クラウドストレージとは?ビジネスで活用するメリットや選び方について紹介

近年では多くの企業がクラウドサービスを利用しており、中でもクラウドストレージは人気のサービスです。クラウドストレージとはクラウド上でデータの保存・管理ができるサービスで、データ管理にかかるさまざまなコストの削減に繋がります。

今回は、クラウドストレージの概要やメリット・デメリット、クラウドストレージを選ぶ際のポイントやおすすめのサービスをご紹介します。この記事を参考に、クラウドストレージを導入しデータ管理のコスト削減を図りましょう。

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、事業者が提供するクラウドと呼ばれるサーバー上でファイルの管理ができるサービスです。クラウドストレージへはインターネットを介してアクセスでき、インターネットにアクセスできる端末と回線環境があれば、どこからでもファイルのアップロード・ダウンロードなどができます。

クラウドストレージのイメージ

ファイルサーバーとの違い

ファイルサーバーとは、社内でファイルを管理するために構築・運用しているサーバーを指します。ファイルサーバーは基本的に社内からのアクセスのみを想定しているため、社内ネットワークや特定拠点のVPNなどを利用した閉じられたネットワーク内からのみアクセスできるようになっています。

一方、クラウドストレージは、前述の通りクラウド事業者が構築・運用しているサーバーで、インターネットのどこからでもアクセスが可能です。ファイルサーバーとクラウドストレージは、サーバーの設置場所とアクセス可能なネットワークに違いがあります。

クラウドストレージを活用するメリット

クラウドストレージの利用にはさまざまなメリットがあります。その主なメリットを6つご紹介します。

マルチデバイスでアクセスできる

クラウドストレージへは、インターネットへの接続環境さえあれば、PCはもちろんタブレットやスマートフォンなどさまざまなデバイスでアクセスできます。リモートワークが一般化し多様なデバイスを業務で扱うようになっている昨今では、デバイスを問わずアクセスできる点は大きなメリットといえるでしょう。

アクセスする場所を問わない

ファイルサーバーなどのオンプレミスで運用しているサーバーに比べ、クラウドストレージはインターネットからのアクセスを前提にしているため、外部環境からのアクセスが容易です。オンプレミスのサーバーであれば社外からどうアクセスするかのセキュリティ設計が必要になりますが、クラウドストレージでは標準で用意されたアクセス制限機能を活用するだけで、アクセス場所を問わず利用ができます。

ファイルの管理・編集がしやすい

クラウドストレージでは、ファイルへのアクセス権限を持つユーザー同士であれば共同編集もできます。ファイルサーバー上のファイルだと、特定のユーザーが開いていていると編集ができないといったシーンがありますが、クラウドストレージではそのようなストレスがなくなります。また、ファイルの共同編集によって業務進捗の把握や原稿の校閲作業なども効率化できるでしょう。

運用コストを抑えられる

ファイルサーバーなどオンプレミス環境でサーバー構築・運用をしようとすると、機器の調達や機器設置場所の確保、設置環境の整備など、さまざまなコストがかかります。一方、クラウドストレージであればサーバーの管理はクラウド事業者側が一任しますので、ユーザーは利用料金を払うだけでストレージを利用できます。初期費用なしのクラウドストレージも多数あり、運用費用も月額・年額で選べる場合が多いため、運用コストを抑えて利用したいタイミングだけ利用する、ということも可能です。

社外の人へのデータ共有が容易になる

クラウドストレージの多くには、社外へのデータ共有を簡易化する機能が備わっています。例えば、クラウドストレージ内のデータ保管場所をURLで社外の人に教えるだけで簡単にデータが共有できるといったことです。データをZIPファイルにまとめてオンラインストレージにアップロードするなどの手間が省けます。

自動でデータがバックアップされる

アプリケーションの種類や契約プランによって異なりますが、多くのビジネス向けクラウドストレージには自動でデータをバックアップする機能が備わっています。また、サービスによってはリビジョン管理に対応しており、指定したバージョンのファイルに巻き戻すことも可能です。オンプレミスのサーバーでも自動バックアップは可能ですが、システムとの連携が必要になるため、クラウドストレージのほうが利用しやすいでしょう。

クラウドストレージのデメリット

クラウドストレージには多くのメリットがある一方、デメリットも存在します。クラウドストレージを利用する前にはデメリットもしっかり把握しておきましょう。

サービス障害が業務に影響する

クラウドストレージは社外に設置されたサーバー上にあるため、サービスやインターネット回線の障害が発生するとアクセス不可となります。障害中はクラウドストレージにアクセスできなくなり、業務が止まってしまう可能性があります。障害復旧にかかる時間は事業者に依存するため、事前に事業者のSLAなどは確認しておくようにしましょう。また、業務上重要なデータを保管する場合には、クラウドストレージやインターネット回線を冗長化しておくと良いでしょう。

情報漏洩などのリスクがある

クラウドストレージはインターネット上からアクセスできる場所にデータを保存します。アカウント管理やIPアドレス制限など、セキュリティ設定に不備があると、第三者からのアクセスを許し、情報漏洩が発生するリスクがあります。クラウドストレージを利用する際にはセキュリティ設定をよく確認すると共に、定期的にアクセスログを確認して不正アクセスがないかを確認するようにしましょう。

クラウドストレージを選定する際のポイント5つ

現在ではさまざまなクラウドストレージサービスが登場しているため、どのサービスを利用すれば良いか悩んでいる人も多いでしょう。ここではクラウドストレージを選定する際のポイントを5つご紹介します。

データ容量はどのくらいか

法人利用の場合、クラウドストレージで利用するデータ容量をチェックしておきましょう。必要な容量以上のデータを扱えるプランを選択しても、無駄にコストがかかるだけになってしまいます。できる限りデータ容量のプランが細かく設定されており、データ容量の変更が柔軟なサービスを選ぶのがおすすめです。

マルチデバイスに対応しているか

近年のクラウドストレージサービスは大半がマルチデバイスに対応していますが、サービスによっては利用ブラウザの制限や専用アプリの有無などに違いがある場合があります。自社で主に利用しているデバイスやブラウザに対応しているかは事前にチェックしておきましょう。

セキュリティ対策は十分かどうか

クラウドストレージサービスには、IPアドレス制限や2段階認証、共有URLの制限設定など、さまざまなセキュリティ機能があります。自社のセキュリティポリシーと照らし合わせ、十分なセキュリティ機能が備わっているかを確認しておきましょう。また、事業者側でサーバーのアップデートやデータ暗号化など脆弱性対策が適切に行われていないと、セキュリティインシデントが発生するリスクが高くなります。事業者のセキュリティポリシーが信頼できるものか、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)などの認証を参考にチェックしておきましょう。

月額・年額はどれくらいかかるか

クラウドストレージ利用の月額・年額のランニングコストは事前に確認しておきましょう。オンプレミスでの運用に比べてランニングコストは安価である場合が多いですが、不要な容量や機能を利用していると無駄なコストがかかり続ける可能性があります。利用プランは定期的に見直し、コストの抑制に努めましょう。

サポート体制は整っているか

障害やセキュリティインシデントが発生した際、いかに迅速に対応できるかが重要となります。迅速な対応を行うためにも、カスタマーサポートの受付時間や連絡手段、レスポンスのスピードなど、サポート体制の品質が十分かを確認しておきましょう。

おすすめのクラウドストレージ

ご紹介したようなクラウドストレージを選定する際のポイントを踏まえ、おすすめのクラウドストレージサービスをご紹介します。

Google Drive

Google DriveはGoogleが提供しているクラウドストレージサービスです。GmailやGoogleカレンダー、Googleスプレッドシートなどと連携ができるため、多彩なシーンで活用できる点が魅力です。マルウェア・スパム・ランサムウェアへの保護機能も搭載されているため、セキュリティ面でも安心して利用できます。

Dropbox for Business

Dropbox for Businessはストレージ単体で提供されているクラウドストレージサービスです。標準でファイルのリビジョン管理やデータの自動バックアップに対応。リモートワイプなどのセキュリティ機能も備わっています。ストレージの容量も柔軟に変更が可能です。

One Drive

One DriveはMicrosoftが提供しているクラウドストレージサービスです。One Driveの一番の魅力はMicrosoft 365製品との連携です。Microsoft WordやExcel、Outlookなど、多くの企業で利用しているMicrosoft 365製品と連携でき、Microsoft 365のプランの中で併せて契約できるため、既存環境を変えずに利用できるでしょう。

クラウドストレージとしてのQast

Qastはナレッジの共有・蓄積に特化したナレッジ経営ツールですが、クラウドストレージとしても利用可能です。Qastには多彩なコミュニケーション機能が搭載されているため、コミュニケーションを取りながら保存したファイルの共同編集ができます。また検索機能に優れているため、保存したファイルを探す際に高度な検索が可能な点も大きな魅力です。

Qastについて詳しくはこちら

まとめ

今回は、クラウドストレージの概要やメリット・デメリット、クラウドストレージを選ぶ際のポイントやおすすめのサービスをご紹介しました。

クラウドストレージは、インターネット環境さえあれば、デバイスや場所を問わずにアクセスでき、共同編集や社外へのデータ共有を簡単かつ運用コストを抑えて実現できます。また、データの自動バックアップ機能を利用すれば、ファイルの誤編集や紛失時にも安心です。

今回おすすめしたクラウドストレージサービスの導入を検討し、効率的な業務をぜひ実現しましょう。

Qastラボ編集部

Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。

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