ペーパーレス化にツールは必須？導入のメリットやポイントについて
ペーパーレス化への取り組みは、環境対策やDX推進の一貫としてだけではなく業務効率化の観点からも重要な施策の一つです。
今回は、ペーパーレス化が推進される背景やその取り組み方、メリット、おすすめのツールなどを紹介します。この記事を参考に、ぜひ自社内のペーパーレス化を実現してください。
目次
ペーパーレス化とは？推進される背景について
ペーパーレス化とは、資料や報告書などの書類を情報を紙を使用せず電子的にやりとりすることです。働き方改革におけるテレワーク普及促進関連事業の「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」でもペーパーレス化に関する記載が盛り込まれるなど、今や国全体の施策としてその取り組みが推進されています。
働き方改革により作業効率が求められている
働き方改革とペーパーレス化が結びつけられている理由は、ペーパーレス化が業務の効率化に繋がることにあります。物理的な媒体である紙に情報を保存した場合、保管する場所が必要となることに加え、閲覧できる機会が限られ、同時に複数人で閲覧することが難しくなります。情報を外部と共有したい場合には紙を外部に持ち出す必要があり紛失・盗難・情報漏えいのリスクが高まりますし、情報を必要とする人に届くまでの時間も長くなります。
一方、電子化してデータを保存すれば、紙で保存するよりもはるかに小さなスペースで済み、クラウドを利用しインターネット上に保管すれば容易にアクセスできます。電子化にもセキュリティリスクは存在しますが、紙を逐一外部に持ち出すことに比べればヒューマンエラーによる紛失・盗難は避けやすくなるでしょう。また、メールにファイルを添付したりクラウド上でデータのやりとりをすれば、情報を知りたい相手にすぐに情報を届けることができます。
ペーパーレス化を行うことは業務上の無駄を短縮することに繋がり、働き方改革で掲げられている労働時間の短縮に大いに貢献します。
ペーパーレス化を推進している企業の割合
平成24年の総務省の調査では、社内業務のペーパーレス化の取り組みは全体の29.1％、社外取引のペーパーレス化は2割に満たない結果となっています。
また産業別の状況においても、製造業や商業・卸売・小売、情報通信においては取り組みが進んでいる一方、他分野ではまだまだ取り組みが進んでおらず、十分に浸透しているとはいえません。
現在は平成24年時点よりもペーパーレス化が進んでいると思われますが、相手先の都合で社外取引のペーパーレス化が思うように進まない、産業によって進み具合に隔たりがあるという状況はまだ大きくは変わっていないでしょう。
ペーパーレス化を進める方法とは？
では、ペーパーレス化はどのように進めれば実現できるのでしょうか。ここでは2つの方法をご紹介します。
紙の書面をスキャンしてPDF化する
まず、これまで紙で保存していた資料についてはスキャンしてPDF化しましょう。最近の複合機は標準でスキャン機能がついているものが多いため、複合機のある環境であればPDF化自体に費用面でのコストがかかることはないでしょう。
ツールを導入する
情報を紙に書き起こすのではなく、GoogleドキュメントやMicrosoftのWord、チャットツールなどを用いてデジタル情報としてやりとりを行えば、書類をPDFにする手間が削減できます。
WordであればデフォルトでPDF化する機能もついていますので、スキャンした紙のデータと共にPDFファイルとして保存しておくことも容易です。
ペーパーレス化ツールを導入するメリットとは？
ツールを導入することによって得られるメリットは他にもまだまだあります。ここでは3つのメリットを紹介します。
コストの削減
ペーパーレス化ツールを導入することによって紙の印刷費用を削減することができます。印刷費を1枚10円とすると、毎月1,000枚印刷すれば10,000円、10,000枚印刷すると100,000円と、思った以上にコストがかさみます。
もちろんツールの導入にも費用はかかりますが、長いスパンで考えた場合にはツール導入の方がコストを抑えられるはずです。
業務効率化
ペーパーレス化ツールを導入し情報を電子化することによって、社内で情報を探す時間、社内対応の時間、新人の教育コストなどが削減でき、業務効率化に繋がります。必要な情報を必要なタイミングで取り出しやすくなれば、従業員それぞれが不明点を自己解決でき、生産性が向上します。検索機能に優れたツールを導入すればより大きな効果が期待できるでしょう。
情報セキュリティの強化
ペーパーレス化ツールを導入することにより、紙媒体で書類を管理するよりも紛失・盗難による情報漏えいのリスクを軽減できます。
ツール上に情報を保存することに不安を感じる方もいらっしゃるかと思いますが、セキュリティに関するさまざまな機能を有したツールもあります。
ペーパーレス化を進めるツールの種類
ペーパーレス化を進めるツールにはいくつかの種類があります。ここでは大きく2つをご紹介します。
情報共有ツール
チャットツールやドキュメントツール、もしくは両方を兼ね合わせたツールなどがあります。情報共有ツールを利用すれば、PDF化した書面の共有や議事録、日報など、日々利用する業務書類をペーパーレス化することができます。
電子署名・電子契約
電子署名・電子契約ツールを利用すると、契約書への署名をパソコンやスマートフォン上で行えるようになります。重要な契約書を万全なセキュリティ体制で管理でき、契約までにかかる時間を短縮することもできます。
ペーパーレスで電子化した書類を管理する方法
ペーパーレス化により電子化した書類を管理するには、共有サーバーに保管する方法やクラウドサービス上に保管する方法などがあります。
共有サーバー上に保管するメリットは、社内に情報を留めておけることです。しかし、サーバーを構築・運用するコストがかかることに加え、社外からのアクセスする際のセキュリティ対策を考える必要があります。
一方、クラウドサービスであれば、社内でサーバーを構築・運用するコストがかからず、社外からもセキュアかつ簡単にアクセスできます。ただし、企業によっては情報セキュリティの観点から機密性の高い情報を保存することが許可されていない場合もあります。
どちらか一方に絞るのではなく、情報の種類に応じてうまく使い分けて管理することをおすすめします。
文書管理の方法については下記の記事でも詳しく解説しています。ぜひ併せてご覧ください。
Qastならペーパーレス化した組織の業務効率化にもおすすめ
ここまで、ペーパーレス化が推進される背景や取り組み方法、ツール導入のメリットを紹介しましたが、ペーパーレス化をより効率的かつ効果的に進めたいならナレッジ経営クラウド「Qast」の導入がおすすめです。
Qastはシンプルな操作性でITに不慣れな方でも簡単にPDF化した書面の共有ができるほか、議事録や日報などをすぐにデジタル化できます。
検索機能にも優れているため、「情報を検索しても検索結果に引っかからず必要な情報が取り出せない」というトラブルもありません。
これからペーパーレス化のためのツールを導入したい組織、また、より効率的な管理方法を探しているという組織にもおすすめのツールです。
詳しくは「Qastの機能」をご覧ください。
まとめ
今回は、ペーパーレス化が推進される背景や推進の取り組み方・メリット、おすすめのツールを紹介しました。
これまでの慣習などもありペーパーレス化になかなか踏み込めないという組織は少なくないと思います。しかし、長期的な視点で経営を考えれば、ツールを導入しペーパーレス化を図ることはきっと事業の高い持続性を与えることになるはずです。
ぜひこの機会にツールを活用したペーパーレス化に取り組み、組織のコスト削減や業務効率化の効果を実感してください。
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