“Slackで情報が流れる”問題を解決!おすすめの連携ツールはコチラ

社内のコミュニケーションや情報共有において、メール文化に一石を投じたツールが「Slack」です。 本社はアメリカにあるSlackですが、昨年Slack Japanが設立され、日本でも50万人以上のユーザー数を誇ると言われています。 チャットツールとしては後発ながら確実に利用者を伸ばして浸透しているSlackですが、チャットツールの特性上、重要な情報が流れてしまうという課題があります。 今回は、そんな課題を解決する便利な方法とツールをご紹介していきます。

Slackとは

https://slack.com/intl/ja-jp/ Slackとは、ビジネスシーンで使用されるチャットベースのコミュニケーションツールです。 1対1のチャットはもちろん、「チャンネル」というグループ機能を使えば、部署やプロジェクト毎の複数人でのコミュニケーションが可能です。 Slackの創業者は、米国で有名な写真共有SNSの「flickr」を生み出したことでも有名です。 ちなみにSlackという名称の語源は、"Searchable Log of All Conversation and Knowledge"から来ているそうです。 最初に英語版がリリースされたのは2013年8月で、2017年11月には日本語版が公開されました。日本では現時点で50万人以上のデイリーアクティブユーザーがおり、Slack全体では世界第2位の規模だそうです。 チャットツールとしては後発でも、ここまで利用者数を伸ばしている要因は、以下の3点が挙げられるでしょう。 ・圧倒的にシンプルで使いやすいUI(ユーザーインターフェース) ・絵文字を使った気軽なコミュニケーションが取りやすい ・投稿のリアルタイム性、レスポンスの速さ そして、外部ツールとの連携も要因の一つです。 社内で使っているツールと連携することで、そのツールの更新情報等をリアルタイムで受け取ることができ、Slack内で業務を完結させることもできるでしょう。 Slack外部ツールとの連携について、詳細はこちら↓

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Slackの課題=重要な情報が流れる

テーマやプロジェクトごとにチャンネルを分けて整理したり、他サービスとの連携が豊富であるなど、Slackはとてもカスタマイズ性の高い便利なツールです。 しかし、見逃すことのできない重要な課題があります。 それは、「情報が流れてしまう」ことです。 気軽にコミュニケーションを取ることができ、メールでは考えられなかったようなスピード感で情報が溜まっていきます。何気ない雑談の中から画期的なアイデアが生まれたり、重要な議論に発展することもあるでしょう。 しかし、当然ながら過去の情報はどんどん流れていってしまいます。 後で過去の情報を探そうと思った時に、会話を辿って見つけ出すのは大変です。 Slackを使っている方であれば、 「どのチャンネルでやりとりしていたっけ?」 「キーワードで探しても出てこない...」 そんな経験が一度はあるのではないでしょうか? ※無料プランでは1万件以上前の投稿を検索することはできません。 会話の中での重要な情報や、ストックしていつでも検索可能な状態にするべき網羅性の高い情報がSlackのどこかにまぎれてしまうことは、よくあることです。 社内wikiとして別の情報共有ツールに改めて投稿すれば、いつでも検索可能にはなりますが、二度手間になってしまい、現場に浸透させるのは困難です。 そこで、Slackに書いた情報をそのまま別の場所に蓄積していく方法をご紹介いたします。    

解決方法

ここで、Slackのメリットの一つである「外部ツールとの連携」を活かさない手はありません。 今回はQastというナレッジ共有ツールをご紹介させていただきます。 Slackと連携するメリットをご紹介する前に、まずはQastを簡単にご紹介いたします。    

Qastとは

https://qast.jp/ Qastとは、Q&A形式とwiki(メモ)形式で、社内のナレッジを一箇所に蓄積できる情報共有ツールです。 これまで属人化していた情報が集約され、いつでも検索可能な状態になります。 Slackをフローの情報共有ツールとすると、Qastはストックの情報共有ツールと言えるでしょう。 こちらもUIがシンプルで洗練されており、誰でも簡単に使いこなせるツールです。    

SlackとQastの連携

このQastとSlackを連携させておくことで、もう情報が流れる心配がありません。 Slack上でストックしておきたい投稿に絵文字を押すだけで、それをQastに蓄積できるようになります。 その導線がこちらです↓

いかがでしょうか? 蓄積したいSlack上の投稿に対して、特定の絵文字を押すと、リアルタイムにQastのボットから返信が来て、投稿者名を選択すると、それをQastに投稿できます。 このシームレスさは、一度試すとやみつきになります・・・! 情報共有ツールという意味では、SlackとQastは同ジャンルですが、フローはSlack、ストックはQastのように2種類を使い分けることで得られるメリットを記載致します。

フォルダ、タグごとに分類できる

Slackだけで情報共有を行っていると、必要以上にチャンネルの数が増えてしまい、管理が煩雑になってしまいがちです。 Qastと連携させておけば、フォルダ(階層式)とタグによって投稿の分類・整理ができます。 何を検索すれば良いかわからない状態でも、フォルダを辿っていくことで、必要な情報を見つけ出すことができるでしょう。 フォルダ指定とタグ付けは、Slackから投稿する時にも選択できますが、Qast上でドラッグ&ドロップで投稿を移動させることも可能です。  

社内wikiツールに書き直さなくて良い

フロー情報をSlackに、ストックの情報を別の社内wikiツールに、という使い分けも考えられますが、その場合、「Slackに投稿すべき情報か、社内wikiに書くべき情報か」の迷いが生じてしまいます。 そのルールが曖昧になっていると、Slackにストック情報が含まれていたり、社内wikiにフロー情報が含まれたりすることが出てきます。 Qastであれば、「まずはSlackに投稿して、後で必要になりそうな情報は気づいた人がボタンを押してQastにストック」という使い分けができます。 絵文字一つでストックできるため、別の社内wikiツールに情報を書き直す必要がありません。  

Q&A集を蓄積できる

他の社内wikiツールとQastとの一番の違いは、この「Q&A集を蓄積できる」点にあります。 新入社員が入る度に、何度も同じ質問に回答する、という経験はないでしょうか。 社内の役割や役職によっては、この社内対応によって一日のうち多くの時間を消費しているはずです。(※もちろん無駄なことではありませんが・・・。) 業務上発生する質問があれば、まずはSlackで質問し、それに対する回答も併せてQastにストックしておけば、そこにQ&A集が蓄積されていきます。 新入社員は質問があれば、まずはQastで検索して自己解決することができるようになるのです。 回答する側の作業を邪魔することなく質問できるので、社内にいつでも質問しやすい環境が生まれます。   以上3点のメリットは、時間が経てば経つほどその効果は大きくなっていくでしょう。 日々の小さな積み重ねが、数カ月後には社内の貴重な財産となっているはずです。    

まとめ

Slackが便利なツールであることに何の疑いもありません。 メール文化とは全く違った形で社内のコミュニケーションが醸成されるため、Slack上での情報共有に満足している方も多いでしょう。 一方で、溜まった情報を整理し、いつでも探せる状態にするために、今回はQastとの連携をご紹介させていただきました。 「Slackだけでは情報が流れる」と思っている方は、ぜひこの機会にフローはSlack、ストックはQastというのを社内の合言葉にして浸透させてみてはいかがですか?    

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