効率的なメモ帳の使い方をご紹介！ビジネスに役立つメモの取り方やコツについて
メモを適切に取ると、知識の定着やタスクの抜け漏れ防止など、さまざまなメリットが得られます。しかし、メモの取り方をきちんと教わる機会は少なく、自分のやり方でメモを取っている人が多いのではないでしょうか。
今回は、効率的なメモの取り方や、ビジネスで役立つメモ帳の使い方をご紹介します。この記事を参考に、より効率的にメモ帳を活用し、仕事の効率化を図りましょう。
目次
メモを取るメリット
メモを取るとさまざまなメリットが得られますが、主なメリットとしては以下の2点が挙げられます。
思ったことや考えたことを記録できる
思ったことや考えたことをメモで記録しておけば、後からすぐに振り返りができるため、業務の改善や新しいアイディアによる生産性向上などに繋がりやすくなります。知識の定着の面でも、得た知識とあわせてその時に湧き立った思考や感想などを記録したほうが効果が出やすくなります。
情報整理能力が身につく
メモを取るとタスクの抜け漏れが防止できるほか、業務で扱う情報の整理能力が身に付きます。タスクの優先度や次に取るべきアクションが自分の頭の中で整理でき、行動に移しやすくなるでしょう。この情報整理能力は汎用的なもののため、別現場への異動時や転職先の企業でも活用できます。
メモ帳は紙とデジタルどちらが使いやすい？
メモ帳を取る際、紙が良いのか、スマートフォンやPCなどデジタルで残すのか、どちらが効果的なのか迷う人は多いのではないでしょうか。その2つを比較してみましょう。
紙の場合
紙でメモを取った場合、人と共有するためには紙自体を見せなければならないため、共有性は低くなります。また、紙は自由にメモが取れるため自由度は高めですが、逆に好きにメモが取れてしまうぶん見やすさが損なわれてしまう可能性があるでしょう。一度書いてしまうと整理がしにくいこと、紙自体を持ち歩く必要があるため持ち運びが負担になることもデメリットです。ただし、紙でのメモは実際に手を動かし文字を書くため、デジタルに比べると記憶が定着しやすいというメリットもあります。
デジタルの場合
デジタルでメモを取った場合、データの共有性は高くなります。自由度は紙に比べて劣るものの、画一性の高いテキストでメモが取れるため、視認性と判読性は向上します。後からメモの整理がしやすく持ち運びもデータのため容易です。ただし、記憶の定着度の面では紙に劣る場合が多いでしょう。
紙でもデジタルでも、それぞれのメリット・デメリットがあるため、上手に使い分けをすることが重要です。
ビジネスで役立つメモ帳の使い方のポイントやコツ
実際にメモを取る際、メモ帳をどのように使えば有効に活用できるのでしょうか。ビジネスで役立つメモ帳の使い方のポイントやコツを6つご紹介します。
5W1Hを意識して記載する
メモを取る際、5W1Hが不明瞭だと、後から見返した時にどのような意図でメモを取ったのかがわからなくなってしまいます。また、メモを取った内容をもとに誰かに相談する際にも、結局何を相談したかったのかがわからなくなってしまうでしょう。メモを取る際は5W1Hを意識し、簡潔な内容で記載するようにしましょう。
日付と場所を記載する
メモを取る際には日付や場所も忘れず記載するようにしましょう。メモを取って後から見返した際、日付や場所が書いていないと、どういう状況でメモを取ったのかがわからなくなってしまいます。メモとともに日付や場所を記載しておけば、「あの業務の時に取ったメモだな」と記憶をさかのぼりやすくなります。
要点とキーワードのみを記載する
メモを取っていても、ただ会話の内容や出来事を丸ごとメモしているだけだと、脳が思考停止の状態に陥ってしまい、記憶の定着などに繋がり難くなります。メモを取る際は、起こった出来事の中から要点とキーワードを自分の頭の中で整理し、整理した内容を記載するようにするのが理想です。
色ペンを使用して重要度を視覚的に示す
メモを後から見直す際、重要な情報が視覚的にわかりやすくなるよう、色ペンなどを使用してメモを取ることをおすすめします。重要な事項については赤字や太字を利用し、重要度がひと目でわかるようにしておくと良いでしょう。
事実と所感を整理する
メモを取る際は、事実と所感をそれぞれ整理しておくと良いでしょう。事実だけをメモしておくと、その事実に対して自分がどう感じたのかという重要な情報が消えてしまいますし、所感のみだと結局どういう事実があったのかがわからず、報告などに利用できなくなってしまいます。事実と所感をセットで整理すれば、報告や改善に有効活用できるメモになるでしょう。
インプットとアウトプットを区別する
記憶の定着を図るためのインプットとしてメモを取るのと、頭の中の情報を整理するためのアウトプットとしてメモを取るのとでは、それぞれメモの用途が異なります。インプットであれば自分が見てわかりやすいようにまとめる必要がありますし、アウトプットであれば他人が見てわかりやすいようにまとめる必要があります。それぞれメモの取り方が異なりますので、インプットとアウトプットを区別してメモを取るようにしましょう。
メモの内容をチームと共有したい場合はツールの活用がおすすめ
メモの内容をチームで共有したい場合は、紙ではなくデジタルのツールを利用するのが効果的です。
メモの内容を共有するツールとしては、ナレッジ経営クラウド「Qast」をおすすめします。Qastはシンプルな情報共有ツールのため、誰でも簡単にメモの内容を共有できます。また、共有した情報は優れた検索機能によっていつでも取り出し可能です。メモ内容を共有するツールをお探しであれば、ぜひQastの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
Qast以外にも以下の記事でおすすめのメモ共有ツールを紹介しています。併せてぜひ参考にしてください。
まとめ
今回は、効率的なメモの取り方やビジネスで役立つメモ帳の使い方をご紹介しました。
メモを取ると、業務の中であった事実と所感を記録でき、業務の改善や新しいアイディアによる生産性の向上につながります。また、汎用的なスキルである情報整理能力が身につきます。
メモを取る際、紙とデジタルそれぞれにメリット・デメリットがありますが、取ったメモの内容をチームで共有するツールをお探しの際は、ぜひQastの導入をご検討ください。
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