漏れなく遅延なく業務を進めるためには「進捗管理の見える化」が非常に重要です。また、テレワーク環境では従業員同士で会う機会が減るため、どのように進捗管理を行うかが重要になっているといえるでしょう。

今回は、進捗管理の見える化を行うことのメリットや取り組み方、ITツールの選び方をご紹介します。本記事を参考に、進捗管理の見える化に取り組みましょう。

進捗管理の見える化とは何を可視化するのか

進捗管理の見える化とは、業務の進捗を個人単位で可視化することを指します。従来はホワイトボードに書き込んだり、エクセルなどのツール上に入力したりする管理方法が一般的でした。

「プロジェクト単位の業務進捗の可視化」については下記で詳しく解説しています。併せてぜひ参考にしてください。

プロジェクト管理の見える化とは？コツや失敗の原因などを解説

社内の業務を円滑に進めるためにはプロジェクト管理が必要不可欠です。プロジェクト管理ができていないと納期遅延やクレームが発生し、クライアントの信頼を失うばかりか損害賠償に発展するケースもあります。しかし、「適切にプロジェクト管理をしたいけれど、どのような施策を行えばいいのかわからない」という担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

進捗管理を見える化するメリット

進捗管理を見える化することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは具体的なメリットを4つご紹介します。

締め切りの把握や業務の優先度決定に役立つ

進捗を可視化すると、締め切りに対して現在の進捗がどの程度なのかを把握しやすくなります。時間的に余裕がある業務を後回しにして締め切りが迫っている業務を優先的に対応する、といった優先度の判断もしやすくなるでしょう。

コミュニケーションコストが削減される

業務の進捗や内容の把握のために、上司と部下がやり取りしているシーンはどの企業でも良く見られる光景なのではないでしょうか。特に多くの部下を抱える上司は進捗確認にかなりの時間を取られてしまいます。進捗を可視化することで業務の進捗や把握に要するコミュニケーションを減らし、時間を節約できるようになります。

業務上のミスやトラブルを防げる

業務の締め切りや途中工程、仕事量を個人の頭の中だけで把握していると、締め切り間近になって必要な工程が抜けていたり、仕事量が間に合わないことが判明したりとトラブルが発生しやすくなります。進捗を見える化していれば、業務のミスや漏れを防ぎ、トラブルが発生しにくい環境をつくれます。

無駄が減り生産性が向上する

進捗管理を見える化すると、対応すべき業務内容と締め切りが明確になり、優先度を付けた対応がしやすくなります。また、進捗確認のためのコミュニケーションコストも削減でき、トラブルが発生するリスクも減ります。結果として、無駄なく効率的に業務が進められ、生産性を向上させることが可能です。

進捗管理を見える化する方法

進捗管理の見える化はどのような形で導入できるのでしょうか。ここでは進捗管理の見える化を行う2つの方法をご紹介します。

共有のカレンダーやホワイトボードを使用する

従来から利用されている、共有のカレンダーやホワイトボードなどに進捗を記入し、見える化する方法です。最小限の費用で進捗管理できるメリットはありますが、出張やテレワークなどで社外に出ている時に更新できず、更新漏れが起こりやすいという問題があります。テレワークが増えている昨今では、ホワイトボードによる進捗管理はあまり適してはいないでしょう。

タスク管理ツールを導入する

タスク管理に特化したITツールを導入する方法です。導入に多少の費用はかかりますが、社外からでもアクセスでき、必要な情報さえ入力すれば視覚的に業務の進捗を把握しやすいようにしてくれます。進捗管理には自社に適したタスク管理ツールを導入することがおすすめです。

進捗管理の見える化を上手く進める方法

タスク管理ツールを導入するだけでうまく進捗管理を進められるわけではありません。ここでは進捗管理の見える化を行う際のポイントを3つご紹介します。

管理フォーマットを統一する

進捗管理を行う際に、人によって入力する情報やグラフが異なっていると管理がややこしくなります。進捗管理を入力する側と確認する側がともに対応しやすくするために、管理フォーマットは統一しておきましょう。

率先して見える化に取り組むリーダーを決める

ツールを導入しても、使い方を周知しなければ意味をなしません。ツール導入初期は使い方や入力方法が分からず利用が進みにくくなりがちですが、率先して進捗管理の見える化を進めるリーダーを決め、使い方の周知や入力の推進でツールの活用を浸透させていきましょう。

組織に合った管理ツールを導入する

ツールを導入するとなると多機能である方が良いように思われますが、ITツールの利用に慣れていない組織では機能を使いこなせず、むしろ多機能であるために利用が進まなくなる可能性があります。導入する組織のITリテラシーを考慮し、ITツールに慣れていない組織にはシンプルで誰でも使いやすいものを、慣れている組織にはカスタマイズ性に優れているものを選ぶようにしましょう。

進捗管理を見える化するITツールの選び方

ITツールは利用する人や場面を想定して選ばなければ形骸化してしまうこともあります。ここでは進捗管理を見える化できるITツールの選び方のポイントを3つご紹介します。

端末を選ばずにアクセスできるか

近年では社外からITツールにアクセスするシーンが増え、パソコンだけではなくスマートフォンやタブレットで利用されるケースも増えているでしょう。ツールを選ぶ際には、スマートフォンやタブレットからのアクセスが可能かどうか、アクセスした際に画面が見やすいかどうかにも注目するようにしましょう。

誰でも扱いやすいシンプルなUIか

ITリテラシーに関わらず、シンプルなUIで誰でも簡単に操作できるツールであることは重要です。進捗管理の入力漏れを防ぐためにも、簡単に操作できるかどうかや、視覚的に分かりやすいかどうかを確認してツールを選ぶと良いでしょう。

業務の状況把握がしやすい機能を持っているか

ツールに進捗を入力していても、必要とする内容が探しにくくては負担も増えてしまいます。ツール内の情報を検索しやすいような機能が複数搭載されていると、スムーズな業務の状況把握に繋がります。

Qastには管理しやすい機能が豊富

ここまで進捗管理の見える化を行う際のITツールの選び方を紹介しましたが、進捗管理ツールはナレッジ経営クラウド「Qast」がおすすめです。

QastはシンプルなUIと操作性で誰でも簡単に進捗記載ができ、フォルダ分けやタグ付けで業務・プロジェクトごとの進捗管理にも対応できます。クラウドツールのためスマートフォンやタブレットでの利用にも対応しており、社内外を問わず利用可能です。その他にも優れた検索性やメンション機能など、進捗管理を行いやすい機能が豊富に搭載されています。

まずは資料請求でQastの機能を確認してみてはいかがでしょうか。

Qastについて詳しくはこちら

まとめ

今回は、進捗管理の見える化を行うメリットや取り組み方、ITツールの選び方を紹介しました。進捗管理の見える化は、業務の進捗を個人単位で可視化することを指します。進捗管理の見える化により、締め切りの把握や業務の優先度決定がしやすくなるとともに進捗確認のコミュニケーションコストの削減や業務上のミス・トラブル防止ができるため、業務の生産性向上に繋がります。進捗管理の見える化を行う際には管理フォーマットの統一や導入を推進するリーダーの選定を進め、組織に合ったツールを導入しましょう。

進捗管理の見える化には、共有のカレンダーやホワイトボードを使う方法とITツールを使う方法がありますが、テレワークなどが増えている昨今ではITツールの導入がおすすめです。ITツールを選ぶ際には、端末を問わずアクセスできるか、誰でも扱いやすいか、業務の状況把握がしやすい機能があるかを基準に選びましょう。

ナレッジ経営クラウド「Qast」はこれらのポイントを全ておさえており、進捗管理の見える化におすすめです。まずは資料請求から、Qastの導入を検討してみてください。