知識。ハンガリーの哲学者マイケル=ポランニーが提唱した概念。→暗黙知

2 ナレッジマネージメントにおいて、言語化・視覚化・数式化・マニュアル化された知識。経営学者、野中郁次郎の定義による。明示知。→暗黙知

[補説] 2について、野中は、長年の経験や勘に基づく暗黙知と対になる概念だとして、失われつつある日本独特の企業風土の下、暗黙知を形式知にして共有化を進めることの重要性を指摘した。

引用元: コトバンク「形式知」

つまり「形式知」とは、文章・図表・数式・マニュアルなど、何らかの形式で表現された知識のことです。対する「暗黙知」は勘や経験など、形式を持たずそのままでは他者と共有しにくい知識を指しています。

ナレッジマネジメントにおける形式知とは?

企業がナレッジマネジメントを行うのは、顧客へのよりよいサービスと新規顧客の開拓、そしてさらなる利益の追求と企業の成長が目的です。ナレッジマネジメントの実践には、全社員に高いレベルの知識やスキル・ノウハウが求められます。

ナレッジマネジメントに必要なナレッジとは、蓄積された形式知です。具体的には、企業の営業マニュアルや顧客に関する情報などが相当します。文章や図表・計算式などの見える化された形で「顧客への対応方法」が記録されていれば、同じように行動するだけでなく、従来のやり方を元にした新たなアプローチも見つけやすくなります。

形式知としてのマニュアルに沿って行動する際に新たな気付きを追加すれば、更新された形式知を次の世代へ繋げることができます。形式知とは全社員のナレッジを一定レベルに引き上げるための土台であり、更新していくことにより企業全体のレベルアップが可能となります。

形式知と暗黙知の違い

文章や図表・計算式などで見える化されている情報や知識の形式知に対して、個人が感覚として持っているものを暗黙知といいます。つまり暗黙知とは、見える化されていない情報や知識です。人の感覚に頼る作業や勘によるタイミングなど、暗黙知には言語化やマニュアル化が難しいものが多いです。

形式知と暗黙知とは、相反するもののようにも見えます。しかし、暗黙知をうまく何らかの形式に落とし込んだものが、形式知になるのです。ナレッジマネジメントのポイントは、暗黙知をいかにうまく形式知化するかにあるといっても過言ではありません。

暗黙知については、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ併せてご覧ください。

ナレッジマネジメントにおける暗黙知とは?その意味や形式知化するための方法
ナレッジマネジメントにおける暗黙知とは?その意味や形式知化するための方法
企業にとって大切な資産となりうるナレッジには「暗黙知」と「形式知」の2種類があります。人材の流動化が激化する現代では、ナレッジマネジメントに取り組もうとしている企業が多いです。しかし、ナレッジマネジメントに馴染みがないと暗黙知や形式知といった言葉の意味がわからず、取り組みづらいと感じている人も多いでしょう。

暗黙知を形式知(見える化)にすることの重要性

形式知とは?ナレッジマネジメントで知識を見える化し組織力を高める_

文章や図表・数式に表しにくい暗黙知は、わざわざ何らかの形式に落とし込むよりも、そのまま暗黙知としておくほうが、ナレッジを持つ本人にとって楽な場合もあります。しかし、特定の個人がいないと成り立たない仕事があるような状況は、ときにナレッジを持つ本人や企業の成長を妨げることになります。

つまり、暗黙知を見える化して形式知にすることは、企業と従業員双方の成長において重要な意味を持つのです。

「コツ」やテクニックは口頭だけでは伝わらない

仕事におけるコツやテクニックは、マニュアル化されにくい暗黙知の一つと言えます。口頭だけで仕事のやり方を伝えるような場面は一般的な職場でもしばしば見られることですし、特に職人的な技術については「熟練者の背中を見る」ことが唯一の継承方法であるようなケースもあります。

しかし、そうしたナレッジを確実に他の人や次の世代に伝え残したい場合は、やはりメモなど何らかの形で記録する必要があります。参照可能な形式知を残すことで、貴重なナレッジが失われたり、間違って伝わったりすることを回避できます。

作業が属人化するのを防げる

暗黙知が個人に留まっている間は、ナレッジ保有者が毎回その作業を担当することになるでしょう。最初は、自分だけが役に立てることに喜びを感じるかもしれません。しかし、同じことを繰り返すのを負担に感じるようになったり、他の経験を積む妨げになったりする可能性もあるのです。

暗黙知を形式知に変えることができれば、そのナレッジを他の人も活用できるようになります。形式知化は、企業にとって作業の属人化のリスクを防ぐことに繋がります。

従業員の持つノウハウを蓄積できる

暗黙知を持っている人が企業から離れると、大切なノウハウは企業から消えてしまうことになります。新しい担当者が必要な情報を探し出し、一からノウハウを積み上げていくには時間がかかります。そこで、暗黙知であるノウハウは形式知に変えて、他の人も使えるように伝えていくべきでしょう。

ノウハウを形式知に変えて伝える場合、口頭で伝えただけでは、細かい部分までは伝わらなかったり、間違って伝わってしまったりする懸念があります。形式知は、後に参照できる形にしておくことが重要です。蓄積した形式知は、企業や組織の知的財産となっていきます。

暗黙知を形式知(見える化)にする方法

暗黙知を形式知化する際は、情報・知識を読み返す人、検索する人など、利用するそれぞれの目的に合わせて適切な形式に落とし込みます。しかし、形式知への落とし込み方法については、暗黙知を持つ当人だけで模索してもなかなか適切な方法が見つからないものです。

形式知は、主に自分以外の人が引き出して使う情報です。だからこそ、自分以外の人とやりとりをし、相談しながら適切な形式を決めていくことが大切です。

形式知化した情報を有効活用する方法をより詳しく知るなら、ぜひ以下の記事も併せてご覧ください。

【保存版】ナレッジマネジメントとは?メリットや基礎理論の解説
【保存版】ナレッジマネジメントとは?メリットや基礎理論の解説
優秀な人材が不足している…これは少子高齢化が加速する日本の悩ましい課題です。2021年に発表された帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査」では、正社員について「不足」していると回答した企業は37.2%で、前年同月と比較すると増加しており、人手不足を感じている企業ほど賃金のベースアップや賞与の改善を見込んでいるという結果が出ています。

SECI(セキ)モデルを使う

暗黙知を形式知にするにあたっては、SECIモデルをベースにするとよいでしょう。

「SECIモデル」とは、一橋大学名誉教授である野中郁次郎氏が提唱してきた、ナレッジマネジメントのプロセスモデルのことです。

SECIモデルは次の4つのプロセスから成り立っています。プロセスを繰り返すことにより、情報・知識を蓄積し、新たなものを生み出していくことを目指しています。

    1. 共同化(Socialization)…誰かと共同作業をしながらお互いの暗黙知を共有し、新たな暗黙知や気付きを生み出す。または経験を共有して暗黙知を人から人へ移転させる。
    2. 表出化(Externalization)…共同化で生まれた新たな暗黙知や気付きを含め、文章や図表、数式など適切な形式に当てはめていく。また、それを誰かと共有する。
    3. 連結化(Combination)…共同化・表出化によって生まれた情報・知識をほかの形式知と組み合わせ、新しいもの(情報や商品・サービス)を生み出す。
    4. 内面化(Internalization)…連結化によって生まれたものやプロセスなどを振り返り、かみ砕いて自身のスキルやノウハウ・知識へ落とし込む。

内面化の次はまた共同化に戻り、企業や従業員はこのサイクルを回し続けます。繰り返しによってナレッジの蓄積が進み、企業・従業員ともにレベルアップしていくことができます。

SECIモデル「表出化」のプロセスが、暗黙知から形式知への変換に相当します。表出化のプロセスを含めたSECIモデル全体のサイクルを回していくことで、ナレッジの更新と定着が行えるようにしていきます。

SECIモデルに関して詳しくはこちらの記事もご覧ください。

SECIモデルとは?注目のナレッジマネジメント手法を具体例交えながら徹底解説!
SECIモデルとは?注目のナレッジマネジメント手法を具体例交えながら徹底解説!
属人化したナレッジを組織内で共有し、知識財産として蓄えるナレッジマネジメント。現在注目を集めている経営手法ですが、仕組みをしっかり理解しておかないと、取り組んでも効果を得ることが難しいでしょう。今回はナレッジマネジメントに欠かせない「SECIモデル」について解説します。ナレッジマネジメントを成功させるためにも、この機会にしっかりと仕組みを理解しておきましょう。

形式知化するための場を作る

最初から形式知を作り出すのは難しい場合があります。その場合は、まず暗黙知をそのまま共有することから始めるとよいでしょう。いわばSECIモデルの「共有化」ですが、ここで重要となるのが、暗黙知を共有化する「場」を作ることです。

暗黙知の「共有化」にあたっては、OJTなど共同作業の場に加えて、従業員同士が気軽に話せる休憩スペースのような非公式の場も有効です。これまでにない視点から暗黙知を見る場があると、新たな気づきが生まれることも期待できます。

「共有化」の次に「表出化」へ進む場合も、場は重要です。個人ではなく複数人でのやりとりを通して形式知化に取り組むとよいでしょう。表出化の場としては、作業のコツやヒントを書いたメモをもとに質問を受ける、ノウハウをまとめた資料を使って研修をする、などがあります。

ツールを導入する

暗黙知を形式知に変えて効果的に活用するために、考えるべきことは山積みです。「どこに蓄積していくべきか」、「どのようなカテゴリ分けで残すべきか」、「後から探す方法はどうするか」こうした問題の解決に効果的なのが、ナレッジマネジメントツールです。

現在利用可能なナレッジマネジメントツールには、クラウドを使って簡単に始められるものから、しっかり作り込みたい企業向けのオンプレミス型までさまざまです。ツールのインターフェースや価格帯は多種で幅広く、目的や適用規模の要件にマッチするツールを選ぶ必要があるでしょう。

初めてのナレッジマネジメント導入には、シンプルなメッセージ機能や、使い慣れたツールと連係ができるものがおすすめです。難しい操作が不要で、簡単に情報を蓄積して活用できるものがよいでしょう。操作性の低さから、結局使われなくなってしまわないように、シンプルで直感的に操作できるツールを選びたいものです。

形式知化する際の注意点やコツ

暗黙知はもともと何らかの形式に落とし込みにくい性質のため、形式知化するにあたって注意すべき点やコツがあります。4つのポイントをご紹介します。

暗黙知を形式知にすることの重要性を理解する

形式知は自然発生的にできるものではなく、暗黙知を意図的に変換する必要のある作業です。したがって、暗黙知を形式知化に変える目的や理由、その重要性を当事者が理解していることが不可欠です。「企業や組織の理念や目的に沿った重要な活動である」という経営層やリーダーからの強いメッセージも必要でしょう。

書類化では埋もれてしまうことがある

ノウハウをマニュアルなどの書類としてまとめることは形式知化の手段の一つです。しかし、書類の量が多いと必要なノウハウが探しにくくなります。蓄積することに加えて参照しやすく再利用性の高い形式や形態を選ぶことが重要です。

動画化することで分かりやすくなる

今や多くの教材が動画で提供されるようになりました。動画なら、文章や図表では形式知化が困難な製造技術などについても記録が簡単ですし、後で繰り返し再生することもできます。

動画は文章や図表だけで伝えるよりも内容を理解しやすく、伝える力も強力です。暗黙知を記録し他の人に伝える有効な手段としてますます注目されていくことでしょう。

ITツールの導入で検索しやすくなる

暗黙知を文字化、動画化したものを一ヵ所に蓄積して検索しやすくするためのITツールが登場しています。特にデジタルな形式知はITツールと相性がよく、暗黙知の蓄積・検索がしやすくなります。暗黙知から形式知への変換に留まらず、従業員のスキルアップや新人教育の効率化、ノウハウの知的財産化までを強力に進めることができるでしょう。

やりとりやメモなど、すべてを簡単に形式知化できる「Qast」

Qast トップページ

ナレッジマネジメントツールの「Qast(キャスト)」は、メンバー間でのメッセージのやりとりや簡単なメモにも使える、シンプルな操作性とインターフェースが魅力的なナレッジ経営クラウドです。適切なキーワードやタグをつけて情報・知識を蓄積することで、後から簡単に検索・活用することができるようになります。

また、Qast内では匿名質問ができるため、面と向かって確認しにくいことも気軽に聞くことができます。そのやりとりをナレッジとして蓄積することも可能です。

Qastは、普段のやりとり(暗黙知)がそのままナレッジ(形式知)になる、非常に便利なツールなのです。

Qastについて詳しくはこちら。

まとめ

形式知化の方法として代表的なのは、文章や図表を使ったマニュアル化です。しかしこれからの5G時代は、映像や音なども形式知の一つとして活用されていくと考えられます。

SECIモデルを活用し、暗黙知を形式知に変えて、さまざまなナレッジを生み出しながら、組織力の向上と企業の成長に貢献していきましょう。

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