週報とは？目的と書き方のポイントをわかりやすく解説
作業記録として日報や週報、月報を作成している企業は多いと思いますが、記載内容をどう活用すればよいかわからない、日報・週報・月報の記載内容が差別化されておらず似たような内容になってしまっている、といったケースも多いのではないでしょうか。
この記事では、日報・週報・月報それぞれの違いや、週報を作成する目的、記載すべき内容やポイントなどを解説します。
目次
週報とは
週報とは、一週間の活動内容や成果を報告するための書類・資料です。報告対象は企業によって異なりますが、チームや上司である場合が多いでしょう。
週報では、あらかじめ設定した一週間のタスク・目標に対する行動内容や進捗度、成果、振り返り、関連トピックなどを記載し、中期的な進捗把握や改善などに用いられます。
日報との違い
日報は、一日の活動内容を報告するための書類・資料です。
報告対象は週報と同様、チームや上司である場合が多いですが、週報よりも細かく1日の活動内容を記載します。
具体的には、「09:00～10:00 業務A実施」のように時間単位で活動内容を記載し、予定通り作業が進んだか、作業に時間がかかりすぎていないかなどの確認に活用されます。
月報との違い
月報は、1ヶ月の活動による成果や結果を報告するための書類・資料です。
報告対象はチームや上司のほか、経営陣や社外に報告するケースもあるでしょう。活動内容よりも活動による成果や結果に焦点を当てて作成され、長期的に見て活動の是正や改善が必要かなどの確認に活用されます。
週報の目的
週報を作成する主な目的を4つ解説します。
業務進捗の共有
業務を進めていると、思っていたよりもタスクが順調に進んだり、優先度の高い割り込みタスクが入り当初予定のタスクが進まなかったりということが多々あります。
週報を正しく運用していれば、業務の進捗度をチームや上司に共有でき、組織としてフォローや軌道修正ができるようになります。
業務内容の見直し・振り返り
週報で業務内容を振り返ると、無駄なタスクや段取りが悪く手間がかかっているタスクなどが明らかになります。
週報で得られた情報をもとに業務改善を行えば、より効率的に業務を進められるようになるでしょう。
ナレッジの蓄積と共有
週報は社内のナレッジとして蓄積でき、成功事例・失敗事例の分析に活用できます。
成果を効率的に得られた事例を社内で共有することで、社内業務の標準化や効率化が実現できるでしょう。
成果や目標の管理
週報があれば、1週間の活動で得られた成果や目標達成度が明確になります。各従業員が成果や目標を意識して活動できるようになるとともに、上司も目標達成に向けた適切なアドバイスができるようになるでしょう。また、上司が部下を評価する際の根拠としても活用できます。
週報の基本項目
では、週報に記載すべき基本項目を具体的に解説します。週報のフォーマットを作成する際は、最低限これらの項目を盛り込むようにしましょう。
業務内容
一週間に行った業務内容を記載します。日報のように詳細な業務内容を記載するのではなく、目標や成果に繋がる業務内容に絞って記載することがポイントです。記載する内容が少ないと感じた場合には、活動の進め方や方向性を見直してみましょう。
目標・成果
当初の目標や成果およびそれに対する進捗度を記載します。目標や成果があいまいだと進捗度がわかりにくくなってしまうため、客観的な数値や具体的な行動に落とし込んだ内容を記載することがポイントです。
振り返り
業務内容や目標・成果の進捗度に対する振り返りを記載します。
振り返りというと良くなかった点や課題を挙げるものと思われがちですが、良かった点は良かった点で評価する必要があります。
個人的な所感から改善が生まれるケースもあるため、記載内容を絞り込みすぎないように注意しましょう。
次週の業務予定
ここまでの項目をふまえ、次週の業務予定や目標を設定し記載します。チームや上司のフィードバックをもとに、PDCAを回しながら改善を行いましょう。
週報の書き方のポイント
続いて、週報を書く際に気をつけたいポイントを4つ解説します。
業務計画に対する目標・進捗・改善案を書く
週報は、実施した業務内容を報告する資料であるとともに、目標管理や業務改善に役立てるものでもあります。
ただ実施した業務内容を記載するだけでなく、目標や目標に対する進捗、改善案を漏れなく記載しましょう。
記載すべき内容が漏れないよう、テンプレートを作成しておくことがおすすめです。
抽象的な表現は避け、具体的な数値を入れる
記載内容が抽象的だと、目標に対して業務が順調なのかがわかりにくく、改善策を立てるのも難しくなります。抽象的な表現は避け、できる限り具体的な数値を記載しましょう。
業務に関する気づきを取り入れる
業務改善には担当者のリアルな気づきが重要です。週報のなかに業務に関する気づきを取り入れると、より週報を活用しやすくなるでしょう。
ただし、客観的な事実と主観的な所感を混ぜてしまうと実情が把握しにくくなります。事実と所感は分けて記載し、読み手がわかるようにしましょう。
伝わりやすい文章を意識する
週報はチームや上司が読むものであり、内容が読み手に伝わる必要があります。
週報を書く際は、読み手に内容が伝わりやすい文章を意識しましょう。5W1H「Who（だれが）・When（いつ）・Where（どこで）・What（なにを）・Why（なぜ）・How（どのように）」を意識すると、読み手に伝わりやすく誤解を生まない文章を作成できます。
週報や日報には情報共有ツールの活用がおすすめ
週報・日報の作成漏れはさまざまな現場で発生しがちですが、そうした漏れを防ぐには、情報共有ツールの活用がおすすめです。
情報共有ツールを活用すれば、誰が週報・日報を共有していないかがすぐにわかり、作成漏れに気づくことができます。また、フィードバックも情報共有ツール上で簡単に行えるため、コミュニケーションの活性化にも繋がるでしょう。
おすすめの日報アプリ・ツールについては下記の記事で詳しく解説しています。
週報のスムーズな情報共有に「Qast」を活用しよう
週報の作成および共有・報告を行うツールとしておすすめなのが、社内における情報共有や社内ポータルサイトに適した「ナレッジ経営クラウド」Qastです。
Qastにはテンプレート機能があるため、事前に週報のテンプレートを作成しておくことで、週報作成の手間を軽減できます。
また、Qast上で週報の作成からフィードバックまでを一貫して行えるため、週報の作成者・確認者ともに負担が少なく済みます。作成した週報はタグ付けやフォルダ分け機能などで整理して保管できるため、週報で得られた情報をナレッジ化しやすく、社内で広く活用できるでしょう。
週報の運用を見直す際は、ぜひQastの導入をご検討ください。
まとめ
週報とは、一週間の活動内容や成果を報告するための資料です。週報はチームや上司に対して報告するための資料であり、業務進捗の共有や業務内容の見直し、振り返り、ナレッジの蓄積と共有、成果や目標の管理を目的として作成されます。
週報を書く際は、業務計画に対する目標・進捗・改善案を記載する、抽象的な表現を避け具体的に記載する、業務への気づきを記載する、伝わりやすい文章で記載する点を意識しましょう。
週報の作成および共有・報告には、情報共有ツールの活用がおすすめです。週報の運用を見直す際には、合わせてQastのようなツールの導入も検討してみるとよいでしょう。
