近年、多くの企業が人手不足の課題を抱えており、より効率的に業務を行うための改善の重要度が増しています。しかし、業務改善に取り組んでいるのに思うような成果を得られないと感じている企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、効果的に改善を行うためのECRS（改善の4原則）について解説します。

ECRS（改善の4原則）とは

ECRSとは、「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（交換）」「Simplify（簡素化）」の頭文字を組み合わせた言葉です。これは「改善の4原則」とも呼ばれます。業務改善を行う際、ECRSの順に改善内容を検討・実施すれば、より効果的な改善が実現します。

ECRSはもともと製造現場での業務改善で用いられていた手法ですが、現在では製造現場だけでなく、さまざまな業務の改善に活用されています。

ECRS（改善の4原則）の意味や考え方

では、ECRSが実際にどのような改善を指すのか、具体例とともに見ていきましょう。

Eliminate（排除）

「Eliminate（排除）」は言葉の通り、業務そのものをなくすことができないかを考えることです。

まずは業務の目的を洗い出し、本当に必要な業務なのかを検討しましょう。

Eliminateの具体例

議題の決まっていない定期ミーティングや、報告書を作成しても確認しないことが多ければなくす取り組みが挙げられます。定期ミーティングは議題がある時のみの開催とする、報告書は作成不要とすることで、その工数をまるごと削減できます。

Combine（結合）

「Combine（結合）」は、これまで別々に取り組んでいた類似業務を一つにまとめることを指します。業務そのものをなくすことが難しい場合には、業務を統合することで効率化を図れないか検討すると良いでしょう。業務をまとめることができれば、必要な人や設備、モノなどのリソースを削減できる可能性があります。

Combineの具体例

部署全体とチーム内で別々に作成している業務日報を一つにまとめる、複数の機器で実施している検査を一つの機器で行うようにするといった取り組みが挙げられます。

同じような情報を別々の場所に入力する手間をなくすことで工数の削減が図れますし、一つの機器でまとめて検査すれば設備コストの削減が図れるでしょう。

ただし、分離すべき理由がある、また分離したほうが効率の良い業務もあるため、結合を行う場合には、業務そのものだけでなく全体最適を考えて検討することが重要です。

Rearrange（交換）

「Rearrange（交換）」は、業務内のプロセスの順序を入れ替えたり、業務プロセスを別の手段に置き換えたりすることを指します。業務自体を変える（排除や結合）ことでの効率化が難しい場合には、業務内のプロセスを見直すことで効率化を図りましょう。排除や結合に比べて一つひとつの改善効果は低くなりますが、改善の積み重ねが大きな効果に繋がります。

Rearrangeの具体例

ルート営業の訪問先を移動効率が良い順番に組み立てる、承認フローをアナログからデジタルに置き換えるといった取り組みが挙げられます。業務のプロセスで生まれる待ち時間を極力減らすことが業務の効率化に繋がります。

特に、アナログからデジタルへの変換は業務の見える化や効率化にも繋がるため、積極的に改善を行いましょう。

Simplify（簡素化）

「Simplify（簡素化）」は、業務自体や業務プロセスは変えずに複雑な業務を簡素化し、誰もが作業できる状態にすることです。簡素化はECRSのなかでも一番改善効果が低いとされていますが、教育コストや属人化に悩む企業にとっては大きな改善に繋がる可能性があります。

Simplifyの具体例

業務マニュアルの作成や、マクロ・RPAなどを使った業務の自動化といった取り組みが挙げられます。判断が必要になるプロセスで判断分岐を明確にする、またプロセスの一部をデジタル技術に置き換え人の手を煩わせないようにすることで、誰でも効率的に作業できる業務が実現します。

ECRS（改善の4原則）の活用メリット

ECRSを活用すると、主に以下の4つのメリットが得られます。

属人化の解消に繋がる

ECRSを行えば、業務の目的や各プロセスにおける具体的な手順が明確化されます。明確化した情報をナレッジとして蓄積すれば、属人化を防止でき、誰でも業務に当たれるようになるでしょう。

属人化が発生していると、特定の担当者が不在の時に業務が滞る、最悪の場合は業務が停止する状況に陥ります。属人化は業務の生産性に大きな影響を与えるため、ECRSを用いて積極的に改善しましょう。

生産性の向上が図れる

ECRSを用いれば、業務のなかにあるムダを取り除くことができます。ムダがなくなれば、これまでよりも効率的に業務できるようになり、生産性が向上します。それにより削減できた工数を別のコア業務に使うこともできます。

コストの削減に繋がる

ECRSでの業務改善は、人や設備、モノにかかるコストの削減にも繋がります。削減できたコストを別のコア業務や新規事業の推進に充てれば、企業のさらなる成長が実現するかもしれません。

ミスの防止に繋がる

これまで人が行っていた業務を機械で行う、また人が行う場合でもマニュアルに沿って誰でも適切な判断やチェックを行えるようにすれば、ミスの防止に繋がります。また、業務改善により人にかかる負担を軽減することで、疲労やメンタルヘルスの低下によるミスの防止にも繋がるでしょう。

ECRS（改善の4原則）を導入する際に気をつけること

ECRSの導入にはさまざまなメリットがありますが、うまく業務改善を進めるためには以下の点に注意する必要があります。

目的を明確化しておく

本来は業務の効率化を目的に取り組むべきはずなのに、ECRSの過程で新しいツールを導入することに目的がすり替わってしまってしまうケースが多々あります。
目的がすり替わってしまうと、効果よりも新しいツールを利用するコストが上回り、結局業務効率化に繋がらないという問題が発生しかねません。途中で目的を見失わないためにも、事前にECRSの導入目的を明確化しておくことが大切です。

定期的に見直す

複数の部署で行っていた業務を一つの部署でまとめて行うことで全体の工数を減らせたとしても、対応部署の負担が増加してしまったのでは労働環境が悪化してしまいます。業務改善は長期的なスパンで取り組み、定期的に効果検証と見直しを行うことが大切です。

情報の共有や連携が大切

情報やナレッジの共有・連携ができていないと、改善計画がうまく進まず、計画倒れに陥りやすくなります。また、全体最適を満たす業務改善を行う際にも情報やナレッジの共有・連携は必要です。共有や連携の環境が整備されていない場合には、まずコミュニケーション基盤の構築、環境整備から取り組むと良いでしょう。

情報やナレッジの共有を主体にコミュニケーションの環境を整備するなら、情報共有ツールの導入がおすすめです。

業務改善にはQastの活用を！

Qastは、ECRSにおける情報やナレッジの共有・連携に適した「ナレッジ経営クラウド」です。シンプルな情報・ナレッジ共有ツールのため、ITリテラシーを問わずさまざまな部署でコミュニケーション基盤として活用できます。

また、ファイル内の文字列まで検索が可能なため、ECRSの成功事例をまとめたドキュメントや業務マニュアルを検索しやすく、ECRSの取り組みをナレッジとして蓄積できるでしょう。タグ付けやフォルダ分けを活用すれば、ECRSの取り組みにおけるPDCAを整理する場としても活用できます。

ECRSに取り組む際のコミュニケーション基盤として、Qastの導入をぜひご検討ください。

Qastについて詳しくはこちら

まとめ

ECRSは「改善の4原則」とも呼ばれており、生産性向上やコスト削減、属人化防止や品質向上の効果が期待できる取り組みです。その効果を十分に得るためには、情報やナレッジの円滑な共有・連携を可能にするコミュニケーション基盤の構築が重要です。

ECRSにおけるコミュニケーション基盤に最適なナレッジ経営クラウド「Qast」をぜひ導入し、ECRSによる業務改善に取り組んでみましょう。