進捗管理の見える化とは？メリットや可視化する方法、ツールの選び方を紹介
漏れなく遅延なく業務を進めるためには「進捗管理の見える化」が非常に重要です。また、テレワーク環境では従業員同士で会う機会が減るため、どのように進捗管理を行うかが重要になっているといえるでしょう。
今回は、進捗管理の見える化を行うことのメリットや取り組み方、ITツールの選び方をご紹介します。本記事を参考に、進捗管理の見える化に取り組みましょう。
目次
進捗管理を見える化する目的とは
進捗管理の見える化とは、業務の進捗を個人単位で可視化することを指します。従来はホワイトボードに書き込んだり、エクセルなどのツールに入力したりする管理方法が一般的でしたが、現在ではリアルタイムに進捗を共有できるツールの活用が進んでいます。
進捗管理を見える化する目的は、プロジェクトや業務遂行の安定化です。
企業においては従業員が日々さまざまな業務に取り組んでいますが、その内容を適切に把握できなければ、組織としてプロジェクトや業務をハンドリングできません。着実にプロジェクトや業務の目的を達成するためには、各自の進捗を可視化し、組織として管理を行うことが重要です。
プロジェクト単位の業務進捗の可視化については以下の記事で詳しく解説しています。併せてぜひ参考にしてください。
進捗管理を見える化するメリット
では、進捗管理を見える化するとどのようなことが実現できるのでしょうか。その具体的なメリットをご紹介します。
プロジェクトや業務の進行状況が把握しやすくなる
進捗を可視化できれば、目標や締め切りに対する現在の進捗がどの程度なのかを把握しやすくなります。プロジェクトや業務の進行状況が把握できていないと、進捗遅れが発生した際の対応が後手に回り、リカバーが難しくなります。
一方、進捗が可視化できていれば、遅れが発生しそうな状況にも早期に手を打つことができ、安定してプロジェクトや業務を進められるようになるでしょう。
業務の優先順位を明確にできる
進捗が可視化できていないと、業務の優先順位付けが難しくなります。結果として、クリティカルな影響のある業務が後回しにされる、期限に余裕のある業務に先に着手してしまうなど、非効率なプロジェクト・業務進行になってしまいます。
進捗の可視化で優先順位付けができれば、優先順位の高い業務を手厚くフォローできるようになるでしょう。
コミュニケーションコストが削減される
業務の進捗や内容の把握のために、上司と部下が頻繁にやり取りしているシーンはどの企業でも良く見られる光景なのではないでしょうか。特に多くの部下を抱える上司は進捗確認にかなりの時間を取られてしまいます。
進捗を可視化することで、業務の進捗や把握に要するコミュニケーションを減らし、時間を節約できるようになります。
業務上のミスやトラブルを防げる
業務の締め切りや途中工程、仕事量を個人の頭のなかだけで把握していると、締め切り間近になって必要な工程が抜けていたり、仕事量が間に合わないことが判明したりとトラブルが発生しやすくなります。
進捗を見える化していれば、業務のミスや漏れを防ぎ、トラブルが発生しにくい環境をつくれます。
無駄が減り生産性が向上する
進捗管理を見える化すると、対応すべき業務内容と締め切りが明確になり、優先度を付けた対応がしやすくなります。
また、進捗確認のためのコミュニケーションコストも削減でき、トラブルが発生するリスクも減ります。結果として、無駄なく効率的に業務が進められ、生産性を向上させることが可能です。
属人化を防ぐことができる
進捗が見える化できていないと、担当者しか業務状況が把握できなくなり、ブラックボックス化してしまいます。
進捗の可視化によって、業務状況をマネジメント層のみでなく他の従業員にオープンにする効果も得られ、属人化防止に繋がるでしょう。
業務の属人化の詳細は下記の記事で解説しています。
社内全体で情報を共有できようになる
プロジェクトや特定の業務のなかには、単独の部署ではなくさまざまな部署と連携する必要があるものも多いでしょう。前後の工程に関わりのある部署に対して進行状況を共有できれば、スムーズに連携できるようになります。
また、業務の進行や連携のやり取りのなかで得られたノウハウは社内のナレッジとなり、今後の改善にも繋げやすくなります。
フォローやサポートがしやすくなる
進捗が見える化されていれば、マネジメント層や他の従業員がフォローやサポートを行いやすくなります。
進捗が遅れている場合には、優先順位をふまえて重要な業務に注力させる、余裕のある他従業員をサポートにアサインするなどの対応ができるでしょう。
また、遅延の原因が従業員のスキル不足にある場合は、研修などによって従業員のスキルアップを図ることもできるでしょう。
進捗管理を見える化する方法
進捗管理の見える化はどのような形で導入できるのでしょうか。ここでは進捗管理の見える化を行う方法を5つご紹介します。
課題・タスクの洗い出しを行う
初めに、現状の課題やタスクの洗い出しを行い、必要な情報を整理しましょう。その際は、どの粒度で進捗管理を行うのか、あらかじめ想定しながら整理することが重要です。
すべてのタスクを管理しようとするとマネジメント側・従業員側両方の負担が増す点に留意し、必要な情報を洗い出しましょう。
共有のカレンダーやホワイトボードを使用する
従来から利用されている、共有のカレンダーやホワイトボードなどに進捗を記入し、見える化する方法です。
最小限の費用で進捗管理できるメリットはありますが、出張やテレワークなどで社外に出ている時に更新できず、更新漏れが起こりやすいという問題があります。テレワークが増えている昨今では、ホワイトボードによる進捗管理はあまり適してはいないでしょう。
定期的に情報共有の時間を設ける
進捗をただ記載するだけでなく、定期的に情報共有の時間を設け、マネジメント層や他の従業員と共有し、フィードバックを受けられるようにしましょう。
情報共有の時間を設けることで、文面では伝わりにくい情報も共有でき、認識の齟齬が生まれにくくなります。
チャットツールを活用する
リアルタイムでの情報共有の手段としてチャットツールの活用もおすすめです。期限間近ですぐに進捗確認が必要な場合でも、チャットツールであれば迅速なやり取りができます。
進捗管理・タスク管理ツールを導入する
進捗管理・タスク管理に特化したITツールを導入する方法です。導入に多少の費用はかかりますが、社外からでもアクセスでき、必要な情報さえ入力すれば視覚的に業務の進捗を把握しやすいようにしてくれます。
進捗管理には自社に適した進捗管理・タスク管理ツールを導入することがおすすめです。
進捗管理の見える化を行うポイント
進捗管理・タスク管理ツールを導入すれば必ず進捗管理が円滑に進むというわけではありません。
ここでは進捗管理の見える化を行う際のポイントを4つご紹介します。
管理フォーマットを統一する
進捗管理を行う際に、人によって入力する情報やグラフが異なっていると管理がややこしくなります。進捗管理を入力する側と確認する側がともに対応しやすくするために、管理フォーマットは統一しておきましょう。
率先して見える化に取り組むリーダーを決める
ツールを導入しても、使い方を周知しなければ意味をなしません。ツール導入初期は使い方や入力方法が分からず利用が進みにくくなりがちですが、率先して進捗管理の見える化を進めるリーダーを決め、使い方の周知や入力の推進でツールの活用を浸透させていきましょう。
業務にかかる工数と時間を考えておく
業務にかかる標準的な工数と時間も意識しておきましょう。標準が分かっていないと、どんな原因で遅れが発生しているのかが分かりません。
また、そもそも遅れが発生して当たり前の体制になっている可能性もあります。そうなると、余裕のない従業員にさらなるタスクを与えることにもなりかねないでしょう。
組織に合った管理ツールを導入する
ツールを導入するとなると多機能である方が良いように思われますが、ITツールの利用に慣れていない組織では機能を使いこなせず、むしろ多機能であるために利用が進まなくなる可能性があります。
導入する組織のITリテラシーを考慮し、ITツールに慣れていない組織にはシンプルで誰でも使いやすいものを、慣れている組織にはカスタマイズ性に優れているものを選ぶようにしましょう。
進捗管理の見える化を行う際の注意点
進捗管理の見える化に失敗してしまうケースの特徴を3つご紹介します。進捗管理を見える化する際には、これらのポイントに注意しましょう。
情報の共有がうまく行えていない
情報の共有がうまくできておらず、進捗管理上は問題なく進んでいるものの、後々遅延が発生しうる課題が放置されているケースはよくあります。
情報が正しく共有されていなければ、正しいフォローやサポートはできません。
マネジメント層は、細かな情報もキャッチアップしつつメンバー全体に情報を共有できる場を設けるようにしましょう。
業務・タスクの優先順位が明確化されていない
業務やタスクの優先順位が明確化されていない場合にも注意が必要です。
特に複数メンバーが連携して行うタスクでは、前工程のタスクが終わらないと次の工程に進めず、徐々に後工程に遅延が発生していくケースが多々あります。
優先順位付けを行う際は、後工程への影響も加味しましょう。
タスク状況の更新ができていない
タスク状況を更新するのが手間だからと、タスク状況が最新になっていないケースも多くあります。
進捗管理においては、状況が最新化されていないと適切なフォローやサポートを行いにくくなります。
タスク状況が最新かを確認するためにも、定期的な進捗共有の場の設定は重要です。
進捗管理を見える化するITツールの選び方
ITツールは利用する方は場面を想定して選ばなければ形骸化してしまうこともあります。ここでは進捗管理を見える化できるITツールの選び方のポイントを3つご紹介します。
端末を選ばずにアクセスできるか
近年では社外からITツールにアクセスするシーンが増え、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットで利用されるケースも増えているでしょう。
ツールを選ぶ際には、スマートフォンやタブレットからのアクセスが可能かどうか、アクセスした際に画面が見やすいかどうかにも注目するようにしましょう。
誰でも扱いやすいシンプルなUIか
ITリテラシーに関わらず、シンプルなUIで誰でも簡単に操作できるツールであることは重要です。
進捗管理の入力漏れを防ぐためにも、簡単に操作できるかどうかや、視覚的に分かりやすいかどうかを確認してツールを選ぶと良いでしょう。
業務の状況把握がしやすい機能を持っているか
ツールに進捗を入力していても、必要とする内容が探しにくくては負担も増えてしまいます。
ツール内の情報を検索しやすいような機能が複数搭載されていると、スムーズな業務の状況把握に繋がります。
Qastには管理しやすい機能が豊富
進捗管理の見える化を行う際のITツールの選び方をご紹介しましたが、進捗管理ツールを導入するなら、ナレッジプラットフォーム「Qast」がおすすめです。
Qastは社内への情報共有・ナレッジ蓄積に適したツールで、業務進捗を簡単に社内に共有できます。フォルダ分けやタグ付け機能を活用すれば、チームやプロジェクトごとに進捗を可視化しやすいでしょう。
またQastは、シンプルなUIと操作性で誰でも簡単に進捗記載ができるため、複雑なツールに比べて従業員が進捗を更新する負担を低減できます。
クラウドツールのためスマートフォンやタブレットでの利用にも対応しており、社内外を問わず利用可能な点もポイントです。その他にも、QastAIによる自動要約機能で管理者側も進捗を確認しやすいなど、進捗の可視化を行いやすい機能が豊富に搭載されています。
まずは資料請求でQastの機能を確認してみてはいかがでしょうか。
まとめ
進捗管理の見える化とは、業務の進捗を個人単位で可視化することを指します。進捗管理を見える化すればプロジェクトや業務の状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローやサポートを行えるようになります。結果、安定したプロジェクト・業務の目標達成に繋がるでしょう。
従来は共有のカレンダーやホワイトボードなどを進捗管理の見える化に利用していましたが、テレワークなどが増えている昨今ではITツールの導入がおすすめです。ITツールを選ぶ際には、端末を問わずアクセスできるか、誰でも扱いやすいか、業務の状況把握がしやすい機能があるかを基準に選びましょう。
Qastはこれらのポイントをすべておさえており、進捗管理の見える化におすすめです。まずは資料請求からQastの導入を検討してみてください。
