さまざまなリソースや情報を効率的かつ相互に連携させながら管理をするためには、一元管理が非常に重要です。しかし、適切な方法で一元管理に取り組まなければ、結果としてリソースや情報が分散してしまう可能性があります。

この記事では、一元管理の意味やメリット・デメリット、一元管理を行う際のポイントを解説します。

一元管理とは

一元管理とは、さまざまなリソースや情報を一ヵ所にまとめて管理し、効率的に活用することを指します。

たとえば、製造業におけるサプライチェーンの各情報を一つのプラットフォームで管理・連携できるようにする、各部署で管理しているファイルをファイルサーバなどに集約して他部署とも連携できるようにするなどの取り組みが該当します。

一括管理との違い

一括管理は一元管理と同様、リソースや情報を一ヵ所にまとめて管理することを指します。

ただし一元管理の場合は、まとめたリソースや情報の管理方法も統一化します。リソースや情報を効率的に活用することに焦点を当てている点と管理方法の統一化を行う点が一元管理の特徴であり、一括管理と異なるポイントです。

集中管理との違い

集中管理も、リソースや情報を一ヵ所にまとめて管理することであり、一括管理と同じ意味合いを持ちます。つまり、集中管理と一元管理の違いは、一括管理と一元管理の違いと同様です。

同期との違い

同期とは、複数の機器（パソコンやサーバなど）が持つ情報を、それぞれの機器で同じように確認できる状態に保つことです。リソースや情報の集約、効率的な活用とは異なる目的で利用されるため、一元管理とは別の概念です。

一元管理の対象となるもの

一元管理の対象となるリソースや情報について詳しく解説します。

ヒト

ヒトとは、企業を構成する組織や人材を指します。企業活動を行ううえでヒトは欠かせない要素であり、重要なリソースです。

現在では、働き方改革や労働人口の減少などを背景に、よりヒトのリソースを最適化・効率化することが求められています。

今後、企業の成長を維持するためには、一元管理によるヒトの最適化・効率化が非常に重要になってくるでしょう。

モノ

モノとは、企業が持つ設備や商品・サービスなどを指します。モノの一元管理ができていないと、過剰な設備投資や在庫保持、製品製造などにより、無駄なコストが生まれやすくなります。

ニーズの変化が激しい現代で柔軟にニーズに対応するためには、モノの一元管理により無駄を削減し、変化にスピーディーに対応できるよう準備する必要があります。

カネ

カネとは、企業が持つ資金や経理関連のリソースを指します。企業のカネは有限であり、企業戦略として何にカネを投資するかがその後の成長を左右します。

企業の各組織で使っているカネを一元管理し効率化できれば、不要なコストの削減に繋がり、企業の意思決定に基づいた重要な施策にカネを投資できるようになるでしょう。

情報

顧客や従業員、設備、ナレッジなど、さまざまな情報を取得・可視化できるようになった現代では、情報も企業活動における重要なリソースとなります。あらゆる情報を得られるようになってきたからこそ、どの情報をどうやって集め、どのように活用するかが大切になってきています。

必要な情報を一元管理し、効率的に活用できれば、企業活動を最適化でき、今後の成長にも繋がりやすくなるでしょう。

一元管理のメリット

一元管理を行うことで得られる主なメリットを5つ解説します。

業務の効率化に繋がる

リソースや情報が分散していると、従業員は業務に応じてそれぞれの場所からリソースや情報を確認して対応しなければなりません。リソースや情報が一つの場所にまとまっていれば、それだけ従業員の負担は軽くなります。

また、業務の情報が一元管理されると、業務のなかの無駄なプロセスが見えてきます。無駄なプロセスの削減や改善を行えば、業務の効率化に繋がるでしょう。

業務の標準化に繋がる

多くの企業で業務の標準化が課題となっていますが、標準化が進まない大きな要因には、業務の可視化ができていないことが挙げられます。

一元管理によって社内の情報が集約され、自身の業務に関連する情報を必要なタイミングで確認できるようになれば、各業務の内容や他業務との繋がりがわかりやすくなり、業務の標準化が図れるでしょう。

人件費の削減に繋がる

一元管理によって業務効率化や標準化が図れれば、不要な人件費の削減に繋がります。

例えば各部署で繁忙期が異なるような企業では、一元管理を行うことで各部署の繁忙期に合わせた柔軟なリソース配分ができるようになるため、人件費の削減に繋がります。

作業コストの軽減に繋がる

一元管理による業務効率化での作業コスト軽減に加え、不要に設備が稼働しているコストや分散して運用しているシステムのコストの削減など、多くの作業コストが軽減できます。作業コストを軽減できれば、その分のリソースを別のコア業務に割り当てることもできるでしょう。

コミュニケーションの円滑化に繋がる

一元管理によって、各部署で分断されていた情報の共有・コミュニケーションが活性化される点も大きなメリットです。

企業活動のなかには各部署が連携して対応している業務が多くあり、業務をスムーズに進めるためには、各部署間の情報共有・コミュニケーションが欠かせません。各部署間の情報共有・コミュニケーションが円滑化されれば、イノベーションがより生まれやすくなるでしょう。

一元管理のデメリット

一元管理には多くのメリットがある一方、デメリットもあります。以下の2点をあらかじめ認識しておきましょう。

導入費用がかかる

一元管理を導入するためには、一元管理を行うシステムの導入費用がかかります。これまで分散して管理していたリソースや情報を集約するため、システムの規模が大きくなりやすく、まとまった費用がかかる点を認識しておきましょう。

また、分散していたリソースや情報のフォーマットや管理方法をどのように統一するかに手間取るケースが多く、システムの要件定義や設計で多額の費用がかかる場合もあります。

教育やアフターケアが必要になる

リソースや情報を一元管理することになると、それまでの業務内容に少なからず変更が発生します。

せっかく一元管理の基盤を整えても、変更による負担が大きく、従業員に活用されないのでは効果がありません。

従業員への教育やアフターケアを重点的に行い、スムーズにシステムが活用されるような対策を検討しましょう。

一元管理を効率よく導入するポイント

続いて、一元管理を効率よく導入するためのポイントを3つご紹介します。

導入する目的を明確にする

一元管理を導入する目的やスコープを事前に明確化しておきましょう。

企業内には多くのリソースや情報があり、すべてを一元管理するには膨大なコストがかかります。

自社が抱えている課題を把握したうえで導入目的やスコープを定め、それに合わせた一元管理を導入するようにしましょう。

必要なシステムを選定する

導入目的に合わせ、必要なシステムを選定しましょう。

一元管理を導入すると従来の業務内容に変更が生じるため、大幅な変更になるほど従業員の負担が大きくなります。

多機能なシステムは便利ですが、導入コスト増や従業員の負担増にも繋がるため、必ずしも多機能がよいとは限りません。

機能の豊富さだけではなく、あくまで導入目的に沿ったシステムを選定することが大切です。

社内への共有を行う

一元管理を行うシステムの活用には、従業員の共通認識が不可欠です。

一元管理を行う前に、社内への情報共有を必ず行い、なぜ一元管理を行う必要があるのか、一元管理でどのようなメリットがあるのかを理解してもらいましょう。

また、社内への情報共有の際は、導入の背景やメリット・デメリットをしっかり伝えるようにしましょう。

社内での情報共有の際にはツールを使おう

一元管理を導入する際には、社内への情報共有や意識の改革が必要となります。社内に漏れなく情報共有し、一元管理のデメリットとして挙げた教育やアフターケアを効率的に行うためには、情報共有ツールの活用がおすすめです。

Qastは、社内における情報共有や社内ポータルサイトに適した「ナレッジ経営クラウド」です。シンプルで誰でも扱いやすいツールのため、ITリテラシーを問わず社内で活用でき、社内のナレッジ・情報共有だけでなく、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。

一元管理を導入する際には、ぜひQastの導入をご検討ください。

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まとめ

一元管理とは、企業のさまざまなリソースや情報を一ヵ所にまとめて管理し、効率的に活用できる状態にすることです。一元管理を行えば、業務の効率化・標準化やコスト削減、コミュニケーション活性化など多くのメリットが得られるでしょう。

しかし、導入コストや従業員への教育・アフターケアが必要になる点には注意が必要です。一元管理を行う際には、導入目的とスコープを明確にし、必要なシステムを選定するとともに、社内の協力を得ながら取り組むようにしましょう。