社内間の情報伝達は業務において非常に重要です。情報伝達が上手くできれば、さまざまな業務がスムーズに進み、業務効率化や生産性向上に繋がるでしょう。一方、人的もしくはシステム上の不具合などが原因で情報伝達が失敗してしまうと、業務の遅延や大きな損害に繋がってしまうケースもあります。

情報伝達の改善には、原因を把握して適切な対策を取ることが重要です。今回は、情報伝達の重要性や、情報伝達が上手くいかない原因、情報伝達を上手に行うための方法をご紹介します。

情報伝達の重要性

まず、情報伝達が円滑に行われているとどのようなメリットが得られるかを解説します。

情報の共有漏れによる業務の停滞を防げる

情報伝達ができず情報の共有漏れが発生すると、業務フローがわからず作業が進まない、誰がボールを持っているのかわからず誰も業務に手をつけられないなどの状況が発生しやすくなります。結果、業務が停滞し進行に遅れが出てしまいます。情報伝達がきちんと行われる環境であれば、このようなトラブルを防ぐことができます。

情報の共有漏れで起こりうる問題については以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ併せて参考にしてください。

情報共有の不足で起こる問題と解決方法とは？情報共有ツールも合わせて紹介

組織における情報共有は、組織の円滑な運営だけでなく、取引先からの信用にも関わるものです。企業間におけるトラブルの多くは情報共有の不足によって発生していると言っても過言ではないでしょう。ここでは、情報共有の不足によって起こる具体的な問題と共に、情報共有不足の解決策や解決の手助けとなるおすすめの情報共有ツールを紹介します。

情報の属人化を防げる

属人化は、業務や情報が特定の担当者から伝達されない状況で発生します。属人化が発生すると、特定の担当者が不在になると業務が進められなくなり、その影響度合いによっては経営にも大きな被害を及ぼします。属人化を防ぐためには、情報が特定の担当者に留まらないよう、全体へ共有される仕組みや環境作りが重要です。

属人化については以下の記事で詳しく解説していますので、併せてぜひ参考にしてください。

属人化とは？起きる原因や業務におけるリスクについて解説

ある業務について特定の人物しか作業の手順がわからないということは、どんな企業においても少なからずあると思います。いわゆる「属人化」と呼ばれる状態です。しかし、その属人化をそのまま放置してしまうと、後々企業にとって大きなリスクとなる可能性があります。

生産性の向上を図れる

スムーズに情報伝達が行われると、業務の進捗状況などを把握しやすくなり、マネジメント層のフォローや従業員間での連携が行いやすくなります。結果として業務が上手く回るようになり、業務効率化や生産性向上に繋がります。

情報伝達が上手くいかない原因

情報伝達の重要性を認識しているのに思うように情報伝達が改善されない現場は多いでしょう。ではなぜ情報伝達が上手くいかないのでしょうか。

伝達におけるルールがない

そもそも情報伝達におけるルールが存在していないと、従業員はどのように情報を伝えれば良いかわからず、情報伝達が行われない原因になります。情報伝達の際は、従業員が「どのような情報を伝達すべきか」「誰にどう伝えるべきか」「どのタイミングで行うか」などがわかるように明確なルールを整備しましょう。

紙の書面・メールを利用している

情報伝達の媒体として紙を利用している場合、書面という形で情報を残せるメリットはあるものの、配布すること自体が漏れたり配布した書面を紛失したりというデメリットがあります。またメールにおいても、デジタルで情報伝達ができファイルの添付も可能という点はメリットですが、多量のメールに埋もれてしまい確認漏れが発生しやすいデメリットもあります。これらの点から、情報伝達は紙の書面・メール以外の媒体で行うのが良いでしょう。

メリットやデメリットが周知されていない

情報伝達を行うメリットや情報伝達が行われないことによるデメリットを認識していなければ、情報伝達など面倒臭いと感じて伝達を行わない従業員が出てくる可能性があります。

情報伝達がきちんと行われれば進捗確認や認識のズレの修正などがしやすくなりますし、逆に情報伝達がないと業務の停滞や属人化によるトラブルなどが発生しやすくなります。これらのメリット・デメリットを周知し、従業員に情報伝達の重要性を認識してもらうことが重要です。

業務効率を上げる情報伝達の方法

情報伝達が上手くいかない原因を踏まえたうえで、業務効率を上げる情報伝達の方法をご紹介します。

ルールを定める

情報伝達のルールが明確であれば、情報伝達が円滑に行われやすくなります。ルール作りの際は、情報伝達の5W1Hが明確になるようにしましょう。また、業務内容によって重要な情報やどの伝達方法が適切かなどは異なりますので、それぞれの業務に合わせたルールを設定しましょう。

発信するリーダーを決める

「情報伝達を行いましょう」と従業員に周知しても、周りに情報伝達をしている人がいなければ、自分が情報伝達を行うことに不安を覚えたり、情報伝達はしなくていいものだと認識してしまったりなど、阻害要因となってしまいます。率先して情報伝達・共有を行うリーダーを決め、周囲の従業員も気軽に情報発信がしやすいと感じるような環境作りをしましょう。

情報共有ツールを導入する

情報伝達を円滑化する媒体としては、情報共有ツールがおすすめです。情報共有ツール上に情報を保存すれば、紙媒体のように物理的な書面の配布漏れは発生しませんし、後から情報を検索できるため書面の紛失のようなデメリットもありません。スマートフォンで閲覧できるツールも多いため、出先や現場などPC環境がない場面でも手軽に情報を確認できます。

また、タグ付け機能やフォルダ分け機能が搭載されているツールが多く、特定の従業員にのみ参照させたい情報を区別することもでき、メールのような情報の確認漏れを防ぐことができます。

このように、情報共有ツールには情報伝達を円滑化するさまざまな機能が備わっています。未導入の場合はぜひ導入を検討してみましょう。

情報伝達ミスを防ぐならQastが便利

情報伝達の円滑化のために効果を発揮する具体的なツールとしておすすめしたいのが、ナレッジ経営クラウド「Qast」です。Qastはシンプルな情報共有ツールのため誰でも情報伝達がしやすく、事前に情報伝達の記載内容をフォーマット化しておけば、手間をかけることなくスムーズに情報伝達が可能になります。

また、タグ付けやフォルダ階層分けによって情報を整理して保存できるため情報蓄積に適していますし、情報の確認漏れの対策にもなります。クラウドツールのため導入が簡単な点も大きなメリットでしょう。

情報伝達の改善の際は、ぜひQastの導入をご検討ください。

まとめ

今回は、情報伝達の重要性や上手くいかない原因、情報伝達を上手く行うための方法を紹介しました。

情報伝達は、業務の停滞や属人化を防ぎ業務効率化・生産性向上を図るうえで非常に重要です。情報伝達におけるルールの明確化と情報共有ツール導入を行い、対策を施しましょう。またその際は、誰でも情報の共有がしやすく情報の蓄積に強いナレッジ経営クラウド「Qast」の導入をぜひ検討してみてください。