仕事において、タスク管理は非常に重要なスキルです。仕事ができると評価される人ほど、上手にタスク管理を行っています。タスク管理が上手にできればプロジェクト管理もしやすくなり、マネジメント面でも良い成果を生み出せるようになります。

今回は、仕事のタスク管理の概要やメリット、効率良く管理するためのコツやツールをご紹介します。この記事を参考に、スマートにタスク管理を行いましょう。

タスク（todo）管理とは？

タスク（todo）管理とは、業務を効率的に進めるために、その業務で発生する一つひとつの作業を把握し管理することです。

営業職を例に挙げると、「お客様に商品を購入してもらう」という業務の中には、お客様と商談するためのアポイント取り、商品資料の作成、商談やクロージング、契約書類の作成、商品の納品、というタスクが存在します。

プロジェクト管理との違い

プロジェクトとは、主に複数人が目標達成のために協力して行う業務を指します。このプロジェクトを管理することとタスク管理とは無関係ではありません。

プロジェクトとはいわばタスクの集合体であり、プロジェクトメンバーのタスクを管理することがプロジェクト管理に繋がります。

プロジェクト管理のほうが中長期かつ複数人で取り組むものであるため、タスク管理よりも難易度は高くなりますが、タスク管理が上手にできるようになるほどプロジェクト管理も容易に行えるようになります。

プロジェクト管理については以下の記事でも詳しく紹介していますので、併せてぜひ参考にしてください。

タスク管理とプロジェクト管理の違いとは？それぞれの特徴やメリットおすすめのツールをご紹介！

仕事における大前提は、決めた期限を守ることと一定の品質を保つことの2つです。この2つは最低限守るべきことですが、毎日いろんな作業を同時進行させていると、タスクの処理忘れが起こりがちです。プロジェクトはタスクの集合なので、タスクの遅れはプロジェクトの遅れにつながり、さらには企業が掲げる目標への到達を遅らせます。そのため、タスク・プロジェクト管理は最優先で取り組むべき課題です。今回はタスク管理・プロジェクト管理の方法やメリット、便利なツールなどをご紹介します。役割を理解して、スムーズで確実な目標到達を目指しましょう。

仕事のタスク（todo）管理を行うメリット

仕事のタスク（todo）管理が上手にできるようになると、具体的にどのようなメリットに繋がるのでしょうか。主なメリットを3つご紹介します。

目標達成に必要なタスクが明確になる

プロジェクト管理との違いで解説した通り、プロジェクトとはタスクの集合体です。プロジェクト管理においてタスクをリストアップし、スケジュールと作業工程を組むことで、プロジェクトの目標達成に必要なタスクが明確になります。このタスクをチームメンバーに適切に分配すれば、プロジェクトを円滑に進められます。

優先順位が決まると効率化に繋がる

タスクが明確になると、タスクの重要度と緊急度によって優先順位がわかるようになります。チームメンバーのタスクの達成状況や遅れを確認した時に、タスクの優先順位が明確になっていれば、どのタスクを優先的に終わらせるべきかが判断できるため、効率的に業務を進められるようになります。

担当者が明確になる

タスク管理を行うと、誰がいつまでに何をすべきかが明確になります。逆にタスク管理ができていないと、他の担当者がやると思っていたタスクが急に自分のタスクになり、期日までに間に合わないという問題が起こりがちです。適切なタスク管理によって担当者が明確になれば、上手に役割分担ができ、他の担当者とも連携しながら安定したタスク遂行ができるようになるでしょう。

仕事のタスク（todo）管理のコツ8選

では、仕事のタスク（todo）管理を上手に行うにはどのような取り組みが必要なのでしょうか。タスク管理のコツを8つご紹介します。

タスクを洗い出し具体的に整理する

タスクを洗い出し、できる限り具体的に整理をしたほうが管理しやすくなります。

たとえば取引先に連絡をする際、「○○社に連絡する」ではなく、「□□時に○○社に××の件の確認連絡をする」といったように、時間や連絡内容を具体的にしましょう。誰が見ても内容を把握して行動できるレベルにまで具体的にするのがおすすめです。

タスクが具体的に整理されていればいるほど、イレギュラー発生時の引き継ぎや社員間での声掛けをしやすくなります。

タスクの優先順位を決める

タスク管理では優先順位を明確にし、優先度の高いタスクが漏れないよう管理しましょう。タスクの優先順位は、「重要かつ緊急」「重要ではないが緊急」「重要だが緊急ではない」「重要でも緊急でもない」の4つに整理して管理するのがおすすめです。

自分でやる仕事と任せる仕事を分ける

人が持つリソースは有限です。単純に自分のタスクを増やし続けていけば、いずれタスクに対応しきれず、リソース不足になってしまいます。他の人に任せられるタスクはないかを考え、自分にしかできない重要な作業に余裕を持って取り組めるようにしましょう。

時間や工数を明確にしスケジュールに落とし込む

タスクにかかる時間や工数を明確にしてスケジュールに落とし込みましょう。時間や工数を把握していないと、無理にその他のタスクを詰め込んでしまい、時間が足りなくなるリスクに繋がります。

前述した優先順位付けと自分がやる仕事の選定ができたら、優先順位の高い仕事が着実に行えるようスケジューリングしましょう。事前にトラブルなどが発生することを想定し、スケジュールにバッファを持たせておくと安心です。

しかし、タスクが複数並行している場合、また中長期的なプロジェクトにおいてタスクに多くの後工程がある場合には、スケジュール管理が難しくなりがちです。その場合にはガントチャートを作成し、視覚的にタスク管理をすることも重要でしょう。

ガントチャートについては以下の記事で詳しく紹介していますので、併せてぜひ参考にしてください。

ガントチャートとは？作り方のポイントやWBSとの違いについても解説

​​プロジェクトを管理するうえで重要なガントチャート。しかし、ガントチャートを見たことがある方でも、ガントチャートがどのような情報を管理するもので、どのように作成すれば良いか、しっかりと認識できている方は少ないのではないでしょうか。 ここでは、ガントチャートの意味や作成するメリット・デメリット、具体的な作成方法とおすすめのツールを解説します。

マルチタスクは避ける

日常的に複数のプロジェクトに関わっていると、平行して業務にあたるマルチタスクの状況に陥りがちですが、マルチタスクは作業効率の面でデメリットがあります。

手をつけていた業務でも、一旦離れて別の業務にとりかかると、前に行っていた対応を思い出すのに時間がかかります。できる限りマルチタスクを避け、一つひとつのタスクを集中して終わらせたほうが、作業効率は良くなるでしょう。

ただし、現実問題としてマルチタスクをせざるを得ない状況はありますし、マルチタスクで行うほうがスムーズに進行できるケースもあります。マルチタスクにもメリット・デメリットがあるため、上手に使い分けられるようにしましょう。

マルチタスクとシングルタスクの上手な使い分け方については以下の記事で詳しく紹介していますので、併せてぜひ参考にしてください。

マルチタスクとは？シングルタスクとの違いや克服するためのコツを解説

近年、人手不足や業務効率化などを背景に業務の担当領域が拡大し、マルチタスクで業務を行うことが当たり前の現場が増えています。しかし、タスクを並行して行うこと、タスクの途中で別タスクが割り込むことに苦手意識を感じている方も多いでしょう。 ここでは、マルチタスクとシングルタスクの違いや、マルチタスクのメリット・デメリット、上手にマルチタスクを行うコツを解説します。

メールでタスク管理するのを避ける

メールでのタスク管理は、タスクの優先度がわかりにくい、メール本文からタスク内容を確認する必要があるなどの点から、タスク管理ツールとしては非効率です。メールはあくまで情報のやりとり、共有などのコミュニケーションのツールのため、タスク管理とは分けて考えるようにしましょう。

タスクに関連する情報も記述する

タスクを完了させるために必要な情報があれば一緒に管理するのが良いでしょう。タスクに関連する情報を事前にまとめておかないと、後から調べる手間が発生します。情報の一元管理をしておけば、タスクを一つ見れば関連するものを探す手間が省け、作業の効率化に繋がります。

ツールのリマインド機能を活用する

どんなに気をつけていても人はミスをしてしまいます。いかに上手にタスク管理を行っていても、タスクの抜け漏れは発生してしまうものです。抜け漏れをなくすために頭のリソースを割くのではなく、ツールをうまく活用するのが良いでしょう。タスク管理ツールのリマインド機能を活用すれば、ツールがタスクの期日前にリマインドしてくれるため、タスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。

タスク（todo）管理にはツールの導入がおすすめ

日々多くのタスクを抱えるなか、頭の中だけでタスク管理を行うのは困難ですし、ノートなどにメモを取っておくのも非効率です。効率的なタスク管理を行うためには、ツールの導入をおすすめします。

タスク管理ツールの必要性

時代の変化やIT技術の浸透と共にビジネスに複合的な要素が求められるようになり、チームや部署を横断した業務が増えてきています。

一つのタスクで完結する業務は少ないため、関連するタスクの状況を把握しながら遅延が出ないよう管理する必要があります。そのような状況下で記憶やメモ書きに頼っていると、確認漏れでタスクの遅延が発生しやすくなります。

しかし、タスク管理ツールを導入すれば、タスクの抜け漏れを大きく減らすことができます。

導入のメリット

タスク管理ツールには、todoリストやリマインドなどのタスクを管理する基本機能に加え、一目で現在のタスク状況を把握できるカンバン機能やチームにタスク進捗を共有できるコミュニケーション機能など、多様な機能が備わっています。

タスク管理ツールを導入すれば、個人でのタスク管理はもちろん、チームやプロジェクト単位でのタスク管理にも役立ちます。

タスク（todo）管理には「Qast」を活用しよう

「Qast」は、社内におけるナレッジ・情報共有に適したナレッジ経営クラウド。効率的なタスク管理に効果を発揮します。メモ機能を活用してタスク管理ができ、タスク進捗を投稿することでチーム内にも簡単に共有できます。

Qastの機能

Qastの投稿機能を用いれば簡単にタスク管理ができ、チームやプロジェクトごとにフォルダ分けやタグ付けを行えば、チームやプロジェクトごとのタスク管理ツールとしても活用できます。

また、誰が投稿内容を見ていないのかが把握できるため、タスクのリマインド時にも役立ちます。ChatworkやSlack、Teamsなどとも連携できるため、社外のメンバーとやり取りした内容をQastに自動連携し、やり取りを円滑にすることも可能です。

Qastを活用するメリット

Qastの特徴は、誰でも簡単に活用できるシンプルなツールである点、投稿内容をナレッジとして管理しやすい点にあります。さまざまな機能が搭載されているタスク管理ツールは便利ですが、なかなか機能を使いこなせず定着しないデメリットもあります。その点、Qastは誰でもすぐに活用できる汎用性の高いツールです。

また、タスク進行のなかで発生したやり取りは、今後のタスク遂行における重要なナレッジとなる可能性があります。Qastでやり取りの内容をナレッジとして管理できれば、今後のスムーズなタスク遂行に役立つでしょう。

Qastについて詳しくはこちら

その他、タスク管理ツールのおすすめは以下で詳しく紹介していますので、併せてぜひ参考にしてください。

課題解決や生産性の向上に役立つタスク管理ツール5選！

毎日のルーチンワークや個人・チームでの仕事を完全に把握し、すべてを頭のなかで管理するのは非常に難しいものです。そんなときに導入したいのがタスク管理ツールです。 今回はタスク管理ツールの機能や導入することによって得られる効果、選び方のポイント、さらにおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。 これからタスク管理ツールを導入しようとしている、あるいは導入したけれどうまく活用できていないという方は、この機会に改めてタスク管理ツールについておさらいしてみましょう。

まとめ

タスク管理とは、個人が持つ一つ一つの作業を管理することを指します。業務をタスクに細分化し管理することで、プロジェクト管理に役立つとともに、業務の効率化に繋がります。

タスク管理を上手に行うコツには、優先順位を決める、自分で行うタスクと人に任せるタスクを仕分けする、タスク内容を具体的に記載する、タスクにかかる時間を想定しておく、マルチタスクを避ける、メールでタスクを管理しない、タスクの関連情報をまとめておく、タスク管理ツールを利用するなどがあります。

個人やチーム・プロジェクトにおける多くの並行するタスクを効率的に管理するためには、タスク管理ツールをどう使いこなすかが重要です。Qastはシンプルなナレッジ・情報共有ツールであり、誰でも簡単に使いこなせる点が大きなおすすめポイントです。

今回ご紹介したコツやツールを参考に、ぜひ効率的なタスク管理に取り組んでみてください。