残業ができなくなる2019年。業務効率を上げるには？
近年、ワークライフバランスを重視する流れに乗り、残業を減らすよう働き方の見直しが求められています。大企業では2019年4月から、法律で残業が禁止されることが決まっています。
しかし、これまでの業務量をそのままこなし、時間を短縮するだけでは、これまで期限内に終わっていたことが終わらなくなってしまいます。
そこで必要になるのが、業務効率化です。これまで不要にかかっていた時間を短縮するために、効果的なツールや方法を模索してみませんか？
目次
残業ができなくなる2019年
2018年6月29日、「働き方改革関連法案」が可決・成立したことに伴って、労働基準法も改正版が施行されます。残業時間の上限を法律で規制することは、70年前（1947年）に制定された「労働基準法」において、初めての大改革となります。
従来の日本では、生産性にあまり重きを置かず、長時間労働を当たり前のように行ってきました。しかし、深刻な人材不足などの現状から、生産性を重視せざるを得なくなっているのです。
そこで、｢働き過ぎ」を防ぎながら、｢ワーク・ライフ・バランス」と「多様で柔軟な働き方」を実現を目的に、いくつかの見直しが行われます。その中でも特に注目されているのが、今回お伝えする「残業時間の上限規制」です。
(※尚、施行日は、大企業が2019年4月、中小企業が2020年、自動車運転業務・建設業・医師が2024年予定です)
【引用】厚生労働省 働き方改革～ 一億総活躍社会の実現に向けて ～
この見直しでの大きなポイントは、「明確な上限が設けられたこと」です。
これまでの残業時間の上限も定められてはいましたが、上限を超えても「告示（行政指導）」であり、法的な拘束力はありませんでした。しかし今回以下のような見直しがされました。
- ✓残業は、原則として月45時間・年360時間
- ✓臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合も上限あり
- ・年720時間以内
- ・複数月平均80時間以内(休日労働を含む)
- ・月100時間未満(休日労働を含む)
- ・月45時間を超えることができるのは、年間6ヶ月まで
- ✓残業時間が上限を超えてしまった場合は罰則
- 6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金
月45時間は、1日当たり2時間程度の残業までしか認められないということになります。そして従来と違い、罰則付きの法律になることで、今までの残業体制や、サービス残業などはできなくなるでしょう。
残業が法律で規制され、働き方改革が必須となっている今、必要となるのは「業務効率化」です。
残業を減らすためのアイディア
それでは実際に、業務効率化を行うための方法とツールを見ていきましょう。
① タスクの可視化
個人が抱えているタスクを明確化し、優先順位をつけることは、業務効率化する上で必須となるでしょう。
「何を進行中で、何が完了したのか」を明確にすると、キャパシティ（許容量）に応じて次のタスクを前もって検討しておくことができます。
また、タスクごとの期限と進捗を確認することで、「時間内に終わらせる」ことを習慣化することにもつながります。
タスク管理は、ITツールを使うことでどんなチームでも簡単に始められるでしょう。
おすすめのタスク管理ツールはこちらです。
【trello】
Trelloとは
みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール
https://trello.com/home
【特徴】
カードを動かしながら、タスクを視覚的に管理できるかんばん形式のツールです。
使い方はとってもシンプル。タスクの数だけ「カード」を作成し、進行状況に合わせてリスト間を移動していくだけです。
例えば、進行状況をアイデア、依頼中、進行中、完了済などに分類し、進捗に応じてカードを移動していく形で管理できます。
タスクごとに担当者や期限、メモを残していくことも可能です。
② 予定を共有カレンダーに
既に実施している企業も多いかと思いますが、チーム内でスケジュールを共有することも業務効率化においては重要です。
社内会議などの予定を調整できることはもちろん、個々のスケジュールがわかることで、互いにサポートしていくことができます。担当者が不在の際にもその人の動きが分かるので、顧客対応もスムーズです。
スケジュール管理でおすすめのツールがこちらです。
【Googleカレンダー】
Googleカレンダーとは
Googleが提供する無料のスケジュール管理ツール
https://support.google.com/calendar#topic=3417969
【特徴】
国内で最も多くの利用者数を誇るスケジュール管理ツールではないでしょうか。無料で利用でき、使い方はとにかく簡単です。
ドラッグ＆ドロップで簡単に予定の移動させることや、予定のリマインド機能で直前に通知を設定することもできます。
カレンダーツールで迷った時は、これを使えば間違いないでしょう。
③ 打ち合わせをweb会議に
お客様との商談や打ち合わせで、「訪問するのが当たり前」だった時代はもう過去になりつつあります。
ここ数年で、オンラインによる商談環境は劇的に変化しました。
営業が使う移動時間は、平均すると月に約52時間と言われています。web会議では、その時間を100%削減できます。
訪問では1日3〜4件だった商談も、web会議では移動時間がないため、6〜7件行うことが可能です。インターネットにつながっていれば、どこにいる相手でも商談できるため、今まで商談の対象にならなかったような県外や他国の相手とも商談を行えます。
web会議でおすすめのツールがこちらです。
【Bellface】
Bellfaceとは
5秒でつながるオンラインルーム
ベルフェイスで営業成績に革命を
https://bell-face.com/
【特徴】
BtoBの商談に特化したWeb会議ツールです。
アプリインストールやログインなどの事前準備が全く必要ないのが特徴です。インターネット環境さえあれば、どのブラウザからでもアクセス可能なため、相手先の手間を取らせずに商談を開始することができます。音声のやり取りは電話回線を使用しているので、回線の断絶も基本的にはありません。
画面共有を使って、資料の共有や、webサービスであれば実際に動く画面を見せながら話を進めることができます。
また、商談を録画・録音することも可能なので、受注につながった商談を共有することも可能です。
④ 社内会議の時間、人数の最小化
ビジネスシーンでの時間の使い方を見直す際、良く挙がってくる問題として「社内会議」があります。
目的や時間が明確になっていないと、ついつい話がそれて長引いてしまいます。
無駄な会議を減らすには、事前に情報や資料を共有し、会議で決まったことを記録していくことが重要です。
記録を残すのは、アナログな手法（紙やホワイトボード）ではなく、ITツールを活用することをおすすめします。
あとで探すのが容易になり、会議に参加できなかった人にも情報共有できるためです。
情報共有でおすすめのツールがこちらです。
【Qast】
Qastとは
いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。
Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。
https://qast.jp/
【特徴】
とにかくシンプルな情報共有ツールです。複雑な機能が一切なく、初めてツールを導入する企業にもおすすめです。「メモ」機能で会議の事前情報や、議事録を共有していきましょう。
ドラッグ&ドロップで簡単にファイル添付ができ、文中に画像や資料を差し込むことができます。画像やPDFファイルはプレビューで表示できるため、ファイルをダウンロードしなくても「メモ」を見ながら会議を進めることができます。
また、メモの「公開範囲」を設定できるため、会議に参加した人だけに情報を共有することも可能です。
マークダウンによる記述にも対応しているため、ある程度長文のメモを視覚的にわかりやすく投稿することもできます。
⑤ 社内連絡をメールからチャットツールへ
従来、社内の情報共有で多く使用されてきたのはメールでしょう。
しかし、メールでは本題の前後に挨拶文を入れる手間や、宛先を都度入力する手間が発生してしまいます。
チャットツールには、その手間が一切ありません。また、メールでは送信後に内容を編集することができませんが、チャットツールでは可能です。
最近はビジネス向けのチャットツールも活用が広がっているため、社内のみならず社外とのやりとりでもチャットツールを使うことが当たり前になる時代もそう遠くはないでしょう。
チャットでおすすめのツールがこちらです。
【Slack】
Slackとは
ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点
チームワークで広がる可能性
https://slack.com/intl/ja-jp/
【特徴】
Slackとは、ビジネス用に開発されたコミュニケーションツールです。国内でも、IT業界を中心に爆発的な人気を誇っています。
UI（ユーザーインターフェース）が非常にシンプルで、アプリ/ブラウザでの利用が可能です。
他のサービスとの連携が充実しており、他のサービスの更新情報を随時Slackに通知できることが特徴です。
※他サービスとの連携についての詳細はこちら。
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有料プランでは、複数人でビデオ会議を行うことも可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
法律で残業が禁止される2019年。業務時間を短縮せざるを得なくなったこのタイミングで、業務効率化を図るのは必然です。
今の時代、便利なツールも溢れているので、有効的に活用して「残業がない」「けど生産性は下がらない」働き方を目指しましょう。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。
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