社内イントラネットとは?メリットやおすすめサービス・事例をご紹介

今や電気やガスと同じように、人々の生活になくてはならない存在になっているインターネット。インターネットの活用は個人のみならず、企業でも活用が進んでいます。

今回は「イントラネット」と呼ばれるネットワークの仕組みを理解し、どんなサービスがあるのか、どれを導入すべきなのかをご紹介していきます。

社内イントラネットとは?

イントラネット(intranet)とは、内部(intra)のネットワーク(net)という言葉であり、インターネットの技術を用いた企業内のネットワークを指します。その詳しい仕組みやインターネット、エクストラネットとの違いをみていきましょう。

社内イントラネットの仕組み

社内イントラネットは、インターネットと同様に通信プロコトコルを利用して社内のみで構築されたネットワークを作ります(グループ会社を含む場合もあり)。社内専用のため、インターネットのようにショッピングや検索サイトで情報を得ることはできません。しかし、社内やグループ会社の情報を内部で共有できることにはさまざまなメリットがあり、迅速かつ安全な情報の伝達が実現します。

また、インターネットと同じようにブラウザやメールを使えるので、普段自宅で使い慣れている環境と同様の操作方法でイントラネットが活用できます。

インターネットとの違い

インターネットとは、イントラネットとは違い世界中をつなぐネットワークのことを指しています。通信回線を介し、世界中の個人や組織のコンピュータがつながります。その利便性や情報の得やすさは非常に大きな魅力ですが、外部に公開できないような情報を扱う際には漏洩のリスクも考える必要があります。

エクストラネットとの違い

エクストラネットは、インターネットの通信プロトコルを介して作られる企業間ネットワークのことです。イントラネットは自社・グループ会社のみのネットワークを構成しますが、エクストラネットは電子商取引や電子メールの交換といった企業間で生じる業務の効率化を実現します。

現在におけるイントラネットの意味や役割

イントラネットという言葉は一昔前まではよく聞かれたもので、業種や規模を問わずどんな企業でも、情報共有の手段として広く活用されていました。しかし、「最近ではあまり聞かない」と感じている方も多いと思います。それはなぜなのでしょうか。

クラウドサービスによって細分化された

イントラネットが最近あまり聞かれない理由は、イントラネットで行われていた社内の情報共有がクラウドサービスによって細分化されたためです。

社内の情報共有やコミュニケーションは昔よりも重要性が増していると同時に、コストを抑え、簡単に導入できるクラウドサービスが一般化されました。結果的に、イントラネットとは呼ばず「社内wiki」「ビジネスチャット」「社内SNS」等という括りで捉えられ、それらを導入する企業の数は今も伸び続けています。

さらに、テレワークの広まりによってクラウドサービスの利用が拡大したことも大きな要因と言えるでしょう。

社内イントラネットのメリット

では、社内イントラネットには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

最新の情報を素早く共有することができる

急ぎの案件で作成した書類を関係する部署の社員全員にチェックしてもらうためにメールを活用する場合、一人ひとりの回答を待ち、その回答を一つずつ書類に反映させ、それをまた全員に共有するという作業は非常に煩雑です。

しかし、イントラネットのサーバーにファイルを作っておけば全員が同じファイルを確認し、チェックや回答を更新して常に新しい状態に保存できます。作成者が楽になるだけではなく、全員がお互いの現状を把握できるので、最新の情報も素早く共有することが可能です。

相互のコミュニケーションが図れる

組織は同じ部署間の縦のつながりに強いものですが、他部署とのコミュニケーションは図りにくいものです。しかし、イントラネットを活用すれば情報が共有されるため、お互いの意思疎通や目指す方向性が浸透しやすくなり、部署の垣根を超えたコミュニケーションが図りやすくなります。

また、グループ会社でイントラネットを利用すると、グループ会社や他の拠点・事業所・工場などがどのような取り組みをしているのかがわかるため、交流が活性化されます。参考にできる改善内容など情報の共有化を図れることは組織全体のビジョンの明確化につながるでしょう。

コストの削減が可能になる

紙媒体で書類を作成してプリントすると、用紙代やインク代はもちろん、配布する時間も必要となります。また、会社内で方向性の意思疎通ができていないと、細かいやりとりを都度電話で行う必要が生じ、時間的にもコストが発生します。イントラネットで情報を共有していくことで、これらのムダをなくしてコスト削減につなげられます。

業務の効率化・生産性の向上につながる

イントラネットのサーバー上でさまざまなデータが管理されていれば、その都度担当部署にメールや電話をしてデータを送信といったやりとりがなくなり、業務を効率化できます。データが集約して管理されていることで作業性も高まり、生産性の向上にもつながります。

社内イントラネットのおすすめサービス

では、ここでおすすめの社内イントラネットサービスをいくつか紹介しましょう。

【社内wiki】

「Wikipediaの社内版」と言うとどんなものかイメージしやすいでしょうか。

全社的な共有事項や議事録、業務マニュアルや個人のノウハウまで、幅広い内容を共有できるツールです。

社内wikiを導入することで得られるメリットは、何度も同じ説明をする手間が省けることです。

前提として、1対nに対して瞬時で情報共有ができますので、該当の記事にアクセスすれば、すぐに社内の情報が取得できます。

それによって、アナログな情報共有で起きやすい「何度も同じ説明をしなくてはならない」状態から解放されます。

その他のメリットとして、「属人化を防ぐ」「検索可能な状態になる」という点が挙げられます。

個人で得たノウハウやナレッジを共有すれば、他の人が同様の事象を発生させてしまった時にすぐに対応できるようになります。

また、社内wikiツールには検索機能がありますので、わからないことをいつでも検索して自己解決できるようになるでしょう。

Qast

https://qast.jp/

いつでも、どこでも、誰でも使いやすい"社内の知恵袋"。個人のナレッジやノウハウを引き出し、組織全体のパフォーマンスを最大化する「ナレッジ経営クラウド」です。

【こんな人におすすめ】
  • 社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
  • 投稿を促す仕組みが必要だと感じている方
  • 既にPDF化した文書があり、一箇所で検索できるようにしたい方
  • 既存のチャットツールと連携できるツールを探している方
  • セキュリティ面の対応を懸念されている方
【ポイント】

社内wikiで迷ったら、Qastの導入がおすすめです。とにかくシンプルで使いやすく、初めてツールを導入する方でも簡単に操作することができます。

特徴はシンプルな操作性の他に、Q&A形式でも情報を溜められることです。

Q&Aとして社内でよくある質問や、お客様からよく聞かれる質問を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答しなければいけないといった手間が省けます。

社内wikiの選定においては、検索機能は重要な要素の一つですが、Qastの場合は、スピードが格段に早いためストレスがない上、精度も非常に高いです。

複数キーワードや投稿者名での検索から、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる他、投稿内にファイルを添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、他のツールにはありません。

既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合は、Qastに添付しておくことで情報が検索できるようになります。

また、チャットツールとの連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知したり、チャット上の情報をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。

その他にも、フォルダ/タグ付けで分類やテンプレート、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えている、最もおすすめのツールです。

【特徴的な機能】
  • ファイル内の文字列を検索
  • スコアで情報共有での貢献を可視化
  • テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
  • 既読人数、誰が既読か、を確認できる
  • 大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン、IDログイン)あり

Kibela

Kibela トップページ
【こんな人におすすめ】
  • 少人数での利用を考えている方
  • wikiとblog、2種類で投稿を分けたい方
【ポイント】

大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。

個人的なメモのような即時性の強いものは「Blog形式」で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものは「wiki形式」として投稿する、という使い分けができます。

ピン留め機能を使えば、HOME及びフォルダにて記事を固定できます。

また、特定の記事だけを外部に共有可能なため、業務委託の方などに特定の情報を共有することも可能です。

メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほか、Webhookで各種サービスとの連携も行えます。

5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。

【特徴的な機能】
  • BlogとWikiの2種類で管理
  • 記事単位で外部へリンクとして共有
  • ピン留め機能

esa.io

esa io トップページ
【こんな人におすすめ】

無料トライアル期間のうちに、できるだけ多くのドキュメントを作成したい方

英語のインターフェイスで利用できるツールを探している方

【ポイント】

「最初から完璧なものなんてない」をスローガンに、とりあえず情報を公開し、その後少しずつ情報を作り上げていく使い方を想定しています。

最大の特徴は、WIP(Work In Progress)機能というドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるので、「早めの情報共有」が可能になります。

記事のバージョン管理ができるため更新のチェックや、過去記事へロールバックも可能です。

情報の分類は、タイトル編集をするだけでだけで階層化して整理ができるカテゴリと、タグによって管理が可能です。

インターフェイスが英語のため、グローバルな利用を検討されている企業におすすめです。

また、トライアル期間は他のツールよりも長く60日のため、無料期間中に多くのドキュメントを作成できるでしょう。

【特徴的な機能】
  • 書き途中で保存
  • 記事のバージョン管理
  • 記事の外部公開

Confluence

Atlassian Confluence 製品ページ
【こんな人におすすめ】
  • テンプレート機能を重視したい方
  • 記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方
  • 複数言語でノウハウを蓄積したい方
【ポイント】

Confluenceは、海外製品のため英語での利用になります。

海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。

議事録はもちろん製品管理や企画管理など、予めテンプレートが豊富に用意されています。

最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、豊富なテンプレートが手助けとなるでしょう。

投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。

また記事を協力して編集するだけでなく、フィードバックを提供できます。協力を依頼するチームメンバーへのメンション機能により、チームの意志決定プロセスを可視化します。

分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。

【特徴的な機能】
  • 記事のフィードバックができる
  • テンプレートが豊富
  • 期間を絞って検索できる

【ビジネスチャット】

社内イントラの中では、「コミュニケーション」を行えますが、その機能を代替するのが「ビジネスチャット」ツールです。

ビジネスチャットツールを導入することで、これまでよりも社内コミュニケーションが円滑になるでしょう。

従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも、不要な時間を要するものです。

チャットツールであれば、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入れます。

業務のスピードアップにつながる上、絵文字などで反応を示すことで、さらにコミュニケーションが増えるという利点もあるでしょう。

また、社内wiki同様、口頭での会話と違い、履歴が残りますので過去の会話を遡って確認することが可能です。

Slack

Slack トップページ
【こんな人におすすめ】
  • メールに替わる、社内コミュニケーションツールを探している方
  • 社内ツールの更新情報を一箇所に通知したい方
  • スマホアプリでの利用をメインに考えている方
  • シンプルで使いやすいツールを探している方
【ポイント】

サンフランシスコに本社を置くSlackですが、2018年に日本支社が開設されており、現在では日本語対応も完了しています。

誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)、動作のスムーズさといった使い勝手の良さはもちろんのこと、外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が向上します。

例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブ(その他900以上)等と連携しておけば、更新情報をSlackで受け取れます。

メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができ、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。

また、テキストだけでは感情が伝わりにくいやりとりが、Slackでは「にっこり」や「しょんぼり」「おめでとう」といった絵文字によるリアクションボタンで、感情を伝えやすくなっています。更に絵文字をカスタムし、オリジナルで作成することも可能です。

その他にも、ビデオ通話機能もあり、複数人でオンラインミーティングを行うこともできます。

【特徴的な機能】
  • 文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる
  • メンション機能を使って、宛先を指定できる
  • 外部ツールと連携し、通知を受け取れる
  • 使いやすいスマホアプリ

Chatwork

Chatwork トップページ
【こんな人におすすめ】
  • ビジネスコミュニケーションを一つに集約することで、情報を一元化したい方
  • 社外とのコミュニケーションも一箇所で管理したい方
  • コミュニケーションの向上と共に、タスクとファイルの管理をしたい方
【ポイント】

国産のChatworkは、メール・電話・会議に代わる社内コミュニケーションツールとして成長を遂げており、ITやアプリケーションに詳しくない人や苦手といった人でも簡単に使えるのが特徴です。

そしてとにかく機能が豊富です。

チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有なども可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなどさまざまな使い方ができるツールです。

その他の特徴として、マルチデバイスに対応、ショートカットキーの豊富さ、そして他サービスとの連携が挙げられます。

【特徴的な機能】
  • タスクやファイル管理
  • ビデオ、音声通話
  • 外部ツールと連携し、通知を受け取れる

Teams

Microsoft Teams トップページ
【こんな人におすすめ】
  • 「Microsoft 365」のアカウントを既にお持ちの方
  • Web会議も一緒に行いたい方
【ポイント】

世界でもっとも利用されているOS「Windows」を開発しているマイクロソフトが、「Microsoftでチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールがこの「Teams」です。

Microsoft 365を始めとするマイクロソフトのさまざまなサービスとシームレスに連携できる他、チャット、ビデオ会議、ファイル管理などで、社内コミュニケーションを一元化できます。

他の2つのチャットツールと違う点は、メール不要という考えではないことです。

Outlook(メールサービス)とも連携することで、社内コミュニケーションをより円滑にしようというイメージです。

チャットツールとしてのシンプルさは上記の2つに比べて少し劣りますが、クラウドサービスのブランドを統一したい企業にはおすすめです。

【特徴的な機能】
  • Microsoft 365とのシームレスな連携
  • 大人数でも参加可能なWeb会議機能
  • 豊富なGifアニメーション

【社内SNS】

社内SNSも、気軽に情報発信を行う手段の一つです。

チーム内はもちろん、部署の垣根を越えてのコミュニケーションも取りやすくなります。

その機能は情報発信だけに留まらず、タスク管理やスケジュール管理などの機能も備えられており、イントラネットを一つのツールで代替しようとする方は社内SNSがおすすめです。

Talknote

Talknote トップページ
【こんな人におすすめ】
  • 社内コミュニケーションを一元化したい方
  • 社員のモチベーション量を可視化したい方
【ポイント】

Talknoteは、大きく分けて3つの機能が搭載されています。

メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能です。

特徴としては、特許を取得しているアクションリズム解析という、社員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化を早期に発見する機能です。

アクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、利用者個々の仕事におけるリズムを見つけてくれます。投稿の減少が見えるならば、会社への気持ちや意欲が薄れてきている可能性があります。

Talknoteを使うことで、コミュニケーション不足が招く離職を予防につながります。

また、オーバーワーク検知機能により、規定の勤務時間より長い日が続く場合には、いち早く人事担当者もしくはそのメンバーの上長にアラートを送信されます。

早期に状況を確認することで、人材の離職やメンタルヘルスを防げます。

Talknoteを導入し、活用することで、社内の情報共有だけではない効果を得られます。

【特徴的な機能】
  • アクションリズム解析
  • オーバーワーク検知機能
  • 外部ツールとの連携

TUNAG

TUNAG トップページ
【こんな人におすすめ】
  • 導入後の運用に不安を抱えている方
  • 気軽に活動内容を発信したい方
【ポイント】

「人と組織」の強さが、企業の成長を左右する、をコンセプトに作られた「TUNAG」。

企業や組織の課題抽出から施策設計のコンサルティング、ツール導入や運用の支援、定期的なフォローまでを一貫しておこなってくれます。

Facebookに代表される一般的なSNS機能を全て完備しつつ、社内コミュニケーションのキッカケを生みだす仕組みが多数存在します。

ビジネスシーンに求められるセキュリティや管理機能を備えたメッセージ機能の提供をはじめ、目的に応じて柔軟にカスタマイズできる制度管理機能があります。

ワークフローや公開設定、利用条件、社内ポイント設定、利用フォーマットなど、さまざまな機能や設定を組み合わせることで、それぞれの組織課題に合わせて、柔軟に社内制度を運用できます。

また、専任コンサルタントが他社の成功事例を踏まえて、制度活用方法をフルサポートしてくれるのも特徴の一つです。

【特徴的な機能】
  • 専任のコンサルタント
  • 柔軟なカスタマイズ

ONE TEAM

ONE TEAM トップページ
【こんな人におすすめ】
  • 社内会議の時間を短縮したい方
  • 導入後の運用に不安を感じている方
【ポイント】

「チームの生産性を高める」ために開発されたのがONE TEAMです。

コミュニケーション手段として、ドキュメント作成ツールとして、ファイル共有として等、さまざまな使い方が考えられます。

コミュニケーション内容がデータとして蓄積されるため、そのデータを分析し、組織改善につなげられます。

最近では「オンライン会議」機能を充実させており、目的なく開かれる社内会議を削減する取組みをされているようです。

【特徴的な機能】
  • チャット機能、ドキュメント作成、ファイル共有を一箇所で
  • データの蓄積、分析、改善提案を行うプランあり

【グループウェア】

情報共有機能やチャット機能、プロジェクトの進捗状況や個人のスケジュールなどを一つにまとめることでグループ内の意思疎通を図りやすいツールがグループウェアです。

Google Workspace

Google Workspace トップページ
【こんな人におすすめ】
  • 使い慣れた機能がほしい方
  • クラウドから共同で編集作業したい方
【ポイント】

Googleが提供するクラウド型グループウェアです。個人でもビジネスでもGoogleのサービスは広く浸透しているため、使い慣れた機能であることがメリットとなります。

Gmailやドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドといったビジネスツールをリアルタイムで編集・共有できます。

【特徴的な機能】
  • 多くの機能でデバイスへのインストールが不要。
  • 使い慣れた機能が多い。
  • 共同作業しやすい。

サイボウズOffice

サイボウズOffice トップページ
【こんな人におすすめ】
  • 誰でも簡単につかえる機能がほしい方
  • メンバーの予定を把握して日程調整をしたい方
  • 外出先から書類申請したい方
【ポイント】

国内ナンバーワンのシェアを誇り、日本人の感覚に合った使いやすいサービスが充実しています。自社に必要な機能のみを選んで取り入れることも可能です。

チームメンバーのスケジュールが簡単に把握でき、空き時間を見て予定を登録できます。

また、社内への情報発信には掲示板を活用でき、全員で共有できます。コメント機能やリアクション機能がついているので意見交換がしやすいのも魅力です。

スマホからでも申請・決済できるワークフローがあり、電子化によって外出先でも書類の申請が簡単に行えます。

【特徴的な機能】
  • 日本人向けのサービス。500円から導入可能。
  • 情報発信稟議書などを電子化申請。

Notes

HCL Notes/Domino 製品ページ

【こんな人におすすめ】
  • 必要な機能をオールインワンで運用したい方
  • 自由に開発したい方
【ポイント】

Notesはグループウェアを浸透させた古参のソフトウェアです。メール、スケジュール機能や業務アプリケーション、データベース、ワークフローなどの必要機能を標準の機能として単体で提供しています。

また、独自のアプリケーションを開発する基盤となるので、ビジネスに合わせたカスタマイズも可能です。

【特徴的な機能】
  • 必要な機能をオールインワンで活用
  • 独自でカスタマイズできる

まとめ

いかがでしたでしょうか?

社内イントラネットは、今や形を変えて様々なクラウドサービスとなって進化してきました。

働き方改革の文脈で、業務効率化や生産性向上を促進するのはもはや必須の時代に突入しました。

今回ご紹介したツールを活用し、「情報共有」に関する業務の見直しをおこなってみてはいかがですか?

誰でもかんたん、シンプルに使える
ナレッジ経営クラウド

誰でもかんたん、シンプルに使える
ナレッジ経営クラウド

誰でもかんたん、シンプルに使えるナレッジ経営クラウド
expand_less