リマインドの意味とは?正しい活用方法やポイント、例文も紹介

対応を依頼した相手方から何の音沙汰もなく、依頼が届いているか確認したいけれど、催促だと思われないか不安で連絡できない、という経験がある方は多いのではないでしょうか。

伝え方であれこれ悩むのは非効率ですし、本当に相手方の確認漏れだった場合は対応の遅延が発生するリスクが高まります。相手側に約束を思いだしてもらいたい時や再確認したい場合に行うのが「リマインド」です。

この記事では、リマインドの意味や有効なリマインドの方法、ポイントを、具体的な例文付きでご紹介します。

リマインドとは

まず、リマインドの意味と、混同されやすいアラートとの違いについて解説します。

リマインドの意味

リマインドは、「思い出させる」「思い起こさせる」という意味である英語remindが語源です。ビジネスシーンでは、予定や依頼の締め切りなどに対する念押しの確認として利用される場合が多いでしょう。

アラートとの違い

アラートは、「警告」「警報」という意味である英語のAlertが語源です。リマインドと同様、相手に確認を促すものですが、リマインドよりも緊急性が高い場合に利用されます。

アラートは相手に確認を催促する結果になるため、リマインドとは使い方やタイミングが異なる点に注意しましょう。

【シーン別】リマインドの活用方や例文を紹介

日々の業務においては、他者にリマインドを送る場合と自身がリマインドを受け取る場合があるでしょう。

ここでは、活用シーンごとに、他者にリマインドを送る場合、自身がリマインドを受け取る場合それぞれの例文をご紹介します。

期限の確認する場合

依頼したタスクや提出物の期限に関するリマインドの例文をご紹介します。

リマインドの例文

 平素より大変お世話になっております。
 株式会社◯◯の□□です。

 先日ご依頼した△△について、ご対応期日が近づいて参りましたため、あらためてご連絡いたします。

 ご対応期日:▽月▽日▽時

 お困りごとやご不明点などございましたら、いつでもご連絡ください。
 引き続き、よろしくお願いいたします。

返信の例文

 平素より大変お世話になっております。
 株式会社◯◯の□□です。

 あらためてのご連絡ありがとうございます。
 現在対応を進めており、▽月▽日には対応完了できる見込みです。
 恐れ入りますが、対応完了まで今しばらくお待ちください。

 引き続き、よろしくお願いいたします。

日時を確認する場合

会議やアポイント日時の確認に関するリマインドの例文をご紹介します。

リマインドの例文

 いつも大変お世話になっております。
 株式会社◯◯の□□です。

 来週のお打ち合わせについてあらためてご連絡いたします。

 日時:▽月▽日▽時
 場所:貴社会議室
 内容:☓☓☓に関するご提案

 当日は、私と技術開発部■■がお伺いいたします。
 ▲▲様とお会いできること、楽しみにしております。
 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

返信の例文

 いつも大変お世話になっております。
 株式会社◯◯の□□です。

 あらためてのご連絡ありがとうございます。
 当日は私が受付までお迎えに上がります。
 受付にご来訪の旨お伝えいただき、そのままお待ちくださいませ。
 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

出欠確認する場合

イベントなどへの出欠確認に関するリマインドの例文をご紹介します。

リマインドの例文

 お疲れ様です。
 ◯◯課の□□です。

 先日ご案内した食事会につきまして、▽月▽日が回答期日となっております。
 お忙しいところ恐れ入りますが、期日までにご回答をお願いいたします。

 以下、食事会の詳細です。
 日時:△月△日
 場所:■■
 参加費:☓☓円
 当日連絡先:090-XXXX-XXXX

 ご不明点などございましたら、私までご連絡ください。
 よろしくお願いいたします。

返信の例文

 お疲れ様です。
 ◯◯課の□□です。

 リマインドありがとうございます。
 食事会に参加いたします。
 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

催促する場合

期限や日時が過ぎており、催促する場合のリマインドの例文をご紹介します。

リマインドの例文

 お疲れ様です。
 ◯◯課の□□です。

 先日ご依頼した△△のご対応期日が▽月▽日となっておりましたが、
 本日時点でまだご対応いただけておりません。
 お忙しいところ恐れ入りますが、現在の状況をお知らせいただけますと幸いです。

 入れ違いでご連絡いただいておりましたら、大変お手数ですがその旨お知らせください。
 よろしくお願いいたします。

返信の例文

 お疲れ様です。
 ◯◯課の□□です。

 対応期日を過ぎており誠に申し訳ございません。
 △△の対応結果を添付いたします。
 ご確認よろしくお願いいたします。

タスクを確認する場合

自身が抱えているタスクを自分自身に対してリマインドするために、何かしらの手段でリマインダーを設定している方もいらっしゃるでしょう。

タスクを抜け漏れなく管理し、期日遅れを防ぐためには、タスク(todo)管理ツールの活用がおすすめです。

良いタスク管理ツールをお探しの方は、ぜひ下記の記事もご参照ください。

【おすすめ】仕事のタスク(todo)管理のコツ8選!todo管理ツールも紹介
仕事において、タスク管理は非常に重要なスキルです。仕事ができると評価される人ほど、上手にタスク管理を行っています。タスク管理が上手にできればプロジェクト管理もしやすくなり、マネジメント面でも良い成果を生み出せるようになります。今回は、仕事のタスク管理の概要やメリット、効率良く管理するためのコツやツールをご紹介します。この記事を参考に、スマートにタスク管理を行いましょう。

リマインドをする際の注意点

リマインドをする際の手段には、メールやチャット、口頭、電話などがあります。それぞれの手段での注意点と例文をご紹介します。

メール

メールでリマインドする際は、件名で何に関するリマインドなのかを明確にしましょう。

社内であれば件名や本文に「リマインド」という文言を使っても問題ありませんが、取引先相手であれば「ご確認」などの文言を使うのが一般的です。

特に取引先相手の場合、念押しや催促のニュアンスが強くならないよう配慮が必要ですが、枕言葉や婉曲表現を使いすぎて内容がわかりにくくならないように注意しましょう。

リマインドメールの例文

 件名:

 【ご確認】▽月▽日 XXXに関するご提案について(株式会社●●様)

 本文:

 いつも大変お世話になっております。
 株式会社◯◯の□□です。

 来週のお打ち合わせについてあらためてご連絡いたします。

 日時:▽月▽日▽時
 場所:貴社会議室
 内容:☓☓☓に関するご提案

 当日は、私と技術開発部■■がお伺いいたします。
 ▲▲様とお会いできること、楽しみにしております。

 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

チャット

チャットでリマインドする場合は、余計な枕言葉などは省き、内容を端的に伝えるのが一般的です。

チャットでは情報が流れやすいため、メンションやピン留め機能を活用し、相手の目に止まるようにしましょう。また、可能であれば対応期日などの重要な情報は赤字にするなど、視覚的に確認しやすい工夫を盛り込むのがおすすめです。

チャットのリマインドの例文

 お疲れ様です。先日依頼した△△について、下記の期日までに対応をお願いします。

 対応期日:▽月▽日▽時

 提出方法:本スペースにファイルをアップロード

口頭・電話

口頭でのリマインドは社内ではよく行われているでしょう。基本的に社内向けであり、認識のズレがあればその場で修正できるため、口頭の場合はある程度率直に依頼内容を伝えてしまって問題ありません。

電話でのリマインドは取引先相手とのケースが想定されますが、緊急性のない内容の場合、相手の時間を無駄に奪うことになりかねません。緊急性が高くないリマインドはメールなど別の手段を利用しましょう。

なお、口頭・電話いずれにおいても、やりとりした内容が記録に残らないため、口頭・電話で調整した内容は別途メールなどで記録を残すようにしましょう。

口頭・電話でリマインドする際の例文

口頭でのリマインド

 お疲れ様です。

 先日依頼した△△について、期日までに対応できそうでしょうか。
 もし対応が難しそうであれば早めにお知らせいただけるとありがたいです。

電話でのリマインド

 いつも大変お世話になっております。
 株式会社◯◯の□□です。

 先日ご依頼した△△のご対応期日が▽月▽日となっておりましたが、
 本日時点でまだご対応いただけておりません。

 お忙しいところ恐れ入りますが、現在の状況をお知らせください。

リマインドを使用する際のポイント

リマインドをより効果的に行うためのポイントを5つご紹介します。

件名や内容は簡潔にする

相手がすぐに要件を把握しやすいよう、件名や内容は簡潔に伝えましょう。

リマインドに限らずですが、メールで連絡する場合には、件名を見れば受信者が何をすべきかわかるようにすることが重要です。また、5W1Hが具体的に記載されていないと認識のズレが生まれる原因になるため注意しましょう。

ビジネスマナーや用語の使い方に気をつける

リマインドする際は、ビジネスマナーや用語の使い方に気をつけましょう。

特に取引先にリマインドする場合には、クッション言葉の使い方やリマインドという言葉をそのまま使わないなど、基本的なビジネスマナーや言葉の使い方に気をつけることが大事です。

また、催促や念押しのニュアンスが強くなり過ぎ、相手に不快感を与えないよう配慮することも大切です。

誤字脱字のチェックを徹底する

リマインドに限りませんが、やり取りを行ううえで誤字脱字があると、相手が内容を読み取りにくくなるとともに、本来の内容とは違う内容が相手に伝わってしまう可能性があります。

特に、日時の記載に誤字脱字や日付と曜日の間違いがある状態で連絡しているケースがよくあります。

誤字脱字は相手の時間を奪い、相手からの信頼を失う要因となるため、伝える前のチェックを徹底しましょう。

数日前から1週間前を目安に送る

リマインドは、期日の数日前から1週間前を目安に行いましょう。期日ギリギリにリマインドを行っても、既に手遅れとなっている場合が考えられます。

反対に、期日より前すぎるタイミングでリマインドを行っても、まだ余裕があるからとスルーされてしまう可能性があります。

対応期日に対して、遅すぎない・早すぎないタイミングでリマインドを行うことが大切です。

社内と社外でツールを使い分ける

例文でご紹介した通り、リマインドは社内や社外、シーンや状況によってさまざまであり、その時々に適した方法があります。

社内であればチャットツール、社外であればメールや電話、といったように、リマインドを効率的に行うためには、社内と社外でツールを使い分け、汎用的なテンプレートを用意しておくことが有効です。

リマインドの自動化ややり取りの記録という意味でも、上手にツールを使い分けることが重要になります。

ツールを活用して円滑なコミュニケーションをとろう!

Qast

リマインドで特に難しいのは、相手が不快にならないよう配慮しなければならない点です。

その対策としては、クッション言葉やビジネスマナーはもちろん、日頃のコミュニケーション促進も大切となります。日頃から円滑なコミュニケーションが取れていれば、多少言葉選びができていなくても、大きな問題にはならないはずです。

Qastは、社内におけるコミュニケーションや情報共有に適した「ナレッジ経営クラウド」です。Qastを利用すれば、日頃のコミュニケーションを促進できるとともに、あらかじめテンプレートを作成しておきリマインドを効率化することもできます。

社内コミュニケーションの促進やリマインド効率化をお考えのお客様は、ぜひQastの導入をご検討ください。

Qastについて詳しくはこちら

まとめ

リマインドは約束を思い出してもらうための重要な作業ですが、相手に不快感を与えないよう配慮する必要があります。この記事でご紹介した内容を参考に、ぜひリマインドの的確化、効率化を図ってみましょう。

より確実で効率的なリマインドを実現したい場合は、ぜひQastを活用した対策をおすすめします。

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