プロジェクト管理とは?手法やおすすめのツール10選を紹介

どの業種においても、「プロジェクト」が発足されることはあるでしょう。プロジェクトは、日々の業務と並行して行われているため、作業に遅れが生じることもあるのではないでしょうか。それは、しっかりと全体や個々の把握が出来ていないからと言えます。

そこで、スムーズなプロジェクト推進の手助けをしてくれるのが、「プロジェクト管理ツール」です。プロジェクト管理ツールを導入することで、各々が把握することが簡単になるのです。

では、どのように簡単に把握できるのでしょうか。今回は、プロジェクト管理ツールのメリットと共におすすめのツールをご紹介します。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクトと一言で言っても、さまざまな種類があることでしょう。

たとえば「残業をなくそう」というような社内におけるプロジェクトもあれば、「〇〇社との共同新製品開発」のような社外とのプロジェクトなど、大小種類もさまざまです。

そんなプロジェクトを、円滑に且つ迅速に進めていくための管理を手助けしてくれるツールが、プロジェクト管理ツールです。部署や企業の垣根を越え、協力して行わなくてはならないこのプロジェクトは、通常業務と共に行うには管理するべき項目が多すぎます。

そして時には複数のプロジェクトを同時進行する場合もあるでしょう。そうなれば余計にそれぞれの管理を明確にしなければ、対応が遅れるばかりです。一体自分が今どのフェーズを行っているのか、全体の何割が達成できているのかなど、把握すべきポイントも多岐にわたります。

プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトメンバー、スケジュール、コストなど、プロジェクトに関するリソースを一元して管理をしてくれます。たとえば、工数を入力することでガントチャートの出力、期限をアラートしてくれるタスク管理、対応方法等のノウハウを蓄積できるwikiや掲示板など、さまざまな機能が備わったツールが提供されています。

プロジェクト管理に欠かせないこと

プロジェクト管理を適切、確実に行うためには何が必要なのでしょうか。ここでは、プロジェクト管理に欠かせないポイントを解説します。

プロジェクトマネージャー(PM)の設置

プロジェクト管理を行うにあたっては、プロジェクトの納期やコスト、プロジェクトメンバーのリソース管理を計画通りに行う必要があります。そのためには、プロジェクトを管理するプロジェクトマネージャー(PM)を任命する必要があります。

プロジェクトマネージャーは、計画通りにプロジェクトを進められるように、チームメンバーのリソースの把握や、スケジュール・タスクの調整から管理を行う役割を担います。

予算の策定と見直し

プロジェクトは限られた予算の中で進められます。しかし、プロジェクトが始まってすぐの時点では全体像が把握できないことが多く、初期段階と実行段階で見積りに乖離が発生することも少なくありません。

そのため、常に策定した予算が計画通りに遂行できるのかを考え、難しい場合は必要に応じて予算の見直しを行います。

マイルストーンの設定とリソース管理

プロジェクトの実行段階では一つ一つのタスクをこなすことに意識がいきがちですが、それと同時に気をつけなければいけないのが品質の保持です。その両方を実現するためには、プロジェクトのゴールまでにいくつかのマイルストーンを設定し、マイルストーンごとに期日や成果物の進捗を確認します。

それにより、タスクごとの所要時間が算出できると同時に、次のマイルストーンまでのリソース管理も同時に行うことができます。適正なリソース配分によってプロジェクトメンバーが無理なくプロジェクトを進行することが可能となり、クオリティチェックも行いやすくなります。

プロジェクト管理の代表的な手法

次に、プロジェクト管理の代表的な手法をご紹介しましょう。

プロジェクト管理ツール画面の例図

WBS

WBSは、作業を一旦分解し構造化する、プロジェクト管理の代表的な手法の一つです。「Work(作業)」「Breakdown(分解)」「Structure(構成)」の頭文字を取ってこう呼ばれます。プロジェクトメンバーに業務経験の少ない従業員がいる場合や、社外のメンバーが多いプロジェクトにおいて特に有効です。

WBSには大きく以下の3つのメリットがあります。

  1. プロジェクトの全体像が把握しやすいこと
  2. タスクの関係性が見える化できること
  3. プロジェクトメンバー間でタスク範囲の共通認識が可能

WBSではまずプロジェクトに必要なタスクを洗い出します。そして、洗い出したタスク同士の関連性を確認しながら、各タスクを完了するために必要な時間や担当者を決定し、一覧表にします。これにより、プロジェクトのタスクやその範囲・関連性がわからないプロジェクトメンバーに対しても、タスクに対する認識を共通化することが可能となります。

EVM

EVMは「Earned Value Management」の略で、完了した作業量と使用したコスト・予定されていた予算額を比較することで進捗を確認する方法です。一見コストで進捗を把握する手法に見えますが、スケジュールの進捗状況とコストを同じ尺度で捉えられることが特徴です。当初の計画に対し遅延が発生した場合に、プロジェクト完了までの所要時間やコストを算定し直すことができます。

円滑なプロジェクト管理に欠かせないもの

プロジェクト管理を円滑に行うにはツールの効果的な活用が欠かせません。ここではプロジェクト管理によく用いられるツールについてご紹介します。

ガントチャート

ガントチャートとは、多くのプロジェクトで採用されている人気のプロジェクト管理方法の一つです。棒グラフの一種であり、横軸でスケジュール、縦軸でタスク、成果物、担当者などを表します。

ガントチャートを活用するメリットは全体像が理解しやすくなる点にあります。計画や進捗状況をプロジェクトメンバー間で共有しやすくなるため、長期間におよぶプロジェクトやプロジェクトメンバーが多いプロジェクト、タスクが多いプロジェクトにおいて特に有効な管理ツールとなります。

タスク管理表

タスク管理表は、タスクごとに納期や担当者、成果物を管理していく表です。ガントチャートではタスクの詳細は管理できませんが、タスク管理表を併用することで、より詳細にタスクの内容を管理することが可能となります。

タスク管理表を作成するうえでは、優先度や納期、担当者ごとにフィルター機能や並び替え可能なフォーマットを使用するのがおすすめです。使い勝手のいいタスク管理表を活用することで、プロジェクトメンバーが自分のタスクのみを確認することができ、納期や優先順位に沿って作業を確認することができます。

山積み表

山積み表は「リソースヒストグラム」とも呼ばれ、時間とリソースのバランスが確認できる積み上げ棒グラフのことです。

プロジェクトはタスクやマイルストーンごとに必要なリソースが異なりますので、どのリソースがどの時期に必要になるかを事前に見積もっておくことが必要です。山積み表はそうした場合のプロジェクトのリソース配分計画や管理に用いられます。横軸には時間の経過(月・旬・週・日単位)を表し、縦軸には割り当てられているリソース(人員・設備など)を表します。

プロジェクト管理ツールを導入するメリット

では、プロジェクト管理を導入すると具体的にどういったメリットを得ることができるのでしょうか。ここでは4つのメリットを紹介します。

進捗可視化による認識統一

プロジェクトが立ち上がったということは、必ずゴールがあるということです。このゴールへの認識統一は、プロジェクト成功のためには必要不可欠です。今後のプロジェクトの核となる部分がしっかりと理解、共有されていれば、問題に直面した際も、必ず正しい方向へと修正することができるでしょう。

プロジェクト全体の課題、目的の把握はもちろんのこと、それまでの過程に必要となる個々のタスクに関しても課題と目的を意識し、管理していくべきです。プロジェクトの完了日から逆算し、必要な工程のスケジュールを組み、タスクを振り分け、優先順位を決めるなどを行い、全体の動きをスケジューリングしていきます。

このスケジュール全体を把握することも大切なポイントです。進捗をリアルタイムで把握することで遅延しているタスクに協力して対応したり、その後のスケジュールを修正したりするなど、柔軟に対応することが可能となります。また、リーダーは工程の途中で出来あがった成果物へのチェックを随時行うことができます。早めにチェックし修正することで、大きなミスなくゴールへと向かえるでしょう。

情報の集約

項目ごとに管理場所を分けてしまうとどこに必要な情報があるのかわからなくなり、探し出すだけで多くの時間を要してしまいます。必要な情報が得られなければ、メンバーはプロジェクトリーダーに同じような質問を何度もすることになります。質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だということはよくあることです。始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を対応に費やすということも出てきてしまいます。

そうした無駄をなくすためにも、プロジェクト管理ツールを導入することで情報の一元化を目指しましょう。「このツールを見れば大丈夫」となれば、無駄なコミュニケーションコストも情報を求めての検索時間も大幅に削減できます。

スムーズな情報共有

前述したように、プロジェクトは部署や企業の垣根を越えて遂行されます。更新された情報を毎回メールに添付し共有することは大きな労力を伴います。メールを送った後に情報が更新される可能性もあり、共有漏れにつながってしまいます。

しかし、プロジェクト管理ツールを使い一元的に情報を管理すればメンバー全員に瞬時に情報を共有することが可能です。ツールによっては既読機能もあるので、確認していないメンバーへチェックを促すこともできるでしょう。

社内ノウハウの可視化と簡易検索

業務を遂行するうえで得られるノウハウは、共有しないままでは個人の中でしか活かされません。しかし、ノウハウを共有し可視化することで、その他のメンバー、新人やプロジェクトの後任者などがそのノウハウを取り入れて作業することができるようになります。作業のたびにノウハウをチェックしたい場合も、プロジェクト管理ツールを活用すればツール内を検索するだけで自己解決が可能となります。結果、業務にスピードをもたらすだけでなく、社員の自信へもつながります。

おすすめのプロジェクト管理ツール10選

ここでは、プロジェクトの管理に便利なツールを10個紹介します。先述の導入するメリットで示した「可視化」「簡易検索」などが行えることを基準に選定しています。

Qast

Qast トップページ

https://qast.jp/

【おすすめポイント】

とにかく使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できます。投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。マークダウンにも対応していますが、この方法を使えばWordのような感覚で文字の装飾を行うことができます。

特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。Q&Aとして社内でよくある質問や、お客様からよく聞かれる質問を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。プロジェクト管理ツールの選定において、検索機能は重要な要素の一つです。

Qastは格段の速さで検索でき、精度も非常に高いのでストレスなく使用できます。複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。また、投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。

既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。

また、チャットツール(Slack/Chatwork/Teams)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知でき、最新の投稿の見逃しを防ぎます。SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】

  • ファイル内の文字列を検索
  • スコアで情報共有での貢献を可視化
  • テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
  • 既読人数、誰が既読か、を確認できる
  • 大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり
  • 社員IDログイン機能あり(メールアドレスを持たない派遣社員等でも利用可能)
  • iOS、Androidアプリでスマホからでも利用可能

Trello

https://trello.com/ja

【おすすめポイント】

使い方は簡単なため、誰でも直感的に操作することができるでしょう。まずは「ボード」を作成し、アイデア、依頼済、進行中、完了などのタスクの状態を記載します。そしてボード内に「カード」を作成して、実際のタスクを入力します。カード内には、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限など細かな設定を行うことも可能です。口頭で説明せずとも、指示を仰ぐことができるでしょう。

担当者はタスクが進んだら、ドラッグ&ドロップでカードを移動させるだけで、どんな状態にあるのかが参加者全員に伝わります。Trelloを使ってメンバー間のタスク状況を可視化することで、すぐに次のタスクを進められる環境が構築されていきます。テレワーク中でも、誰が何を担当し、どんな状態にあるかがわかるため、一度導入すれば欠かせないツールとなるでしょう。上記でご紹介したチャットツール、Slackとの連携も可能です。

【特徴的な機能】

  • ドラッグ&ドロップでカード(タスク)を移動
  • 画像、動画でタスクを説明
  • ラベル、担当者、期限の設定
  • スマホアプリでの利用

Wrike

wrike

https://www.wrike.com/ja/vj/

【おすすめポイント】

世界中で18,000社以上が導入しているWrikeは、2012年に日本語対応されました。Wrikeは、業務の開始から終了まで全てをサポートしてくれます。権限付与ができるので、複数プロジェクトもワークスペースを切り替えることなく、簡単に管理されます。リスト、ボード(カンバン形式)、テーブル、ガントチャートの4種類でさまざまな角度からプロジェクトを管理していきます。もちろん修正は全てのビューに反映されるので、その時の目的に適した形で簡単に使い分けが可能になります。Wrike Analyzeを駆使したレポート機能を用いて、メンバーの作業進捗や消化状態が簡単に可視化されます。ボタン一つでレポートの作成ができるのも特徴です。

【特徴的な機能】

  • 豊富なテンプレート
  • 4種類のビュー方法
  • レポートの出力

Asana

asana

https://asana.com/ja

【おすすめポイント】

Asanaは、Facebookの共同設立者Dustin MoskovitzとGoogle/FacebookのエンジニアであったJustin Rosensteinによって2008年に設立されました。リスト形式とボード形式の2通りで、タスクの管理が可能になります。リスト形式は、チェックリストが縦にずらりと並び、担当者や期限などを一覧化します。全てのタスクが一目でまとめて確認することが可能です。一方のボード形式は、Trelloの様なカンバン形式のタスク管理方法です。

プロジェクトの概要が明確に視覚化されます。ドラッグ&ドロップすることで、仕事の調整や進行状況を更新できます。スケジュール機能では、外部連携としてGoogle Calendarとの連携も可能です。また、手作業が多かった仕事の依頼、タスクのルーティング、ワークフローなどを自動化する「オートメーション機能」があります。反復の多い手作業を容易に自動化できます。

【特徴的な機能】

  • オートメーション機能
  • タイムライン、スケジュール機能
  • 外部ツールと連携

Backlog

backlog

https://backlog.com/ja/

【おすすめポイント】

Backlogはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社などさまざまな業種で使われているプロジェクト管理ツールです。2018年8月には利用者数が100万人を突破し、日本国内のプロジェクト管理ツールとしては最大規模のサービスと言えるでしょう。プロジェクト計画をガントチャートで可視化してくれます。

作業スケジュールは棒グラフで表され、進捗は色分けされるので一目で把握することが可能になります。カンバン式のボードで直感的に管理もできます。課題が書かれている「カード」をドラッグ&ドロップすることで直感的に課題の状態が変更できます。Backlogは、タスク管理にも長けています。担当者や締切日の設定により、お互いが進捗を把握し、プロジェクトを促進し遅延を防ぎます。ステータスや優先度なども設定可能です。

また、親課題と子課題に課題分割をすることで、タスクの内容と担当者を明確にできます。タスクを整理してプロジェクトを成功に導きましょう。Backlogでバージョン管理システムSVNやGitを使ってソースコードを管理も可能です。

【特徴的な機能】

  • ガントチャートで可視化
  • タスクの担当者、締切日、作業状態の設定
  • ファイル共有

Microsoft Project

microsoft-project

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/project/project-management-software

【おすすめポイント】

Microsoft Projectは、言わずと知れた日本マイクロソフト株式会社が提供しているプロジェクト管理ツールです。予定の開始日と終了日を入力していく事でプロジェクトが管理されます。マイルストーンやタスクの進捗だけでなく、ガントチャート、リソースの管理も一元管理が可能です。

タスクのプロジェクトメンバーへの割り当ても簡単にでき、必要に応じてスケジューリングを追加し、タスクの期限やタイムラインも追跡できます。ボード、グリッドビュー形式の一覧、視覚的なタイムラインのどれで表示させ、管理していくかを自由に選択できます。

IT関連向けということではなく、製造業や建設業等、さまざまなプロジェクト管理ができるように作成されています。昨今のツールは、クラウドでの管理が一般的になってきていますが、Microsoft Projectはクラウド型とオンプレミス型と選択可能です。

【特徴的な機能】

  • ガントチャートでの可視化
  • マイルストーン(中間目標地点や節目のポイント地点)の設定
  • 共同編集

kintone

kintone

https://kintone.cybozu.co.jp/

【おすすめポイント】

kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスです。アプリ作成と聞くと難しいように感じますが、kintoneはプログラミングの知識がなくても、自社の業務に合ったアプリを簡単に作成できます。顧客リスト、案件管理、タイムカード、交通費申請、議事録管理等、さまざまな業種で使える機能が沢山備わっています。また例えば、製造業には「製造業製品・技術提案管理」、教育支援業には「学習塾問題管理」等、それぞれの業種や部署に適したものを探すことができます。これによって、既存のツールでは中々難しい自社に適したもののみで構成されたツールを作成できることが最大の特徴でしょう。Excel・PowerPoint等、あちこちに散在していたデータを一元管理できます。

フリーワード検索では、それらの添付資料などからも検索されるため、必要なデータを検索することも簡単です。

【特徴的な機能】

  • 拡張機能(JavaScript、CSSファイルの読み込み)
  • 外部サービスとのAPI連携
  • フリーワード検索

Clarizen

clarizen

https://www.clarizen.com/jp/

【おすすめポイント】

Clarizen(クラリゼン)は、プロジェクトのスケジュール・進捗に加え、リソース・コスト・課題などを一元管理可能なサービスです。全世界で3,000以上、76ヵ国で導入され、米国Top Ten REVIEWSで3年連続1位に輝いている実績のあるツールです。言語も9ヵ国語・10種の言語が用意されているためグローバルでの使用も可能です。スケジュールや進捗管理、リソース管理、タスク管理、コスト管理など、プロジェクトを管理する上で必要な機能がしっかりと備わっています。

また、プロジェクト・タスクなどの状態をグラフ化して把握することが可能です。表示する形式には円グラフ・棒グラフ・散布図などが用意されており、分析したい項目を任意で設定することができます。短期間(最低1ヶ月)での利用ができるため、期間限定のプロジェクトでの使用にも適しています。

【特徴的な機能】

  • ダッシュボード機能
  • 外部アプリとの連携
  • 多言語対応

Redmine

redmine

https://redmine.jp/

【おすすめポイント】

Redmineは、インストール型のプロジェクト管理・課題管理ソフトウェアです。プロジェクト全体、それぞれのタスクの進捗状況をチームで共有しプロジェクトの運営を支援します。期日までにやるべき作業を「チケット」という形で記録し、担当や進捗状況をメンバーで共有します。変更の履歴が残るため、誰が何をしたかを把握することができます。

インストール型ではありますが、離れた場所との連携もスムーズに行えます。オープンソースソフトウェアなので無料で利用できます。

【特徴的な機能】

  • ガントチャート
  • wiki機能
  • 多言語対応

Lychee Redmine

lychee-redmine

https://lychee-redmine.jp/

【おすすめポイント】

Lychee Redmine(ライチ レッドマイン)とは、オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「REDMINE」の拡張プラグインです。少人数から大きなプロジェクト管理まで幅広く対応されています。「ガントチャート」をはじめとする各種プラグインによって、スケジュール、工数、リソースの見える化と管理がグッと行いやすくなります。

プラグインは、お悩みや用途に応じて自由に選択可能です。CCPM(Critical Chain Project Management)という、より高いパフォーマンスを発揮できるプロジェクト管理手法も搭載されています。CCPMとは、一つひとつのタスクの工数に余裕を持たせず、プロジェクト全体(そしてフェーズ毎)の工数に余裕を持たせていくプロジェクト管理方法のことをいいます。これによって、予定より遅れがちなプロジェクトの期間短縮が実現されます。

【特徴的な機能】

  • EVM(出来高管理)
  • CCPM(Critical Chain Project Management)
  • タイムマネジメント機能

まとめ

テレワークの需要も増えている昨今では、プロジェクトをスムーズに行うことは難しいでしょう。それでも企業の発展のために、さまざまなプロジェクトの発足は必要です。

これを機に、社員も管理者も使いやすい「活用」につながるツールをぜひ導入してみましょう。

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