【2021年最新】社内SNSツールおすすめ10選−メリットや事例についても紹介

昨今、SNSと聞いて全く馴染みのない言葉だという方は少ないでしょう。

LINE、Facebook、Twitter等、何かしらのSNSというサービスに一度でも触れたことがある人も多いはずです。そんな馴染みのあるSNSだからこそ、企業において活用する際も手軽にできると思いながら、なかなか導入できない、あるいは導入したものの使われない、なんてこともあるのではないでしょうか。

今回は社内SNSとは何か改めてご説明すると共に、おすすめの社内SNSツールをご紹介していきます。

社内SNSとは?導入の目的は?

そもそも、「SNS」とは何でしょうか。「SNS」とは、Social Networking Serviceの略称で、個人がインターネットを介して、社会とのつながりをもつサービスのことを指します。

従来のコミュニティでは匿名性が重んじられていましたが、SNSでは個人を明確にしてコミュニケーションを取るという特徴があります。1対1やグループで会話のできるLINEや、不特定多数に向けて発信を行えるFacebookなどさまざまな形のSNSが存在します。

社内SNSは、そんなSNSでのコミュニケーションを社内で取り入れ、業務効率や生産性の向上を目指すサービスです。主な機能として、個人やグループでのチャット機能、掲示板、ファイル共有などが挙げられます。

現在多くの企業において、従業員間での業務効率化や生産性向上、コミュニケーションの促進といった目的で導入されています。

社内SNSを示した図

社内SNSのメリットとは?

では、社内SNSを導入することにより得られるメリットを具体的に見ていきましょう。

コミュニケーションの活性化、コスト削減

社内SNSの特徴として一番に挙げられるのは、気軽にコミュニケーションが取れることでしょう。

個人でのチャット機能はもちろんのこと、複数人とのグループチャットも簡単に始められます。チームメンバー、部署、プロジェクト、部活動やランチメンバーなどのグループを作るなどして、気軽な会話がすぐにでも始められます。雑談をすることで仲が深まれば業務でのパフォーマンスにも良い影響をもたらすはずです。

大事な業務上の会話もログがしっかり残るので、メンバーや上司に確認しなくても自分で確認ができます。

また、社内SNSは研修や指導においても効果を発揮します。口頭での研修や情報共有だけでは複数の社員から同じ質問を受けることが多く、回答者側の大きな負担になってしまいます。質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問ということはよくある話です。

始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすことになってしまいます。

社内SNSを活用すれば、業務に関する従業員の疑問や質問に簡単に回答でき、ナレッジも蓄積されていくため、業務コストの削減に繋がります。

社内の情報の一元化

さまざまなツールが提供されるなか、「ファイル共有は◯◯、お客様からの問合せ対応は◯◯、マニュアルは◯◯」などツールを複数導入してしまうと、かえって必要な情報がどこにあるのかがわからなくなり、管理が煩雑になってしまいます。自社に必要な機能を持つ一つの社内SNSにすべての情報を集めることを心がけましょう。

社内には、業務マニュアルや社内ルール、ノウハウ、業界の専門知識など、さまざまな情報があります。それらの情報を社内SNSで一元管理することで「社内SNSツール内を探せば大丈夫」となり、従業員に自己解決を促せます。これまでの非効率な時間が削減され、業務効率化にも繋がります。

生産性の向上

社内SNSでのコミュニケーションが活性化されることで、チームでのアイディアが今までよりも生まれやすい環境が整います。

また、効率化により削減された時間を有効に使うことでワークライフバランスが保たれ、さらなるパフォーマンスの向上や課題の解決、新しい事業への取り組みなども実現するでしょう。小さな変化かもしれませんが、その変化が積み重なることで、社内の生産性が向上します。

業務全体の把握ができる

社内SNSにはスケジュール管理やタスク管理の機能が備わったサービスも多く、各従業員が自分の携わっている業務全体の状況を把握しやすくなります。また、これまで口頭で行われていたやりとりが社内SNS上にログとして保存されるため、どういう流れでタスクが進んでいるのかも把握しやすくなります。

課題や問題点の早期発見にも繋がり、業務状況を把握したうえでスムーズにタスクを遂行できる体制が構築できます。

社内SNSのデメリットとは?

社内SNSの導入によって得られるメリットは多いのですが、デメリットも存在します。ここからは導入のデメリットを紹介します。

社内の浸透までに時間や労力がかかる

社内SNSが社内に浸透し実際に従業員が活用できるようになるまでには、相応の時間と労力がかかります。

操作方法や利用できる機能について説明が必要なことのほか、どういう用途で社内SNSを使うのか、社内SNSの利用において禁止事項はあるかなどのルール決めも必要です。根気強く社内への浸透を進めていく必要があることを認識して導入するようにしましょう。

ツールの導入に費用がかかる

社内SNSの導入時には、ツール・サービスの提供者との契約が必要です。会社の規模や利用するツールに応じた初期費用がかかる点を認識しておきましょう。

同じツールでも利用する機能やプランによって費用が変わりますので、自社に適したプランを選び、無駄なコストをかけないようにすることが重要です。

浸透しなければ時間や費用のコストが無駄になる

社内SNSの効果的な活用は従業員への浸透が大前提となります。導入したものの社内に浸透せず利用が形骸化してしまっては、導入にかけた時間や費用が無駄になってしまいます。

どのように社内に浸透させるか、浸透した後は形骸化しないような運用方法はどうすべきか、予め検討しておく必要があるでしょう。

プライベートと混同する可能性がある

コミュニケーションの気軽さが魅力である一方で、従業員がプライベートと混同して利用してしまう可能性があります。プライベートの飲み会の約束など業務と関係のない話をすることに使われる可能性があることを認識し、対策を施す必要があります。

社内SNSの導入で失敗しないためには?

ここまで解説した社内SNSのデメリットを踏まえ、社内SNSの導入で失敗しないための方法は、以下の3つです。

  • 利用目的の明確化、ルール決め
  • 利用により得られるメリットの周知
  • 一部の従業員での試験導入

社内への浸透とプライベート利用の防止のため、利用目的を明確化し利用ルールの設定をしましょう。具体的に社内のどういう悩みを解決するために運用するのかを設定し、必要なテンプレートを事前に用意しておくことで社内への浸透はスムーズになります。

また、「関係者外でも閲覧できるスペースに関係社内秘の情報を書き込まない」などの基本ルールの整備も必要です。

利用目的の明確化、ルール決めに加えて、利用により得られるメリットを根気強く周知する必要もあります。メリットがあると頭でわかっていても、これまでの習慣を変えることは少なからず抵抗が生まれるものです。

そうした抵抗を和らげるためには、従業員が利用しやすい機能から少しずつ利用をはじめ、徐々に社内SNSの利用範囲を広げていくのも方法の一つです。

こうしたことを踏まえ、まずは一部の従業員内で試験的に社内SNSを導入、運用することをおすすめします。試験運用で挙がってきた課題や問題点を洗い出し解決していくことで、社内に広く展開した後のトラブルを減らせます。少人数での利用であれば社内SNSツールの無料プランを利用できる場合もありますので、いろいろなツールを試してみるのも良いでしょう。

社内SNS導入企業が増加している背景と導入事例

新型コロナウイルスの流行により、多くの企業でテレワークが導入されています。また少子高齢化に伴う労働者不足により、生産性を向上させることが多くの企業で課題となっており、DX(デジタルトランスフォーメーション)化の必要性が広く叫ばれています。この流れは新型コロナウイルスの流行が収束しても続くものと思われます。

このような背景を受け、現在では多くの企業で社内SNSが導入されています。社内SNSを導入することで、これまで情報をメールやスプレッドシートで管理していたために情報の検索・管理がしにくかった状況が改善されるなど、多くの成功事例が出ています。

以下の記事では社内SNS導入による課題解決事例を紹介しています。

■『Qastで検索すれば解決できる』状態になっています

おすすめ社内SNSツール

ここからは、おすすめの社内SNSツールを10個ご紹介します。ぜひ導入の参考にしてみてください。

Qast

Qast トップページ

【おすすめポイント】

シンプルなUIで直感的に使えるツールである、ナレッジ経営クラウド「Qast」を選択してまず間違いはありません。

↑メモ投稿画面

投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。さまざまな部署や年齢層を取り入れるべき社内プロジェクトにおいて、どの様な人にも簡単に使えることは大きなポイントとなります。

入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。社内プロジェクト会議で使用すれば、テンプレート機能と文字装飾やマークダウンを用いて、見やすく分かりやすい議事録が作成できます。

また、メンバー外に共有する際の「日報」や「社内報」のような使い方にも有効です。更に、コメント機能やいいね機能を用いることで、円滑なコミュニケーションが期待できます。その他にも、@でメンションを飛ばせば、タスクを振り分けることも可能です。

特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。Q&Aとしてプロジェクト内でよくある質問等を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。

また、チャットツール(Slack/Chatwork/Teams)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知でき、最新の投稿の見逃しを防ぎます。

SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。

その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】

  • ファイル内の文字列を検索
  • スコアで情報共有での貢献を可視化
  • テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
  • 既読人数、誰が既読か、を確認できる
  • 大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン、IDログイン)あり 

Talknote

talknote_トップページ

【ポイント】

Talknoteは、大きく分けて3つの機能が搭載されています。メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能です。

メリットは、社員のモチベーションを見える化されていることでしょう。特許を取得しているアクションリズム解析という、社員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化を早期に発見する機能が特徴です。

アクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、利用者個々の仕事におけるリズムを見つけてくれます。投稿の減少が見えるならば、会社への気持ちや意欲が薄れてきている可能性があります。コミュニケーション不足が招く離職を防ぐことへつながるでしょう。

また、オーバーワーク検知機能により、規定の勤務時間より長いことが続く場合には、いち早く人事担当者もしくはそのメンバーの上長にアラートを送信されます。早期に状況を確認することで、人材の離職やメンタルヘルスを防ぐことができます。

Talknoteを導入し、活用することで、社内の情報共有だけではない効果を得られることができるでしょう。

デメリットは、APIを使ってのカスタマイズ等ができないことでしょう。自社の運用フローをTalknoteに合わせていく必要があるかもしれません。

【特徴的な機能】

  • アクションリズム解析
  • オーバーワーク検知機能
  • 外部ツールとの連携

Yammer

Yammer

【おすすめポイント】

Yammerは、Microsoftが運営するエンタープライズ向けのソーシャル・ネットワーク・サービス(SNS)です。使用感はFacebookやTwitterに似ていると言われていますので、プライベートでもSNSをお使いの方であれば違和感なく始められることでしょう。

チャット機能では、複数のグループを作成できます。部署毎やプロジェクト毎など、外部メンバーに内容を閲覧されることなく、気軽な会話が可能です。

もちろん社内全体で共有できるチャットや、招待制のグループも作成できます。

YammerにはWindows用とMac用のデスクトップアプリが提供されています。サインインする際に、Microsoft365のアカウントを使いますので、既にMicrosoft365を導入されている企業なら大変使いやすいでしょう。

また、ファイル共有も可能です。Yammer上でファイルやPDFのプレビューもできますので、すぐに内容が確認でき、無駄な時間を削減します。

【特徴的な機能】

  • ファイルや画像の添付
  • iPhone・Android版スマホアプリの対応
  • 投票形式での投稿

gamba!

gamba!

【おすすめポイント】

gamba!は、日報の共有に特化している社内SNSツールです。

累計登録実績は15,000社を突破しており、継続率は97%以上と高い品質で提供されています。

まず、テンプレート機能もあるので、簡単に日報が投稿できます。この日報には、コメント欄やいいねボタン、閲覧者がわかる足跡機能などSNSにおいて馴染みのある機能が沢山備わっています。それらでコミュニケーションを取りながら、社員同士の情報共有を促進してくれます。

日報の中にはファイルの添付も可能です。容量無制限で使用できるので、重たい資料や動画も気にすることなく共有できます。プライバシーマークも取得されているので、セキュリティ面も安心して導入を開始できるでしょう。

15日間のトライアル期間が設けられているので、まずは試してみることをおすすめします。

【特徴的な機能】

  • KPI(目標)管理
  • 日報提出状況一覧
  • エクセルダウンロード

SKIP

SKIP_トップページ

【おすすめポイント】

SKIPは、成功率90%を誇ると言われている大企業向けの社内SNSです。シンプルなUIなので、誰でもすぐに使用できます。

特徴の一つは、手厚い導入補助でしょう。まず初期段階では無料相談を行い、「導入目的の整理と言語化」と「初期メンバーの選出」します。そしてその後の3ヶ月程かけて、初期メンバーでまず利用を開始します。

その間もアドバイスを提供し、その後本格導入に至るまでしっかりとサポートしてくれます。ファイル共有も可能で、その添付した資料の中も検索可能なので、どこかに共有したままになりません。

【特徴的な機能】

  • 手厚いサポート体制
  • ツリー型コメント
  • 添付ファイル内も検索対応

Nanoty

nanoty

【おすすめポイント】

Nanotyは、日報をベースに、社員のコミュニケーション向上と情報共有の活性化を主目的とした「クラウド型の日報管理サービス」です。投稿された日報は全社員で共有ができます。

投稿画面はシンプルで、1日の所感をまとめる「総括」と、何時から何時までどの業務を行ったか登録する「明細」の2種類の登録のみとなります。Word,Excel,PDFデータを添付することも可能で、専用のプレビュー画面から確認できるので、わざわざ新しく開くことなく、nanoty内で確認が終了します。

日報を集計し、社員の登録した日報明細の時間と業務内容から、それぞれの業務別にどれぐらいの時間を使っているのか簡単に分析できるようになります。

感謝の気持ちを社内で共有できるサンクスポイントというものもあります。所謂サンクスカードのようなもので、日ごろの感謝の気持ちを伝えることができます。

このポイントは定期的に集計され、可視化されます。社内での評価に反映させることで、職場全体の活性化に繋がるでしょう。

【特徴的な機能】

  • 閲覧者表示
  • 日報の集計
  • サンクスポイント

BeatShuffle

BeatShuffle

【おすすめポイント】

BeatShuffleは、大手導入実績No.1を誇る社内SNSです。シンプルなUIなので、ITリテラシーが様々な社内でも、複雑な操作を覚えることなく誰でも簡単に利用できます。タイムライン、コミュニティ、Q&A、スケジュール機能などのSNSに必要な機能が備わっています。

情報を2階層まで扱えるトピック機能により、コミュニティの乱立や投稿が埋もれることを防ぎます。

また、情報の取り扱いレベルに合わせ、全公開から非公開まで5つの公開範囲を選べます。取引先・内定者などの外部ユーザを許可されたコミュニティに招待することができます。

ユーザのアクセス状況や各機能の活用状況を常時確認することが可能です。より細かな情報を得るための利用分析に関しては、サポートより定期的にデータをお送りしています。

【特徴的な機能】

  • Q&A機能
  • 既読、未読機能
  • ios、Androidアプリ対応

Qiita:Team

Qiitateam_トップページ

【おすすめポイント】

エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内版で、日常的にQiitaで情報発信しているエンジニアにとって、使いやすいツールと言えるでしょう。

Markdown記法に対応しており、読みやすくきれいな記事になります。

また、シンタックスハイライトにも対応しているので、読みやすい開発ドキュメントの作成も簡単です。Markdown記法に不慣れな方でも、記事投稿画面には書式設定ツールバーを使うことで簡単に記事の編集ができます。

投稿した記事はフィードに共有され、書くことだけに集中できます。日報や、議事録など、テンプレート機能が充実していますが、Qiitateamにしかない機能や特徴は少ないです。

【特徴的な機能】

  • テンプレート機能
  • 日報を書きやすいようにサポート
  • フィードで共有

Slack

slacktop

【おすすめポイント】

サンフランシスコに本社を置くSlackですが、2018年に日本支社が開設され、日本語にも対応しています。

チャット形式のため、メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができます。1対1のチャットはもちろんのこと、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。

部署、チームやプロジェクト、社外とのやり取りなどチャンネルを使い分けて整理ができます。誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)や、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さは抜群です。

外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増すことはメリットの一つでしょう。たとえば、GoogleカレンダーやGoogleドライブ(その他900以上)等と連携しておけば、更新情報をSlackで受け取ることができるようになります。

また、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成(カスタム絵文字)することも可能で、無機質なテキストにも感情が伝わります。

その他、ビデオ通話機能もあり、オンラインミーティングを行うこともできるでしょう。

【特徴的な機能】

  • 文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる
  • メンション機能を使って、宛先を指定できる
  • 外部ツールと連携し、通知を受け取れる
  • 使いやすいスマホアプリ

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今日、「LINE」「Facebook」「Twitter」をはじめとするコミュニケーションツールを知らない人は限りなくゼロに近いでしょう。それらを使うメリットはここで言うまでもなく、手軽に人と繋がり、情報の発信・共有が簡単にできることです。様々なコミュニケーションツールが広がり続けている一方で、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールの利便性が周知されはじめています。

Microsoft Teams

Microsoft Teams トップページ

【ポイント】

世界でもっとも利用されているOS「Windows」を開発しているマイクロソフトが、「Microsoft 365(旧:Office365)でチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールです。

Microsoft 365を始めとするマイクロソフトのさまざまなサービスとシームレスに連携できる他、チャット、ビデオ会議、ファイル管理などで、社内コミュニケーションを一元化できます。

他ツールと違う点は、メール不要という考えではないことでしょう。Outlookとも連携をしていくことで、社内コミュニケーションをより円滑にしようというイメージです。

デメリットは、チャットツールとしてのシンプルさはご紹介の他のツールと比べて少し劣ってしまうことです。拡張機能や外部連携できるツールが少ないことがデメリットと言えるでしょう。

【特徴的な機能】

  • Microsoft 365とのシームレスな連携
  • 大人数でも参加可能なWeb会議機能
  • 豊富なGifアニメーション

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Microsoft社が提供する「Teams」が、ユーザー数を急速に伸ばしています。ビジネス向けのコミュニケーションツールとしては後発と言えますが、Microsoft365(※旧:Office365)の利用者であれば無料で使える点と、外部サービスとの連携を強化していることが特徴です。今回は、この「Teams」をより便利に利用するためのおすすめツール(アプリ)をご紹介していきます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークに必要な社内SNSなどのツールは企業においてなくてはならないものになってきています。「情報」は、企業の財産です。日々の気づきを共有することで、更なる業務に繋がります。

また社内SNSは、テレワークの円滑化だけでなく社内の課題を解決に導いてくれます。コミュニケーションが活性化され、今までと同じ業務の中にも新しい気づきが生まれるかもしれません。

しっかりと導入計画を立て、この機会に自社に合ったツールを試してみませんか?

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