【ナレッジ蓄積ツール6選】使いやすいツールと特徴を徹底比較

業務における知識を指す「ナレッジ」は、企業にとって重要な資産です。 そのナレッジを管理するためのツールは、日本国内だけを見渡しても数多く存在します。 ツールそれぞれの特徴があり、利用人数や求める使い方によって最適なものは異なります。 そこで今回は、これまでにナレッジを蓄積するためのツールを導入したものの、なかなか活用が進まなかった方や、これから初めてツールを導入しようとしている企業の方に向けて、おすすめのツールをご紹介していきます!  

ナレッジ蓄積の重要性

ナレッジとは、企業など組織にとっての「有益な情報」「付加価値のある経験や知識」のことを指します。 1990年頃からナレッジマネジメントの重要性が語られてきましたが、今改めてナレッジを蓄積することの重要性が増しています。  

①人材の流動性が高まっている

終身雇用の終焉と共に、業界に関わらず転職が当たり前の時代が到来しました。ひとつの会社で定年まで勤め上げる働き方は、既にマイノリティ(少数派)になりつつあります。 企業からすると自社で培ったノウハウやナレッジは個人にのみ蓄積され、本人が退職した場合、社内には残りません。 日常的にナレッジを共有する文化が根付いていれば、いつ誰が転職しても、別の人がナレッジを活用できるでしょう。

②働き方が多様化している

2016年9月、安倍首相は「働き方改革実現推進室」を設置しました。一億総活躍社会の実現に向けて、多様な働き方が推奨され始めます。 企業は優秀な人材確保のために、「副業OK」、「リモートワーク可」、「フレックス制導入」、「在宅勤務」など、労働力を低下させないために様々な働き方を模索しています。 働き方が柔軟になると人材の確保につながる反面、これまで決まった時間にオフィスでできていた情報(ナレッジ)共有が難しくなります。

③業務効率を上げなければならない

2019年4月から、大企業では法的に残業が禁止されています。(中小企業では2020年から) これまで時間をかけていた社内会議やそのための準備、移動時間の短縮など、削減できる業務を削減していかなければ、これまでと同じ生産性を保つことは難しくなります。 ナレッジを蓄積できるツールを導入して、前提知識を事前に共有することができれいてば、会議時間の短縮につながるでしょう。 また、ツールにナレッジを蓄積するということは、過去のログが溜まるということなので、いつでも検索が可能になります。それは、何度も同じ質問に対応する時間の削減につながり、情報を探す時間の短縮にもつながります。 ナレッジマネジメントについて、詳細こちら↓

ナレッジマネジメントとは?ツール導入〜組織に定着させるまで 組織の生産性を向上させるために、今必要性が増している「ナレッジマネジメント」。近年、そのナレッジマネジメントに大きな変化が.....詳細を見る

 

ツール選定のポイント

ナレッジを蓄積するためのツールはいくつもありますが、なんでも導入すれば良い、というわけではありません。 ここでは、ナレッジ共有ツール選定のポイントをお伝えします。

① 自社の使い方に合っているか

まず始めに、「どんな使い方をするか」を明確にしましょう。 外出先からの利用が多いのか、社内からが多いのか、全社的に使うのか、それとも事業部ごとに使うのか・・・ ツールによって、PCでの利用をメインに作られているものや、少人数での利用に向いているもの、大規模での利用に向いているもの等、特性は様々です。 さらに、既に導入しているツールとの連携機能があれば、社内での定着も容易になるでしょう。 ちなみに、グループウェアでのナレッジ共有はおすすめしておりません。グループウェアにはナレッジ共有の他にもスケジュール共有やタスク管理、勤怠管理など様々な仕組みがあり、情報共有は機能としては存在しても、二の次、三の次となってしまい、結局誰も情報を発信しない、という状態になりやすいためです。  

② シンプルさ

「誰でも簡単に操作できる」UI(ユーザーインターフェース)であることが重要です。言い換えると、シンプルさということになります。 複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になります。 日々の業務に追われる中でも、簡単に使えるシンプルなUIであれば、現場の負担は少なく、実際に使われるツールとなることでしょう。 ITツールに不慣れな社員や、新人などにもわかりやすように、シンプルなものを選定していきましょう。  

③ 検索性

ナレッジが蓄積された後に、どんな方法で検索できるかも重要です。 キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法があります。 無料トライアル期間が設けられているツールも多いので、実際の利用シーンを想像しながら試してみましょう。    

おすすめツール

ナレッジ共有のツールをはじめて導入される方、または過去に導入したけどうまくいかなかった方におすすめのツールをご紹介します。

Qast

Qastとは いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。 Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。 https://qast.jp/ 【特徴】 複雑な機能が省かれたシンプルなナレッジ共有ツールです。 操作マニュアルや社内で利用研修をしなくても、直感的に誰でも操作することができるでしょう。 ナレッジの共有は主に「メモ」に投稿することになります。 公開範囲の設定や、スマホでの利用にも対応しているため、様々なシーンでの利用が可能です。 また、メモとは別にQ&Aを蓄積できるのも特徴です。 業務上の疑問点をその場で解決でき、他の人が同じ疑問をもったら検索して自己解決できます。 検索性の観点では、複数キーワードでの検索や、投稿者名での検索が可能で、フォルダごとに検索することも可能です。 フォルダは階層式になっており、階層を辿っていけば、自動的に知りたい投稿を見つけることもできるでしょう。 シンプルながらも機能面も充実しており、おすすめのツールです。  

Scrapbox

Scrapboxとは チームのための新しい共有ノート あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービス https://scrapbox.io/product 【特徴】 こちらはフォルダ構造ではなく、並列して情報を整理できます。 それぞれの投稿にリンクをつけておくと、投稿の下に関連するトピックの記事が表示されるようになります。 便利な機能としては、投稿の同時編集が可能なため、一つの文書を複数人で編集して使うシーンが多い場合におすすめです。 会議の議事録、ドキュメントの作成に向いているツールと言えます。  

Kibela

Kibelaとは ひとりのアイデアをみんなのチカラに 個人の発信を組織の力にする情報共有ツール https://kibe.la/ja 【特徴】 特徴としては、Blog形式とwiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、業務の中で得られた比較的長文のノウハウ共有はwiki形式として投稿可能です。 こちらもフォルダごとに分類し、その中で保存しておきたい投稿を「ピン留め」することが可能です。 グループ内でノウハウを共有し、検索時にはグループごとに探すことができます。  

Confluence

Confluenceとは Confluence はオープンな共有ワークスペースです https://ja.atlassian.com/software/confluence 【特徴】 一度フォーマットを作成しておけば、そのフォーマット通りに投稿できる点が特徴です。 ミーティング議事録、製品要件、ブログなどのフォーマットは予め用意されているため、初めてツールを導入する方にも安心です。 こちらも複数人で同時にページを編集することが可能です。 トライアル期間が7日と他のツールに比べて短いのが難点ではありますが、一度試してみる価値はあるでしょう。  

Note PM

Note PMとは 「ほしい情報、すぐ見つかる」 ドキュメント専用の情報共有サービス 【特徴】 ミーティングの議事録・設計書・社内マニュアルの蓄積など、ドキュメントを管理するのに向いているツールです。 こちらも階層式のフォルダで管理ができます。 また、既読の情報も確認できるため、誰がどの投稿を見たのかがすぐにわかります。  

Qiita:Team

Qiita:Teamとは より生産性の高いチームをつくりましょう https://teams.qiita.com/ 【特徴】 「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことがコンセプト。エンジニア向けブログサービス「Qiita」のビジネス版。そのため、コード共有のしやすさなど、エンジニアにとって嬉しい機能が盛り込まれています。 Markdown記法に対応しているので、文字を装飾したりと読みやすくきれいな記事の作成が可能です。 テンプレート機能もあり、過去に投稿したノウハウと同じテンプレートで書き込むことができます。 Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携し、新着の投稿があった際に通知が届きます。  

まとめ

いかがでしたでしょうか? 基本機能は同じ部分もありますが、使い勝手や細かな特性はツールにより様々です。 ほとんどのツールで無料トライアル期間が設けられているので、まずはアカウントを作成して試してみましょう。 そして誰でも迷わず使いこなせること、日々使いたくなるようなシンプルさを重視して、自社に最適なナレッジ共有ツールを選んでみてはいかがでしょうか。    

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