見える化の意味や重要性とは？メリットや可視化との違いについても解説！
業務の改善や標準化、意思決定の迅速化のためには、業務情報の見える化や可視化が必要です。見える化と可視化は混同されやすいものですが、両者の違いを理解して取り組むことで、見える化・可視化が効率的に行えます。
この記事では、見える化の意味や重要性、可視化との違い、見える化の推進に役立つツールをご紹介します。
目次
見える化とは？
見える化とは、「現状では見えていない情報を見えるようにすること」、「目では見えにくい情報を見やすい形に変換すること」を指します。
ビジネスシーンにおいては、企業活動や業務の進捗や実績、課題などをデータとして見えるようにすることを指します。情報を客観的に認識できるようにし、誰が見ても現在の状態をすぐに把握できるようにすることが見える化のポイントです。
見える化する目的
見える化は、現状の把握や業務改善、効率化を図るために行われます。例えば、プロジェクトの進捗を見える化できていなければ、順調に進んでいるかどうかが判断できず、周りは適切なフォローができません。また、個人が持つノウハウが見える化されていなければ、業務の属人化のリスクが生じます。
見える化を行えば、すぐに現状を把握できるようになり、課題解決による業務改善やノウハウの共有による業務効率化が実現できるでしょう。
可視化との違い
ビジネスシーンにおける「見える化」と「可視化」は異なる概念です。両者の違いを理解しておくことで、効率的な見える化・可視化が実現するでしょう。
可視化と見える化の違い
可視化とは、見える化と同様に現状では見えていない情報を見えるようにすること、目では見えにくい情報を見やすい形に変換することです。見える化との違いは、情報を見ようとする意思が必要かどうかにあります。
見える化とは、情報を見ようとする意思がなくても必要なタイミングで自然と情報が把握できる状態です。一方、可視化の場合は、情報を把握するために自分から情報を取りにいく必要があります。情報の可視化からもう一歩踏み込み、自然に情報が把握できる仕組みが構築されていることが「情報の見える化」です。
可視化の目的
可視化の目的は、必要なタイミングで確認すればすぐに情報を把握できるようにし、次の見える化を容易にすることにあります。まずは必要な情報は何かを精査し、必要に応じて情報を取りにいける状態を目指すと良いでしょう。
見える化することのメリット
業務の進捗や課題の見える化を行うことで、以下のようなメリットが得られます。
人材育成の効率化が図れる
見える化をすれば、各業務のプロセスや個人が持っているノウハウが周りから見えるようになるため、人材育成の際に効率的に業務が習得できるようになります。業務を行ううえで必要な情報が自然と見えるので、ミスの防止や品質向上などの効果も得られるでしょう。
タスク量をコントロールできる
見える化すると、従業員それぞれの業務量や業務の質を把握できるようになります。特定の業務が特定の担当者に偏っていないか、それぞれの担当者が得意な業務が何かを把握できるため、属人化の防止や労働環境の改善に繋がります。
問題の早期発見ができる
見える化ができれば、業務が止まっていたり時間がかかっていたりするポイントを把握できるようになり、改善点はどこなのか、どのような改善が必要なのかがわかりやすくなります。また、問題がわかったタイミングで迅速に情報共有ができるため、問題の早期発見、解決が実現します。
適正な人事評価が行える
営業活動のように成績が目に見えれば人事評価はしやすいですが、事務系の業務はデータとして業務の成果が見えにくいため、適正な人事評価をしにくいものです。見える化をすれば、誰がどのような業務を担い、どれぐらいの時間がかかっているか、どのような業務遂行を受け持っているかがわかります。そのため、成果が見えにくい業務であっても適切に評価しやすくなります。
社内での意識改善が図れる
業務状況を見える化すると、従業員も自分や他担当者の業務状況を把握できるようになります。お互いの業務理解が進めば、業務効率化に向けた意識の改革に繋がるでしょう。また、従業員同士でお互いのノウハウを共有することで新たなイノベーションが生まれることも期待できます。
知識やノウハウを共有できる
個人が持っている知識やノウハウは「暗黙知」と呼ばれ、そもそもは言語化できない状態となっています。この暗黙知を人がわかりやすい形式や表現に変換したものが「形式知」です。暗黙知から形式知への変換には見える化が欠かせません。見える化を行い暗黙知を形式知に変換できれば、社内のさまざまな知識やノウハウを共有できるようになるでしょう。
暗黙知と形式知については、以下の記事で詳しく解説しています。
見える化をする際のポイントや注意点
見える化を行う際、以下のポイントや注意点を押さえておけば、より効率的な見える化が実現します。
見える化する目的を明確にする
見える化を行うためには、可視化から仕組みの構築までコストがかかります。やみくもに見える化しようとしても業務への効果が少なく、コストばかりがかかる恐れがあります。見える化することを目的にするのではなく、なぜ、何を見える化するのかを明確にしておくことが重要です。
ルールやマニュアル化に囚われすぎないようにする
見える化を行う際には、ルール作りやマニュアル化が必要になります。しかし、ルール作りやマニュアル化ばかりに注力すると、結果として業務を遂行しにくくなり、業務に支障が出る可能性もあります。業務ごとに柔軟な見える化を進めるようなルール作り、マニュアル作成をするようにしましょう。
目的に合わせたツールを導入する
業務の見える化にはツールの活用がおすすめです。ツールには、業務の可視化や情報共有、タスク管理など、さまざまな種類があります。ノウハウを共有したい場合には、情報共有ツールでマニュアルや社内FAQを作成するなど、目的に合わせたツールを導入すると良いでしょう。
見える化の進め方
業務内容の把握や分析を行う
まずは現状の業務内容を把握し、分析を行って、どのような見える化をするのかを整理しましょう。現状とあるべき状況を比較し、何が足りないのかを考えます。
足りない情報を洗い出したら、どのように足りない情報を見える化するのか、具体的な見える化の方法を検討し目標値をKPIなどで数値として定めます。
マニュアルを作成する
業務内容の把握や分析が終わったら、業務のマニュアルを作成して見える化を進めていきましょう。見える化は、情報を把握する意思がなくても情報を把握できることが特徴です。専門知識などがなくても、誰でも情報を把握できるようにすることを意識しましょう。また、情報が必要なタイミングに、適切に情報が入ってくる仕組みの検討も必要です。
運用体制を整える
見える化は一度ですべてが完了するわけではなく、継続的に効果検証を繰り返し、PDCAサイクルを回して改善を続ける必要があります。業務内容は変化するものと捉え、運用体制を検討しておきましょう。マニュアルを作成する段階でメンテナンスやアップデートのタイミングを考えておけば、運用体制の整備がスムーズに進めやすくなります。
ツールを導入する
一度見える化のサイクルを回すことができたら、適宜ツールを導入し、より見える化しやすい環境の整備を進めましょう。
ただし、見える化のノウハウがない状況でツールの導入を進めても、現状の環境にツールが合わない、ツールを扱える人材がおらず利用が形骸化するなどの問題が発生する可能性があります。見える化をするためにツールを導入するのではなく、見える化に必要な情報の取得や情報共有の環境を構築し、従業員の業務効率化を図るためにツールを導入するという意識が重要です。
見える化を進めるためにおすすめのツール
ここからは、より良く見える化を進めるためにおすすめのツールをご紹介します。
業務の可視化
それぞれの従業員がどのような業務を行い、どの程度時間がかかっているのかを把握したい場合には、業務の可視化をサポートするツールの導入がおすすめです。
SKYSEA Client View
https://www.skyseaclientview.net/
SKYSEA Client Viewは統合的なIT運用管理ツールです。SKYSEA Client Viewのログ解析レポート機能を使えば、PCの稼働時間や操作、Webアクセス、ファイルサーバーアクセス、プリント出力、アプリケーション利用などをデータとして取得でき、業務の可視化が実現します。資産管理やセキュリティ管理、モバイル機器管理などの機能も備わったツールのため、IT運用をまとめてカバーできるツールを探している企業におすすめです。
Qasee
Qaseeは、業務データを自動で取得でき、業務情報の入力負担を軽減しながら業務の可視化ができるツールです。業務情報の入力を個人で行っていると入力の負担からヌケモレが発生しやすい、複数人で作業を行っていると正確な情報入力がしにくいという課題があります。Qaseeを導入すればそうした課題が解決でき、業務の正確な情報を簡単に把握できるようになるでしょう。
MiTERAS仕事可視化
https://www.persol-pt.co.jp/miteras/work-visible/
MiTERASは、勤怠管理やユーザの稼働、ソフトウェアの利用状況などをまとめて取得できるツールです。ユーザの申告情報とPC利用状況を突き合わせることができるため、現実との乖離を防ぎ適切な業務状況を把握することができます。業務の可視化と合わせて労務管理をしたい場合におすすめです。
コミュニケーションツール
見える化には、情報共有やコミュニケーションを行う際の基盤の構築も重要です。
Qast
ナレッジ経営クラウド「Qast」は、シンプルで誰もが活用しやすい情報共有ツールです。ナレッジの蓄積がしやすく、個人が持つノウハウを社内に蓄積する際に効果を発揮します。蓄積した情報は高度な検索機能やタグ付け機能などにより簡単に調べられるため、社内FAQの整備にも適しています。
TeamsやSlackなどのチャットツールとの連携も可能であり、日々の従業員のやり取りのなかで生まれたノウハウの蓄積も可能です。暗黙知を形式知に変換する手間を大幅に削減し、業務の見える化に大きな効果を発揮するでしょう。
Chatwork
Chatworkは、業務を効率化するビジネスチャットツールです。チャット機能以外にも、ビデオ/音声通話やタスク管理、ファイル管理など、業務に必要な機能が備わっています。国産ツールのため、TeamsやSlackなどのグローバルツールよりもサポート面が信頼できる点も魅力です。
タスク管理
タスクのステータスを見える化し、いつでも視覚的にタスク管理ができるタスク管理ツールの導入もおすすめです。
asana
asanaは、プロジェクト管理とタスク管理を一元的に行うことができるツールです。ガントチャートやかんばんボード機能により視覚的に進捗状況を把握できることに加え、レポート機能でさまざまな情報をリアルタイムに確認できます。ワークフローやオートメーション機能も備わっているため、業務の進捗を可視化しつつ業務改善・効率化が図れるでしょう。
Trello
Trelloは、ボード、リスト、カードを使い、簡単な操作で視覚的にタスク管理ができるツールです。Trelloにタスクを入力しておけば、カレンダーでメンバー同士が予定を把握でき、チーム内での連携やコミュニケーション強化に繋がります。グローバルに利用されているツールのため、海外拠点での活用にも適しています。
まとめ
業務のマネジメントや人材育成、イノベーションの推進を行う際に、業務の見える化は欠かせない取り組みです。見える化ができていれば、環境変化に合わせた業務判断の正確性の向上や迅速化が叶い、現代の企業が抱える人材不足などの課題の解決にも繋がるでしょう。
見える化を効率的に進めるためには、可視化と見える化の違いを理解して段階を踏んだ取り組みを行うこと、適宜ツールを導入して見える化しやすくすることが大切です。この記事を参考に、ぜひ社内の見える化を推進してみてください。
