働き方改革による長時間労働の是正や、労働力の不足から生産性の向上・業務効率化が求められ、文書管理の重要性が注目されるようになりました。 業務上で作成した文書は、適切に管理していないといざ必要になった場面で上手く活用できません。そこで大切なのが文書管理です。 今回は文書管理の重要性や、文書管理がどのように業務効率化へ役立つのかについて解説します。また、合わせて文書管理におすすめのツールもご紹介します。文書管理・業務効率化に課題を抱えている企業や担当者はぜひ参考にしてみてください。

文書管理とは

ビジネスにおける文書管理とは、文書の作成から保管期間を経て廃棄するまでの流れを管理することです。 文書の内容によってはその場で廃棄するものや数年間保存しておくものなどがあり、実に多種多様です。それらの多種多様な文書を適切に管理し、いつでも活用できる状態にしておくことによって業務効率化を期待できます。 これまで使用されていた紙ベースのアナログな文書は、紛失や盗難などセキュリティ面でのリスクがあります。そのためIT化が進んだ現代では、文書管理システムと呼ばれるソフトウェアが広く使われています。

文書管理が業務効率化につながる理由

文書管理は膨大な情報を管理する上で非常に大切なことです。しかし、どのような理由で業務効率化するのかを理解しておかないと、文書管理すること自体が目的化してしまい本質を見失いかねません。 ここからは文書を管理することによってなぜ業務効率化につながるのか、詳しい理由を解説します。

文書の管理をわかりやすく

業務上で作成した文書は共有・活用を経て保管し、保存する期間が過ぎたら破棄するといった流れが基本です。 ここで重要なのが「保管」と「保存」の違いです。保管は文書を保有・管理し、いつでも活用できるようにしておくことを指します。一方で保存は使わなくなった文書を保有・在庫として置いておくことを指します。 保管と保存の違いがわからないと、不要になった文書をいつまでも保管しているせいで情報があふれてしまい、必要な文書を探すのに時間がかかるといった事態が起こります。 これらのサイクル手順を簡略化することによって、必要な文書がすぐに取り出せるようにします。結果的に文書探しに費やしていた無駄な時間を削減でき、業務効率化へとつながるのです。

複雑化したワークフローを簡略化

文書の作成は、ただテキストを入力して終わりではありません。責任者による確認や承認を求める場合が多く、文書作成のプロセス自体が複雑化しています。 責任者が外出していて現場にいない場面も多く、承認を得るまでプロジェクトが滞ってしまった経験は何度もあることでしょう。 そのような場面で役立つのが、文書管理システムを利用したワークフロー化です。文書をシステム上で送受信することによって、責任者がいつどこにいても文書を確認・承認ができるようになります。 また、次に誰がなにをすべきかまで見える化しておけば、文書に携わる全員への共有・把握も可能です。承認待ちという名の無駄な時間を削減すれば、おのずと業務効率化へとつながります。

文書管理の共同作業で業務効率化

ビジネスのIT化にともない、文書管理をオンラインで行う企業が増えています。ユーザーが共同で作業でき、アップロードやダウンロードといった手間もかからないため、時間的なコストを抑えることが可能です。 オンライン上のシステムを使うことによって、セキュリティ面での効果も見込めます。システムによってはアクセス権限を設ければ誰がいつどのように文書を編集・閲覧したかを確認できるため、文書改ざんをはじめとする不正への対策としても有効です。

文書を分類する際のポイント

文書管理においては、作成した文書の分類が必要不可欠といえます。雑な分類をしてしまうと文書の活用や保管において業務効率化できず、文書管理の意味をなさないため注意が必要です。 ここからは、文書管理で文書を分類する際のポイントを解説します。

文書の分類方法は明確にする

文書を分類する際に大切なポイントは、分類方法を明確化して誰もが同じように実行できることです。 そのためには「複数の文書をまとめてグループ化する方法」「文書を効率的な配列に並べる方法」といった文書の分類方法を共有しましょう。規則に沿った分類をすることが文書管理の第一歩です。 分類方法を明確化していないと、各々が好き放題に文書を分類するため、適切な文書管理にはほど遠い状態と化してしまいます。

ファイル名の付け方をパターン化する

オンラインでデータベース化してドキュメントとして文書管理をする場合、ファイルの内容ではなくファイル名で文書を判断することになります。 ファイル名が「文書_1」「文書_最新」のように内容を判断できないものだと、毎回ファイルを開いて確認しなければならないため非効率です。管理する文書が多ければ多いほど、ファイルを探すのにかかる時間も増えていきます。 そのため、ファイル名をパターン化して誰が見てもひと目で判断できるような付け方を共有しましょう。文書を参照する際に、目的のファイルを探す時間の短縮をすることができます。

職種ごとに独自のルールを設ける

取引先の情報を扱う営業職や見積書・請求書などの書類を扱う経理職、さらには知識・マニュアルなどの形式知を扱う技術職など、職種によって取り扱う文書の内容は異なります。 そのため、文書の分類方法を一律化するのではなく、各職種別にフォーマットや独自ルールを設けて最適化しましょう。 ただし、独自ルールを細分化しすぎると文書管理に多くのリソースを割かなければならなくなるため、職種ごとに設けるのが良い塩梅です。

文書管理ができるQast

https://qast.jp/

文書管理で使うオンラインシステムを探しているなら「Qast」がおすすめです。

Qastは社内で属人化したナレッジを経営資源にナレッジマネジメントを実現するツールですが、文書管理として使える機能が豊富にそろっています。 フォーマットに沿って入力するメモ機能を文書として投稿すれば簡単に社内への共有が可能です。投稿したメモにタグを付けてフォルダで分類し、階層化することで後々の検索で絞り込みもしやすく、すぐに欲しい情報を見つけることができます。 Qastなら添付ファイルの文字列まで検索できるので、資料データの多い文書でも問題ありません。また、閲覧権限の設定もできるため他職種からの情報漏洩や流出といったセキュリティ対策もバッチリです。

まとめ

現代における文書管理は、紙ベースのものからオンラインベースのものに代わりつつあります。紙の文書はファイリング作業やカギのかかる保管場所の確保といった手間がかかるからです。 しかし、Qastのようなオンラインツールを使えば、文書管理に場所を取らない上に、検索も容易で欲しい情報をすぐに見つけることができます。紙の文書のように盗難や紛失の恐れがなく、閲覧権限を設ければ外部への流出といった心配もありません。 業務に必要な文書を探す時間が1日にたった10分程度だとしても、数年・数十年と積み重ねていけば膨大な時間を無駄に費やしていることと同義です。働き方改革が叫ばれている現代だからこそ、生産性の向上や業務効率化を第一にあらゆる管理業務を見直してみるのもいいでしょう。 今回ご紹介した文書管理が業務効率化につながる理由や、文書管理のポイントについて把握した上で、社内の文書管理に取り組んでみてはいかがでしょうか。

Qastラボ編集部

Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。