作業指示書って？書き方のポイントや役立つツールをご紹介
作業を安全かつ的確に進めるうえで大切な作業指示書。さまざまな業界・業種で取り入れられており、目にしたことのある方は多いと思いますが、具体的にどのような内容を記載すべきかわからないという方もいらっしゃるでしょう。
ここでは、作業指示書の目的や活用シーン、具体的な書き方や書く際のポイントを解説します。
目次
作業指示書とは
作業指示書とは、作業内容や作業項目、作業手順、安全項目などを明記した資料です。もともとは主に建築現場で利用されていたものですが、現在では建築現場以外の幅広い業界・業種で活用されています。
作業指示書を作成する目的や必要性
作業指示書は、作業の安全性、正確性、迅速性を保つために作成されます。
作業現場では、安全でない環境で作業が行われており労災に繋がりやすい、作業を依頼する側と担当者側で認識にズレが生まれている、作業内容が不明確でたびたび確認が必要になり無駄が多いなどの状況が発生しているケースが多くあります。
作業指示書を作成し、作業に関する情報を明確にすれば、これらのトラブルを防ぎ、安全、的確かつ効率的に作業を進められます。近年特に求められるコンプライアンス順守の観点からも、作業指示書は重要でしょう。
作業指示書はどんな場面で活用される？
作業指示書は、組織内で作業を依頼する際、業務委託先に作業を指示する際などに利用されます。もともとは建築現場で活用されていましたが、現在では以下のような業界・作業でも取り入れられています。
- IT業界：開発システムのリリース作業、Webサイトなどのデザイン設計
- 製造業：製品の製造、出荷作業
- 介護業界：訪問介護
作業指示書の書き方
作業指示書には具体的にどのような内容を記載すべきなのか、その項目例をご紹介します。
基本項目
作業における基本的な項目を記載します。以下のような内容を含めましょう。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 作業名称 | 作業の概要がわかる名称を記載 |
| 作業期間・日時 | 作業の実施期間・日時や納期を記載 |
| 責任者・担当者名 | 作業の責任者名および担当者名を記載 |
| 依頼者名 | 作業依頼元の企業名、責任者名を記載 |
| 作業時間 | 作業時間が決まっている場合は具体的な時間を記載 |
| 作業場所 | 作業の実施場所を記載 |
| 作業条件 | 天候など作業実施の条件がある場合は条件を記載 |
作業実績
作業の実施後に、作業全体を振り返って作業実績を記載します。作業は順調に進んだか、作業にどの程度のリソースがかかったか、安全衛生上の問題はなかったかなどの内容を記載しましょう。
作業内容
作業の具体的な実施内容を記載します。作業の担当者が明確に作業内容を理解できるよう、記載の仕方に注意が必要です。
たとえば、箇条書きや項番の記載により作業項目や作業順を明確にする、作業人数や利用予定の機材を記載する、作業時の注意事項を見やすく記載するなどの点を意識しましょう。
作業予定
作業内容をより具体的なレベルに落とし込んだ作業予定を記載します。各作業項目の作業予定時間、作業担当者名、作業手順などを記載し、作業予定に従って作業すれば、安全、正確かつ効率的に作業を実施できるでしょう。作業指示書を書く際のポイント
作業指示書を書く際のポイントを解説します。
必要な項目が揃っているか確認する
作業指示書に記載すべき項目が網羅されているか確認しましょう。作業当日になって不足項目が発覚すると、作業遅延が発生する、作業を予定通り完了させるために危険な状況で作業を進めなければならないなどの問題が発生します。
また、指示側と現場側で記載が必要と認識している内容が異なる場合があるため、事前に認識をあわせておくことが重要です。
依頼者と担当者を明確にする
作業時に不明点やトラブルがあった際に誰に相談・報告すべきかがすぐにわかるよう、依頼者と担当者を明確にしておきましょう。依頼者と担当者が明確になっていれば、トラブルが発生した際に迅速に対応できます。
5W2Hを意識して書く
作業時に重要なのは、作業者が作業内容を正確に認識できていることです。
「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」「How Much（いくら）」の5W2Hが作業指示書上で明確になっていれば、作業者に作業内容が伝わりやすくなります。
変更などが発生した場合は見直しが必要か検討する
実施間近になってから細かいレベルで作業内容の変更が発生するのは良くあることですが、作業の変更によって全体的な作業にどの程度の見直しが必要になるのか、確認と検討を行いましょう。
また、予定通りに作業を行える場合でも、変更内容を作業指示書に反映することを忘れないよう注意しましょう。
ツールを活用して効率化を図る
作業指示書は、内容に抜け漏れがなく、かつわかりやすいことが重要です。作業指示書を一から自作していると、抜け漏れや不明瞭な項目が生まれやすくなるため、適宜ツールの活用も検討しましょう。ツールを活用すれば、適切な作業指示書を効率的に作成できます。
作業指示書の作成やスムーズな情報共有に「Qast」を活用しよう
作業指示書の作成やスムーズな情報共有には、ナレッジ経営クラウド「Qast」がおすすめです。Qastは業界・業種を問わず活用できるシンプルなナレッジ・情報共有ツールで、フォルダ分けやタグ付け機能により、作業指示書の記載内容を整理できます。
Qastはナレッジの蓄積に適したツールのため、過去の作業指示書をもとにテンプレートを作成する、作業実績を管理して作業改善に活用するといった用途にもおすすめです。
作業指示書を作成する際は、ぜひQastの活用をご検討ください。
まとめ
作業指示書とは、作業を安全、正確、迅速に行うために作成する資料です。もともと主に建築現場で活用されていたものですが、作業全般に活用できるものであり、現在では多くの業界・業種で利用されています。
作業指示書には作業の基本項目・実績・内容・予定を記載します。記載内容に抜け漏れや不明瞭な点がないことが重要ですが、これらを防ぐためにはツールを活用した作業指示書の作成がおすすめです。
ぜひQastのようなツールを利用しながら、トラブルのない業務遂行を実現する作業指示書を作成・活用してください。
