売れる営業チームはナレッジ共有に長けている!営業マンが共有すべきナレッジ内容やおすすめのツールとは

個人の持っている知識やノウハウを組織全体で共有・活用するナレッジマネジメントは、営業活動においても重要な役割を果たします。 とくに営業マンの活動は個人プレーが多く、社内でノウハウを共有できないまま属人化しやすい傾向にあります。そのような状況を改善するために大切なのが、営業におけるナレッジマネジメントです。 今回は売れる営業マンを増やすためのナレッジマネジメントについて解説します。営業マンにおすすめの情報共有ツール5選もご紹介するので、営業活動の参考にしてみてください。

営業に強いチームがナレッジ共有をしている理由

営業に強いチームがナレッジ共有をしている理由は、ズバリ営業体制の一元化です。 個人プレーになりがちな営業マンは「属人化したナレッジが資産として会社に残らない」「ケースバイケースな場面が多く、新人の研修に時間がかかる」「担当営業の異動や退職にともなう引き継ぎで情報が混雑する」「営業活動における分析や改善のデータが少ない」など、組織・チームとして多くの課題を抱えています。 営業マンは受注数や売り上げといった成績を競い合うイメージがありますが、実際は営業マン全員がチーム一丸となって行うものです。 自社内でトップの営業成績を取ることよりも、競合他社の営業に勝てる強さに注目してみましょう。

営業マンが共有すべきナレッジ

営業に強いチームを目指すのであれば、チーム内で情報共有することの大切さをしっかりと把握し、ナレッジマネジメントに取り組む必要があります。 ここからは営業マンが企業全体に共有すべきナレッジについて解説します。

セールストークに対するリアクション

電話でのアポや訪問先でろくに話を聞いてもらえず「必要ありません」「間に合っています」と断られることが多い営業。どのようなセールストークを使えば興味を持ってもらえるかという情報は、営業マンにとって是が非でも知りたいものです。 営業活動をするなかで顧客の受けが良かったセールストークをメモ・録音しておき、営業全体に共有しましょう。セールストーク中の何気ない会話だったとしても、受注へつなげる糸口の発見が期待できます。 反対に顧客の受けが悪かったセールストークを共有すれば、自分だけでなく営業マン全員のトークスキルを見直すきっかけにもなります。 営業マンが目で見て、耳で聞いて得た顧客のリアクションという1次情報は、ほかの何にも代えがたい重要なナレッジの1つなのです。

顧客へ提案する資料データ

営業マンが顧客へ提案する際に必要なのが資料データです。場合によってはいくつかのパターンで資料データを作っておき、ケースバイケースで複数の提案をすることもあります。 しかし顧客に合わせた資料データを作成するのは骨が折れる作業で、それなりの時間や工数がかかります。 そこで、営業する際に役立った資料データを共有・パターン化しておけば、資料データ作成時に工数を減らすことが可能です。捻出できた時間で提案内容をより良いものにするといった効果も見込めます。 また、失注してしまった際の資料データも共有することを推奨します。失注の原因が資料データにあった場合、どこを改善すれば良いかといった問題点の洗い出しができるからです。

引き継ぎに備えた最新の顧客情報

営業マンは会社員である以上、異動や退職にともなう担当者変更がつきものです。 そのような場合に備えてスムーズな引き継ぎができるよう、お客さんや業界などの顧客情報はいつでも最新の状態にしておく必要があります。 ヒアリングで得た顧客情報は常に更新し続けるようにしましょう。 また、ヒアリングシートの情報だけではわからない顧客の「趣味」「性格」などの項目も営業全体で共有しておくことによって、担当者が変わっても顧客とは変わらない付き合いが可能です。

営業活動における成功・失敗の要因分析

営業活動をしていれば、おのずと成功や失敗を経験することになります。営業の結果はどちらにせよ、行うべき作業は結果に至った要因の分析と共有です。 「なぜ契約を取れたのか」「なぜ失敗に終わったのか」といった要因を分析し、次回以降の営業活動に活かしていきましょう。分析した営業活動の内容を営業マンの間で共有すれば、自分では気がつかなかった要因や改善点などのアドバイスをもらえる可能性もあります。 営業活動における分析結果のデータが増え、何かしらの共通点が見つかると、成功例を増やし失敗例を減らすことにつながります。結果的に営業力の大幅なアップも可能です。

営業マンにおすすめの情報共有ツール5選

営業マンが営業で得たナレッジを共有するには、オフィスでも外出先でも利用可能なオンラインツールが適しています。 最後に営業マンにおすすめの情報共有ツール5選をご紹介します。

Qast

https://qast.jp ナレッジ共有に特化したツールなら「Qast」を選ぶといいでしょう。Qastはシンプルな操作性とデザインを兼ね備えたナレッジ共有ツールです。 営業活動で得た知識をメモ機能で保存し、いつでも検索・閲覧することができます。FAQ機能を使えば、顧客情報や営業の資料データ作成におけるノウハウ共有が可能です。匿名で質問できる機能があり、情報発信に消極的な営業マンのナレッジ共有促進にもつながります。 添付ファイルの文字列も検索できるため、蓄積したナレッジをフル活用したいならQastが適しています。

Kibela

Kibela(キベラ)は、ブログ形式で情報共有するナレッジマネジメントツールです。Markdownやリッチテキストエディタなどさまざまな形式に対応していて、自分の書きやすい環境で情報共有ができます。 作成したブログ記事は、いいね!やコメントで議論が可能です。営業活動で得たナレッジを記事にしてコメントで議論するといった使い方におすすめです。 ワンタイムパスワードやIPアドレスによるアクセス制限などセキュリティ面も万全です。プロジェクト管理から社内ブログまで幅広く活用できます。

Confluence

Confluence(コンフルエンス)は、オープンな場でのチームワーク構築とナレッジ活用を想定した情報共有ツールです。 ナレッジ共有はもちろん、チームメンバーとの共同作業やコメント機能によるコミュニケーションなど、ナレッジマネジメントに必要な機能がそろっています。 また、SlackやTrelloといったアプリケーションとの連携が可能です。スムーズなナレッジマネジメントを行えます。

Senses

Senses(センシーズ)は、AIの力を活用して営業マンをサポートしてくれる情報共有ツールです。 営業案件を分析し、取引先情報や類似案件を表示してくれます。営業部で担当している案件をボードで一覧表示できるため、直感的に誰がどのような営業活動をしているのかも一目瞭然です。 既存のアプリケーションとの外部連携も可能です。OCR機能を使えば営業先で交換した名刺や議事録の文字起こしができ、面倒な事務処理を軽減して営業活動に集中できます。

DropboxPaper

DropboxPaper(ドロップボックスペーパー)は、ドキュメントの作成や共有に特化した情報共有ツールです。オンラインストレージのDropboxが提供しています。 取引先の情報を可視化し、共有することによってスムーズな商談を行うことが可能です。営業電話のメモや顧客対応計画など、営業マンに便利なテンプレートを使えば業務の手間を減らせます。 Dropboxユーザーなら無料で利用できるのもメリットの1つです。iOSやAndroidに対応しているため、オフィスでも外出先でも情報共有できる利便性があります。

まとめ

ナレッジマネジメントはただの情報共有にあらず、蓄積したナレッジを活かしたチャレンジに取り組むことが大切です。 個人プレーになりがちな営業マンはナレッジが属人化しやすいものです。組織全体で共有することによって、それぞれの営業活動を改善する可能性を秘めています。 今回ご紹介した情報共有ツールを活用して、ナレッジマネジメントに取り組んでみてはいかがでしょうか。

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