エンタープライズサーチとは?企業内情報を管理して効率良く情報を検索!

企業が成長していくうえで、新規顧客の開拓や新しい製品・サービスの開発は欠かせません。しかし新しいものが増えることは、同時に社内で蓄積していく情報の増加も意味します。 2019年にオウケイウェイヴ総研がおこなった調査によると、会社員が調べものに費やす時間は1日平均1.6時間で、その理由として56.4%が「知りたい情報が一箇所にまとまっていないため」と回答しています。 調べものをする時間を減らし、その分を生産的な活動に回せば、業務効率化や生産性の向上・コスト削減につながります。それを実現するためのツールとしてエンタープライズサーチがあります。

エンタープライズサーチとは

エンタープライズサーチは、企業内だけの情報検索エンジンのことです。インターネット検索をすれば世界中のありとあらゆる情報が探せますが、エンタープライズサーチは企業内の情報だけを網羅します。 検索できる情報はサービスの種類にもよりますが、Officeデータやグループウェア、電子認証システムなどさまざまな格納先・データ形式を横断して適用することが可能です。 これによりデータを探すためにわざわざ席を立ったり誰かに確認したりする必要がなくなり、自分の持っているデバイスから直接欲しいデータへアクセスできるようになります。

エンタープライズサーチの主な機能

全文検索

全文検索とはファイル名も含め、横断する複数のデータ全てを対象として検索する方法です。これにより対応するどんな形式のデータも検索対象となり、あるはずなのに見つからないという事態を防ぐことができます。

資料の絞り込み

全文検索を使って全ての文章から検索できれば、確実に目的のデータを見つけられるため、検索ワードを変えながら何度も探す必要がなく効率的です。 しかし全ての情報からデータを探すために検索に時間がかかり、結果表示までの待ち時間が発生する可能性もあります。そのため多くのエンタープライズサーチシステムには絞り込み検索機能が付いており、エクセルやパワーポイントなど形式を指定して検索することができます。 データを記録したおおよその日にちが分かれば更新日による検索も可能なため、状況によって最適な情報検索を選べるのも大きなメリットです。

サムネイルの生成

キーワードで検索した際、結果としてそのキーワードとデータファイルのみがずらっと並んだ状態では、一つひとつファイルを開けて目的のデータを探すという手間が発生してしまいます。 それを防ぐため、エンタープライズサーチシステムではキーワードの前後を表示してサムネイルを表示する機能が付いています。 検索結果表示画面でキーワード前後の文脈が分かれば、わざわざファイルをひとつずつ開かなくてもおおよその内容を把握できます。一般的なインターネット検索では当たり前にある機能ですが、検索環境をスムーズにするために欠かせないものだといえます。

エンタープライズサーチの活用方法

エンタープライズサーチは社内の情報を一括管理できるシステムのため、誰でもあらゆる情報にアクセスすることができます。そのため使い道は幅広く、主な活用方法としては、 ・社内のナレッジマネジメント ・ヘルプデスクのFAQ管理 ・ECサイトなどの検索に合わせた情報の提示 などが考えられます。しかし便利である反面、導入するための課題もいくつかあります。

活用するために注意しておきたい課題とは

まずしっかりとアクセス権限の設定をしなければセキュリティ面で万全とはいえないほか、あまりにも乱雑にデータが保存してある状態では、不要なデータまで検索で拾ってしまうことになり、効率化を妨げます。 また、企業の規模に合わないエンタープライズサーチを利用すると、データ容量が足りない、または導入してみたものの便利さがあまり感じられないということも起こりえます。 エンタープライズサーチを利用するなら、まずはデータ整理とアクセス権限についての決定をおこない、企業の規模や活用方法に合ったシステムを選びましょう。

エンタープライズサーチにおすすめのツール5選

エンタープライズサーチを選ぶ際のポイントは、 ・どのくらいの情報量を扱えるか ・オンプレミス型やクラウド型などシステムの種類 ・利用できる文書、データ形式の種類 をチェックし、しっかりと効果を上げられるシステムを選ぶことです。はじめに数十日間無料で利用できるシステムも多いので、企業に合ったものを見つけましょう。

Qast

https://qast.jp/ シンプルで直感的に操作できるナレッジ管理ツールQast(qast.jp)は、10名以下なら無料で利用できるフリープラン、20名以上・複数部門間でナレッジを共有できるスタンダードプラン、20名以上・セキュリティと導入後のサポートやログ管理まで組み込まれたエンタープライズプランがあります。 メモとしての利用のほか、匿名質問やそれに対する回答など全てをナレッジとして蓄積でき、タグを設定すればそれらの情報検索が格段にスムーズになります。SlackやTeamsとの連携も可能で、チャット上で流れていくコメントをQastに保存すれば大切な情報を見失うこともありません。 インターフェースはシンプルなメモタイプですが、蓄積した膨大な量のデータをすぐに検索するツールとしてはエンタープライズサーチとしても利用しやすいでしょう。

Neuron

Neuronは、現在高い人気を誇るエンタープライズサーチです。インターフェースはGoogleやYahoo!などの検索エンジンと似ていて、探したいデータの種類を絞って検索することも可能です。 オンプレミス型・クラウド型など、形を問わず多くの形式のデータに対応可能で、いつものやり方を変えることなく導入できるため、時間のロスもありません。提供形態は企業の状況に合わせて選べるうえ、2ヶ月間の無料利用もできます。 サポート体制も整っており、コストをかけて導入したのに効果が実感できない、ということも起こりにくいといえます。

Garoon

グループウェアとして人気の高いGaroonですが、こちらは社内イントラ・全社連絡機能が付いているためエンタープライズサーチとしても使える優れものです。 社内の情報を集約するポータルや全社通達を分かりやすく一覧にする掲示板、資料の更新履歴が分かりやすいファイル管理や社内外のシステム・サイトをまとめて表示するリンク集など、業務効率化になくてはならない機能が充実しています。

Quick solution

全文検索・情報活用システムに特化したQuick solutionは、AIを利用して非常に高い検索精度を誇るエンタープライズサーチです。 検索に対応するデータはOfficeファイルやPDF、グループウェア、Microsoft365まで多岐にわたり、今まで蓄積してきたデータを余すことなく活用できます。 自社開発だからこそきめ細やかな要求にも対応でき、企業を強力にバックアップします。提供形態はパッケージソフトのみで、データ容量の追加はサーバーを増やすことで対応可能です。

AI-brid

こちらは1問1答型AIと文書検索型AIをあわせ持ったAIソリューションです。情報をナレッジとして蓄積しつつ、検索するときは目的のキーワードを使った質問・検索により、欲しい情報を引き出します。 頻度の高い簡単なナレッジは、1問1答型AIで素早く確実に回答を出し、低頻度で複雑なナレッジは文書検索型AIでデータをそのまま表示します。AIに学習させていくことによってより制度の高い検索が可能となり、エンタープライズサーチとしての活用効率も上がっていく仕組みです。

まとめ

データや情報はきちんと保存・管理していても、欲しいときに取り出せなければ意味がありません。エンタープライズサーチを使って探し物に費やす時間を減らすことができれば、確実に生産性を上げることができます。 導入を検討するなら、まずは無料体験やサポートを活用して複数のシステムを比較することから始めてみましょう。 ▼外部リンク ・オウケイウェイブ総研「社内業務に関する調査」 https://okwave.co.jp/

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