プロジェクト管理の見える化とは？コツや失敗の原因などを解説
社内の業務を円滑に進めるためにはプロジェクト管理が必要不可欠です。プロジェクト管理ができていないと納期遅延やクレームが発生し、クライアントの信頼を失うばかりか損害賠償に発展するケースもあります。しかし、「適切にプロジェクト管理をしたいけれど、どのような施策を行えばいいのかわからない」という担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、プロジェクト管理における見える化と、見える化を行うメリットや注意点、進捗共有におすすめのツールなどを紹介します。この記事を参考にプロジェクト管理の見える化を行い、円滑な業務の遂行ができる環境を整えましょう。
目次
プロジェクト管理の「見える化」とは？
プロジェクト管理とは、スムーズな目標達成のためにプロジェクト全体を管理することを指しています。
プロジェクト管理で重要なことは、各プロセスにおける計画と目標を明確にし、PDCAをまわして達成方法を改善していくことです。また、プロジェクト内の人や工数、費用的なコストを把握し、目標達成までの課題を明らかにすることも重要です。
プロジェクト管理の手法やおすすめのツールについては、以下の記事で詳しくご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。
プロジェクト管理を見える化することで得られるメリット
適切なプロジェクト管理のためにはさまざまな情報を把握する必要があるため、プロジェクト全体を「見える化」することが欠かせません。見える化によって得られるメリットを2つご紹介します。
目標を達成するまでの時間が管理しやすくなる
プロジェクト管理の見える化をすることで、目標を達成するまでの時間を管理しやすくなります。達成までに残された時間だけでなく過去のプロセスでかかった時間も把握しやすくなるため、改善を重ねることで現実的な計画を立てることができるようになるでしょう。
コストマネジメントが行いやすくなる
各プロセスにおける工数や費用などのコスト情報が把握しやすくなります。蓄積した情報を見直すことで無駄なコストを削減し、プロジェクトの利益を最大化させることが可能となります。
従業員の能力に合わせてタスクを割り当てやすくなる
誰がどのタスクを対応しているのかが視覚的に把握できるようになります。それにより、余裕のある従業員に残りのタスクを割り当てることができるでしょう。また、過去のタスクの対応状況を見ることで、誰がどの能力に優れているかの把握もしやすくなります。
業務の優先度や重要度の判断することができる
各タスクの重要度の情報を付与することで、スケジュール感がすぐに把握できるようになります。また、それにより業務の優先度をつけやすくなります。
プロジェクト管理の見える化を進めるコツ
では、プロジェクト管理の見える化を実現するためには、ぜひ知っておきたいコツがあります。4つに分けてご紹介しましょう。
管理フォーマットを統一する
管理する情報のフォーマットは統一するようにしましょう。プロセスやタスクごとにフォーマットが異なっていては視覚的な把握が難しくなってしまうだけでなく、情報を更新する側の負担も大きくなります。結果として情報が最新に保たれなくなり、正確なプロジェクト管理ができなくなる可能性が高くなります。
数値やグラフで視覚的に分かりやすくする
数字などの情報はできるだけグラフなどを用い、視覚的に理解できるような記載を心がけましょう。毎回新しいグラフを作成することは負担になりますので、汎用的なものはテンプレート化しておくことをおすすめします。
問題や改善方法を共有する
プロジェクト管理においては、問題やその改善方法がプロジェクトメンバーに共有できているかどうかが重要です。共有ができていれば、メンバー内からの問題に対する改善方法や効率的な進め方の提案が出てくる可能性が高まります。そうした意見を蓄積しておけば以後のプロジェクト推進時に有効な情報として活用できるため、よりよいプロジェクト管理が実現するでしょう。
プロジェクト管理ツールを導入する
今までに挙げたコツを簡単に実現できるのがプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理自体はMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートでも行うことができますが、専門のツールを利用すれば見える化を格段に速く進めることができます。
プロジェクト管理ツールについては以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。
プロジェクト管理の見える化に失敗する原因は？
では、プロジェクト管理の見える化を進めるコツを押さえなかった場合、どんな失敗が想定されるのでしょうか。
フォーマットの不統一で把握がしにくい
フォーマットが統一されていないとプロセスやタスクごとに視覚的に得られる情報がバラバラになり把握がしにくくなります。情報を更新する手間も増えてしまい、やがて更新されなくなってしまうこともあります。
数値・文字のみで読み取りにくい
情報がグラフ化されず数値や文字のみだと、資料の内容を読み取るのに手間がかかってしまいます。資料が見にくいと資料自体が見られなくなり、誰も情報を把握していないという最悪の状況に陥る可能性もあります。
問題が共有されていない
問題が担当者間のみで扱われプロジェクトメンバーに共有されていないと、効率的なプロジェクト推進ができなくなるだけでなく、取るべき対策が取られず大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。
プロジェクト管理を正しく行い、メンバー間に問題を共有しましょう。
プロジェクトの進捗状況を共有するなら「Qast」がおすすめ
プロジェクト管理の見える化を行うためには、プロジェクトの進捗状況が都度共有されることが欠かせません。その進捗状況の共有を円滑に行うためにおすすめしたいのが、ナレッジ経営クラウド「Qast」です。
Qastはシンプルなナレッジ共有ツールで、誰でも簡単に進捗状況を投稿できます。テンプレート機能が充実しており、統一したフォーマットをあらかじめ登録しておくことも可能です。また、メンション機能を使うことで必要な担当者間でスムーズな進捗共有も可能となります。
さらに、Qastは検索機能も優れています。ファイル内の文字列まで検索できるため、Excelでプロジェクト管理を行う際のファイル管理にもおすすめです。
プロジェクトの見える化を実現するために、まずはQastの資料請求から始めてみてはいかがでしょうか。導入の効果やメリットをきっと感じていただけるはずです。
まとめ
今回は、プロジェクト管理における見える化について、そのメリットや注意点、進捗共有におすすめのツールなどをご紹介しました。
プロジェクト管理の見える化とは、スムーズな目標達成のためにプロジェクト全体の情報を視覚的に管理しやすくすることです。それによって目標達成までの時間やコストマネジメントがしやすくなるとともに、従業員の能力に応じたタスクの割り当てや業務の優先度・重要度の判断ができるようになります。
プロジェクトの見える化や進捗共有を実現するために、ぜひQastの資料請求から対策の第一歩をスタートしてみましょう。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
