ナレッジベースとは?構築におすすめなツール6選も紹介

組織として業務を進めていく上で、必要不可欠なのがナレッジ(知識)の共有です。

そのナレッジをオンライン上に蓄積し、検索可能な状態にするために必要となるのが「ナレッジベース」です。

今回はその「ナレッジベース」に着目していきます。 ナレッジベースの必要性や、おすすめのツールを含めてご紹介していきます!

「ナレッジベース」とは?

ナレッジベースとは、企業にとって有益なナレッジ(知識)を可視化して蓄積し、検索可能な活用しやすい状態にしたデータベースのことです。

ナレッジとは、企業にとって有益な情報や付加価値のある経験や知識のことです。個人が保持するナレッジを、ナレッジベースとして共有し活用すれば、企業にとって重要な資産になります。

ナレッジマネジメントとは?

ナレッジマネジメントとは、企業のナレッジを蓄積・活用して、企業力を高めるための手法です。

企業におけるナレッジマネジメントに期待されるのは、生産性の向上や業務の改善、さらにはイノベーションの創出です。ナレッジマネジメントのナレッジには、企業が蓄積してきた情報や知識のほかに、社員が有する技術やノウハウも含まれます。 ナレッジマネジメントを成功させるには、こうしたナレッジを社内の誰もが自由に活用できることが求められます。つまりナレッジベースは、ナレッジマネジメントを実現するための基礎(ベース)となるのです。

ナレッジベース構築、ナレッジ蓄積の重要性

ナレッジを蓄積・活用することが重要とされている背景には、以下のような社会や企業の環境の変化があります。

人材の流動性が高まっている

業界に関わらず、今や転職は当たり前の時代。一つの会社で定年まで勤め上げる働き方は、むしろ少数派になりつつあります。

人材の流動性が高まることで、社員が培ったナレッジやノウハウが、退職後に社内に残らないのは企業にとって損失です。

日常的にナレッジを共有する文化が根付いていれば、ナレッジの属人化をなくせます。ナレッジベースによって、いつ誰が転職しても、別の社員がナレッジを活用できるようになります。

働き方が多様化している

「副業OK」「リモートワーク可」「フレックス制導入」「在宅勤務」など、優秀な人材確保のために、企業はさまざまな働き方の実現を模索しています。働き方が柔軟になれば、多様な人材を確保するチャンスが増えます。

しかし、決まった時間にオフィスに集まることで実現できていた情報やナレッジの共有は、以前よりも難しくなってきています。

業務効率を上げなければならない

業務効率の向上は、企業の成長における課題です。業務効率を高めるためには、情報とナレッジの共有が欠かせません。

特に、暗黙知として個人に留まりがちなナレッジやノウハウを形式知に変えて、企業や組織内で共有し有効活用することが求められています。

さらに2019年4月には、「働き方改革関連法案」において、時間外労働の上限規制が導入されました。以前は上限を超える残業に対して法的な拘束力はありませんでしたが、罰則が課されるようになったのです。残業に対する法的規制の厳格化により、企業は業務効率の向上に一層取り組む必要に迫られています。

ナレッジベースを構築するメリット

次に、ナレッジベースを構築するメリットはどこにあるのかを見ていきましょう。

情報共有のスピード向上、容易なアップデートが可能

企業にとって重要なナレッジをナレッジベースに蓄えておけば、社員はいつでもどこからでも必要なナレッジを参照できます。また、容易にアップデートができるため、ナレッジが陳腐化せず常に最新の状態に保てます。さらに、最新のナレッジがスピーディーに社内で共有されるようになります。

業務の効率化が可能

もしノウハウが暗黙知として一人の社員にだけ蓄積されていたら、そのノウハウを持っている社員に他の社員が何度も同じ問い合わせをすることになるでしょう。しかし、そのノウハウを形式知にしてナレッジベースに格納し他の社員が参照できるようになれば、同じ問い合わせに何度も答える必要はなくなります。それにより業務は大いに効率化されます。

顧客への対応レベルの向上

ナレッジベースの活用は、無駄な時間を減らすだけでなく業務の質的な向上にも繋がります。経験豊かな社員のナレッジが可視化されてほかの社員に共有されることで、組織や企業全体の業務品質が底上げされるからです。つまり、ナレッジベースの活用は人材育成の役割も果たすものであり、顧客への対応や提供するサービスの質の向上にまで繋がるのです。

ナレッジベースを構築できるツールの種類

ナレッジベースを構築できるツールにはさまざまなタイプがあります。タイプによって機能や強みが異なるため、構築の目的やニーズに合ったツールを選択しましょう。

データベース型

ナレッジをデータベースとして蓄積するツールです。適切な環境構築を行えば、効率的な検索ができ、後から他の人が参照する際にも便利です。

社内Wiki型

インターネット上の百科事典として認知度が非常に高いウィキペディア。社内Wikiとは、社内専用のウィキペディアのようなツールで、さまざまなナレッジの解説や活用法を記述したものを指しています。誰もがテキストを書き込んだり画像を添付したりできる社内のオンライン掲示板として使えます。

グループウェア型

グループウェアは、コミュニケーションやスケジュール管理、進捗管理のための機能などが統合されたツールです。プロジェクトや業務の中で生まれる情報やナレッジをグループ内でタイムリーに共有できます。

ヘルプデスク型

ヘルプデスクツールを活用すると、社員や顧客からの問い合わせとその回答を蓄積し、同様の問い合わせに対して効率よく回答できるようになります。蓄積された問い合わせをFAQやマニュアルにまとめることもできます。いわばQ&Aタイプの経験知の集合体ともいえるものです。

データマイニングツール型

大量のデータを統計的な手法やAIを活用して分析し、そこからナレッジを生み出すツールです。「ビッグデータ」と呼ばれるものが相当します。データマイニングを活用すれば、データから導き出される傾向をナレッジとして得られます。

ナレッジベース、ツール選定のポイント

ナレッジベースを構築するためのツールは国内だけでも数多くあります。

そこで、自社にとって最適なツールは何なのか、何を基準に選べば良いのか見ていきましょう。

ナレッジベース、ツール選定のポイントは使いやすさ、検索性、機能の3点を見ることです。

使いやすさ

どのようなツールも、利用者にとっての使いやすさが活用の鍵となります。

特にナレッジベースに求める「使いやすさ」は

  • 仕事の流れの中で、自然とナレッジの蓄積ができること
  • 蓄積されたナレッジへ容易にアクセスできること

にあります。

検索性

検索性の良し悪しは、蓄積したナレッジの活用度に影響します。

キーワードによる検索、カテゴリやタグによる検索、階層化されたナレッジへの段階的な深掘りなど、多角的なナレッジへのアクセスができるツールを選ぶと良いでしょう。

機能

ナレッジベースを構築するツールのタイプによって、カバーする機能範囲が異なります。

ナレッジの収集・蓄積・分析・検索・共有のどの機能を重視するかによって、またはナレッジベースとともに活用したい機能によって、選択するツールが違ってきます。ナレッジベースの作りやすさ・使いやすさと合わせ、付随する機能にも着目して、ニーズに合ったツールを選択しましょう。

おすすめのナレッジベース構築ツール

ここからは、ナレッジベースの構築におすすめなツールを6つ紹介します。

Qast

Qast トップページ

一人一人のナレッジを、組織の力に

個人のノウハウを引き出し、組織全体のパフォーマンスを最大化するナレッジ経営クラウド

https://qast.jp/

【特徴】

複雑な機能が省かれた、シンプルなナレッジ共有ツールです。操作マニュアルや利用研修がなくても、直感的に誰でも操作できます。 

ナレッジの共有方法は、主に「メモ」による投稿です。 公開範囲の設定やスマホでの利用にも対応しているため、さまざまなシーンでの利用が可能です。

メモとは別にQ&Aを蓄積できるのも特徴です。業務上の疑問点をその場で解決でき、ほかの方が同じ疑問を持っても検索で自己解決できます。

複数キーワードでの検索や、投稿者名での検索が可能でありフォルダごとの検索もできます。フォルダは階層式になっており、階層を辿っていけば、自動的に知りたい投稿を見つけられます。

また、蓄積されたナレッジを組織の誰がどの程度見ているのか、ダッシュボードで確認することも可能です。ナレッジマネジメントを組織に導入したい方にとっては必須の機能でしょう。

シンプルながらも機能面も充実した、おすすめのツールです。

NotePM

NotePM

社内版ウィキペディア

テレワークで大活躍。社内Wikiでナレッジ共有

https://notepm.jp/

【特徴】

ミーティングの議事録・設計書・社内マニュアルの蓄積など、ドキュメントを管理するのに向いているツールです。

Webで簡単に文書を作成し、社内Wiki上でファイル共有できます。階層式のフォルダで文書を管理し、タグで整理もできます。加えて強力な検索機能が充実しています。

また既読が確認できるため、誰がどの投稿を見たのかもすぐにわかります。

Kibela

Kibela

自律的なチームになるツール

業界・職種を問わずカンタン。リーズナブルに情報共有

https://kibe.la/ja/

【特徴】

Blog形式とwiki形式、2種類の書き方を使い分けられます。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、業務の中で得られた比較的長文のノウハウ共有はwiki形式として投稿可能です。 

フォルダごとに分類し、その中で保存しておきたい投稿を「ピン留め」できます。

グループ内でノウハウを共有し、検索時にはグループごとに探せます。

Confluence

Confluence

知識を集め、共同作業するための、リモートでも使いやすいチームのワークスペース

https://ja.atlassian.com/software/confluence/

【特徴】

一度フォーマットを作成しておけば、そのフォーマット通りに投稿できる点が特徴です。 ミーティング議事録、製品要件、ブログなどのフォーマットは予め用意されているため、初めてツールを導入する方にも安心です。 

複数人で同時にページを編集することが可能です。

トライアル期間が7日と他のツールに比べて短いですが、一度試してみる価値はあるでしょう。

Scrapbox

Scrapbox

チームのための新しい共有ノート

チームに必要な情報を、何千何万という単位で軽快に管理

https://scrapbox.io/product/

【特徴】

情報の分類や整理が不要です。それぞれの投稿にリンクをつけておくと、投稿の下に関連するトピックの記事が表示されるようになるため、

シンプルな構造で、フォルダ構成に頭を悩ませることがありません。

また、投稿の同時編集ができます。一つの文書を複数人で編集して使うシーンが多い場合におすすめです。

会議の議事録、ドキュメントの作成に向いているツールといえるでしょう。

Qiita:Team

Qiita:Team

何でも書きたくなる気持ちよさ

フィードに共有するだけのシンプルさ

https://teams.qiita.com/

【特徴】

「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」がコンセプト。エンジニア向けブログサービス「Qiita」のビジネス版です。コード共有などエンジニアにとってうれしい機能が盛り込まれています。

また、Markdown記法に対応しているため文字の装飾も可能となっており、読みやすくきれいな記事の作成が可能です。テンプレート機能もあり、過去に投稿したナレッジと同じテンプレートで書き込めます。

さらに、Slack、HipChat、Chatworkなどのチャットツールと連携することで、新着の投稿があった際に通知を受け取れます。

まとめ

リモートワークが広がる現在、社内のナレッジや情報を共有するナレッジベースは、ますます注目を集めています。

一方、ナレッジベースのためのツールも次々と登場し、利用環境も整ってきました。

生産性向上や業務品質の向上、多様で柔軟な働き方の実現を目指して、今こそナレッジベースの構築を始めてみませんか?

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