【2021年版】社内プロジェクト管理ツール比較10選

どの業種においても、「プロジェクト」が発足されることはあるでしょう。 このプロジェクトは、日々の業務と並行して行われるため、作業に遅れが生じるものではないでしょうか。 それは、しっかりと全体や個々の把握が出来ていないからと言えます。 そこで、スムーズなプロジェクト推進の手助けをしてくれるのが、「プロジェクト管理ツール」です。プロジェクト管理ツールを導入することで、各々が把握することが簡単になるのです。

では、どのように簡単に把握できるのでしょうか。 今回は、プロジェクト管理ツールのメリットと共におすすめのツールをご紹介いたします。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクトと一言で言っても、様々な種類があることでしょう。 例えば「残業をなくそう」というような社内におけるプロジェクトもあれば、「〇〇社との共同新製品開発」のような社外とのプロジェクトなど、大小種類も様々です。

そんなプロジェクトを、円滑に且つ迅速に進めていくための管理を手助けしてくれるツールが、プロジェクト管理ツールです。 部署や企業の垣根を越え、協力して行わなくてはならないこのプロジェクトは、通常業務と共に行うには管理するべき項目が多すぎます。そして時には複数のプロジェクトを同時進行する場合もあるでしょう。そうなれば余計にそれぞれの管理を明確にしなければ、対応が遅れるばかりです。一体自分が今どのフェーズを行っているのか、全体の何割が達成できているのかなど、把握すべきポイントも多岐にわたります。

プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトメンバー、スケジュール、コストなど、プロジェクトに関するリソースを一元して管理をしてくれます。 例えば、工数を入力することでガントチャートの出力、期限をアラートしてくれるタスク管理、対応方法等のノウハウを蓄積できるwikiや掲示板など、様々な機能が備わったツールが提供されています。

プロジェクト管理ツールを導入するメリット

① 進捗可視化による認識統一

プロジェクトが発足されたということは、必ずゴールがあります。

このゴールへの認識統一は、プロジェクト成功のためには必要不可欠です。 今後のプロジェクトの核となる部分がしっかりと理解、共有されていれば、問題に直面した際も、必ず正しい方向へと修正することができるでしょう。 プロジェクト全体の課題、目的の把握はもちろんのこと、それまでの過程に必要となる個々のタスクに関しても課題と目的を意識し、管理していくべきです。 プロジェクトの完了日から逆算し、必要な工程のスケジュールを組み、タスクを振り分け、優先順位を決めるなどし、全体の動きをスケジューリングしていきます。

このスケジュール全体を把握することも、大切なポイントです。 進捗をリアルタイムで把握することで、遅延しているタスクを協力し、その後のスケジュールを修正したりと柔軟に対応することが可能になります。また、リーダーは工程の途中で出来あがった成果物へのチェックを随時行うことができます。早めにチェックし、修正することで大きなミスなく、ゴールへと向かえるでしょう。

② 情報の集約

項目毎に管理場所を分けてしまうと、かえってどこに必要な情報があるのかわからなくなり、管理が煩雑になってしまいます。そうして、求めている情報を探し求めるだけで沢山の時間を要してしまうのです。 必要な情報が得られなければ、メンバーはプロジェクトリーダーに同じような質問を何度もすることになります。 質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だということは良くあることです。 始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を対応に費やすということも出てきてしまいます。

そこで、プロジェクト管理ツールを導入することで、「情報の一元化」を目指しましょう。 「このツールを見れば大丈夫」となれば、無駄なコミュニケーションコストも情報を求めての検索時間も大幅に削減されます。

③ スムーズな情報共有

前述したように、プロジェクトは部署や企業の垣根を越えて遂行されます。 更新された情報を毎回メールに添付して共有していては、分かりづらく、労力も必要です。最新の情報が常にどこにあるか把握しなければなりませんし、これでは共有漏れも起きてしまいます。 プロジェクト管理ツールを用いる事で、そこで一度共有すればメンバー全員に瞬時に共有が可能です。ツールによっては、既読機能もあるので確認していないメンバーへチェックを促すこともできるでしょう。 スピードを持って、最新情報の共有を可能にしてくれます。

④ 社内ノウハウの可視化と簡易検索

業務を遂行する上で得られるノウハウは、共有しないままでは個人の中でしか活かされません。 ノウハウを共有し可視化することで、その他のメンバー、新人やプロジェクトの後任者などが、ノウハウを取り入れての作業が可能になります。 プロジェクト管理ツールを導入により「情報の一元化」がされているので、そのツール内を検索するだけで自己解決へと導けます。それは業務にスピードをもたらすだけでなく、社員の自信へもつながります。

社内プロジェクト管理ツールおすすめ10選

1. Qast

https://qast.jp/

【おすすめポイント】

とにかく使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できます。 投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。 入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。 マークダウンにも対応していますが、この方法を使えばWordのような感覚で文字の装飾を行うことができます。

特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。 Q&Aとして社内でよくある質問や、お客様からよく聞かれる質問を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。 プロジェクト管理ツールの選定において、検索機能は重要な要素の一つです。

Qastは格段の速さで検索でき、精度も非常に高いのでストレスなく使用できます。 複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。 また、投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。

既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。 ↑ ファイル内の文字列検索結果

また、チャットツール(Slack/Chatwork/Teams)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知でき、最新の投稿の見逃しを防ぎます。 SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。 その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】

・ファイル内の文字列を検索

・スコアで情報共有での貢献を可視化

・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる

・既読人数、誰が既読か、を確認できる

・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

・社員IDログイン機能あり(メールアドレスを持たない派遣社員等でも利用可能)

・iOS、Androidアプリでスマホからでも利用可能

2. Trello

【おすすめポイント】

使い方は簡単で、誰でも直感的に操作することができるでしょう。 まずは「ボード」を作成し、アイデア、依頼済、進行中、完了などのタスクの状態を記載します。 そしてボード内に「カード」を作成して、実際のタスクを入力します。カード内には、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限など細かな設定を行うことも可能です。口頭で説明せずとも、指示を仰ぐことができるでしょう。

担当者はタスクが進んだら、ドラッグ&ドロップでカードを移動させるだけで、どんな状態にあるのかが参加者全員に伝わります。 Trelloを使ってメンバー間のタスク状況を可視化することで、すぐに次のタスクを進められる環境が構築されていきます。 テレワーク中でも、誰が何を担当し、どんな状態にあるかがわかるため、一度導入すれば欠かせないツールとなるでしょう。 上記でご紹介したチャットツール、Slackとの連携も可能です。

【特徴的な機能】

・ドラッグ&ドロップでカード(タスク)を移動

・画像、動画でタスクを説明

・ラベル、担当者、期限の設定

・スマホアプリでの利用

3. Wrike

【おすすめポイント】

世界中で18,000社以上が導入しているWrikeは、2012年に日本語対応されました。 Wrikeは、業務の開始から終了まで全てをサポートしてくれます。 権限付与ができるので、複数プロジェクトもワークスペースを切り替えることなく、簡単に管理されます。 リスト、ボード(カンバン形式)、テーブル、ガントチャートの4種類で様々な角度からプロジェクトを管理していきます。もちろん修正は全てのビューに反映されるので、その時求めている目的に適した形で簡単に使い分けが可能になります。 Wrike Analyzeを駆使したレポート機能を用いて、メンバーの作業進捗や消化状態が簡単に可視化されます。ボタン一つでレポートの作成ができるのです。

【特徴的な機能】

・豊富なテンプレート

・4種類のビュー方法

・レポートの出力

4. Asana

【おすすめポイント】

Asanaは、Facebookの共同設立者Dustin MoskovitzとGoogle/FacebookのエンジニアであったJustin Rosensteinによって2008年に設立されました。 リスト形式とボード形式の2通りで、タスクの管理が可能になります。 リスト形式は、チェックリストが縦にずらりと並び、担当者や期限などを一覧化します。全てのタスクが一目でまとめて確認することが可能です。 一方のボード形式は、Trelloの様な所謂カンバン形式のタスク管理方法です。

プロジェクトの概要が明確に視覚化されます。ドラッグ & ドロップすることで、仕事の調整や進行状況を更新できます。 スケジュール機能では、外部連携としてGoogle Calendarとの連携も可能です。 また、手作業が多かった仕事の依頼、タスクのルーティング、ワークフローなどを自動化する「オートメーション機能」があります。反復の多い手作業を容易に自動化できます。

【特徴的な機能】

・オートメーション機能

・タイムライン、スケジュール機能

・外部ツールと連携

5. Backlog

【おすすめポイント】

Backlogはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われているプロジェクト管理ツールです。 2018年8月には利用者数が100万人を突破し、日本国内のプロジェクト管理ツールとしては最大規模のサービスと言えるでしょう。 プロジェクト計画をガントチャートで可視化してくれます。

作業スケジュールは棒グラフで表され、進捗は色分けされるので一目で把握することが可能になります。 カンバン式のボードで直感的に管理もできます。 課題が書かれている「カード」をドラッグ&ドロップすることで直感的に課題の状態が変更できます。 Backlogは、タスク管理にも長けています。 担当者や締切日の設定により、お互いが進捗を把握し、プロジェクトを促進し遅延を防ぎます。ステータスや優先度なども設定可能です。

また、親課題と子課題に課題分割をすることで、タスクの内容と担当者を明確にできます。タスクを整理してプロジェクトを成功に導きましょう。 Backlog でバージョン管理システムSVNやGitを使ってソースコードを管理も可能です。

【特徴的な機能】

・ガントチャートで可視化

・タスクの担当者、締切日、作業状態の設定

・ファイル共有

6. Microsoft Project

【おすすめポイント】

Microsoft Projectは、言わずと知れた日本マイクロソフト株式会社が提供しているプロジェクト管理ツールです。 予定の開始日と終了日を入力していく事でプロジェクトが管理されます。マイルストーンやタスクの進捗だけでなく、ガントチャート、リソースの管理も一元管理が可能です。

タスクのプロジェクトメンバーへの割り当ても簡単にでき、必要に応じてスケジューリングを追加し、タスクの期限やタイムラインも追跡できます。 ボード、グリッド ビュー形式の一覧、視覚的なタイムラインのどれで表示させ、管理していくかを自由に選択できます。

IT関連向けということではなく、製造業や建設業等、様々なプロジェクト管理ができるように作成されています。 昨今のツールは、クラウドでの管理が一般的になってきていますが、Microsoft Projectはクラウド型とオンプレミス型と選択可能です。

【特徴的な機能】

・ガントチャートでの可視化

・マイルストーン(中間目標地点や節目のポイント地点)の設定

・共同編集

7. kintone

【おすすめポイント】

kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスです。 アプリ作成と聞くと難しいように感じますが、kintoneはプログラミングの知識がなくても、自社の業務に合ったアプリを簡単に作成できます。 顧客リスト、案件管理、タイムカード、交通費申請、議事録管理等、様々な業種で使える機能が沢山備わっています。また例えば、製造業には「製造業製品・技術提案管理」、教育支援業には「学習塾問題管理」等、それぞれの業種や部署に適したものを探すことができます。 これによって、既存のツールでは中々難しい自社に適したもののみで構成されたツールを作成できることが最大の特徴でしょう。 Excel・PowerPoint等、あちこちに散在していたデータを一元管理できます。

フリーワード検索では、それらの添付資料などからも検索されるため、必要なデータを検索することも簡単です。

【特徴的な機能】

・拡張機能(JavaScript、CSSファイルの読み込み)

・外部サービスとのAPI連携

・フリーワード検索

8. Clarizen

【おすすめポイント】

Clarizen(クラリゼン)は、プロジェクトのスケジュール・進捗に加え、 リソース・コスト・課題などを一元管理可能なサービスです。 全世界で3,000以上、76ヵ国で導入され、米国TopTenREVIEWSで3年連続1位に輝いている実績のあるツールです。 言語も9ヵ国語・10種の言語が用意されているためグローバルでの使用も可能です。 スケジュールや進捗管理、リソース管理、タスク管理、コスト管理など、プロジェクトを管理する上で必要な機能がしっかりと備わっています。

また、プロジェクト・タスクなどの状態をグラフ化して把握することが可能です。表示する形式には円グラフ・棒グラフ・散布図などが用意されており、分析したい項目を任意で設定することができます。 短期間(最低1ヶ月)での利用ができるため、期間限定のプロジェクトでの使用にも適しています。

【特徴的な機能】

・ダッシュボード機能

・外部アプリとの連携

・多言語対応

9. Lychee Redmine

【おすすめポイント】

Lychee Redmine(ライチ レッドマイン)とは、オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「REDMINE」の拡張プラグインです。 少人数から大きなプロジェクト管理まで幅広く対応されています。 「ガントチャート」をはじめとする各種プラグインによって、スケジュール、工数、リソースの見える化と管理がグッと行いやすくなります。

プラグインは、お悩みや用途に応じて自由に選択可能です。 CCPM(Critical Chain Project Management)という、より高いパフォーマンスを発揮できるプロジェクト管理手法も搭載されています。 CCPMとは、1つ1つのタスクの工数に余裕を持たせず、プロジェクト全体(そしてフェーズ毎)の工数に余裕を持たせていくプロジェクト管理方法のことを言います。これによって、予定より遅れがちなプロジェクトの期間短縮が実現されます。

【特徴的な機能】

・EVM(出来高管理)

・CCPM(Critical Chain Project Management)

・タイムマネジメント機能

10. Redmine

【おすすめポイント】

Redmineは、インストール型のプロジェクト管理・課題管理ソフトウェアです。プロジェクト全体、それぞれのタスクの進捗状況をチームで共有しプロジェクトの運営を支援します。 期日までにやるべき作業を「チケット」という形で記録し、担当や進捗状況をメンバーで共有します。変更の履歴が残るため、誰が何をしたかを把握することができます。

インストール型ではありますが、離れた場所との連携もスムーズに行えます。 オープンソースソフトウェアなので無料で利用できます。

【特徴的な機能】

・ガントチャート

・wiki機能

・多言語対応

まとめ

いかがでしたでしょうか。 テレワークの需要も増えている昨今では、プロジェクトをスムーズに行うことは難しい環境でしょう。 それでも企業の発展のために、様々なプロジェクトの発足は必要です。 これを機に、社員も管理者も使いやすい、「活用」につながるツールをぜひ導入してみましょう。 併せてこちらの記事もご覧ください。

社内プロジェクトを成功させる管理方法とは 企業において「プロジェクト」という言葉は良く耳にすることでしょう。プロジェクトが成功すれば、企業に大きな利益をもたらしてくれます。しかし実際は、.....詳細を見る

誰でもかんたん、シンプルに使える
ナレッジ経営クラウド

誰でもかんたん、シンプルに使える
ナレッジ経営クラウド

誰でもかんたん、シンプルに使えるナレッジ経営クラウド
expand_less