【社内向け】ファイル共有ソフト・サービスの選び方とおすすめ6選

皆さんの社内では、どのようにファイル共有を行っていますか?多数のファイルやドキュメントなどのデータを共有するためには、オンラインファイルストレージの利用が欠かせません。

今回は、数あるファイル共有ソフト・サービスの中から、おすすめのサービスを厳選してご紹介致します。まだ社内でファイル共有サービスを導入していない方や、現状のツールから新しいものに乗り換えを検討している方は、ぜひ参考にしてみてください!

社内向けファイル共有ソフトとは?

ファイル共有ソフトを示す図

社内向けファイル共有ソフトとは、オンラインストレージ上にファイルを保存することで画像や文書データを社内で共有できるソフトです。

ファイル共有の方法としてはこれまでメールやUSBメモリなどが利用されてきましたが、メールの場合は大容量のデータに対応できず、記録媒体は紛失などによるセキュリティ面の不安がありました。しかし、ファイル共有ソフトを利用すればセキュリティを保った上で大容量のファイルを簡単に共有することができます。

P2Pファイル共有ソフトとは?

そんな中で注目を集めるのが、P2Pのファイル共有ソフトです。仕組みや種類など、具体的に見ていきましょう。

P2Pの仕組み

P2Pとは「peer to peer」の略で、個々のパソコンがインターネット上で対等に繋がるという意味を持っています。

オンラインストレージを使ったファイル共有ソフトはサービス提供者のサーバーにユーザーがアクセスしファイルを共有しますが、P2Pのファイル共有ソフトは個々のパソコンがインターネット上で直接繋がりデータのやりとりをする仕組みとなっています。

P2Pの種類やそれぞれの特徴

P2Pには以下の3つの種類があり、それぞれに特徴があります。

  • ハイブリッドP2P
  • ピュアP2P
  • スーパーノード型P2P

ハイブリッドP2Pはネットワークの管理をサーバーで行い、実際のデータのやりとりは個々のパソコン同士で行う仕組みとなっています。

ピュアP2Pは、サーバーを介さず個々のパソコンがネットワーク情報を分散して受け持ち、データをやりとりする仕組みです。

スーパーノード型P2Pは、ネットワーク内で処理能力の高いパソコンがネットワーク情報を受け持つ仕組みとなります。

業務への導入における問題点

業務におけるP2Pファイル共有ソフト導入の最大の問題点は、セキュリティ面での不安です。P2Pネットワークでは不特定多数の人がファイルを共有するため、中にはウイルスや悪意のあるプログラムが存在している可能性もあり、ウイルスの感染が拡大してしまう恐れがあります。

また、利用するソフトによっては受信したファイルを自動的に公開する設定となっているものもあるため、社外秘のファイルが公開されてしまうといった危険性もあります。

業務での利用においてはセキュリティ面を考慮し、オンラインストレージタイプのファイル共有ソフトの利用をおすすめします。

社内向けファイル共有サービスの導入のメリット

次に、会社利用を主としたファイル共有サービスを利用するとどんなメリットがあるのかを見ていきましょう。

いつでもどこでもアクセスできる

ファイル共有サービスを利用することで、場所を選ばずにいつでもファイルにアクセスできるようになります。移動中や外出先でのちょっとした時間にもファイルを開くことができるの大きなメリットとなるはずです。

上記のメリットはP2Pファイル共有ソフトでも得られます。しかし、個々のパソコンを繋ぐという特性上データの入ったパソコンがオフラインの場合、ファイルを得られないといったトラブルが発生します。

社内向けファイル共有サービスはオンラインストレージのため、P2Pのようなトラブルは起きません。

一元管理できる

オンライン上にファイルをアップロードしておくと、データが一つの場所に集約されます。一元管理ができるようになると、欲しい情報をすぐに探し出すことができ、送受信の手間を省くことにも繋がります。

コスト削減

ファイル共有サービスを活用することによって、管理コスト、時間的なコスト、コミュニケーションコスト等の削減に繋がります。自社で運用、保守を行う必要もなく、素早く利用を開始することができるでしょう。

すぐに拡張できる

ファイル共有サービスは、ストレージの使用状況に合わせてすぐに拡張できる点もメリットの一つです。小さく始めて、徐々に拡大していくことができるため、コスト的なリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

社内向けファイル共有サービスの選ぶポイント

社内でファイル共有サービスを利用するメリットがわかったところで、次に選ぶ際のポイントとなる点をいくつか見ていきましょう。

データ容量

サービスによって、アップロードできるストレージの容量は異なります。自社で共有したいファイルの容量がどれくらいなのかを確認した上で、利用を検討しているサービスの料金体系を確認しておきましょう。

分類のしやすさ

共有したファイルの分類方法も、サービスによって様々です。フォルダを使った階層式のものや、タブで管理するものなどがあり、その分類方法によって検索する際の方法が変わってきます。

自社の社員が使う際に、どの分類方法、検索方法であれば簡単に分かりやすく管理できるかを確認しましょう。

セキュリティ

自社の大事なデータを共有するためには、しっかりとしたセキュリティ設備が整っているかは重要です。セキュリティに関しては専門知識が必要になるため、社内の情報システム部などと相談し、どんな対応をしている必要があるのか、まずは社内で確認を取りましょう。

おすすめの社内向けファイル共有サービス

現在リリースされているソフト・サービスの中からおすすめの社内向けファイル共有サービスをご紹介します。

大容量、ファイル共有特化なら

まずは、大容量のファイルを共有することに特化したサービスを紹介します。

Dropbox

dropbox_top

https://www.dropbox.com/business

【こんな人におすすめ】

  • 自社でファイルアップロードサーバーを持っていない方
  • WordやExcelの資料を同時編集したい方
  • ファイル共有に特化したサービスを利用したい方

【特徴】

ファイル共有と言えば「Dropbox」と言っても過言ではないほど有名なサービスです。ユーザー数は全世界で5億人を超えています。スタンダードプランで3TBのファイルが共有できるため、1ファイルのサイズが大きいものでも制約を受けずに共有ができるでしょう。また、Dropboxに格納したWordやExcelなどのファイルを、メンバー間で共同編集ができる点もポイントです。階層化したフォルダごとにファイルを管理でき、それぞれのフォルダに対して閲覧、編集の権限を自由に設定することができます。アップロードしたファイルはすぐに同期されるため、全員が常に最新の状態で資料を確認することができるでしょう。ファイル共有で迷ったら、まずはDropboxを試してみましょう。

【料金】

https://www.dropbox.com/plans?tab=work

Dropboxは、月額(1ユーザー)¥1,250から利用が可能です。プラン毎に機能の差がありますので、自社で必要な機能をチェックしてみてください。30日間無料トライアルも設けられています。

Box

https://www.box.com/ja-jp/home/

【こんな人におすすめ】

  • 容量無制限での利用をお考えの方
  • 動画ファイルを格納、共有したい方
  • シンプルなツールをお探しの方

【特徴】

Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのファイルがクラウド上に安全に保存できます。フォルダ毎に他のメンバーを招待したり、ファイルのリンクを作成して外部の人にファイルを共有することも可能です。フォルダへのアクセス権限は容易に設定できるので、プロジェクトや部署ごとの利用にも最適です。アクセス制限、ログ監視機能、暗号キーなど、セキュリティへの取組は他サービスと比較しても群を抜いています。Microsoft Office 365、G Suite、Salesforceをはじめとする1,400以上のコラボレーションおよび業務プロセスツールとのシームレスな連携が可能で、拡張性が高いツールと言えるでしょう。

【料金】

https://www.box.com/ja-jp/pricing

boxは、年額(1ユーザー)¥522から利用が可能です。プラン毎に機能の差がありますので、自社で必要な機能をチェックしてみてください。

他サービスとの連携なら

他のサービスとの連携をスムーズに行えるツールを紹介します。

GoogleDrive

googledrive=top

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

【こんな人におすすめ】

  • 業務ツールはGoogleアカウントで統一したい方
  • 既にG Suiteをお使いの方

【特徴】

写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけます。Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量をすぐに無料で使えるサービスです。Googleのあらゆる機能やサービスと連携していることが特徴です。メールはGmail、表計算はスプレッドシート、チャットはハングアウトなど、Googleサービスを既に利用されている企業は、GoogleDriveを使わない手はありません。ログインの手間が少なく、ツール間の連携も容易になります。業種や規模を問わず、簡単にお使いいただけるファイル共有サービスの一つです。

【料金】

https://cloud.google.com/drive-enterprise/?hl=ja#pricing

上記の料金ページで、使用人数と月のストレージ使用量を選択することで、推定料金の算出ができます。ビジネスでのプランは、お支払いはご利用いただいた分だけの従量制となっているので不要な分を支払う必要がないのも嬉しい対応です。30日間無料トライアルも設けられています。

OneDrive

Onedrive

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

【こんな人におすすめ】

  • 業務ツールはMicrosoftアカウントで統一したい方
  • 既にMicrosoft 365をお使いの方
  • 【特徴】

    OneDriveの魅力は、Windowsに標準搭載されており、アカウントを取得するだけでクラウドのファイルストレージをすぐに使い始められることでしょう。またパソコンだけでなく、スマートフォンなどでもアクセスできることも魅力の一つです。

    Windows10やOfficeアプリと統合されているため、画像キャプチャをOneDriveに自動的保存、WordやExcel、PowerPointから直接OneDriveへのアップロードが可能です。

    【料金】

    https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/compare-onedrive-plans?activetab=tab:primaryr2

    1ユーザー、月額¥540から使用できます。このプランはファイル共有のみの使用となりますが、検討しやすい価格設定です。プラン毎に機能の差がありますので、自社で必要な機能をチェックして判断してください。

    ファイル内検索、コメントを残すなら

    ファイル内検索やファイルへのコメントを残せるツールを紹介します。

    Qast

    Qast トップページ

    https://qast.jp/

    【こんな人におすすめ】

    • ファイルをアップロードするだけでなく、ファイルに対してコメントや説明を残したい方
    • ファイル、ナレッジ、FAQを一つのツールに蓄積したい方
    • タグ付けをして、検索性を高めたい方
    • 社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方

    【特徴】

    ファイル共有だけに特化したツールではありませんが、誰でも簡単に使えるシンプルなナレッジ経営クラウドです。既に文書化されたファイルを添付することはもちろんできますが、Qast上に新しいドキュメントを作成して保存することも可能です。その際にはテンプレート機能を活用することで、ドキュメント作成の時間を大幅に削減できるでしょう。容量制限は、スタンダード50MB、エンタープライズだと250MBとなっております。また、ファイル共有に特化したサービスでは、資料の説明やコメントを残すことが難しいですが、Qastであれば簡単にメモを残すことができます。これにより、どんな資料なのか、どこが更新されたのか、誰が見るべき資料なのかが一目でわかるようになります。

    ↑検索画面フォルダとタグでの検索、ひらがな⇔カタカナ検索、投稿者名での検索などは他のサービスにはない特徴です。さらに、ファイル内の文字列も検索対象になるため、Qastにファイルをアップさえしておけば、いつでもすぐに検索することができるでしょう。

    【料金】

    https://qast.jp/pricing

    料金プランはスタンダードプランとエンタープライズプランの2種類があります。どちらも20名以上からの利用となっており、金額は月契約・年契約によって変わってきます。

    NotePM

    NotePM トップページ https://notepm.jp/

    【こんな人におすすめ】

    • 既にWordやPDFでまとまっている資料が多い方
    • 一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
    • シンプルなツールを探している方

    【特徴】

    Qastと同様に、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすいツールです。特徴は、検索時にファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。また、階層式のフォルダでも投稿を管理できますので検索性は十分です。テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。柔軟なアクセス権限設定により、会社規模に応じて、共有範囲を柔軟に設定できます。ユーザー毎に操作権限も設定できるので、セキュリティ面も安心でしょう。

    【料金】

    https://notepm.jp/price

    STARTERプランを1ユーザー、月額¥1,000で開始できます。ユーザー数とストレージ容量上限がプラン毎に異なってきます。30日間の無料トライアル期間があります。

    まとめ

    いかがでしたか?社内で共有すべき情報の中で、「ファイル」というのは大きなウエイトを占めるものでしょう。そのファイルの管理方法やサービスは様々です。

    ファイル共有に特化したもの、既に導入済サービスの延長線上にあるもの、ファイル以外の情報も一箇所に溜められるものなど、ツールの種類はさまざまあります。

    最適なファイル共有サービスは、従業員規模やこれまでの方法によって異なりますので、まずはどのようにファイル共有を行いたいかを考えていきましょう。

    気になったサービスは、まずはトライアルで試してみることをおすすめします!

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