業務効率化の成功事例3選！ナレッジ経営が効率化のカギ
働き方改革やテレワークの推進を背景に、業務効率化の重要性がますます高まっています。しかし、業務効率化には大幅な業務変更が必要になる場合もあり、大きな労力がかかります。また、ポイントを押さえた施策を行わなければ結局業務効率化に繋がらないこともあります。
今回は、業務効率化の成功事例をもとにポイントやナレッジ経営ツール導入のメリット、おすすめツールなどをご紹介します。
目次
業務効率化とは？
そもそも業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、改善を行うことです。人的・金銭的・時間的コストを削減するさまざまなアプローチが含まれます。業務効率化を行いコストを削減することで、コア業務へのリソース集中や生産性向上、社員のモチベーションアップなど、さまざまなメリットが得られます。
業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ併せてご覧ください。
業務効率化のナレッジ経営ツール導入による成功事例
ナレッジ経営とは「従業員それぞれが持っている知識やノウハウを言語化し、企業のナレッジとして一ヵ所に集約・活用していく経営手法」です。ナレッジ経営を取り入れると、業務効率化や品質向上などさまざまなメリットが得られます。ここではツールを導入してナレッジ経営に成功した事例を3つご紹介します。
なお、ナレッジ経営については以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ併せてご覧ください。
社内の情報を一元化して「Qastを見れば全部わかる」を実現できました
ナレッジ経営は、ナレッジを蓄積するだけでなく、いかに簡単に取り出せるかが重要です。インターネット関連をはじめとするさまざまな事業を推進する株式会社デジタルガレージ様は、情報が散在しているという課題を抱えており、情報の蓄積と一元化を行い業務に必要な情報の共有を部署内でより効率化させるために、ナレッジ経営クラウド「Qast」を導入しています。
Qast導入後は、事業部内のFAQや業務マニュアルなど、あらゆる情報をQastに集約し、各部署でアンバサダーを立て、部署内でのQastの活用を促進。また、更新のしやすさから検索によって最新の情報をキャッチアップできるのみならず、社員が疑問点を誰に聞いたらいいのか、誰が何をしているのかも分かるようになりました。
ツール上を検索すれば解決できる状態になった
インターネット広告代理店である株式会社CyberAce様では、チャットやスプレッドシートを利用した人材育成に工数がかかり過ぎる課題を解決するためナレッジ経営クラウド「Qast」を導入しています。
繰り返し質問される内容をQ&A化し整備することで、ツール上を検索すれば従業員が疑問を自己解決できる環境の構築に成功しています。
その結果、人材育成にかかる工数が大幅に削減されるとともに、従業員がアウトプットの場としてQastを利用することで従業員自身の理解度向上にも繋がっています。
伝えたつもりが解消され患者側にも良い影響が出た
東京23区を中心に複数の鍼灸院、整骨院、整体院を展開するスマイルアンドサンキュー株式会社様は、本部社員と店舗スタッフとの連携ツールとしてナレッジ経営クラウド「Qast」を導入されました。
Qastはユーザーインターフェースがシンプルで、ITツールに慣れていない方が多い職場でも浸透しやすいツールです。その浸透のしやすさを活かし、本部社員と店舗スタッフ間のコミュニケーションのすれ違いをなくすとともに、さまざまな疑問点の解消や情報共有に活用されています。
結果として、従業員間のコミュニケーションのズレを解消できただけでなく、スタッフの治療・オペレーションの知識の統一・向上が叶い、患者に対するサービス品質を高めることにも繋がっています。
成功事例から見るナレッジ経営ツールのメリット
これらの成功事例から、ナレッジ経営ツール導入によって得られる主なメリットを2つ解説します。
社内FAQになる
ナレッジ経営ツールは情報の蓄積に特化しているとともに優れた検索性が備わっており、簡単に情報を取り出すことができます。ナレッジ経営ツールを活かしてQ&Aを整備すれば社内FAQとして活用でき、従業員が疑問点を自己解決できる環境を整えられます。それによって教育にかかる負担を軽減できる他、業務に関する知識の平準化、サービス品質向上にも繋げられるでしょう。
情報やナレッジの共有・蓄積が円滑になる
ナレッジ経営ツールを利用すれば、情報やナレッジの蓄積・共有を円滑にできます。コミュニケーションツールで情報を共有しようとしても、どこに情報共有するのが適切なのか、どういう情報を共有すべきかなどがネックとなり、情報が共有されない・共有されても流れてしまう状況になりがちです。
ナレッジ経営ツールであれば、シンプルなメモ機能で共有へのハードルを下げるとともに、テンプレートを整備して必要な情報を定型化することで円滑な情報やナレッジの共有・蓄積を促進できます。
業務の効率化を成功させるコツ
業務の効率化を成功させるためには、単にツールを導入するだけでは不十分です。ツールの効果を最大限に活かすためにも、以下のコツを押さえて業務効率化を図りましょう。
- 業務フローを把握し業務の可視化を行う
- 業務効率化できるポイントの精査を行う
- 業務効率化を進めるスケジュールをたてる
業務効率化を図る場合、現状の業務の全体像や課題を把握しなければ適切な施策は見えてきませんし、施策による効果測定もできません。まずは業務内容の可視化を進め、可視化した内容をもとに業務効率化できるポイントを精査していきましょう。
また、業務効率化は一朝一夕でできるものではありません。従業員への負担を最小限におさえて段階的に対応を進めていくために、業務効率化はスケジュールをたてて計画的に進めていきましょう。
業務効率化については以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ併せてご覧ください。
ツールの導入後に注意すべきポイント
ここでは、業務の効率化を成功されるコツとあわせ、ツールを導入した後に確認すべきポイントを2つ解説します。
業務が効率化されているかを検証、PDCAサイクルを回す
ツール導入の前後で業務の効率化ができているのかを検証するようにしましょう。ツール導入時は、操作の説明や利用ルールの設定など、従業員が活用するうえでボトルネックとなる課題が生まれる場合があります。
そういったボトルネックを踏まえつつ、ツール導入前後で業務が効率化されているかを検証し、ツールの導入による効果を測定しましょう。
また、その後もPDCAサイクルを回してツールの効果を高める取り組みも重要です。
一部の人しか使用していないという状態を避ける
ナレッジの蓄積・共有は、プロジェクトや部署ごとではなく会社全体で行うほうが大きなメリットを得られます。業務の内容上、閲覧できる従業員の制限が必要な場合もありますが、できる限り会社全体で利用し、見える化するようにしましょう。
一部の人しか使用していない状態に陥ると、業務効率化の範囲が狭まり、特定業務しか効率化されない可能性が高くなります。最初は全体で使っていたものの徐々に一部の人しか使わなくなった、といったことにならないよう、形骸化にも注意が必要です。
業務効率化におすすめなツール
ツールを活用した業務効率化をお考えの際は、ナレッジ経営に特化したナレッジ経営クラウド「Qast」の導入をおすすめします。
QastはシンプルなユーザーインターフェースのためITツールに慣れていない従業員でも直感的に操作が可能で、幅広い業種に導入できます。また、高い検索機能を搭載しているため、蓄積したナレッジをいつでも簡単に取り出せます。社内FAQの整備や情報やナレッジの蓄積・共有が円滑にでき、さまざまな業務の効率化が可能です。
以下の記事ではQast以外にも業務効率化におすすめのクラウドツールをまとめています。ぜひ併せてご覧ください。
まとめ
今回は、業務効率化の成功事例をもとに業務効率化のポイントやナレッジ経営ツールのメリット、おすすめツールを紹介しました。
業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、改善を行うことです。従業員それぞれが持っている知識やノウハウを言語化し、企業のナレッジとして一ヵ所に集約、活用する「ナレッジ経営」を行えば、必要な情報を取り出す時間・手間の削減ができ、円滑な情報共有ができるようになります。
ナレッジ経営クラウド「Qast」などのツールをうまく活用しながら、あなたの会社でもぜひ業務効率化を推進、実現しましょう。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
