情報共有が進まない組織の原因とは?企業文化を改善してナレッジ共有に強い組織づくりを行うポイント

目まぐるしく変化するビジネスの場では、個人が持っている情報を組織全体で共有・活用する「ナレッジマネジメント」によって、日頃の業務を効率化したりイノベーションを起こしたりします。

しかし、社員同士の情報共有が円滑に進まないと、ナレッジマネジメントとしての高い効果を得ることができません。組織全体で情報共有ができない原因の多くは、企業にあると考えられています。

今回はナレッジマネジメントにおける情報共有の重要性や、情報共有ができない原因について解説します。情報共有におすすめのツールもご紹介するので、企業で情報共有に悩みを抱えている担当者はぜひ参考にしてみてください。

企業が社内で情報共有を行うことの重要性

情報共有を浸透させたい場合、まずは企業が情報共有を行うことの重要性について理解しておく必要があります。

情報共有の重要性、つまりなぜ情報共有を浸透させたいのかという理由です。「ナレッジの属人化を防ぐ」「社内コミュニケーションの促進」「業務効率化」「生産性の向上」などが理由として挙げられます。

社員同士が情報共有することによって、属人化していたコツやノウハウなどのナレッジが組織の知識資産として蓄積し、業務効率化や生産性の向上を経て企業全体の利益へとつながるのです。

また、情報共有するためには社員のコミュニケーションが必要不可欠です。社員同士でのコミュニケーションが円滑に進むことも、情報共有と同程度に求められている要素といえます。

 

情報共有しないことによって起こる弊害

現場では報告・連絡・相談の頭文字をとった「ホウレンソウ」が大切という話をよく聞きますが、情報共有はまさにホウレンソウです。

正しい情報共有が社内で行われていないと、プロジェクトの進行状況が管理できなかったりトラブルが発生しても把握できなかったりといった弊害が起こります。

重大なトラブルが発生しても、情報が共有されなかったゆえに対応が遅れ、大きな損失を生む可能性も否定できません。

 

社内で情報共有ができない原因

ナレッジマネジメントに取り組んでいる企業が社内で情報共有できない原因は、大きく分けて3つあります。

ただし、正確な原因は企業によってさまざまです。自分たちの組織ではなぜ情報共有が進まないのか、これからご紹介する3つの原因を参考に洗い出してみましょう。

 

情報共有の意義・目的が社内に浸透していない

社内で情報共有ができない原因の1つ目は「なぜ情報共有するのか」「情報共有することによってどうなるのか」といった意義や目的が社員たちに浸透していないことが挙げられます。

情報共有に対する高い意識を持っていないと、他人への情報共有をメリットのない無駄な業務としてタスクから除外してしまいます。社員に対して情報共有の意義や目的を浸透させた上で「情報共有がどのようなメリットを生むのか」という部分をしっかりと共有するところから始めましょう。

 

情報共有におけるルールが整備されていない

社内で情報共有ができない原因の2つ目は、情報共有をしたくてもできない場合です。ひとえに情報共有といっても、組織の共有ルールが定められていないと、社員はどうしたらいいからわからず、積極的な情報共有が難しいと考えられます。

たとえばビジネスの基本で耳にする機会の多い「Who(だれが)・What(なにを)・When(いつ)・Where(どこで)・Why(なぜ)・How(どのように)」といった5W1Hのルールです。

上司へプロジェクトの進行状況を情報共有するにしても、いつ・どこで・どのように共有するべきなのかを明確にする必要があります。「上司の手が空いていそうなときに情報共有する」といったあいまいなルールではなく「2時間おきに社内チャットで情報共有する」と具体的なルールを設けましょう。

 

情報共有のための環境が整っていない

情報共有ができない原因の3つ目は、情報共有するための環境が整っていないことが挙げられます。

自ら率先して情報共有を行って社内の雰囲気をつくる人材がいなかったり、情報共有のためのツールがない、もしくは使い心地が悪く合っていなかったりと、環境が整っていない要因はさまざまです。

また、企業文化として縦社会が多い日本では、一介の社員が上長や役員に意見をしづらい空気があります。そのため、企業側は情報共有やコミュニケーションをしやすい環境づくりが必要です。

 

情報共有するための解決策

ナレッジマネジメントにおける情報共有ができない原因を紐解いていくと、情報共有しやすい環境づくりや情報共有に適したツールが必要だと考えられます。

そこで情報共有するための解決策として行いたいのが「社内に情報共有を浸透させる」「情報共有ツールの導入」の2つです。

 

社内に情報共有を浸透させる

ナレッジの属人化が多く、情報共有に積極的ではない社員がいる場合、ナレッジマネジメントの一環として情報共有する意義や目的を社員に共有することが大切です。

また、組織全体が縦社会構造になっている場合は、弱い立場にいる社員が気兼ねなく情報共有や意見を述べることができる環境づくりをしましょう。

 

情報共有ツールの導入

正確かつ効率的な情報共有と活用がナレッジマネジメントにおいては大切なことです。そのために必要なのが情報共有ツールです。

情報共有ツールはさまざまなデバイスからアクセスし、複数人が同時に編集できる機能を持っているものが多いです。そのため、情報共有や共同作業においてスムーズな業務の遂行を促進します。さらに共有した情報を整理し、検索によっていつでも活用できる形に整えることが可能です。

ただし、ツールの導入をはじめとする新しい取り組みは、組織に浸透しづらいものです。ツールの導入から定着化までは試用期間を設けて社員をマネジメントする必要があるでしょう。

 

情報共有に適したツール「Qast」

https://qast.jp/

情報共有のためのツールとして多くの企業が利用している「Qast」は、社員が持っている情報を共有し、活用するためのナレッジへと変換できるツールです。

自由に投稿できるメモやテンプレートを使ってナレッジを蓄積できるほか、検索機能を使って共有したナレッジを探すこともできます。添付したPDFファイルのテキストを認識するため、共有する資料が多い部署でも安心です。

質問投稿ができる「Q&A」機能を使えば、上司や他部署の社員からナレッジを共有してもらうことも可能です。

また、情報共有への貢献度を可視化した「ランキング」は、情報共有している人材への評価がしやすく、組織全体での貢献度を高める競争・定着化に役立ちます。

シンプルなデザインを重視した操作性でだれでも使いやすいツールなので、幅広い年代の社員に対応できる点も魅力的です。

 

まとめ

情報共有はナレッジマネジメントに限らずビジネスにおいて重要なものです。共有がスムーズに進まないだけで普段の業務に支障が出たり、トラブルへの対処が遅れたりといった弊害が起こります。

しかし、情報共有の重要性や方法について理解できていない社員や企業も多く、ナレッジマネジメントを最大限に活かせていないのが現状です。漠然と「みんなで情報共有をしよう」と掲げるのではなく、情報共有されない原因をピックアップし、解決するための策を練ることが重要となります。

さらに情報共有を簡単にするツールの活用が効果的です。利用する人数やオプションによって料金が変わりますが、情報共有を社内で定着化させることができるため、情報共有と費用を比較してもコストパフォーマンスは高いといえます。

情報共有が社内で行われていないと感じたら、原因の究明と解決策を試してみてはいかがでしょうか。

 

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