文書管理システムおすすめ6選!社内書類の電子化で管理がスムーズに

事務作業を滞らせる大きな要因の一つが、アナログな文書管理でしょう。

「過去に作成した文書が見つからない」「紙の書類が膨大になって場所を取ってしまう」という方も多いのではないでしょうか。

今回は社内書類を電子化するメリットと共に、おすすめの文書管理システムをご紹介していきます。

文書管理システムとは?

文書管理システムの概要。バラバラの紙文書、文書の取り扱いを統一、電子化で部署間の共有がしやすくなる。

文書管理システムとは、バラバラに保管されている文書を整理整頓、電子化し、「必要な時に」「必要な文書に」迅速にアクセスできるようにした管理システムのことです。文書を一元的に管理し共有できる点ではファイルサーバーと同じようにも思えますが、文書管理システムは検索機能に長けており、必要な情報にすぐにアクセスできるのが特徴です。

ここ数年、新たな働き方やペーパーレス化、電子化の時流が追い風となり、導入を検討する企業が増えています。

書類の電子化と管理システムのメリットと重要性

ここからは、書類の電子化と管理システムの導入を行うことのメリットや重要性を解説します。

すぐに検索できる

社内書類を電子化する最大のメリットは、「検索可能になる」ということです。紙の書類では、数が増えれば増えるほど、どこに何があるかを把握するのは難しく探したい時に探し出すのは困難です。全ての文書を電子化していれば、キーワード検索や履歴を辿ってすぐに探したい内容が見つかります。これまで不要にかかっていた「情報を探す時間」を大きく削減できるでしょう。

コスト削減

全ての文書を紙で管理していると、そのコストも膨れ上がります。電子化することで、紙代はもちろん、印刷代や保管場所の削減にも繋がります。また、機密性の高い文書を保管するには、セキュリティを強化するためのコストがかかります。ペーパーレス化が実現すると、サービス提供側がセキュリティ面を担保してくれますし、クラウド上にデータがあることで災害時にも情報を守ることができ、管理コストを削減できるでしょう。

一度に複数人に共有できる

紙の文書では、基本的に複数人で同時に閲覧することはできません。社内書類を電子化することによって、オンライン環境であれば、複数人が同時に閲覧することが可能です。閲覧すべき方の人数が増えれば増えるほど、その効果は大きくなります。スピード感をもって業務を進めていくためには、社内文書の電子化はもはや避けては通れない手段といえます。

文書管理システムの導入のデメリット

文書管理システムの導入にはメリットばかりでなくデメリットもあります。考えられる3つのデメリットをご紹介します。

デメリット1.コスト

システム導入には当然ながら導入コストや運用コストが発生します。また、運用し始めは紙の文書を電子化するための人件費やアウトソース費用も必要となります。

デメリット2.紙文書との二重管理

電子帳簿保存法の要件を満たさない場合、紙の書類を原本として保存する必要があります。

場合によっては紙の文書と電子文書の二重管理が必要になるため、運用ルールの見直しが必要になります。

デメリット3.セキュリティリスク

セキュリティリスクは文書を電子化する際にもっとも気をつけるべきポイントです。外部からの不正アクセスによる情報漏洩対策が必須となります。テレワーク中の電子データ紛失や電子文書の誤操作などのトラブルにも注意が必要です。アクセスしやすくなる反面、トラブルも起きやすくなるため、運用ルールの見直しやリスクマネジメントの教育が必要となります。

文書管理システム・ソフトの選び方のポイント

国内だけを見ても、さまざまな文書管理ツールがあります。業界や規模によって、最適なツールは異なりますので、ここではツール選定のポイントを見ていきましょう。

誰でも使えるか

まずは、直感的で誰でも操作できるツールであるかを確認していきましょう。

特に初めてツールを導入する企業では、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、という点を見ておくことが重要です。文書管理システムの中には、機能を多数揃えている一方で、使いこなすハードルが高いものも中にはあります。

目的はシステムを導入することではなく、文書を電子化して業務効率化に繋げることですので、できるだけシンプル且つ簡単なツールの導入をおすすめします。

必要な機能はあるか

機能面の充足も、ツール選定において欠かせないポイントです。

例えば、公開範囲を簡単に設定できるか、テンプレートを保存できるか、スマホからでも閲覧が容易か、セキュリティ面が担保できるかなどです。

特に重要なのが、「検索性」です。電子化する目的の一つが「検索可能になること」であるので、いかに素早く高精度の検索結果を得られるかが重要です。ツールによってさまざまな検索方法があるので、まずは無料トライアル期間を使って試してみましょう。

既に作成済の文書を一箇所に集約できるか

社内には、既に作成された文書があるでしょう。

その文書を電子化することを理由に、ゼロから作り直すのは相当な時間と労力を要します。文書管理システムには、作成済のファイルをアップロードするだけで検索できるようになったり、再編集を行うことができようになったりするツールがあります。

既存の文書をどのように整理しなおすか、という観点が必要です。

おすすめツール

ここからは、文書管理におすすめなツールを6つ紹介します。

Qast

qast トップページ https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】

  • 初めて文書管理ツールを導入する方
  • 社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
  • ツールを選定している時間がなく、万能なツールを探している方
  • 数百人、数千人規模での導入を考えている方

【ポイント】

とにかくシンプルで使いやすい文書管理システムです。

初めてツールを導入する方でも直感的に操作できます。既に作成済のファイルは、形式を問わず全て添付可能です。さらに、PDF,Word,PowerPoint,Excelであれば、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、ほかのツールにはないでしょう。既に文書化されたファイルをアップロードするだけではなく、Qast上で新しい文書(メモ)を作成することももちろん可能です。文字の装飾(太字や見出しなど)も簡単に行うことができます。

作成した文書は、フォルダごとに閲覧制限をかけられるため、部署や特定のメンバーのみで文書を共有することも可能です。

さらに、投稿ごとに「誰が既読か」がわかるため、認識の相違を防げます。階層式のフォルダ/タグによる分類、テンプレート、ピン留め、セキュリティ対応など、そのほか機能面も充実しており、誰にでも使いやすくておすすめのツールです。

【特徴的な機能】

  • ファイル内の文字列を検索
  • テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
  • 既読人数、誰が既読か、を確認できる
  • 見逃しを防ぐピン留め機能

NotePM

NotePM https://notepm.jp/

【こんな人におすすめ】

  • 一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
  • 既にWordやPDFでまとめている情報が多く、ファイルの添付をメインに検討している方
  • シンプルなツールを探している方

【ポイント】

Qastと同様に、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすい文書管理システムです。階層式のフォルダで情報が整理できます。こちらも検索時に、ファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けるでしょう。

【特徴的な機能】

  • ファイル内の文字が検索対象になる
  • 誰が既読かわかる・編集履歴がわかる

楽々Documentplus

楽々Document plus https://www.sei-info.co.jp/document-plus/

【こんな人におすすめ】

  • 外出先でも場所を選ばずに使いたい方
  • 複数言語(日本語、英語、中国語)で使用したい方

【ポイント】

楽々DocumentPlusは、文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。

作成日や契約先、製品型番などの属性を付与しての管理が可能です。電子化した書類は、完全一致検索とあいまい検索の2通りで検索できます。

また、紙書類を電子化したファイルの中身も検索できるようにOCR機能を搭載しています。出張先や在宅勤務中でも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートするでしょう。

【特徴的な機能】

  • 全文検索や属性検索
  • OCRで紙書類をデータ化

ContentsEXpert

Contents EXpert https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/contentsexpert_digitalform

【こんな人におすすめ】

  • 利用中のグループウェアやデータベースと連携したい方
  • 申請、承認手続きを電子化したい方
  • 既存データの容量が大きく圧縮して保存したい方

【ポイント】

多種多様な帳票データを、WindowsPCに表示可能なフォーマットにデータ変換し、紙出力して行っていたさまざまな業務の電子化できます。

また、Webを活用した申請や承認なども可能です。高性能圧縮機能により、元の帳票データを平均2割以下に圧縮(帳票1P当たり≒1kbyte)します。ネットワーク転送スピードやディスク使用量の最適化により、バックアップ運用などの効率化やスピードアップを実現します。ドキュメント統制管理のためのワークフロー機能(オプション機能)があります。こちらは、文書の登録や改訂、配布・教育ワークフローを提供してくれます。レビュー/承認・却下機能に加え、タスク管理機能、などの機能が提供可能です。

【特徴的な機能】

  • 柔軟な仕分け機能
  • データ圧縮によるスピード向上
  • ワークフロー機能によりオプション付与が可能

ASTRUXSaaS

ASTRUX SaaS https://www.astrux.jp/about/saas.html

【こんな人におすすめ】

  • 申請手続きを同時に実現したい方
  • これから文書を作成することが多い方

【ポイント】

一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理できる文書管理システムです。

ITリテラシーが高くない方でも直感的に操作できるインターフェースを実現しています。文書の投稿や編集はもちろんのこと、検索・参照、そして業務で発生する申請などのさまざまなワークフローも可能にしてくれます。柔軟に対応できるよう、各種種別・アクションや、申請をスムーズに進める機能などが、あらかじめ備えられています。

ファイル名・更新日・ファイルサイズ・改訂コメント・申請情報で検索が行えます。そのほかにも、キーワード検索、全文検索、思いつく文字列を入力するだけのなんでも検索などさまざまな検索方法で情報にたどり着けます。

セキュリティ面も充実しており、データセンターで確実にデータが管理されます。

【特徴的な機能】

  • 柔軟なワークフロー
  • 検索結果ダウンロード機能

MAMORUONE

MAMORU ONE https://www.mamoru-kun.com/ehokanlp/

【こんな人におすすめ】

  • 動画ファイルも含めて保存したい方
  • データスキャン、手入力を依頼したい方

【ポイント】

株式会社日本パープルが提供していた「e-保管サービス」「機密抹消サービス」や「e-保管Premierサービス」統合しリニューアルしたのが、MAMORUONEです。

PDFだけでなく、word、Excel等office系ファイル、ZIPファイルや動画など、さまざまな種類、形式でのファイルのアップロードが複数添付可能となります。すでに管理されているExcelデータがあれば、一括で情報登録・更新が可能です。

また、データ入力やスキャニング作業を、MAMORUONEスタッフが代行してくれるサービスもあります。既存の書類や、溜まってしまった書類の代行作業を頼むことで、始めから検索可能なシステムとして利用できるでしょう。

【特徴的な機能】

  • Excelで一括インポート
  • データ入力やスキャニング作業の代行

まとめ

業種や規模に関わらず、社内文書を電子化する流れは、今後より一層進展していくことは間違いないでしょう。そのため、社内文書を電子化するのに、早いに越したことはありません。

今後どこかのタイミングで電子化しなければならないとすると、今のうちに最適なツールを探してペーパーレス化を実現しませんか?

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