ナレッジベースとは?社内で構築するためのクラウドツール5選!

組織として業務を進めていく上で、必要不可欠なのがナレッジ(知識)の共有です。

そのナレッジをオンライン上に蓄積し、検索可能な状態にするために必要となるのが「ナレッジベース」です。

今回はその「ナレッジベース」に着目していきます。 ナレッジベースの必要性や、おすすめのツールを含めてご紹介していきます!

「ナレッジベース」とは?

ナレッジベースとは、下記のような意味を指します。

ナレッジベース(knowledge base) 知識ベース(knowledge base)はナレッジマネジメントのための特殊なデータベースであり、KBと略記されることもある。それは知識の検索を可能とし、知識を組織化し、知識をコンピュータ上に集合させたものである。

【引用】Weblio辞書

ナレッジベースとは、企業にとっての有益な知識を可視化して蓄積させ、検索可能な活用しやすい状態にしたデータベースのことです。

従来、ナレッジは個人の中に蓄積されることが当たり前でした。

それを文字通りデータベース化することで、個人で活かすのではなく、チームで活かしていくことができるようになります。  

ナレッジ、について詳しく知りたい方はこちらも併せてご覧ください。

それでは、なぜ今、そのナレッジベースが重要視されているのかを見ていきましょう。

ナレッジベースという概念は、これまでも存在していました。しかし従来の日本では、「先輩社員の背中を見てノウハウを盗み、育つもの」というような風習がありました。

日本人特有の「言わなくても感じ取る」ことで、ノウハウを吸収していこうとしてきました。 しかし、人口減少による労働力の現象と、働き方改革によって、少しでも非効率なことを減らし、業務を効率化しなければならない状況が訪れています。

そんな中、「言わなくてもわかる」、「個人の力でなんとかする」とは、言っていられなくなったのです。 さらに、テクノロジーの進化により、今までは難しかった知識の共有が簡単にできるようになりました。

個人のノウハウやナレッジを言語化し、他の人がいつでも活用できるようにすることは、必要不可欠になったのです。

企業の中で、ナレッジベースが構築されると、誰でも検索可能な状態になり、生産性の向上につながります。 Google検索によって、世の中のあらゆることが検索可能になりましたが、社内での業務の進め方やノウハウは、当然Google検索では出てきません。

企業ごとに、独自のナレッジベースを構築する必要があるのです。  

ナレッジベース、ツール選定のポイント

ナレッジベースを構築するためのツールは、国内だけでも数多くのクラウドツールがあります。

そこで、自社にとって最適なツールは何なのか、何を基準に選べば良いのかをまとめていきましょう。

① 使いやすさ

好みによるところも大きいですが、毎日のように使うであろうナレッジベース構築ツールにおいて、「使いやすさ」は重要です。

まずは、直感的に誰でも操作できるのか、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、を第一印象で見極めていきましょう。

複雑なUI(ユーザーインターフェース)や機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることが困難になってしまいます。  

② 検索性

ナレッジベース構築の最終的な目的は、「検索できる状態にする」ことにありますので、投稿が溜まってきた時に、どんな方法で検索できるのか、使いやすいのかを調べておく必要があります。

キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法があります。  

③ 機能

利用人数や利用シーンによって、必要な機能は異なりるでしょう。

権限設定や、通知設定、スマホでの使いやすさなどはツールによって異なりますので、自社にとって必要となる機能を洗い出してみましょう。

その機能が搭載されているかは、ツール選定の際の基準の一つとなります。  

おすすめのナレッジベース構築ツール

「Qast」

https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】

・はじめてツールを導入する方

・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方

・数百人、数千人規模での導入を考えている方

【おすすめポイント】

初めてツールを導入する方や、過去にツールを導入したが、うまく定着できなかった企業の方には、Qastをおすすめします。

数あるツールの中で、最もシンプルで使いやすいツールと言えるでしょう。無料デモが見れるので、まずはトライアルで試されることをおすすめします。

Qastでは大きくわけて「メモ」と「Q&A」の2種類で、社内のナレッジを蓄積することができます。

投稿されたデータは、階層式のフォルダごとに分類でき、そのフォルダに対して閲覧権限を付与することもできるため、気密性の高い情報の蓄積も可能です。 検索機能の精度も高く、タグ検索、複数ワード検索、ひらがな⇔カタカナ検索ができ、調べたい時にすぐに適切な投稿にたどり着くことができます。

既読人数の可視化、テンプレート、スマホでの使いやすさなどの機能面も十分で、誰でも直感的に操作できるでしょう。

【特徴的な機能】

・Q&A形式でナレッジを蓄積できる

・既読人数、誰が既読かわかる

・検索の速度、精度の高さ

・Slackから絵文字で投稿できる  

NotePM

【こんな人におすすめ】

・蓄積したいファイルが多く、ファイル内の文字も検索対象にしたい方

・過去の編集履歴を辿って、何度も投稿をバージョンアップしていく方

【おすすめポイント】

こちらもQast同様にUIがシンプルで使いやすいツールです。 特徴としては、Word・Excel・PDFなど、ファイル内の文字も検索対象となる点です。

既に資料として情報をまとめている場合は、こちらにアップロードすると検索できるようになります。 フォルダで簡単に分類ができますので、欲しい情報へ素早くアクセスできるでしょう。

外部のチャットサービスとの連携、マルチデバイス対応なのでスピード感をもって情報共有が可能になります。

【特徴的な機能】

・ファイル内の文字が検索対象になる

・誰が既読かわかる ・編集履歴がわかる  

Kibela

https://kibe.la/ja

【こんな人におすすめ】

・少人数での利用を考えている方

・投稿ごとに外部に共有する可能性がある方

【おすすめポイント】

大きな特徴は、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という風に使い分けて整理することができるでしょう。

投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。 Markdownやテンプレート機能で簡単投稿が可能なので、ナレッジベースの構築に役立ちます。

5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でのご利用を検討されている方におすすめです。

【特徴的な機能】

・Blog形式とWiki形式2種類

・メンバーのプロフィール表示

・外部リンク共有  

Confluence

https://ja.atlassian.com/software/confluence

【こんな人におすすめ】

・テンプレート機能を重視したい方

・記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方

・複数言語でナレッジベースを構築したい方

【おすすめポイント】

タスク管理ツールのTrelloなどをグループで運営しているアトラシアン社が提供しているConfluence。もちろん、英語版の利用も可能です。

タグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」で分類を行っており、慣れるまで分類方法が少し難しいかもしれません。 メリットは、フォーマットが豊富な点、PDFやワードに変換できる点、検索で期間指定ができる点などでしょう。

文中にフィードバックを残すなど、複数人での同時編集も可能です。

【特徴的な機能】

・記事のフィードバック

・豊富なテンプレート

・オンプレ提供あり  

Scrapbox

https://scrapbox.io/product

【こんな人におすすめ】

・手書きで素早く情報共有したい方

・英語対応しているツールを探している方

【おすすめポイント】

手書きの文書を作成できることもあり、教育機関での利用が多いようです。 記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[]をつけておくことで、関連記事として表示されます。

重要な情報は、ピン留めしておくことでホーム画面に表示しておくことで、チームのメンバーの目にも止まりやすくすることができます。 また、インターフェースが英語なので、グローバルでの利用に適していると言えるでしょう。

CSSやJavaScriptを独自に定義して設定でき、柔軟なデザインが可能です。

【特徴的な機能】

・記事詳細の下に、関連記事が表示される

・手書きで文字や絵を書ける

・CSS,JSでカスタマイズできる  

まとめ

いかがでしたでしょうか? ナレッジベースの構築なくして、働き方改革の実現は難しいと言っても過言ではありません。

社内対応の工数を削減できますし、事例を共有することによって、同様の事象に対して効率よく対応することができます。 口頭でのやり取りだけでは、その現場にいない複数名に情報共有することはできません。 ツールを活用し、履歴を残すことで、誰でも検索可能になるのです。

企業にとって大切な知識を無駄にすることなく、有効活用できるように、社内でナレッジベースを構築してみてはいかがですか。    

誰でもかんたん、シンプルに使える
ナレッジ経営クラウド

誰でもかんたん、シンプルに使える
ナレッジ経営クラウド

誰でもかんたん、シンプルに使えるナレッジ経営クラウド
expand_less