プロジェクト管理とは?手法やおすすめのツール10選を紹介

どの業種においても、「プロジェクト」が発足されることはあるでしょう。プロジェクトは、日々の業務と並行して行われているため、作業に遅れが生じることもあるのではないでしょうか。それは、しっかりと全体や個々の把握が出来ていないからと言えます。

そこで、スムーズなプロジェクト推進の手助けをしてくれるのが、「プロジェクト管理ツール」です。プロジェクト管理ツールを導入することで、プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなります。

今回は、プロジェクト管理の目的やポイント、ツールの導入メリットからプロジェクト管理におすすめのツールまでご紹介します。

プロジェクト管理とは何を管理するのか

プロジェクト管理とは、プロジェクト全体を管理しプロジェクトの目標達成を円滑に進めるマネジメントを指します。プロジェクト内のリソースを適切に把握しコントロールすることで、プロジェクトの完遂を目指します。

管理の目的

プロジェクト管理の一番の目的はプロジェクトの要件達成です。要件達成に向けて適切なリソース配分や課題管理などを行い、計画通りにプロジェクトを完遂させます。その他にも、プロジェクトのコストの最適化による利益最大化や人員のスキルアップなど、プロジェクト管理にはさまざまな目的が含まれます。

PMBOKとは

PMBOK(ピンボック)とは、Project Management Body of Knowledgeの略で、プロジェクト管理に関する知識を体系的にまとめたものです。アメリカに本部があるPMI(Project Management Institute)が公開しています。プロジェクト管理に必要なプロセスの概要や目的、技法、ツールなどが定義されており、効率的なプロジェクト管理を行うための標準書となっています。

プロジェクト管理の流れ

プロジェクト管理の大まかな流れは以下のようになっています。

目的や納期、ゴールの把握

まずはプロジェクトの目的や納期、ゴールを明確にします。目的やゴールが曖昧になっていると、その後のすべてのプロセスに影響が出てしまう可能性があるため、誰が見ても明確な目的・ゴールを設定することが重要です。また納期においても、顧客や各担当者で認識が異なっていると納期遅れのリスクが高まります。納期を設定する際には具体的な日時を出すようにしましょう。

タスク、進捗の見える化

目的や納期、ゴールが定まったら、プロジェクト完遂に向けて必要なタスクの洗い出しやタスク進捗の見える化を行います。担当者は誰なのか、いつまでに完了させる必要があるのか、現在の進捗はどの程度なのかなど、さまざまな情報を見える化する必要があります。複数部署をまたぐプロジェクトなど、複雑なタスク管理が必要なものほどタスク進捗の見える化が重要になるため、ツールを上手に活用しましょう。

完了後は成果検証や反省の実施

プロジェクトの完了後は、成果がどうだったのか、反省点はあるかなどの振り返りを行いましょう。良かった点・悪かった点をそれぞれ洗い出すことで、次のプロジェクト管理に活かしやすくなります。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクトと一言で言っても、さまざまな種類があると思います。

例えば「残業をなくそう」というような社内におけるプロジェクトもあれば、「〇〇社との共同新製品開発」のような社外とのプロジェクトなど、大小種類もさまざまです。

そんなプロジェクトを、円滑に且つ迅速に進めていくための管理を手助けしてくれるツールが、プロジェクト管理ツールです。

部署や企業の垣根を越え、協力して行わなくてはならないプロジェクトの場合は、通常業務と共に行うには管理するべき項目が多すぎます。

また、時には複数のプロジェクトを同時進行することもあるでしょう。その場合それぞれの管理を明確にしなければ、対応が遅れる可能性もあります。一体自分が今どのフェーズを行っているのか、全体の何割が達成できているのかなど、把握すべきポイントも多岐にわたります。

プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトメンバー、スケジュール、コストなど、プロジェクトに関するリソースを一元して管理をしてくれます。

例えば、工数を入力することでガントチャートの出力、期限をアラートしてくれるタスク管理、対応方法等のノウハウを蓄積できるWikiや掲示板など、さまざまな機能が備わったツールが提供されています。

プロジェクト管理に欠かせないこと

プロジェクト管理を適切、確実に行うためには何が必要なのでしょうか。ここでは、プロジェクト管理に欠かせないポイントを解説します。

プロジェクトマネージャー(PM)の設置

プロジェクト管理を行うにあたっては、プロジェクトの納期やコスト、プロジェクトメンバーのリソース管理を計画通りに行う必要があります。そのためには、プロジェクトを管理するプロジェクトマネージャー(PM)を任命する必要があります。

プロジェクトマネージャーは、計画通りにプロジェクトを進められるように、チームメンバーのリソースの把握や、スケジュール・タスクの調整から管理を行う役割を担います。

予算の策定と見直し

プロジェクトは限られた予算の中で進められます。しかし、プロジェクトが始まってすぐの時点では全体像が把握できないことが多く、初期段階と実行段階で見積りに乖離が発生することも少なくありません。

そのため、常に策定した予算が計画通りに遂行できるのかを考え、難しい場合は必要に応じて予算の見直しを行います。

マイルストーンの設定とリソース管理

プロジェクトの実行段階では一つ一つのタスクをこなすことに意識がいきがちですが、それと同時に気をつけなければいけないのが品質の保持です。その両方を実現するためには、プロジェクトのゴールまでにいくつかのマイルストーンを設定し、マイルストーンごとに期日や成果物の進捗を確認します。

それにより、タスクごとの所要時間が算出できると同時に、次のマイルストーンまでのリソース管理も同時に行うことができます。適正なリソース配分によってプロジェクトメンバーが無理なくプロジェクトを進行することが可能となり、クオリティチェックも行いやすくなります。

プロジェクト管理の代表的な手法

次に、プロジェクト管理の代表的な手法をご紹介しましょう。

WBS

WBSは、作業を一旦分解し構造化する、プロジェクト管理の代表的な手法の一つです。「Work(作業)」「Breakdown(分解)」「Structure(構成)」の頭文字を取ってこう呼ばれます。プロジェクトメンバーに業務経験の少ない従業員がいる場合や、社外のメンバーが多いプロジェクトにおいて特に有効です。

WBSには大きく以下の3つのメリットがあります。

  • プロジェクトの全体像が把握しやすいこと
  • タスクの関係性が見える化できること
  • プロジェクトメンバー間でタスク範囲の共通認識が可能

WBSではまずプロジェクトに必要なタスクを洗い出します。そして、洗い出したタスク同士の関連性を確認しながら、各タスクを完了するために必要な時間や担当者を決定し、一覧表にします。これにより、プロジェクトのタスクやその範囲・関連性がわからないプロジェクトメンバーに対しても、タスクに対する認識を共通化することが可能となります。

EVM

EVMは「Earned Value Management」の略で、完了した作業量と使用したコスト・予定されている予算額を比較することで進捗を確認する方法です。

一見コストで進捗を把握する手法に見えますが、スケジュールの進捗状況とコストを同じ尺度で捉えられることが特徴です。当初の計画に対し遅延が発生した場合に、プロジェクト完了までの所要時間やコストを算定し直すことができます。

円滑なプロジェクト管理に欠かせないもの

プロジェクト管理を円滑に行うにはツールの効果的な活用が欠かせません。ここではプロジェクト管理によく用いられるツールについてご紹介します。

ガントチャート

ガントチャートとは、多くのプロジェクトで採用されている人気のプロジェクト管理方法の一つです。棒グラフの一種であり、横軸でスケジュール、縦軸でタスク、成果物、担当者などを表します。

ガントチャートを活用するメリットは全体像が理解しやすくなる点にあります。計画や進捗状況をプロジェクトメンバー間で共有しやすくなるため、長期間におよぶプロジェクトやプロジェクトメンバーが多いプロジェクト、タスクが多いプロジェクトにおいて特に有効な管理ツールとなります。

タスク管理表

タスク管理表は、タスクごとに納期や担当者、成果物を管理していく表です。ガントチャートではタスクの詳細は管理できませんが、タスク管理表を併用することで、より詳細にタスクの内容を管理することが可能となります。

タスク管理表を作成するうえでは、優先度や納期、担当者ごとにフィルター機能や並び替え可能なフォーマットを使用するのがおすすめです。使い勝手のいいタスク管理表を活用することで、プロジェクトメンバーが自分のタスクのみを確認することができ、納期や優先順位に沿って作業を確認することができます。

山積み表

山積み表は「リソースヒストグラム」とも呼ばれ、時間とリソースのバランスが確認できる積み上げ棒グラフのことです。

プロジェクトはタスクやマイルストーンごとに必要なリソースが異なりますので、どのリソースがどの時期に必要になるかを事前に見積もっておくことが必要です。山積み表はそうした場合のプロジェクトのリソース配分計画や管理に用いられます。横軸には時間の経過(月・旬・週・日単位)を表し、縦軸には割り当てられているリソース(人員・設備など)を表します。

プロジェクト管理ツールを導入するメリット

では、プロジェクト管理を導入すると具体的にどういったメリットを得ることができるのでしょうか。ここでは4つのメリットを紹介します。

進捗可視化による認識統一

プロジェクトが立ち上がったということは、必ずゴールがあるということです。このゴールへの認識統一は、プロジェクト成功のためには必要不可欠です。今後のプロジェクトの核となる部分がしっかりと理解、共有されていれば、問題に直面した際も、必ず正しい方向へと修正することができるでしょう。

プロジェクト全体の課題、目的の把握はもちろんのこと、それまでの過程に必要となる個々のタスクに関しても課題と目的を意識し、管理していくべきです。プロジェクトの完了日から逆算し、必要な工程のスケジュールを組み、タスクを振り分け、優先順位を決めるなどを行い、全体の動きをスケジューリングしていきます。

このスケジュール全体を把握することも大切なポイントです。進捗をリアルタイムで把握することで遅延しているタスクに協力して対応したり、その後のスケジュールを修正したりするなど、柔軟に対応することが可能となります。また、リーダーは工程の途中で出来あがった成果物へのチェックを随時行うことができます。早めにチェックし修正することで、大きなミスなくゴールへと向かえるでしょう。

情報の集約

項目ごとに管理場所を分けてしまうと、どこに必要な情報があるのかわからなくなり、探し出すだけで多くの時間を要してしまいます。必要な情報が得られなければ、メンバーはプロジェクトリーダーに同じような質問を何度もすることになります。質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だということはよくあることです。始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を対応に費やすということも出てきてしまいます。

そうした無駄をなくすためにも、プロジェクト管理ツールを導入することで情報の一元化を目指しましょう。「このツールを見れば大丈夫」となれば、無駄なコミュニケーションコストも情報を求めての検索時間も大幅に削減できます。

スムーズな情報共有

前述したように、プロジェクトは部署や企業の垣根を越えて遂行されます。更新された情報を毎回メールに添付し共有することは大きな労力を伴います。メールを送った後に情報が更新される可能性もあり、共有漏れにつながってしまいます。

しかし、プロジェクト管理ツールを使い一元的に情報を管理すればメンバー全員に瞬時に情報を共有することが可能です。ツールによっては既読機能もあるので、確認していないメンバーへチェックを促すこともできるでしょう。

社内ノウハウの可視化と簡易検索

業務を遂行するうえで得られるノウハウは、共有しないままでは個人の中でしか活かされません。しかし、ノウハウを共有し可視化することで、その他のメンバー、新人やプロジェクトの後任者などがそのノウハウを取り入れて作業することができるようになります。作業のたびにノウハウをチェックしたい場合も、プロジェクト管理ツールを活用すればツール内を検索するだけで自己解決が可能となります。結果、業務にスピードをもたらすだけでなく、社員の自信にも繋がります。

おすすめのプロジェクト管理ツール10選

ここでは、プロジェクトの管理に便利なツールを10個ご紹介します。「導入するメリット」で示した「可視化」「簡易検索」などが行えることを基準に選定しています。

Qast

Qast トップページ

https://qast.jp/

【おすすめポイント】

とにかく使いやすく、初めてツールを導入する人でも簡単に操作できます。投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。マークダウンにも対応していますが、この方法を使えばWordのような感覚で文字の装飾を行うことができます。

シンプルな操作性の他、Q&A形式で情報を溜められるのも特徴の一つです。社内でよくある質問やお客様からよく聞かれる質問をQ&Aとして蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。

プロジェクト管理ツールの選定においては、検索機能も重要な判断要素の一つです。Qastは格段の速さで検索ができ、精度も非常に高いため、ストレスなく使用できます。複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になるなど、他のツールにはない機能を備えています。また、投稿内にファイルを添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象となります。WordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合でも、Qastに添付しておくことで一度に情報が検索できるようになります。

さらに、チャットツール(Slack/Chatwork/Teams)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知でき、最新の投稿の見逃しを防ぎます。SlackやTeamsであればチャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。

その他にも、階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実など、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】
  • ファイル内の文字列を検索
  • スコアで情報共有での貢献を可視化
  • テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
  • 既読人数、誰が既読か、を確認できる
  • 多彩なセキュリティ機能(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり
  • 社員IDログイン機能あり(メールアドレスを持たない派遣社員等でも利用可能)
  • iOS、Androidアプリでスマホからでも利用可能

【Qast サービス紹介】

Qastについて詳しく見る Qastの導入事例を見る 無料デモでQastを試してみる

Trello

trello_top

https://trello.com/ja

【おすすめポイント】

使い方が簡単なため誰でも直感的に操作することができるでしょう。まずは「ボード」を作成し、アイデア、依頼済、進行中、完了などのタスクの状態を記載します。そしてボード内に「カード」を作成して実際のタスクを入力します。カード内にはコメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限など、細かな設定を行うことも可能です。

担当者は、タスクが進んだらドラッグ&ドロップでカードを移動させます。それだけでタスクがどんな状態にあるのかが参加者全員に伝わります。こうしてメンバー間でタスク状況が可視化されることで、すぐに次のタスクを進められる環境が構築されていきます。テレワーク中でも、誰が何を担当し、どんな状態にあるかがわかるため、一度導入すれば欠かせないツールとなるでしょう。Slackとの連携も可能です。

【特徴的な機能】
  • ドラッグ&ドロップでカード(タスク)を移動
  • 画像、動画でタスクを説明
  • ラベル、担当者、期限の設定
  • スマホアプリでの利用

Wrike

wrike

https://www.wrike.com/ja/vj/

【おすすめポイント】

世界中で2万社以上が導入しているWrikeは、業務の開始から終了まで、すべてをサポートしてくれます。権限付与ができるので、複数プロジェクトもワークスペースを切り替えることなく簡単に管理できます。

プロジェクトは、リスト、ボード(カンバン形式)、テーブル、ガントチャートの4種類でさまざまな角度から管理していきます。もちろん修正はすべてのビューに反映されるので、その時の目的に適した形で簡単に使い分けが可能になります。またWrike Analyzeを駆使したレポート機能を用いれば、メンバーの作業進捗や消化状態も簡単に可視化されます。さらにボタン一つでレポートの作成ができるのも特徴です。

【特徴的な機能】
  • 豊富な用途別テンプレート
  • 業務にあわせたワークフローを簡単に作成
  • レポートの出力

Asana

asana

https://asana.com/ja

【おすすめポイント】

Asanaは、Facebookの共同設立者Dustin MoskovitzとGoogle/FacebookのエンジニアであったJustin Rosensteinによって2008年に開発されました。リスト形式とボード形式の2通りでタスクの管理ができます。リスト形式ではチェックリストが縦にずらりと並び、担当者や期限などを一覧化。すべてのタスクをまとめて確認することが可能です。一方、ボード形式はTrelloのようなカンバン形式のタスク管理方法で、プロジェクトの概要が明確に視覚化されます。

仕事の調整や進行状況は、ドラッグ&ドロップすることで簡単に更新できます。スケジュール機能ではGoogle Calendarとの外部連携も可能です。また、手作業が多かった仕事の依頼、タスクのルーティング、ワークフローなどを自動化する「オートメーション機能」もあり、反復の多い手作業を容易に自動化できます。

【特徴的な機能】
  • オートメーション機能
  • タイムライン、スケジュール機能
  • 幅広い外部ツールと連携

Backlog

backlog

https://backlog.com/ja/

【おすすめポイント】

Backlogは、ウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など、さまざまな業種で使われているプロジェクト管理ツールです。中小企業から大手企業まで多くの企業で導入事例があり、プロジェクト管理ツールとしては日本最大規模のサービスといえるでしょう。

Backlogでは、プロジェクト計画をガントチャートで可視化してくれます。作業スケジュールは棒グラフで、進捗は色分けされ表示されるので、一目で状況を把握することができます。また、カンバン式のボードで直感的な管理もできます。課題が書かれた「カード」をドラッグ&ドロップすることで直感的に課題の状態を変更することも可能です。

また、タスク管理にも長けています。担当者や締切日を設定することにより進捗を可視化でき、プロジェクトのスムーズな進行を促進、遅延を防ぎます。ステータスや優先度なども設定可能です。

さらに、親課題と子課題に課題分割をすることで、タスクの内容と担当者を明確にでき、バージョン管理システムSVNやGitを使ってソースコードで管理することも可能です。

【特徴的な機能】
  • ガントチャートで可視化
  • タスクの担当者、締切日、作業状態の設定
  • ファイル共有

Microsoft Project

microsoft-project

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/project/project-management-software

【おすすめポイント】

Microsoft Projectは、言わずと知れた日本マイクロソフト株式会社が提供しているプロジェクト管理ツールです。予定の開始日と終了日を入力していくことでプロジェクトが管理できます。マイルストーンやタスクの進捗だけでなく、ガントチャート、リソースも一元管理が可能です。タスクのプロジェクトメンバーへの割り当ても簡単にでき、必要に応じてスケジュールを追加し、タスクの期限やタイムラインも追跡できます。ボード、グリッドビュー形式の一覧、視覚的なタイムラインのどれで表示し管理していくかも自由に選択できます。

Microsoft Projectは、IT関連向けということではなく、製造業や建設業など、さまざまなプロジェクト管理ができるように作成されています。昨今のツールはクラウドでの管理が一般的になってきていますが、Microsoft Projectはクラウド型とオンプレミス型で選択が可能です。

【特徴的な機能】
  • ガントチャートでの可視化
  • マイルストーン(中間目標地点や節目のポイント地点)の設定
  • 共同編集

kintone

kintone

https://kintone.cybozu.co.jp/

【おすすめポイント】

kintoneはサイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスです。アプリ作成と聞くと難しいように感じますが、kintoneならプログラミングの知識がなくても自社の業務に合ったアプリを簡単に作成できます。

Kintoneには顧客リスト、案件管理、タイムカード、交通費申請、議事録管理など、さまざまな業種で使える機能が多く備わっており、例えば製造業では「製造業製品・技術提案管理」、教育支援業には「学習塾問題管理」など、それぞれの業種や部署に適したものを探すことができます。これによって、既存のツールではなかなか難しい、自社に適したもののみで構成されたツールを作成できることが最大の特徴です。

ExcelやPowerPointなどの形式であちこちに散在していたデータの一元管理も実現します。フリーワード検索では添付資料などからも検索されるため、必要なデータを簡単に探すことができます。

【特徴的な機能】
  • 拡張機能(JavaScript、CSSファイルの読み込み)
  • 外部サービスとのAPI連携
  • フリーワード検索

Clarizen

clarizen

https://www.nsw-cloud.jp/cloud/service/saas/clarizen/

【おすすめポイント】

Clarizen(クラリゼン)は、プロジェクトのスケジュール・進捗に加え、リソース・コスト・課題などを一元管理できるサービスです。全世界で3,000以上、76ヵ国で導入され、米国Top Ten REVIEWSで3年連続1位に輝いた実績のあるツールです。言語も9ヵ国語・10種の言語が用意されているため、グローバルでの使用も可能。スケジュールや進捗管理、リソース管理、タスク管理、コスト管理など、プロジェクトを管理するうえで必要な機能がしっかりと備わっています。

またClarizenでは、プロジェクト・タスクなどの状態をグラフ化して把握することが可能です。表示する形式には円グラフ・棒グラフ・散布図などが用意されており、分析したい項目を任意で設定することができます。短期間(最低1ヵ月)での利用ができるため、期間限定のプロジェクトでの使用にも適しています。

【特徴的な機能】
  • ダッシュボード機能
  • 外部アプリとの連携
  • 多言語対応

Redmine

redmine

https://redmine.jp/

【おすすめポイント】

Redmineはインストール型のプロジェクト管理・課題管理ソフトウェアです。プロジェクト全体、またそれぞれのタスクの進捗状況をチームで共有し、プロジェクトの運営を支援します。期日までにやるべき作業を「チケット」という形で記録し、担当や進捗状況をメンバーで共有。変更の履歴が残るため、誰が何をしたかを把握することができます。

インストール型ではありますが、離れた場所との連携もスムーズに行えます。またオープンソースソフトウェアなので無料で利用できます。

【特徴的な機能】
  • ガントチャート
  • wiki機能
  • 多言語対応
  • オープンソースソフトウェア

Lychee Redmine

lychee redmine

https://lychee-redmine.jp/

【おすすめポイント】

Lychee Redmine(ライチ レッドマイン)とは、オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「REDMINE」の拡張プラグインです。少人数のプロジェクトから大きなプロジェクト管理まで幅広く対応。「ガントチャート」をはじめとする各種プラグインによって、スケジュール、工数、リソースの見える化と管理がグッと行いやすくなります。プラグインは、お悩みや用途に応じて自由に選択可能です。

また、CCPM(Critical Chain Project Management)という、より高いパフォーマンスを発揮できるプロジェクト管理手法も搭載されています。CCPMとは、一つひとつのタスクの工数に余裕を持たせず、プロジェクト全体(そしてフェーズ毎)の工数に余裕を持たせていくプロジェクト管理方法のこと。これによって、予定より遅れがちなプロジェクトの期間短縮が実現します。

【特徴的な機能】
  • EVM(出来高管理)
  • CCPM(Critical Chain Project Management)
  • タイムマネジメント機能

まとめ

テレワークの需要も増えている昨今では、プロジェクトをスムーズに行うことは難しいでしょう。それでも企業の発展のために、さまざまなプロジェクトの発足は必要です。

これを機に、社員も管理者も使いやすい「活用」に繋がるツールをぜひ導入してみましょう。

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