PDCAとは？効率良く回すコツやおすすめのITツールを紹介
1950年代以降、業務の管理手法として長く活用されてきたPDCA。生まれてから長い年月が経っているため古い手法と思われがちですが、未来の予測が立ちにくいVUCA時代に突入している現在においてもPDCAは有用な手法です。
今回は、PDCAの概要や効率良く回すコツ、おすすめのITツールなどをご紹介します。この記事を参考にあらためてPDCAの有効性を知り、業務改善に役立てましょう。
目次
PDCA（PDCAサイクル）とは
PDCA（PDCAサイクル）は、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）という4つのプロセスを循環させ、業務改善を実現する手法です。第二次世界大戦後にウィリアム・エドワーズ・デミング氏、ウォルター・シューハート氏によって提供されたものであり、初期には製造工程の改善手法として活用されていました。現代においては製造業以外でも幅広く使われるフレームワークとなっています。
PDCAサイクルとOODAループとの違いとは
OODAループとは、Observe（観察）、Orient（仮説構築）、Decide（意思決定）、Act（実行）の4つのプロセスを循環させ、効果的に意思を決定する手法です。PDCAサイクルと同様に改善のためのフレームワークとして使われていますが、PDCAサイクルは工程が明確化されているものに適している一方、OODAループは工程が不明確なものに適しています。たとえば新規事業やイノベーションなど、先が読みにくい状況に対してはOODAループのほうが適しています。
PDCAの各プロセス（Plan・Do・Check・Action）について
PDCAは4つのプロセスを循環させることで業務改善を実現していきます。ここではそれぞれのプロセスについて細かく解説していきます。
Plan...計画
Planは業務改善に向けた実行計画を立てるプロセスです。プロセスをより効果的にするためには、ただの数値目標だけではなく、どのような想定で進めるのか、どのような根拠で進めるのかなどを明確にしておく必要があります。
Do...実行
DoではPlanで計画した計画を実践します。プロセスを回すために、Doで得られた結果が良いものなのか、悪いものなのかを含めて細かく記録しておきましょう。
Check...評価
CheckではDoの結果を踏まえ、Planで計画した通りに実践ができたか、実践ができなかったのであれば問題は何だったのかの評価・振り返りを行います。結果がどうであれ、その結果に至った要因を明確にしておきましょう。
Action...改善
ActionではCheckでの再評価・振り返りを踏まえ、改善するための行動をします。営業目標が足りなかったという結果に対してアプローチをする層が悪かったのであれば、適切な層にアプローチするよう行動を変更します。適切な層を特定するためにはDoでどの層からの結果が良かったのかをしっかり記録しておく必要がありますし、Checkでしっかり結果の深掘りをしておく必要もあります。効果的なActionを起こすためには、それまでのプロセスを適切に進めることが重要です。
PDCAサイクルが注目される背景の「VUCA時代」とは
VUCAとは、変動性（Volatility）、不確実性（Uncertainty）、複雑性（Complexity）、曖昧性（Ambiguity）の頭文字をとった言葉で、未来の予測が困難な状況を示す言葉です。ニーズの多様化やテクノロジーの進化が急速に進んでいる現代はまさにVUCA時代と呼べます。このVUCA時代においても、PDCAで着実に業務を改善し将来の変化に耐えられる環境を整えることは非常に重要です。
VUCAの詳細は以下にまとめています。ぜひ併せて参考にしてください。
PDCAサイクルを導入するメリット
PDCAサイクルを導入することで得られるメリットにはどのようなことが挙げられるのでしょうか。ここでは主なメリットを3つご紹介します。
業務の改善を確実に行える
PDCAは業務の改善に最適化したフレームワークです。各プロセスをきちんと理解し適切にPDCAを回すことができれば、着実に業務改善できるようになります。
業務上の課題・不足を見つけられる
PDCAサイクルの中でCheckを行うと、当初は表面化していなかった業務上の課題が浮き彫りになることが多々あります。その後のActionで課題解決の対策を行い、潜在的な課題を発見・解決するためにも、PDCAは有効に活用できます。
次のアクションや目標を決められる
VUCA時代において、一つの課題の背景にはさまざまな要因が重なっている場合が多くあります。そのような状況では改善対策の選定が難しく、なかなか手がつけられないこともあります。しかし、PDCAサイクルを回すことで要因の特定と課題が明確になり、次のアクションや目標が決められるようになります。
PDCAサイクルの実施事例
PDCAサイクルの実施事例として、株式会社フルスピード様の事例をご紹介します。
フルスピード様では以前、情報の蓄積・共有ができていないという課題が顕在化していました。そこで、スモールスタートでナレッジ共有する習慣を全社展開するという計画を立て（Plan）、GmailやGoogle Driveといったツールの利用を始めました（Do）。
しかし、ツール内で情報検索がしにくい、情報共有の手間が多いなどの理由で社員への浸透がうまくできませんでした（Check）。そこで次のサイクルでは、情報検索と共有・蓄積に優れたナレッジ経営クラウド「Qast」を導入し再挑戦しました（Action）。
今度は社員への浸透はうまくいったものの、社内外で用いているツールが膨大にあるため、Qastを確認する時間が確保できないという新しい課題が顕在化しました。月1回Qastに蓄積した情報の共有会や勉強会を実施し、課題解決を実現されています。
PDCAを上手く回す3つのポイント
PDCAの概要をいくら学んでも、適切に回すことができなければ得られる効果は小さくなってしまいます。ここではPDCAを上手に回す3つのポイントを解説します。
PDCAサイクル自体を目的としない
PDCAを回す際に重要なのは、「なぜこの計画で改善を実施するのか」を明確にすることです。PDCAサイクルを回すこと自体を目的にしてしまうと、単に目標達成した、しなかったという話で終わってしまい、本質的な改善に至りません。かえって無駄な会議が増えることもあり、成果が得られず時間だけを浪費してしまうことにも繋がりますので注意しましょう。
具体的な計画を立てる
PDCAサイクルを回す際、Planでは具体的な計画を立てるようにしましょう。数値化できる目標であれば数値化し、定量的な指標や現状の分析によって「いつまでに」「どのように」実践するかも具体的にすると効果的です。Planを具体的にすることで、次のCheck、Actionをより効果的に実施できます。
状況をこまめに確認する
PDCAの状況はこまめに確認するようにしましょう。Doで実践したものの結果を細かく記録できていなければ後のプロセスを効果的に進められませんし、定期的な状況確認を行わなければ計画自体が流れてしまう可能性もあります。定期的に進捗の確認や評価をし、計画が破綻していないか、改善が可能かを確認することが重要です。
PDCAサイクルに適したITツールとは？
PDCAサイクルに適したITツールとしてはナレッジ共有ツールやビジネスチャットツールなどが挙げられます。
たとえばナレッジ共有ツールを利用すれば、PDCAの進捗を共有するとともに結果や改善内容の蓄積ができ、よりPDCAを回しやすくなるでしょう。また、ビジネスチャットツールを活用すれば、こまめな評価や進捗確認が行いやすくなります。
PDCAを効率良くするツールの選び方
PDCAを効率化するためにITツールを導入するのであれば、ツールの選び方はとても重要です。ここではPDCAの効率をアップするツールの選び方を2つご紹介します。
UIや機能が分かりやすいシンプルなものを選ぶ
ユーザーインターフェース（UI）や機能はわかりやすいシンプルなものを選ぶようにしましょう。ツールの操作が手間に感じられると社員への浸透が進まず、進捗や情報の共有が滞り、かえって社員の時間だけを奪う結果になりかねません。ITツールの利用に慣れていない社員でも有効に活用できるよう、できる限りシンプルで使いやすいツールを選ぶのがおすすめです。
情報の管理が行いやすいものを選ぶ
PDCAを回す際にはさまざまな情報を細かく蓄積・共有しておく必要があります。投稿のタグ・フォルダ分けといった整理や検索、投稿内容の分析機能といった可視化ができるツールであれば、より効率的にPDCAサイクルを回すことができるでしょう。
Qastなら効率良くスムーズにPDCAを回せます
PDCAサイクルを回すのに適したITツールと選ぶ際のポイントを解説しましたが、中でもおすすめしたいのが、ナレッジ経営クラウド「Qast」です。
Qastはシンプルなユーザーインターフェースと操作性で誰でも活用でき、タグ・フォルダ分けによる情報整理や優れた検索機能、情報が可視化しやすいダッシュボードなど、さまざまな機能があります。TeamsやSlackといったビジネスチャットツールとも連携できるため、日々のやりとりのなかで生まれた重要な情報の蓄積にも適しています。
PDCAを効率化するためのITツールをお探しであれば、ぜひ「Qast」の導入を検討してみてください。
まとめ
今回は、PDCAの概要や効率良く回すコツ、おすすめのITツールなどを紹介しました。
PDCAを回す前には、各プロセスの意味や導入時のメリットをよく理解しておきましょう。また、PDCAを上手に回すには、PDCAサイクル自体を目的としない、具体的な計画を立てる、進捗状況をこまめに確認するといった3つのポイントに注意しながら進めていくことが大事です。その際はナレッジ経営クラウド「Qast」を活用し、より効果的なPDCAサイクルを実現してください。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
