【おすすめ】仕事のタスク（todo）管理のコツ8選！todo管理ツールも紹介
仕事において、タスク管理は非常に重要なスキルです。仕事ができると評価される人ほど、上手にタスク管理を行っています。タスク管理が上手にできればプロジェクト管理もしやすくなり、マネジメント面でも良い成果を生み出せるようになります。
今回は、仕事のタスク管理の概要やメリット、効率良く管理するためのコツやツールをご紹介します。この記事を参考に、スマートにタスク管理を行いましょう。
目次
タスク（todo）管理とは？
タスク（todo）管理とは、業務を効率的に進めるために、その業務で発生する一つひとつの作業を把握し管理することです。営業職を例に挙げると、「お客様に商品を購入してもらう」という業務の中には、お客様と商談するためのアポイント取り、商品資料の作成、商談やクロージング、契約書類の作成、商品の納品、というタスクが存在します。
プロジェクト管理との違い
プロジェクトとは、主に複数人が目標達成のために協力して行う業務を指します。このプロジェクトを管理することとタスク管理とは無関係ではありません。プロジェクトメンバーのタスクを管理することがプロジェクト管理に繋がります。プロジェクト管理のほうが中長期かつ複数人で取り組むものであるため、タスク管理よりも難易度は高くなりますが、タスク管理が上手にできるようになるほどプロジェクト管理も容易に行えるようになります。
プロジェクト管理については以下の記事でも詳しく紹介していますので、併せてぜひ参考にしてください。
仕事のタスク（todo）管理のメリット
仕事のタスク（todo）管理が上手にできるようになると、具体的にどのようなメリットに繋がるのでしょうか。主なメリットを2つご紹介します。
プロジェクトの目標達成に必要なタスクが明確になる
プロジェクト管理との違いで解説した通り、プロジェクトとはタスクの集合体です。プロジェクト管理においてタスクをリストアップし、スケジュールと作業工程を組むことで、プロジェクトの目標達成に必要なタスクが明確になります。このタスクをチームメンバーに適切に分配すれば、プロジェクトを円滑に進められます。
タスクの優先順位が決まると効率化に繋がる
タスクが明確になると、タスクの重要度と緊急度によって優先順位がわかるようになります。チームメンバーのタスクの達成状況や遅れを確認した時に、タスクの優先順位が明確になっていれば、どのタスクを優先的に終わらせるべきかが判断できるため、効率的に業務を進められるようになります。
仕事のタスク（todo）管理のコツ8選
では、仕事のタスク（todo）管理を上手に行うにはどのような取り組みが必要なのでしょうか。タスク管理のコツを8つご紹介します。
タスクの優先順位を決める
タスク管理では優先順位を明確にし、優先度の高いタスクが漏れないよう管理しましょう。タスクの優先順位は、「重要かつ緊急」「重要ではないが緊急」「重要だが緊急ではない」「重要でも緊急でもない」の4つに整理して管理するのがおすすめです。
- 重要かつ緊急：期日のある顧客対応、顧客からのクレーム対応など
- 重要ではないが緊急： 突発的な社内会議、営業電話など
- 重要だが緊急ではない：人材育成、マニュアルの整備など
- 重要でも緊急でもない：社内の不要なやり取り、雑談など
例）
自分でやる仕事と任せる仕事を分ける
人が持つリソースは有限です。単純に自分のタスクを増やし続けていけば、いずれタスクに対応しきれず、リソース不足になってしまいます。他の人に任せられるタスクはないかを考え、自分にしかできない重要な作業に余裕を持って取り組めるようにしましょう。
タスクを具体的に整理する
タスクはできる限り具体的に整理をしたほうが管理しやすくなります。例えば取引先に連絡をする際、「〇〇社に連絡する」ではなく、「□□時に〇〇社に××の件の確認連絡をする」と言ったように、時間や連絡内容を具体的にしましょう。誰が見ても内容を把握して行動できるレベルにまで具体的にするのがおすすめです。
それぞれのタスクにかかる時間を想定する
それぞれのタスクにかかる時間を把握していないと、無理にその他のタスクを詰め込み、時間が足りなくなるリスクに繋がります。おおまかにでもそれぞれのタスクにかかる時間を想定しておくようにしましょう。タスクにかかる時間の想定が難しい場合は、上司等とも相談しバッファを持たせた時間でスケジューリングを行うのがおすすめです。
マルチタスクをしない
日常的にさまざまな業務を行っていると、平行して業務にあたるマルチタスクの状況に陥りがちですが、マルチタスクは作業効率の面でデメリットがあります。手をつけていた業務でも、一旦離れて別の業務にとりかかると、前に行っていた対応を思い出すのに時間がかかります。できる限りマルチタスクを避け、一つひとつのタスクを集中して終わらせたほうが作業効率は良くなるでしょう。
メールでタスク管理するのを避ける
メールでのタスク管理は、タスクの優先度がわかりにくい、メール本文からタスク内容を確認する必要があるなどの点から、タスク管理ツールとしては非効率です。メールはあくまで情報のやりとり、共有などのコミュニケーションのツールのため、タスク管理とは分けて考えるようにしましょう。
タスクに関連する情報も記述する
タスクを完了させるために必要な情報があれば一緒に管理するのが良いでしょう。タスクに関連する情報を事前にまとめておかないと、後から調べる手間が発生します。情報の一元管理をしておけば、タスクを一つ見れば関連するものを探す手間が省け、作業の効率化に繋がります。
ツールのリマインド機能を活用する
どんなに気をつけていても人はミスをしてしまいます。いかに上手にタスク管理を行っていても、タスクの抜け漏れは発生してしまうものです。抜け漏れをなくすために頭のリソースを割くのではなく、ツールをうまく活用するのが良いでしょう。タスク管理ツールのリマインド機能を活用すれば、ツールがタスクの期日前にリマインドしてくれるため、タスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。
チームでタスク（todo）管理をするならツールの活用がおすすめ
個人でのタスク管理においてもツールの利用がおすすめですが、チームでのタスク管理は個人よりも複雑で管理が煩雑になるため、ツールを利用して管理したほうが良いでしょう。チームでタスク管理を行うツールにはさまざまなものがありますが、おすすめはナレッジ経営クラウド「Qast」です。
Qastはシンプルな情報共有ツールで、メモ機能を活用してタスクの管理や共有を簡単に行えます。さまざまな機能が搭載されているタスク管理ツールは便利ですが、なかなか機能を使いこなせず定着しないというデメリットもあります。その点、Qastは誰でもすぐに活用でき、汎用性の高いツールとなっています。
その他のタスク管理ツールのおすすめは以下で詳しく紹介していますので、併せてぜひ参考にしてください。
まとめ
今回は、仕事のタスク管理の概要やメリット、上手に管理するためのコツやツールを紹介しました。
タスク管理とは、個人が持つ一つひとつの作業を管理することを指します。業務をタスクに細分化し管理することで、プロジェクト管理に役立つと共に業務効率化に繋がります。
タスク管理を上手に行うコツとしては、優先順位を決める、自分で行うタスクと人に任せるタスクを仕分けする、タスク内容を具体的に記載する、タスクにかかる時間を想定しておく、マルチタスクを避ける、メールでタスクを管理しない、タスクの関連情報をまとめておく、タスク管理ツールを利用するなどがあります。
タスク管理ツールとしては、シンプルな情報共有ツールであるナレッジ経営クラウド「Qast」がおすすめです。今回紹介したコツを参考に、効率的なタスク管理に取り組んでみてください。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
