【必見】失敗しないマニュアルの作り方！作成の流れやポイント・コツを解説
業務においてマニュアルの作成は非常に重要です。業務の棚卸しや生産性向上、新人教育の効率化など、マニュアル作成によって得られるメリットは多々あります。しかし、マニュアルは存在しているものの内容がわかりにくく形骸化しているという状況は多くの現場で発生しているのではないでしょうか。
今回は、マニュアル作成の目的を整理するとともに、マニュアル作成のコツや流れをご紹介します。この記事を参考に、現場で活用されやすいマニュアル作りに取り組んでみてください。
マニュアルを作成する目的とは
そもそも、マニュアルを作成する目的とは何でしょうか。
マニュアル作成によって得られる効果には業務効率化や生産性向上、業務標準化、業務品質向上、教育・引継ぎコストの削減などが挙げられます。誰でも抜け漏れなくスムーズに業務が行えるよう、手順を明確化したものがマニュアルです。
マニュアルを作成する際のコツ
マニュアルは誰が読んでもわかるものである必要があります。そのために意識すべきコツとしては以下のようなものが挙げられます。現在利用しているマニュアルでは以下の点が満たされているかをチェックし、これからマニュアルを作成する場合は以下の点を網羅するようにしましょう。
- 5W1Hを明確に記載する
- 業務全体のフローがわかるようにする
- 専門用語の使用を極力避ける
- 判断分岐が発生する場合は基準を明確にする
- 重要な部分を強調し、目につきやすいようにする
- イレギュラー発生時の対応方法も整理しておく
- 使いにくい点や新しいノウハウを都度更新する
マニュアル作成の流れ
マニュアル作成はどのような流れで行えば良いのでしょうか。事前準備の工程も含め、マニュアル作成の流れを解説します。
マニュアル作成の準備
マニュアル作成に取り掛かる前に、必要な情報を整理しましょう。マニュアル作成の準備としては以下の4つの工程があります。
利用者・利用目的を決める
マニュアルを作成する際、「誰に向けたマニュアルなのか」と「何をするために作成するマニュアルなのか」を明確にする必要があります。この部分がブレていると、5W1Hがわかりにくくなったり、実際の利用者がわからない用語や表現を使用してしまったりという問題が発生します。事前にマニュアルの利用者・利用目的を明確にし、適切かどうかを確認するようにしましょう。
記載する情報の優先度ごとに整理する
業務内容や既存の作業手順書をまとめ、マニュアルでどこまで網羅するか優先度を決めて整理しましょう。記載する情報の優先度づけができていないと、重要な部分の強調ができず、マニュアルの読み落としによる作業漏れなどが発生しやすくなります。
完成までのスケジュールを立てる
マニュアルの作成は重要ですが、マニュアルがなくても現場は回るため、業務が忙しいからと後回しになっていることが多々あります。マニュアルを作成する際は、完成までのスケジュールを明確に設定し、マニュアル作成が後回しにならないようにしましょう。
テンプレートやツールを利用する
業務ごとにマニュアルのフォーマットが異なっていると、更新や管理がしにくくなります。同じ現場におけるマニュアルのフォーマットはできる限り統一するのがおすすめです。テンプレートやツールなどを活用し、同じフォーマットでマニュアルを作成するようにしましょう。
マニュアル作成の流れ
マニュアル作成の準備が完了したら、実際にマニュアル作成に取り組んでいきましょう。
目次と構成を決めて骨子を作成する
目次で構成がわかりやすく記載されていれば、作業者が作業の全体像を把握しやすくなり、業務効率化にも繋がります。目次と構成を作成する際は、作業を時系列ごとに記載し、見出し階層を作るようにすると良いでしょう。
デザインや文体、文書内でのルールを決めていく
文字の大きさやフォント、見出しの色、要素の配置などがバラバラだと、視認性が悪くなり作業の抜け漏れが発生しやすくなります。マニュアルのデザインを決めておき、視認性の良いマニュアル作りを心がけましょう。事前にデザインを決めておくことで、マニュアル作成者がスムーズに作業できるというメリットもあります。
情報を落とし込んでいく
目次や構成、デザインが決まったら、マニュアルに記載する情報を落とし込んでいきます。実際に内容を記載する際は、画像や表などを活用し、視覚的にわかりやすく情報を伝えることを意識しましょう。また、人は文書などを読む際、左上から右下に視線を移しやすいという特徴があります。レイアウトは左上から右上、左下、右下の順で配置する「Z」型を意識すると良いでしょう。
マニュアルを実際に運用してみる
いかにわかりやすく情報をマニュアルに落とし込んでも、実際に運用してみると使いにくい点が出てくるのは多々あることです。マニュアル作成に時間をかけすぎず、実際に現場で利用してもらい、改善点を都度アップデートしていくようにしましょう。
マニュアル運用の効率化にはツールの活用がカギ
マニュアル作成をする際は、マニュアル作成ツールの導入がおすすめです。マニュアル作成ツールには豊富なテンプレートやデザインがあり、誰でも簡単に作成できる機能が備わっています。ツールによっては文書だけでなく動画でのマニュアル作成も可能で、より視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
また、作成したマニュアルに対して情報共有やナレッジの蓄積などコミュニケーションが取れるツールを使うようにするとより効果的でしょう。
マニュアル作成ツールのおすすめは以下で紹介していますので、併せてぜひ参考にしてください。
まとめ
今回は、マニュアル作成の目的を整理するとともに、マニュアル作成のコツや流れをご紹介しました。
マニュアル作成を行う際は、5W1Hの明確化、業務の全体像の明確化、誰にでもわかる用語・表現、判断分岐の明確化、重要部分の強調、イレギュラー対応の整理、改善点の都度更新を意識した作成を心がけましょう。
また、マニュアル作成を効率化したい場合はマニュアル作成ツールの導入を検討し、業務効率化や生産性向上、業務品質向上、教育・引継ぎコスト削減などの実現を目指しましょう。
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