ナレッジ共有とは?手法やおすすめのツール10選を紹介

日々の業務の中で得られる「ナレッジ」は、個人に蓄積されるケースが多いでしょう。

しかし、そのナレッジを社内に共有していくことは重要です。社内で別の人が同じ状況に陥った時にすぐに問題解決ができ、事業部や社内全体として生産性が上がるためです。

ナレッジ共有の重要性を理解していても、日々の業務の中でなかなか取り組めていない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、これからツールを活用してナレッジの共有をはじめる方に向けて、簡単に利用できるツールをご紹介していきます。また、これまでツールを導入したものの、うまく活用できなかった、という方もぜひご一読ください。

ナレッジ共有とは?何を共有する?

「ナレッジ」とは、英語の「knowledge」つまり知識を意味する言葉ですが、近年の日本では、企業活動全般にポジティブな影響をもたらす会社・社員の知識や経験、事例などを指して持ちいられることが多くなっています。

ベテラン社員の経験やノウハウといった「ナレッジ」は、これまで共有するための時間や手段を得ることが難しく、属人化してしまうケースが多くありました。しかし、業務の効率化や企業の発展のためには、そのナレッジが従業員全員に共有されることが重要です。

ナレッジを共有することに成功すると、属人化を防ぐことができ、特定の従業員の能力に依存しなくてもプロジェクトやチームでより高い成果を出しやすくなります。

ナレッジについての詳細な解説はこちらの記事で解説しています。

「ナレッジ」とは?ノウハウとの違いやビジネスでの活用方法について
「ナレッジ」とは?ノウハウとの違いやビジネスでの活用方法について
「ナレッジ」と「ノウハウ」。一見すると同じような意味に捉えがちですが、皆さんは正しい意味を理解していますか?社内の人材の入れ替わりが激しくなり、今後は益々ナレッジやノウハウの活用が重要視されていきます。

ナレッジは2種類

ナレッジには「暗黙知」と「形式知」の2つの種類あります。ナレッジ共有とは、「暗黙知」を「形式知」に変換する作業のことです。正しく変換作業を行うためにも、両方のナレッジの概要を正しく理解しておきましょう。

暗黙知

「暗黙知」とは、企業で働いている中で各従業員が身につけた経験やノウハウ、テクニックのことです。たとえば顧客対応、特にトラブル時の対応などは経験がものをいうことが多い分野です。

言語化できない、簡単に共有ができないナレッジは「暗黙知」として分類されます。他の従業員にとっても有益な情報となりうるものであるにも関わらず属人化しているケースが多々あります。

暗黙知に関する詳細はこちらでも解説しています。

ナレッジマネジメントにおける暗黙知とは?その意味や形式知化するための方法
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企業にとって大切な資産となりうるナレッジには「暗黙知」と「形式知」の2種類があります。人材の流動化が激化する現代では、ナレッジマネジメントに取り組もうとしている企業が多いです。しかし、ナレッジマネジメントに馴染みがないと暗黙知や形式知といった言葉の意味がわからず、取り組みづらいと感じている人も多いでしょう。

形式知

「形式知」は、文章や図表・計算式などで見える化されている情報・知識のことです。一見、個人が感覚として持つ「暗黙知」の対極のようですが、知識を見える化することで暗黙知は形式知となります。

形式知に関する詳細はこちらでも解説しています。

ナレッジマネジメントにおける形式知とは?知識を見える化して組織力を高める方法
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近年、導入する企業が非常に増えてきているナレッジマネジメントですが、効果的に活用するための「形式知」について、深く理解できている企業は実は多くないようです。

ナレッジ共有の重要性

なぜ現代において、ナレッジ共有の重要性が問われているのでしょうか。その理由を3つ紹介します。

なぜナレッジ共有が必要かを解説する図

人材の流動性が高まっている

終身雇用の終焉と共に、業界に関わらず転職が当たり前の時代が到来しました。一つの会社で定年まで勤め上げる働き方は、既にマイノリティ(少数派)になりつつあります。

企業からすると自社で培ったノウハウやナレッジは個人にのみ蓄積され、本人が退職した場合、社内には残りません。日常的にナレッジを共有する文化が根付いていれば、いつ誰が転職しても、別の人がナレッジを活用できるでしょう。

働き方が多様化している

2016年9月、安倍首相(当時)は「働き方改革実現推進室」を設置しました。それにより、一億総活躍社会の実現に向けて、多様な働き方が推奨され始めます。企業は優秀な人材確保のために「副業OK」「リモートワーク可」「フレックス制導入」「在宅勤務」など、労働力を低下させないためにさまざまな働き方を模索しています。働き方が柔軟になると人材の確保に繋がる反面、これまで決まった時間にオフィスでできていた情報・ナレッジ共有が難しくなります。

業務効率を上げなければならない

2019年4月から、大企業では法的に残業が禁止されています(中小企業では2020年から)。これまで時間をかけていた社内会議やそのための準備、移動時間の短縮など、削減できる業務を削減していかなければ、これまでと同じ生産性を保つことは難しくなります。

ナレッジ共有ツールを導入して、前提知識を事前に共有することができていれば、会議時間の短縮に繋がるでしょう。また、ツールにナレッジを蓄積するということは、過去のログが溜まるということなので、いつでも検索が可能になります。それは、何度も同じ質問に対応する時間の削減に繋がり、情報を探す時間の短縮にも繋がります。

ナレッジマネジメントを行うメリットについて、詳細こちらをご覧ください。

【保存版】ナレッジマネジメントとは?メリットや基礎理論の解説
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近年、導入する企業が非常に増えてきているナレッジマネジメントですが、効果的に活用するための「形式知」について、深く理解できている企業は実は多くないようです。

ナレッジ共有不足によって起こる問題とは?

ナレッジの共有が不足していると、大きく下記の2つの問題が発生します。

業務の属人化

特定の従業員しかその業務が進められなくなる「属人化」が起こりやすくなります。属人化が起こると、万が一その従業員が病気などで休んだ場合、対応に時間を要したり、納期が遅延したりしてしまう可能性があります。それにより顧客からクレームが寄せられたり、信用を失ったりといった悪影響を企業に及ぼす可能性が高まります。

社員の関係性の悪化

複数の部署や従業員でプロジェクトを行う場合、迅速な情報共有は不可欠です。特定の従業員間でしか情報が共有されていないことにより、「あの人は知っているのになぜ自分には知らされないのか」という不信感が高まり、従業員間の信頼関係が悪化してしまいます。関係が悪化するとさらに情報共有しづらくなり、「負のループ」に陥ってしまいます。

ナレッジ共有不足によって起こる問題と解消法はこちらの記事で詳細を解説しています。

情報共有の不足で起こる問題と解決方法とは?情報共有ツールも合わせて紹介
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組織における情報共有は、組織の円滑な運営だけでなく、取引先からの信用にも関わるものです。企業間におけるトラブルの多くは情報共有の不足によって発生していると言っても過言ではないでしょう。ここでは、情報共有の不足によって起こる具体的な問題と共に、情報共有不足の解決策や解決の手助けとなるおすすめの情報共有ツールを紹介します。

ナレッジ共有をするメリット

ナレッジ共有が不足すると、業務効率だけでなく顧客や社員の信頼関係にまで影響を及ぼすことがわかりました。では、ナレッジを共有するとどのようなメリットを得られるのでしょうか。4つに分けてご紹介します。

近年の働き方の多様化に対応しやすくなる

働き方が多様化する中、企業は優秀な人材の確保のため「在宅勤務」「リモートワーク」「フレックス制導入」など、労働力の低下を防ぐさまざまな働き方を導入しています。しかし、ナレッジが共有できていないままリモートワークなどを導入すると、これまで近くにいる従業員に気軽に聞くことができた疑問や質問をすぐに解決することが難しくなるため、業務効率の低下を招く恐れがあります。また、そうした恐れを回避するため、結局はもとの働き方に戻ってしまうというケースも考えられます。

ナレッジが共有できていれば、気軽な質問もすぐに解決することができ、働き方の多様化に柔軟に対応できるようになります。働き方の多様化は、優秀な人材の確保にも繋がります。

ナレッジの属人化を避けられる

ナレッジが引き継がれていれば、担当従業員が体調を崩して長期間休暇する場合や離職する場合でも他の従業員が業務のフローと質も引き継ぐことができ、顧客や他部署に迷惑をかけることが少なくなります。

社内の誰が何に詳しいのか把握できる

社内のナレッジ共有が進んでいれば、誰がどんなことについて詳しいかが把握できるようになります。たとえば、「この業務についてだったら〇〇さんに聞いた方がよいだろう」という判断が付きやすくなり、業務が円滑に進むようになります。

特に組織が大きくなり、部署が細分化するほど効果が増します。

顧客へ提案するための社内情報連携が効率化される

顧客への提案を行う際には、顧客についての正確な情報や状況の把握が欠かせません。そういった時にもナレッジ共有は役に立ちます。

顧客に合わせた資料データを作成する際に、営業で役に立った資料データを共有・パターン化しておけば、資料データ作成時に工数を減らすことが可能です。それによって捻出できた時間で提案内容をより良いものにするといった効果も見込めます。

また、失注してしまった際の資料データも共有することも重要です。失注の原因が資料データにあった場合、どこを改善すれば良いかといった問題点の洗い出しができるからです。

営業担当が変わってしまう場合も、顧客の趣味や性格などの項目を営業部門内で共有しておくことによって、顧客とは以前の担当者と変わらない付き合いが可能です。

ナレッジ共有ツールを導入したことでR&Dから営業までの情報が可視化され、顧客への質問や情報提供にラグがなくなった、という例もあります。

成功要因・失敗要因をナレッジとして共有することで、提案資料の作成がスムーズになるだけでなく、受注率向上も見込むことができます。

営業活動の成功例を蓄積できる

営業活動をしていれば、おのずと成功や失敗を経験することになります。

営業の結果はどちらにせよ、行うべき作業は結果に至った要因の分析と共有です。「なぜ契約を取れたのか」「なぜ失敗に終わったのか」といった要因を分析し、次回以降の営業活動に活かしていきましょう。分析した営業活動の内容を営業マンの間で共有すれば、自分では気がつかなかった要因や改善点などのアドバイスをもらえる可能性もあります。

営業活動における分析結果のデータが増え、何かしらの共通点が見つかると、成功例を増やし失敗例を減らすことに繋がります。結果的に営業力の大幅なアップも可能です。

共有が進まない理由とは?習慣化させるプロセス

ツールを使ってナレッジ共有を行うことの課題は、「習慣化が難しい」ことです。

ナレッジ共有ツールの多くは、無料トライアル期間が設けられていたり、メールアドレスの登録のみですぐに利用を開始できます。 そのため、ツールを使い始めること自体は簡単です。

しかし、日々の業務の中で「時間があったら取り組もう」「誰かが率先してやってくれるだろう」という心持ちでは、ツールを導入しただけではナレッジが共有されない、という事象に陥ってしまいがちです。

ナレッジ共有のためのツールはあくまでツール(手段)であり、導入することが目的ではありません。では、ナレッジの共有を習慣化させるためには何が必要なのでしょうか。

課題意識、導入メリットの共有

ナレッジ共有ツールの活用は当然、一人で行うものではありません。社内全体、もしくは事業部単位で使ってはじめて意味があります。周囲の利用を促進させるため、まずは現状の課題、そしてツールを導入してナレッジが共有されることのメリットを利用者に伝えましょう。特にメリットについては当事者として認識してもらうことが重要です。

投稿を促進する仕組み作り

使い方、利用シーンが曖昧では、「使ってみたい」と思ってもなかなか投稿のハードルは高いものです。たとえば、「社内会議の議事録を残す」「セミナーのレポートを書く」「お客様からの問い合わせを蓄積」「改善要望はツールでしか受け付けない」等、具体的な利用シーンをルールとして定めましょう。利用シーンを明確にしておくことで、必然的にツールを使う仕組み作りが可能となります。

担当者の積極的な活用

何も投稿がない状態で他の人に投稿を促すのは難しいでしょう。活用してもらうためには、まずは担当者が率先してナレッジを投稿することが必要です。呼びかけを行っている人、課題意識を感じて解決しようとしている人が、まずは自分の中に蓄積されているナレッジを投稿していきましょう。そうすることで、どんな投稿をすればよいのか、どんなことができるのかをイメージしやすい環境が作れます。

ナレッジ共有ツールの導入で最も利便性を感じやすいのは、「ある程度の情報が蓄積されて検索可能な状態になった」タイミングです。 そのためにも、最初はとにかく投稿数を増やすことが重要です。

ナレッジ共有ツール導入のメリット

そもそもナレッジとは、企業など組織にとっての「有益な情報」「付加価値のある経験や知識」のことを指します。

そのナレッジを、社内など一部の人だけで共有するためのツールが、ナレッジ共有ツールです。最近では、ほとんどのツールがクラウドサービスで月額制のため、低単価でツールを利用することができます。

ナレッジ共有ツールをうまく活用できた場合のメリットを見ていきましょう。

検索可能な状態になる

ナレッジ共有ツールを導入する最大のメリットは、「検索可能になる」ということです。

世の中のありとあらゆる情報がGoogle検索によって検索可能になっていますが、社内の情報をすぐに探し出すことは困難です。それは情報が一箇所に蓄積されていないためです。

口頭での情報共有では、過去のやりとりに遡ることはできませんし、その場に居る人のみにしか共有ができません。

しかし、ナレッジ共有に特化したツールを導入することによって、情報は文字として蓄積され、その場にいない複数人に対して瞬時に情報を共有できるようになります。 物理的な環境や時間帯に依存せず、いつでも検索して自己解決できるようになることで、業務効率化に繋がるでしょう。

業務に再現性が生まれる

ツールを導入して事例をナレッジとして蓄積することで、業務に再現性を生み出します。業務上における課題は、ある程度の共通項があるものです。全く同じ事象ではなくても、課題を解決していくための糸口は過去の事例から掴むことができます。

たとえば、営業部において成果が出た提案や取り組みを共有することで、他の人がそれを活用して受注に繋がるかもしれません。カスタマーサポートの部署において、お客様から初めて受けた要望に対する返答を共有することで、次に同じ要望が来た時に素早く対応できるようになるかもしれません。

ナレッジ共有ツールでは、取り組みをして良かった事例、悪かった事例を共有できます。その大切なナレッジが、将来誰かの役に立つでしょう。ナレッジを感覚値で記憶しておくだけなく、言語化して他人に共有することで再現性が生まれます。

新人の成長が早くなる

入社したばかりの新人とベテラン社員では、当然知識レベルに差があります。ナレッジ共有ツールを活用し、ベテラン社員のノウハウ共有することによって、新人はそこから学ぶことが可能になります。

口頭での情報共有では、1対1で先輩からノウハウを学ぶことができるかもしれません。しかし、1対n(複数人)で情報共有をしようと考えた時には、ツールを使った方がはるかに効率的です。豊富な知識を持っている社員にとっても、常に言語化する習慣が付くため、自分のなかでもより理解が深まるはずです。

確かに、上司に質問することで一つ一つの疑問を解決していくこともできますが、予め社内のナレッジが蓄積されていれば、質問する前に自己解決できる内容も多いはずです。デジタルネイティブ世代と呼ばれる現代の20代の新入社員たちは、学生時代にわからないことがあれば、まずは検索する、というのが習慣化されています。 そのため、入社後にGoogle検索のようにすぐに検索できる状態にしておくことで、自ら主体的に学んで、より早く業務を進めていくことができるようになります。

新人向けに簡単なマニュアルをまとめておくと、新人研修の時間削減にも繋がります。

ナレッジ共有ツールの選び方

ナレッジ共有を図ろうとツールを導入しても、自社に合っていないツールを選んでしまったら定着は難しいでしょう。ここでは、ナレッジ共有ツールの選び方のポイントを解説します。

誰でも使えるか

従業員の中にはITリテラシーの高くない方もいます。ツールは機能の多さよりも使い勝手やシンプルさを基準に選定しましょう。特に利用人数が多い大企業の場合は、直感的に誰でも操作できるユーザーフレンドリーな仕様かどうかが非常に重要です。

権限管理がしやすいか

次に重要なのは、権限管理がしやすいか、というポイントです。従業員全員にすべての権限が付与されると、分類方法や投稿内容が無秩序になります。たとえば、「投稿可能なのは○○権限まで」「編集可能なのは○○権限のみ」「カスタマイズは管理者権限のみ」など、権限の範囲を設定できるかを確認しておきましょう。

セキュリティが充実しているか

ナレッジ共有ツールは社内のナレッジを集結させるため、機密情報を多く扱います。そのため、セキュリティへ用件を満たすかどうかも重要なポイントです。クラウドサービスの場合は特にセキュリティへの対応は重要です。社内の情報システム部などと相談し、どのようなセキュリティ対応をする必要があるのかを確認をしながら選定しましょう。

ツールのサポート体制が充実しているか

クラウドサービスのナレッジ共有ツールの中には、サービス提供者側とコンタクトを取らずに利用者側で設定を完了しなければならないサービスがあります。一方、不明点をチャットや電話で解決できたり、社内でツールを定着させるための導入サポートを行ってくれたりするサービスもあります。サポート体制の充実度もしっかりチェックしておきましょう。

おすすめのナレッジ共有ツール13選

ナレッジ共有のツールをはじめて導入される方、または過去に導入したけどうまくいかなかった方におすすめのツールをご紹介します。

Qast

Qast トップページ

Qastは、いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”で、その使いやすさから導入企業数は3,500社以上。Q&Aとメモでナレッジを共有・蓄積する「ナレッジ経営クラウド」です。簡単に質問や回答ができ、溜まった知恵はフォルダとタグで分類。検索する時に知りたい情報を探しやすい設計となっています。セキュリティやサポートも充実しているため、初めてナレッジ共有ツールを導入する方でも安心して利用することができます。

https://qast.jp/

【特徴】

ツールに慣れていない社員でも使いやすく定着しやすいツールです。PDFやWordですでに文書化している文字列も検索することができます。テンプレート保存機能を利用すれば投稿作成の手間や時間を短縮することも可能です。作成した文書は既読人数や誰が読んだのかを確認できるだけでなく、スコアとして情報共有者の貢献度を可視化することもできます。

検索のスピードや精度が非常に高いことも特長です。複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな・カタカナの表記ゆれなども検索対象になります。また、検索範囲はQast内に直接投稿されたドキュメントだけでなく、投稿内の添付ファイルの文字列も対象となります。この機能は他のツールにはない特筆すべきQastの特徴です。

SlackやTeams、Chatworkなどのチャットツールとも連携が可能です。Qastの投稿情報がチャットにリアルタイムで通知されるため、投稿の見逃しを防止することができます。SlackやTeamsではチャットツール上での投稿内容をボタン一つでQastに蓄積していくこともできます。

NotePM

NotePM トップページ

Qastと同様、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすいナレッジ共有ツールです。 Markdownも対応しており、文字の装飾も簡単です。

https://notepm.jp/

【特徴】

検索時にファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている場合、NotePMにファイルをアップしていくことでいつでも検索できるようになります。 テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。 その他にも既読機能や、編集履歴を辿る機能等もあります。

esa.io

esa io トップページ

プロジェクトの途中でもナレッジを共有していくことが可能なツールです。とりあえず情報を公開し、都度情報を更新しながら完成させていく使い方を想定しています。

https://esa.io/

【特徴】

長期間に及ぶプロジェクトの場合、情報が確定してからナレッジを共有しようとするとプロジェクトの前半に起きたことなどの情報は古くなってしまいがちです。しかし、ドキュメントを未完成の状態で共有するWIP機能を活用すれば、記事が不完全であっても後に更新されることが明確なので、早めの情報共有が可能となります。また記事のバージョン管理も可能で、更新の確認や過去記事へのロールバックも容易です。

英語のインターフェイスのため、グローバルで運用を検討する場合におすすめです。

Qiita:Team

エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内版で、Qiitaで情報発信しているエンジニアにとっては使いやすいツールでしょう。

https://teams.qiita.com/

【特徴】

Markdown記法に対応しており、読みやすくきれいな表示が特徴です。Markdown記法に不慣れな方でも、記事投稿画面に書式設定ツールバーを使うことで簡単に記事の編集ができます。日報や議事録などのテンプレート機能も充実しています。

Docbase

DocBase

はじめてナレッジ共有ツールを導入する方でも使いやすいバランスの取れたツールです。

https://docbase.io/

【特徴】

Markdown記法に対応しています。複数人で同時に編集することができるため、会議中に議事録を複数人で書くことが可能です。投稿の分類はタグで行うことができますが、タグは煩雑になりやすいため、定期的に管理が必要になりそうです。また、投稿したナレッジや文書を社外の人に記事単位で共有することも可能です。

kibela

Kibela トップページ

Kibelaは、個人の発信を組織の力にするナレッジ共有ツールです。

https://kibe.la/ja

【特徴】

Blog形式とwiki形式の2種類の書き方を使い分けられるのが特徴です。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、業務の中で得られた比較的長文のノウハウ共有はwiki形式として投稿可能です。こちらもフォルダごとに分類し、その中で保存しておきたい投稿を「ピン留め」することが可能です。グループ内でノウハウを共有し、検索時にはグループごとに探すことができます。

DropboxPaper

dropbox paper トップページ

DropboxPaper(ドロップボックスペーパー)は、オンラインストレージのDropboxが提供するドキュメントの作成や共有に特化したナレッジ共有ツールです。

https://www.dropbox.com/ja/paper

【特徴】

取引先の情報を可視化し、共有することによってスムーズな商談を行うことが可能です。営業電話のメモや顧客対応計画など、営業マンに便利なテンプレートを使えば業務の手間を減らせます。 Dropboxユーザーなら無料で利用できるのもメリットの一つです。iOSやAndroidに対応しているため、オフィスでも外出先でも情報共有できる利便性があります。

Googleドキュメント

Google-docs_top

Googleドキュメントとは、Googleが提供するクラウドのドキュメント作成ツールです。

https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

【特徴】

Wordのような感覚で、リンクや画像、図形等を追加しながら投稿できます。ナレッジの共有にも利用できますが、どちらかというとドキュメントやマニュアルの作成がメインの用途になりそうです。オンラインの環境では、入力している情報が自動保存されます。こちらも複数人で投稿の編集が可能ですが、2〜3行など簡単な情報の共有や、カテゴリごとに一覧で見ていくのは難しいかもしれません。

Evernote

Evernoteは、シンプルな構造で手間をかけずにタスクやナレッジの整理ができるツールです。

https://evernote.com/intl/jp/

【特徴】

個人利用されている方も多いかと思いますが、ビジネス利用も可能です。デスクトップPC、スマートフォン、タブレットなど各デバイスで内容が同期されるため、複数のデバイスでの利用を想定している場合におすすめです。検索機能においては、pdf内の文字の検索ができます。

Scrapbox

Scrapbox トップページ

Scrapboxは、あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービスです。

https://scrapbox.io/product

【特徴】

こちらはフォルダ構造ではなく、情報を並列で整理できます。 投稿にリンクをつけておくと一つの投稿の下に関連するトピックの記事が表示されます。 同時編集が可能なため、一つの文書を複数人で編集して使うシーンが多い場合におすすめです。

Confluence

Atlassian Confluence 製品ページ

Confluenceは、海外支社のある企業やグローバル人材を採用している企業におすすめのナレッジ共有ツールです。

https://ja.atlassian.com/software/confluence

【特徴】

議事録はもちろん、製品管理や企画管理などのテンプレートがあらかじめ豊富に用意されています。「どのように文書を書き始めればいいのかわからない」といった企業にとってはテンプレートが手助けとなるはずです。

投稿された内容はpdfやWordに変換することが可能です。記事を協力して編集するだけでなくフィードバックも提供できます。また、協力を依頼するチームメンバーに対してメンションをつけたり、チームの意志決定プロセスを可視化させたりこともできます。 分類方法はタグやフォルダではなく「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。

Notion

Notion トップページ

「All-in-one workspace」のキャッチコピーが示すように、ドキュメント作成、タスク管理、ナレッジ共有ができるwiki機能などあらゆる機能が集約された、ここで紹介する中では最も多機能なナレッジ共有ツールです。

https://www.notion.so/

【特徴】

多機能なツールであるため、使いこなすことができれば非常に高い導入効果が期待できます。はじめてツールを導入する企業よりも、社内全体のITリテラシーが高く、ナレッジを含めたすべての情報を一ヵ所に蓄積したいといった企業におすすめのツールです。ただし、現段階では日本語対応していないのが難点です。

Senses

Senses

AIの力を活用して営業マンをサポートしてくれるナレッジ共有ツールです。

https://product-senses.mazrica.com/

【特徴】

営業案件を分析し、取引先情報や類似案件を表示してくれます。営業部で担当している案件をボードで一覧表示できるため、直感的に誰がどのような営業活動をしているのかも一目瞭然です。

既存のアプリケーションとの外部連携も可能です。OCR機能を使えば営業先で交換した名刺や議事録の文字起こしができ、面倒な事務処理を軽減して営業活動に集中できます。

まとめ

社内でナレッジを共有し、蓄積することは、今後テレワークが社会に浸透していく中でますます重要度を増していくでしょう。そのためにも、ナレッジ共有ツールを効果的に活用して効率よく情報を一元化することは欠かせない取り組みです。また、ツールを社内浸透させるためには、担当者自らが率先してツールに投稿することが必要です。

社内のナレッジは、インターネット検索では決して出てこない価値のある情報であり、大切な資産です。 ナレッジ共通ツールの有効な活用は一朝一夕で実るものではありませんが、いずれすべての従業員がいつでも活用できる環境が構築できるよう、日々の積み重ねを意識した導入を心がけましょう。

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