社内ではどんな情報を共有すべき?情報共有に悩む人に分かりやすく解説!

日本では毎年多くの企業が立ち上がっていますが、全体的な企業数としては年々減少の一途をたどっています。

その一因として「社員や後継者が育たないこと」が挙げられますが、企業を成長させるための社員育成すら、コスト的に難しいと考える企業が多いのが現状です。

しかし工夫をすれば、低コストで社員や人材育成をすることは可能です。その手段として社内での情報共有の徹底、ナレッジマネジメントツールの導入があります。今回は企業の成長のために、どんな情報をどのように共有すべきなのかをご紹介します。

社内での情報共有はなぜ必要なのか?

社内での情報共有が行われていない企業によくあるのが「別々の社員による二重作業」「実際には導入されている便利な仕組みを、知らずに使っていない」というケースです。

これらはマニュアルの整備や情報伝達がしっかりと行われていれば防げることですが、「コストや労力をかけられない」と未着手のままでいる企業が非常に多いのが現状です。

情報共有が行われていない状態だと、情報の探索が困難です。膨大な紙の資料を手探りで探したり、パソコン内のファイルを手当たり次第開いてみたりなど、情報を探し出すのに時間がかかってしまう場合があります。

このように長時間かかる作業も、情報共有の仕組みが整っていればほんの数分に短縮することが可能です。

また、顧客が企業へ何か問い合わせをしたときに、返答までの時間がかかればかかるほど顧客は「大切にされていない」「情報の整理・共有ができていない」という印象を抱き、企業を信頼できなくなります。

可能であれば、問い合わせてきたその電話で即返答できるのが理想です。そうすることで顧客は返答を待つための長い時間を過ごさなくて済み、すぐに次の行動に移ることができます。そのためには、社内で情報を一括でまとめ、すぐに情報を取り出せる仕組みづくりをしておく必要があります。

 

共有する情報の選び方とは

社内にある情報は、文章や図・数字を使って誰でも理解しやすいものになっている「形式知」と、社員個人の経験に基づくノウハウでまだ表現されてない「暗黙知」の2種類があります。

 

形式知は整理して簡潔に共有

形式知は、企業内マニュアルや報告書、顧客情報といった「何度でも必要となる情報」のため、積極的に残していかなくてはなりません。しかし新しいものを取り入れ、古いものを処分するときは、情報を整理しつつ新しいものに置き換えていく必要があります。

形式知だからといってすべてを残し続ければよいわけではなく、企業の環境に合わせて適切に整理し、常に使いやすく取り出しやすい状態へ編集しておくことが大切です。

 

暗黙知は一旦共有してから整理

暗黙知とは、「こうすればスムーズにいく」という経験則に基づく行動や、「もっとこうすれば効率的なのではないか」などの文章や言葉で表しにくい技術や感覚的な知識のことを指します。

実はこの暗黙知を形式知へと変えられるかが、企業のナレッジマネジメントにおいて非常に重要なポイントとなります。

なぜならば社員が持っている暗黙知を共有しないままでいることによる「属人化」は、できる人だけに仕事が集中してしまったり、技術やスキルを後輩に伝えないまま会社から去ってしまったりするなどのデメリットが生じる可能性があるためです。

企業に勤め始めた社員は、誰しも自分だけの暗黙知を持っており、それらは積極的に共有すべきです。しかし中には内容が似通っているものや不要な情報も含まれていることもあるでしょう。そんなときは一度全員の暗黙知を共有して話し合い、より良い情報のみを残していくのが有効です。

 

形式知・暗黙知の取捨選択はルール決めが大切

企業内でどのような情報を残していくかを決める人は、企業全体を客観的に見つめられる視点を持つ人や、企業の長期的な成長・運営を理解している人が適切です。

そのため、形式知・暗黙知などのナレッジ管理のために適切なリーダーを1人決定し、取捨選択ルールを定めていかなくてはなりません。

さらにナレッジの管理においては書き換えが多く発生する可能性が高いため、紙への手書きや共有しにくいデジタルツールを使うよりも、共有が簡単でどこからでもアクセスしやすく、誰でも使いやすいシンプルなインターフェースのナレッジマネジメントツールを利用するのがおすすめです。こちらは後ほどご紹介します。

 

情報共有の手法とありがちな失敗

企業のこれからを見据えていざ情報共有を始めようと思っても、実際にはうまくいかずナレッジマネジメントに挫折してしまう企業も多くあります。

ここでは効果的な情報共有の手法と、ありがちな失敗を合わせてご紹介します。

 

情報共有は任意ではなく義務

企業で働く社員のノウハウは、企業の利益を上げていくために必要なものです。多くの社員と共有して生かすことができればそれだけ企業利益も向上していく可能性があるため、個人の暗黙知は企業のナレッジとして蓄積すべき情報だといえるでしょう。

しかし社員の中には「成果を上げられるコツは自分だけのものにしておきたい」と考える社員もおり、ナレッジマネジメントがうまく進まない場合もあります。そんなときはただ企業のためにと説得を試みるよりも、暗黙知の共有に応じた評価システムを作るのが効果的でしょう。

 

流れを止めない仕組みづくり

せっかく社内で情報共有する仕組みができても、「欲しい情報がすぐに見つからない」「仕組みの効率性を止めてしまう要因がある」などの問題がある場合は、業務効率化や適切なナレッジマネジメントができているとはいえないでしょう。

ありがちな失敗例として挙げられるのが、以下の3点です。
・蓄積した形式知に適切なキーワードやタグが使われておらず、調べても欲しい情報が出てこない
・データが整理されておらず、欲しい情報がどのファイルなのか分からない
・ナレッジ管理の流れの中に一旦アナログに落とす手順が必要で、最後までスムーズにオンラインで完結できない

このような問題が残っている限りは情報共有のメリットを生かしきれておらず、うまくナレッジ管理できているとはいえません。ベストな方法としては「ルールを決めてキーワード・タグ付けをおこなう」「管理者を決め、定期的にチェックする」「アナログに一旦落とす必要のないよう、企業側の承認方法などを変える」などが考えられます。

便利な仕組みを導入してもうまくいかない場合は、どこかに流れを妨げてしまう要因が隠れているかもしれません。社員の情報共有が減ってしまった場合は、どこかにその要因が隠れている可能性が高いため、一度見直してみるといいでしょう。

 

やりとりやナレッジの蓄積をすべて見える化するツール「Qast」

https://qast.jp/

インターフェースが非常にシンプルで誰でも直感的に操作しやすいQastは、初期費用なしで10人までなら無料で使えるナレッジマネジメントツールです。

テンプレートを使ったり自由な形式で書いたりできるメモは、共有範囲を設定することで自分だけのナレッジ管理にもグループ内のナレッジ共有にも使うことができます。また、適切なキーワードやタグを付けることで、欲しい情報をすぐに見つけ出すこともできます。

グループ内の誰かに匿名で質問することもでき、「分からない」をそのままにしないシステム作りが期待できます。さらに、Qastには投稿数や反応数によってスコアをつける仕組みがあるため、活用を促進できるのも大きなメリットだといえるでしょう。

デジタルでナレッジを蓄積できるので、新しい情報への編集も容易です。社内での情報共有を考えるなら、まずおすすめできるツールのひとつです。

 

まとめ

企業内での情報共有・蓄積は、今いる社員のナレッジを企業に留め、新たに入ってくる社員へ引き継いでいくための大切なシステムです。

もしそれができていなければ、情報の属人化により大切な情報は社員がいなくなるたびに失われ、また作り上げていく手間が発生してしまうでしょう。

社内の情報を蓄積し、使いやすい仕組みを作り活用することで企業と社員の成長へとつながります。企業に合った手法やツールを活用し、最適なナレッジマネジメントを行いましょう。

▼外部リンク

・経済産業省「中小企業白書2019」(第3章・中小企業の構造分析 第1節・企業数の変化)
https://www.chusho.meti.go.jp/

 

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