ビジネスチャットツール比較5選！自社に合う選び方なども解説
リモートワークが広がる中、連絡手段として欠かせなくなってきているのが「ビジネスチャットツール」です。「ビジネスチャットツール」を活用すれば、お互いが離れた場所にいても、効率的かつ効果的に「報連相」を行うことができます。
ここでは、「ビジネスチャットツール」のメリットを踏まえて、ツール選びのポイントについてご紹介します。
目次
ビジネスチャットツールとは
ビジネスチャットツールとは、「ビジネスシーンに特化した、チャット機能を持つコミュニケーションツール」です。テキストベースのチャットを使って、業務連絡やコミュニケーションの活性化を図れます。
社内でのコミュニケーションに特化したものや、社外の人との連絡手段として利用できるものもあります。
さらに、音声や映像が共有できるWeb会議機能、互いの進捗が把握できるタスク管理機能、必要資料が添付できるファイル管理機能など、ツールによってさまざまな機能が付加されています。
個人向けチャットツールの違い
LINE、Twitter、 Facebook Messangerなどのチャットツールは、プライベートの気軽なコミュニケーションにおいて広く利用されています。ビジネスチャットツールにおいても基本的なチャット機能はLINEなどとほぼ同じですが、ビジネスチャットツールではセキュリティ機能がより強化されており、機密情報を扱う経理や人事部門においても安心して導入できるでしょう。
主な機能
ビジネスチャットツールには、テキストベースのチャット機能に加えて主に次のような機能が搭載されています。
- チャット履歴におけるキーワード検索
- グループ別のチャット機能
- チャットのタグ付け
- チャットにおけるファイル共有
さらにツールによっては
- ビデオ会議や通話機能
- 外部アプリとの連携
などが追加されているものもあります。
ビジネスチャットツールのメリット
では、ビジネスチャットツールを利用するとどんなメリットが得られるのでしょうか。
業務効率化、生産性の向上
ビジネスチャットツール活用の最大のメリットは、業務上のコミュニケーションを、よりスピーディに、より円滑に行えることにあります。
多くの企業で使用されてきたメールでは、一定のフォーマットや冒頭の挨拶文が期待されます。そのため、簡単な情報共有を行いたい場合でも、文章の作成に時間がかかります。
ビジネスチャットツールなら、文化として形式的な挨拶を必要としません。すぐに本題に入ることができます。
またビジネスチャットツールでは、会話のように短い文章でやり取りができるため、メールよりも説明の手間が軽減されます。疑問やアイデアが浮かんだときに、すぐに聞いたり意見を求めたりもできます。
マルチデバイス対応ツールの場合、移動中や外出先の隙間時間に連絡できます。折り返し電話を何度もする必要がありませんし、 スピーディーな連絡によって生まれた時間は、新たな業務の時間へと有効活用できるでしょう。
口頭とは異なり、ビジネスチャットツールで指示や会話をすれば、チャットログ（記録）が残ります。「聞いていない」「言ってない」といったことを防げます。チャットログで過去のやりとりを確認できれば、自己解決できる問題もあるはずです。
ビジネスチャットツールでは、1対1のやり取りの他に、複数人で会話することも可能です。ビジネスチャットツール上でタイムリーに議論することで、会議時間の削減も期待できます。
コミュニケーションの活性化
堅苦しさのない会話のようなやり取りを通して、コミュニケーションの活性化が図れることも、ビジネスチャットツールのメリットです。
ちょっとした雑談も、アイデア創出のためには必要なコミュニケーションです。リモートワーク環境でも、ビジネスチャットツールで「ちょっとした雑談」が実現できます。そこから、これまでにない新しいアイデアが生まれるかもしれません。
チャットテキスト内に絵文字を使ったり、相手の発言に絵文字でリアクションしたりできるビジネスチャットツールもあります。テキストでは読み取りにくい感情が伝われば、よりコミュニケーションが活発になるでしょう。
セキュリティの強化
ビジネスでツールを利用する上で、最も重視すべきなのがセキュリティです。
ビジネスチャットツールでは、業務上の重要情報を取り扱うことができるように、セキュリティが強化されています。
ビジネスチャットツールで使用されているセキュリティシステムには、銀行のセキュリティレベル水準を満たすものや、GDPR（EU一般データ保護規則）などのグローバル基準の個人情報保護規則を遵守しているものがあります。
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールは、どのツールを選ぶかによって機能や使い勝手が大きく異なります。自社にマッチしたビジネスチャットツールを選ぶうえでのポイントを見てみましょう。
従業員のITリテラシーに合っているか
基本的には誰もが使いやすいシンプルなツールがおすすめです。従業員の多くがITに苦手意識を持つ現場であれば、機能の多さよりも基本機能のチャットの使いやすさを重視しましょう。デモや試用期間を活用してユーザーインターフェースのわかりやすさ、操作のしやすさを確認するとよいでしょう。
一方、ビジネスチャットツールのカスタマイズが必要な場合は、カスタマイズ可能な柔軟性が高いツールを選択する必要があります。この場合は、開発・保守の現場に高いITリテラシーが求められることにも留意しましょう。
業務効率化が図れる機能があるか
ビジネスチャットツール導入の目的としては、コミュニケーションの活性化に加えて業務効率化もよく挙げられます。
業務効率化を図るためには、チャット機能に加えて効率化のための機能も必要です。Microsoft系のオフィスアプリケーションとの連携機能やタスクのリマインダー機能などがあると効果的でしょう。ビジネスチャットツール単体に業務効率化のための機能が不足する場合は、他のツールと組み合わせて機能を補うことも検討してみましょう。
社外の人とのコミュニケーションが可能か
ビジネスチャットツールを社内だけでなく社外の人も利用できるようにするかどうかは、ツールの選定に大きく影響します。業務効率化のために社外の人とスピーディーにやりとりをする必要があるなら、その際には十分なセキュリティ機能があるかどうかもチェックしなければいけません。逆に社内に限定したチャットコミュニケーションを実現する場合は、社内チャットに特化したツールを選択するのも方法の一つです。
社内コミュニケ―ションツールについては以下の記事で詳しくご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。
必要な機能とコストバランスが見合っているか
ツール選定においては必要な機能とコストとのバランスを常に考える必要があります。機能によって実現する効果とそのために支払うコストとのバランス、といった方が良いかもしれません。目的実現のために必要な機能を持つツールをリストアップし、それぞれ必要なコストを算出して、費用対効果のあるツールを選びましょう。ツール料金だけでなく、保守や拡張など運用時に必要なコストも見積もっておきましょう。
また、業務効率化による効果も数値として算定しておくと、効果とコストのバランスがわかります。社内の稟議などでも使える情報となるでしょう。
おすすめのチャットツール紹介
ここからはビジネスチャットツールのおすすめを紹介していきます。
Slack
【特徴的な機能】
- トピックに関連するすべてのメンバー・メッセージ・ファイルを1か所にまとめられるチャンネル
- 宛先を指定できるメンション機能
- 外部ツールの通知を受け取れる連携機能
- 使いやすいスマホアプリ
【ポイント】
- 使い勝手が良い
Slackは、誰でも使いこなせるシンプルなUI（ユーザーインターフェース）や、スムーズな動作が抜群です。
- 多くの外部ツールと連携できて利便性が高い
GoogleカレンダーやGoogleドライブなど、900以上の外部ツールと連携することができます。外部ツールの更新情報を、Slackで受け取ることも可能です。
- チャンネルでコミュニケーションの分類・整理ができる
1対1のチャットはもちろん、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。部署、チームやプロジェクト、社外とのやり取りなどチャンネルを使い分けて整理ができます。
- 絵文字で感情が伝えられる
リアクションボタン（絵文字）を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。オリジナルの絵文字（カスタム絵文字）を作成することも可能です。無機質なテキストにも感情が伝わります。
- オンラインミーティングもできる
ビデオ通話機能もあり、オンラインミーティングを行うこともできます。
【考慮が必要な点】
- チャンネルで分けても、情報が流れてしまう
会話のようにラリーが続きやすいチャットだからこそ、大事な情報が埋もれてしまう恐れがあります。
- ビデオ通話人数に制限あり
無料プランは個人間通話のみ、有料プランでも最大15名まで。多人数でのWeb会議には向いていません。
【料金】
使える機能の種類やファイル容量によって、一人当たり850円/月からの複数のプランがあります。小規模で手軽に試せる無料プランもあります。
▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。
Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
【特徴的な機能】
- Microsoft 365製品とのシームレスな連携
- 大人数でも参加可能なWeb会議機能
- 豊富な外部ツールとの連携
【ポイント】
- 「チームワークを実現するためのハブ」としてコミュニケーションを一元化できる
Teamsは、チャット機能だけでなく、ビジネスコミュニケーションのための複数機能を併せ持っています。Microsoft 365を始めとする、マイクロソフトのさまざまな製品とシームレスに連携できます。
- メールと併用、Outlookと連携できる
メール不要との考えではなく、OutlookメールとTeamsとを連携することで、円滑なビジネスコミュニケーションを実現します。
【考慮が必要な点】
- チャットツールの観点からだと、他のツールの方が機能豊富
Teamsの「投稿」でチャット機能は使えますが、検索機能が弱い、使える絵文字が限定されるなど、他ツールと比べると若干使いにくさがあるかもしれません。Teamsはチャットツールというよりも、Microsoft 365製品を束ねるまさに「ハブ」としての位置付けで捉えると良いでしょう。
【料金】
Teamsも無料で使い始めることができます。
使える機能のグレードによって、料金が変わってきます。大きなファイル容量やWeb会議の録画機能を希望する場合などは有料プランを選択しましょう。
▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。
Chatwork
【特徴的な機能】
- 社内外ユーザーとのグループチャット
- タスク管理
- ファイル管理
- ビデオ、音声通話
- Twitter, boxなどのツールとAPI連携して通知の受信
【ポイント】
- メール・電話・会議に代わるビジネスコミュニケーションツールとして成長を遂げる国産チャットツール
社内はもちろん社外の人ともチャットが可能です。
- テクノロジーに精通していない人でも簡単に使える
シンプルなチャットツールのため、直感的に使いやすいといえます。
- チャット機能に加えて、リモートワークに有効な機能が揃う
チャット機能の他に、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有などがあります。
- 多言語（日本語を含め6言語）対応
【考慮が必要な点】
- 検索機能や絵文字があまり充実していないため、他のツールと比較すると表現の幅が狭くなります。
【料金】
料金はユーザー数、およびセキュリティ機能・管理機能によって変わります。
無料プランもあります。無料版では、作成できるグループが7個までなどの制限があります。
▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。
LINE WORKS
https://line.worksmobile.com/jp/
【特徴的な機能】
- 既読機能
- 豊富なスタンプ機能
- 外部ツールとの連携
【ポイント】
- 誰もが馴染みのあるLINEと同じ使い勝手、直感的に操作できる
プライベートで使い慣れたLINEが、ビジネスでも使えます。
- ビジネス向けの多くの機能がある
メール・アドレス帳・掲示板機能やカレンダー・資料やファイルをどこからでも保存し閲覧できるDrive、さらに社内外のユーザーに実施できるアンケートなど、多くの機能が用意されています。
- 音声通話、ビデオ通話もできる
- パートナー企業が提供する多様なツールと連携できる
【考慮が必要な点】
- 未読/既読によって、相手の確認状況がわかる反面、円滑な業務推進において考慮が必要な場合がある。すぐに返信をしなくてはならないことが負担と捉えられることもあります。
【料金】
無料で始めることができます。 ライト・ベーシック・プレミアムの有料プランは、容量や管理機能・セキュリティ機能により料金が異なります。
Talknote
【特徴的な機能】
- 1つの投稿に対してコメントできるグループ機能
- アクションリズム解析
- オーバーワーク検知機能
【ポイント】
- さまざまな組織課題の解決に向けた機能を搭載
Talknoteでは基本のチャット機能に特色ある機能を加えて、コミュニケーションを集約、価値観を共有し、自社文化の醸成を目指しています。
- 特許取得のアクションリズム解析で社員のモチベーションを見える化
社員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化を早期に発見することができます。アクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、利用者個々の仕事におけるリズムを見つけてくれます。投稿の減少が見えるならば、会社への気持ちや意欲が薄れてきている可能性があります。 コミュニケーション不足が招く離職を防げるでしょう。
- オーバーワーク検知機能
規定の勤務時間より長いことが続く場合には、いち早く人事担当者もしくはそのメンバーの上長にアラートを送信されます。早期に状況を確認することで、人材の離職やメンタルヘルスを防ぐことができます。
【考慮が必要な点】
- Talknoteは、コミュニケーション強化に加えて、社員のエンゲージメント強化や企業文化の醸成を目指すツールです。業務効率化のためのタスク管理などは、別ツールを利用するなど、目的と実現できる機能が合っているかを確認が必要になります。
【料金】
14日間の無料トライアルが可能です。
トライアル後の料金プランについては、問い合わせる必要があります。
チャットツールと連携すると便利なツール「Qast」
ビジネスチャットツールを活用することで、社内のコミュニケーションを活性化し、業務効率を向上することが期待できます。 また、手軽に会話のラリーが続くビジネスチャットツールでは、多くの情報をリアルタイムで共有することができます。
しかしその反面、「情報が流れてしまう」との指摘もあります。
大事な情報を探したい、雑談中に思いついたアイディアを見返したいと思っても、大量のチャットに埋もれてどこにあるのかわからなくなってしまうことがあります。検索機能を使ったとしても、おぼろげな記憶を頼りにほしい情報を探し出すのは、難しいことがあるかもしれません。
ビジネスチャットツールの「情報が流れてしまう」デメリットを解消しながら、社内の業務効率化や生産性の向上へと貢献してくれるツールがナレッジ経営クラウド「Qast」です。
ビジネスチャットツールを「フローのナレッジ経営クラウド」とすると、Qastは「ストックのナレッジ経営クラウド」ということができます。両者を組み合わせることで、ナレッジ経営の基盤を実現しましょう。
【特徴的な機能】
- Q&Aとメモでナレッジを蓄積するナレッジ経営クラウド
- 「ヤフー知恵袋の社内版」のようなイメージで、誰でも簡単に質問や回答ができる
- フォルダとタグで分類できるため、知りたい情報をすぐに探し出すことができる
- とにかくシンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できる
【ポイント】
- 導入企業数が4,000社を超えている急成長中のツール
- 社内の情報を探す時間を削減できる
- 何度も同じ質問に回答するための社内対応の時間を削減できる
- 情報共有での貢献を人事評価に連動させることができる
- ビジネスチャットツールの重要な情報はQastに蓄積していくことで、ビジネスチャットツールの「情報が流れてしまう」デメリットが解消できる
【料金】
ファイル容量や機能の種類によって、スタンダードプランとエンタープライズプランがあります。無料で機能を試せます。
詳細を知りたい方は以下をご覧ください。
まとめ
リモートワークでの円滑なコミュニケーションのためには、ビジネスチャットツールは必要不可欠だといえます。
また、オフィスで仕事する際にもビジネスチャットツールを活用すれば、スピーディーなコミュニケーションが可能となります。
さらに、ビジネスチャットツールを「ストックのナレッジクラウド」のQastとともに活用すれば、業務の効率化に留まらず、ナレッジが生まれるコミュニケーションの場の実現にも繋がります。
企業に多様な利益をもたらす可能性を秘めたビジネスチャットツールを、この機会に取り入れてみてはいかがでしょうか？
