情報共有の企業文化を醸成するためのポイントとは

社員全員が目標を持ち、いきいきと働ける風通しのよい職場環境は、社員と企業の双方が成長を遂げるために欠かすことができません。 しかし2019年におこなわれたHR総研の調査によると、216件の企業のうち約73%が「社内のコミュニケーションに課題を感じる」と回答しています。

(ProFuture株式会社/HR総研「社内コミュニケーションに関するアンケート」より)

また、同じ調査のなかで4分の1の企業が「社内情報共有ができていない」と回答、そして約8割が「社内コミュニケーションの手段としてメールを使っている」という結果も出ています。情報共有の環境が整えやすい時代であるにも関わらず、多くの企業が思うように行動できていないのはなぜでしょうか。 今回は情報共有を企業文化にしていくための大切なポイントをご紹介します。

情報共有とは

情報共有とは文字通り、それぞれが持つ有益な情報を相手に伝え、相手と自分がひとつのことについて同じ程度の知識を持っている状態にすることをいいます。 企業でいえば、利益を出していくために必要な有益な知識やスキル・ノウハウを、多くの社員が同じように持っている状態です。この状態は非常に効率がよく、企業の大きな成長に必須です。そのため情報共有の環境整備は、企業が最優先で取りかかるべき課題だといえるでしょう。

情報共有の目的

3人で同じ作業をした場合、まったく同じ時間・内容で仕上がる、ということはほぼないはずです。なぜならば3人それぞれが元々持っている知識・スキル・アイデアが違うからです。 1人はパソコン操作におけるショートカットキーを多用して早く終わり、1人は丁寧なチェックで少し時間がかかるもののミスがなく、1人は新しい発想で改善のためのポイントを見つけたとしましょう。

これらはそれぞれが持っている暗黙知を活用した結果ですが、本人たちにとっては「何気なくやっているだけの、わざわざ人に教えるまでもない知識」かもしれません。もしかすると「自分が知っているのだから、他の人も当然知っているはず」と思っている可能性もあります。

情報共有は、それらを文章や図・数式などに記して見える化(形式知化)して確実に共有し、3人が同じように方法・情報を知って効率化できるようにすることを目指します。さらには後から来た人が、見える化された文章を見て再現できる状態にしておくことが理想であるといえます。 人には得意・不得意があります。情報収集が得意な人もいれば、コツコツ継続することが得意な人もいるでしょう。それぞれの方法や情報を共有し、自身にも取り入れ、ときにはディスカッションをして新たな可能性を模索し新しいものを生み出していけるのが情報共有の役割であるといえます。

さらにそのなかから厳選した「有益な情報」を、ナレッジとして企業のデータベースに蓄積しながら活用できれば、業務にあたる社員・企業ともに大きな成長が見込めるでしょう。有益な情報とは作業スキルやノウハウに限らず、顧客情報やそれぞれの顧客へのアプローチ方法なども含まれます。

情報共有する文化をつくる方法

情報共有は非常に大切なものと理解はしていても、いざ実践しようと思うと何から始めればよいのか、どのように進めればよいのか分からない、という企業は多くあります。初めから完璧な情報共有・ナレッジ蓄積はできないので、まずはルールを決めて実践することから始めましょう。 ただしセキュリティ面ややり方を変更する際の作業負担のことも考え、最初は情報共有する範囲をプロジェクトや部門ごとなどで限定するのがおすすめです。うまく活用できるようになれば、範囲を広げて活用しましょう。

情報発信するリーダーをつくる

情報共有の仕組みを新たに取り入れる場合、共有するべき情報・そうでない情報の判別が難しく、共有が進まないことがあります。そのため、情報共有するメンバーのなかに必ず1人、共有の目的や方向性をしっかり把握したリーダーを入れましょう。 まずはリーダーから積極的に情報を発信・共有しながらメンバー間のコミュニケーションと情報発信を促します。チャットでの何気ない会話のなかにも、ナレッジとして共有・蓄積すべき情報はたくさんあるので、それらを見逃さず拾い上げ、メンバーが情報共有のメリットを実感できるよう仕向けていくことが大切です。

情報を積極的に提供する人を評価する

有益な情報は企業の資産といえるほど価値があるものです。それをわざわざ形式知に変換・提供してもらうからこそ、情報共有に対するきちんとした評価が必要です。 評価は情報共有をおこなうメンバーの誰が見ても分かりやすいものがよいでしょう。評価が高い人は、多くの知識やスキル・ノウハウを持っていることが分かるため頼れる存在となるほか、自身の行動が正当に評価されているという充実感もあり、モチベーションアップにつながります。

使いやすいツールの導入

情報共有の方法として今まで多くの企業で使われてきたエクセルは、自由な使い方ができる反面、テンプレートなどがないため慣れていないと使いにくいという面がありました。また、情報共有にも少しの時間と手間が必要です。 現在はナレッジマネジメントのための情報共有ツールが多く公開されており、シンプルで誰でも使いやすいものから専門性が高いものまで種類が充実しています。ほとんどのツールがクラウド型で、導入コスト・労力共に抑えることができるので、情報共有のためのツール導入は現実的な選択肢だといえるでしょう。

情報共有ツールとは

情報共有ツールとはその名のとおり、複数人で情報を簡単に共有・活用するためのツールです。タイプによって取り扱う業務の向き・不向きがありますが、多くのツールには基本機能として、以下が搭載されています。 ・情報蓄積、活用機能 ・タスク、プロジェクト管理機能 ・簡単なコミュニケーションが取れるチャット機能 ・閲覧制限等のセキュリティ機能 ひとつ注意したいのは、情報は共有・蓄積するだけでは意味がないということです。情報発信者ではない人が情報を知りたいとき、ツールを検索すればすぐに欲しい情報を見つけられる環境を整えること、それが情報共有ツールの役目だといえるでしょう。

情報共有ツールの導入メリット

どんなタイプの情報共有ツールも、利用する主な目的は情報の蓄積・活用です。しかしツールによって導入コストや職種による使いやすさの違いなどがあるため、できるだけ実際に利用するメンバーと話し合いながら、業務に合ったツールを選ぶようにしましょう。 情報共有ツールを導入した際のメリットは以下のようなものがあります。 ・会社や自宅でのテレワーク中、外出先からでも情報の蓄積や確認がしやすい ・常にリアルタイムでチーム内の情報、状況を把握できる ・すでに退職した担当者が扱っていた情報を簡単に見つけられる ・情報共有ツールに蓄積された情報により、顧客へのさまざまな対応が早くなる ただし、ツール内に蓄積された情報が多くなればなるほど、欲しい情報を探すのに時間がかかるようになります。それを防ぐためには情報を適切にジャンル分けし、情報管理をするリーダーが定期的に情報を整理していくなどの工夫が必要です。

アイデア次第で活用の幅が広がる、便利ツール「Qast」

https://qast.jp/

ナレッジ経営クラウド「Qast(キャスト)」は、開いてすぐに情報を書き込み共有できる、シンプルで使い勝手のよい情報共有ツールです。 情報共有のポイントである蓄積・活用は、キーワード付け・タグ付け機能により、誰でも簡単に使いこなせるよう設計されています。

また特徴的な機能として、投稿数や反応数に応じて投稿者にスコア付与されるという仕組みがあります。これによりチーム内で情報をたくさん提供している人を正当に評価しやすくなり、より情報共有のためのモチベーションアップが期待できます。 10人までは無料で利用でき、コストが抑えられるので初めての情報共有ツールとしてはもちろん、長く使い続ける安定的なナレッジ蓄積ツールとしても活躍するでしょう。

まとめ

企業における有益な情報、つまり形式知や暗黙知は、共有・活用してこそ企業の成長につながります。しかし形式知・暗黙知を持つ個人にとっても資産となる情報のため、すぐに共有してもらえない可能性も考えられます。 しかし情報を共有した先にある企業の成長と、情報提供者自身への大きなメリットが確信できれば、協力してくれる社員は増えるはずです。情報共有は社員の自発的な動きに任せるのではなく、まずは企業が目標・ビジョンを示し、それに向かって環境を整備していくことが大切です。

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