日々多くのタスクに対応している現場ではタスクの抜け漏れが起こりやすく、定時間近になってタスクを思い出す、メンバーや顧客に指摘されてはじめてタスクの抜け漏れに気づくなどの問題が発生しがちです。

ここでは、そんなタスクの抜け漏れを防ぐのに有効なチェックリストの作り方や、作り方のコツなどを解説します。

チェックリストとは

チェックリストとは、タスクや確認事項などを一覧化し、完了したものにレ点をつけることで進捗を管理するリストです。

非常にシンプルなタスク管理の手法ですが、業務のさまざまなシーンでミスや抜け漏れの防止に活用できます。しかし、シンプルであるがゆえに、作り方次第で得られる効果は変わってきます。

マニュアルとの違い

マニュアルは、業務の概要や手順を記載した資料です。読めば誰でも業務の全体像を把握できることを目的に作成されます。マニュアルのなかにチェックリストが用いられるケースはありますが、マニュアルとチェックリストは異なるものです。

マニュアルの作り方は以下の記事で解説しています。

【必見】失敗しないマニュアルの作り方！作成の流れやポイント・コツを解説

業務においてマニュアルの作成は非常に重要です。業務の棚卸しや生産性向上、新人教育の効率化など、マニュアル作成によって得られるメリットは多々あります。しかし、マニュアルは存在しているものの内容がわかりにくく形骸化しているという状況は多くの現場で発生しているのではないでしょうか。 今回は、マニュアル作成の目的を整理するとともに、マニュアル作成のコツや流れをご紹介します。この記事を参考に、現場で活用されやすいマニュアル作りに取り組んでみてください。

手順書との違い

手順書は、作業の具体的な流れや手順を記載した資料です。マニュアルと混同される場合も多くありますが、厳密にいうとマニュアルは業務の全体像を把握するため、手順書は詳細な作業手順を把握するためという目的の違いがあります。また、タスクや確認事項の抜け漏れを防ぐことを目的としたチェックリストとも異なるものです。

チェックシートとの違い

チェックシートはチェックリストと同様、タスクや確認事項の抜け漏れを防ぐことを目的に作成される用紙です。実務上でチェックリストとチェックシートを混同しても支障はありませんが、チェックリストとチェックシートそれぞれの書式・様式が異なり、チェックシートにはあらかじめレ点や情報の記入欄が設けられています。

チェックリストを作成する目的

次に、チェックリストを作成する目的や得られる効果を解説します。

ミスや抜け漏れ防止に繋がる

チェックリストを作成すると、タスクや確認事項をチェックしながら作業を進められるため、ミスや抜け漏れ防止に繋がります。

また、チェックリストに記載する内容を洗い出している際に「このタスクも必要だった」と思い出すこともできるでしょう。

全体の業務の流れが把握できる

チェックリストを作成していると、自身の業務におけるタスクを一通り洗い出せるため、全体の業務の流れを把握しやすくなります。

全体の業務の流れを把握できれば、それぞれのタスクの意味や重要性を認識しながら、より効率的かつミスなく対応できるようになります。

生産性の向上に繋がる

チェックリストを作成すると、やるべきことが明確になるため、効率的に作業を進められるようになります。

また、一覧化したタスクの分析によって不要なタスクを洗い出せるため、生産性の向上にも繋がります。

チェックリストを作る流れ

実際にチェックリストを作る際の流れを解説します。

目的を明確にする

まずは、チェックリストを作る目的を明確にしましょう。誰が使うのか、どのシーンで利用するのかなどによって、チェックリストに記載する情報の粒度が変わってきます。

また、あらかじめチェックリストを作る目的を明確にしておくことで、より目的にマッチしたチェックリストを作成しやすくなります。

作業の内容を洗い出す

目的が定まったら、チェックリストに記載する作業の内容を洗い出していきます。作業の内容を洗い出す際は、チェックリストの利用者がわかる粒度で情報を整えていくことが重要です。

活用するツールを選定する

チェックリストを作成・活用するツールを選定します。個人で利用するチェックリストであれば自分が使いやすいツールで問題ありませんが、チームなど他メンバーが利用する場合は、他メンバーと共有しやすいクラウドツールなどを選定すると良いでしょう。

時系列でリストにまとめていく

時系列がバラバラになっていると、チェックリストにした際に抜け漏れに気づきにくくなる、作業の全体像を把握しにくくなるなどのデメリットが発生します。タスクは時系列順でリストにまとめていきましょう。

利用者に確認し、修正を行う

チェックリストが作成できたら、利用者に内容を確認してもらい、フィードバックを受けます。フィードバックを受けることで、利用者の作業に適した、より使いやすいチェックリストに改善できます。

チェックリストを作るときのコツや注意点

チェックリストを作るときのコツや注意点をまとめます。

使用する人・利用する場面を明確にする

使用する人・利用する場面を明確にしましょう。利用者・利用シーンを具体的にイメージすればするほど、チェックリストに記載する内容を具体化でき、内容や完了条件が明確になります。

わかりやすい・使いやすいものにする

チェックリストは、利用者にとってわかりやすい、使いやすいものにしましょう。利用者にとってわかりにくかったり使いにくかったりすると、利用が形骸化し、最終的に利用されなくなってしまいます。作成後に一度、利用者にフィードバックをもらうことがおすすめです。

項目の数を厳選する

抜け漏れを防ぎたいばかりに記載項目を細かくしすぎてしまうと、利用する際の負担が大きくなり、利用が形骸化する原因となります。

しかし、逆に項目が少なすぎると抜け漏れの原因ともなります。利用する人や利用する場面にあわせ、適切な項目数を設定することが重要です。

内容を定期的に更新する

チェックリストと実務の間にギャップがあると、チェックリストを利用する意味が薄まってしまいます。チェックリストは実務状況にあわせて定期的に更新しましょう。

チェックリストの作成には「Qast」を活用しよう

チェックリストの作成・活用にツールを利用する場合は、社内におけるナレッジ・情報共有や社内ポータルサイトに適したナレッジ経営クラウド「Qast」がおすすめです。Qastには投稿メモのなかで表を作成できる機能があり、この機能を活用すれば簡単にチェックリストを作成できます。

大きな魅力は、誰でも簡単に操作しやすい点、投稿した情報をナレッジとして蓄積できる点にあります。Qastはシンプルなナレッジ・情報共有ツールのため、業種や職種、年齢を問わず利用できます。また、投稿した情報はナレッジとしてすぐに取り出せるため、作成したチェックリストを横展開する際にも便利です。

チェックリストを活用した業務改善をお考えの際は、ぜひQastの導入をご検討ください。

Qastについて詳しくはこちら

まとめ

チェックリストとは、タスクや確認事項などを一覧化し、完了したものにレ点をつけることで進捗を管理するリストです。チェックリストを作成すれば、ミスや抜け漏れの防止、業務の全体像把握、生産性向上などの効果が得られます。

チェックリストの効果を最大化するためには、利用者や利用シーンを明確にし、それにあわせて記載内容や項目数を最適化する必要があります。また、チェックリストは実務状況の変化にあわせて適宜更新する必要があるため、チェックリストを作成・活用するツールを選定する際は、誰でも使いやすいツールであること、追記修正がしやすいツールであることを重視しましょう。