ガントチャートとは？作り方のポイントやWBSとの違いについても解説
プロジェクトを管理するうえで重要なガントチャート。しかし、ガントチャートを見たことがある方でも、ガントチャートがどのような情報を管理するもので、どのように作成すれば良いか、しっかりと認識できている方は少ないのではないでしょうか。
ここでは、ガントチャートの意味や作成するメリット・デメリット、具体的な作成方法とおすすめのツールを解説します。
ガントチャートとは？
ガントチャート（Gantt Chart）とは、プロジェクト管理などに用いられるスケジュール表であり、タスクごとの期日に対する進捗を棒グラフで可視化したものです。
ガントチャートを作成してタスクを管理すれば、それぞれのタスクが順調に進んでいるのか、遅延が発生しているのかが明瞭になり、プロジェクトを円滑に遂行できます。
WBSとの違い
WBSとは、プロジェクト達成までのタスクを洗い出し、構造化してまとめる手法や資料を指します。
WBSとガントチャートは併用される場合が多いため混同されやすいですが、WBSはプロジェクトのタスクに抜け漏れがないよう構造的にタスクを一覧化したもの、ガントチャートはタスクの進捗を把握・共有しやすいよう棒グラフで可視化したものです。
以下の記事では、WBSについてより詳しく解説しています。
ガントチャートを作る目的
ガントチャートを作る目的は、タスクの進捗を把握・共有しやすくすることにあります。
元々ガントチャートは、工場の監督者が現場の作業進捗を把握しやすくするために、機械工学者であり経営コンサルタントであったヘンリー・ガントが考案したものです。ガントチャートがあれば、タスクの進捗状況を視覚的に把握でき、関係者にもわかりやすく共有できます。
プロジェクト管理においては、それぞれのタスクの進捗状況を適切に管理することが欠かせません。そのため、現在では工場のみでなく、新規事業開拓やシステム開発など幅広い業種・職種で用いられるようになっています。
ガントチャートのメリット
ガントチャートを作ることで得られる主なメリットを4つ解説します。
プロジェクト全体の動きが確認できる
ガントチャートを作ると、プロジェクトの目標達成に向けてどのような段取りでタスクが組み立てられているのか、いつまでにどのタスクが完了していなければならないのかが一目でわかるようになります。
個別のタスク進捗だけでなく、プロジェクト全体の流れや動きを確認しやすくなるため、プロジェクトの管理がしやすくなります。
タスク進行・進捗状況の確認できる
ガントチャートでは、タスクの進行・進捗状況を視覚的に把握できます。順調に進行しているタスクは問題ないですが、プロジェクト遂行においてタスクの遅延はつきものです。
早い段階でタスクの遅延に気づくことができれば、迅速にフォローでき、プロジェクト全体の遅延を防げます。
メンバー間での確認・共有がしやすい
ガントチャートがあれば、プロジェクト全体で各タスクの担当や進捗状況をメンバー間で確認・共有しやすくなります。
自分のタスク状況を共有しやすくなるとともに、他メンバーのタスク状況や負荷も確認できるようになるため、メンバー間での連携が取りやすくなります。
タスクごとの依存関係を把握・整理できる
タスクのなかには、前工程のタスクが完了していなければ着手できないものもあります。
ガントチャートがあれば、タスクの流れを時系列で把握でき、各工程がどのように紐づいているのか、依存関係を把握・整理できます。タスク遅延による後工程への影響を把握しやすくなり、正確なリスク管理に繋がります。
ガントチャートのデメリット
次に、ガントチャートを作るうえでのデメリットを3つ解説します。
チャートが複雑化する場合がある
WBSにも言えることですが、タスクの粒度を細かくしすぎると、かえってプロジェクトの全体像が見えにくくなり、チャートが複雑化する可能性があります。
ガントチャートの大きなメリットである視認性の良さを損ねないよう、記載するタスクはプロジェクト全体の流れが把握できる粒度に留めましょう。
進捗状況の更新に手間がかかる
ガントチャートを適切に運用するためには、メンバーが各自タスクの進捗状況を更新する必要があります。多くのタスクを抱えているメンバーは、その分進捗状況を更新するのに手間がかかるでしょう。
進捗状況を更新することは重要ですが、常にリアルタイムでの更新を求めるとメンバーの負担が大きくなってしまうため注意が必要です。
新規での作成に手間がかかる
ガントチャートを一から新規で作成しようとすると、手間が大きくなります。プロジェクトごとに新規でガントチャートを作成するのは非効率なため、あらかじめテンプレートを用意しておく、ガントチャートを効率的に作成できるツールを活用するなどの工夫が必要となります。
ガントチャートの作り方
実際にガントチャートを作成する際の手順をご紹介します。
タスクを洗い出す・WBSを作成する
まずは、ガントチャートに記載するタスクを洗い出しましょう。一度ガントチャートを作成した後にタスクの抜け漏れが発覚すると、後工程のタスクを加味したリスケジューリングが必要になるため、手間が増えてしまいます。
タスクを洗い出す際は、WBSを作成してタスクの抜け漏れを防ぎ、構造的にまとめるのがおすすめです。
各タスクの開始日と完了日を設定する
洗い出したタスクの開始日と完了日を設定します。タスクの順序があべこべになり、前工程が完了していないのに後工程が開始するスケジュールとなっていないか注意しましょう。
また、各タスクに必要な工数を見積もり、適切な期間を設定することも重要です。
作業担当者を決定する
タスクごとに作業担当者を割り振ります。他のプロジェクトの進行も加味し、特定の担当者に負荷が偏っていないかに注意が必要しながら割り振りましょう。
負荷が偏らない程度に関連するタスクを特定の担当者に固めることも効率化の面で有効です。
ガントチャートを作る際のポイント
ガントチャートを作る際には、以下の3つのポイントに注意しましょう。
作業・タスクの優先順位を明確化する
ガントチャートを作成する際は、プロジェクト全体の流れや後工程をふまえ、作業・タスクの優先順位を明確にしておきましょう。
すべてが並列になっていると、プロジェクトのコアとなる作業・タスク、後工程が多くある作業・タスクが後回しになり、プロジェクト全体の遅延を招く可能性があります。
工数変更や修正期間を想定しておく
一度設定した期日の変更は、プロジェクト全体や後工程に影響を与える可能性があり、大きな手間がかかります。
各タスクの期日を設定する際は、工数変更や修正期間を想定し、バッファを持たせるようにしましょう。
あらかじめバッファを持たせた期日を設定しておくことで、多少遅延が発生しても全体の見直しを行わなくて済むようになります。
ツールを活用する
プロジェクトの進行には、ステークホルダーの意見や課題の発見などにより、当初の予定から変更が必要になるケースが多々あります。
その際、ガントチャートの変更を簡単に行えるツールを利用していれば、変更の負担を軽減できます。
ガントチャートの機能があるツールには、その他にもプロジェクト管理やタスク管理に便利な機能が多く備わっているため、積極的に活用しましょう。
おすすめのガントチャートツール5選
ガントチャートを運用するうえで役立つおすすめのツールを5つご紹介します。
Backlog
Backlogは直感的な操作性でガントチャートやバーンダウンチャート、カンバンなど、プロジェクト・タスク管理に役立つ機能が備わったツールです。人数ではなくスペース課金のため、社内外の多数メンバーと情報共有を行いたい時に便利なツールといえます。
asana
asanaは、世界各国、また業界業種を問わず多くの導入実績を持つプロジェクト管理プラットフォームです。プロジェクト・タスク管理に重要となる機能を一通り備えており、ワークフローの自動化やアジャイル開発などにも対応しています。海外拠点を含めて統一したツールを展開したい場合に有効に活用できるでしょう。
Jooto
Jootoは、シンプルで親しみやすいUIが特徴のプロジェクト・タスク管理ツールです。ガントチャートやカンバン、データ共有、コミュニケーション機能などがあり、GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどのツールとも連携できます。4人までであれば無料で全機能を利用できるため、個人のタスク管理ツールとしても活用できるでしょう。
クラウドログ
クラウドログは、リアルタイムでのデータ集計・分析機能や収支管理、監査などにも活用できる機能が備わったプロジェクト・タスク管理ツールです。プロジェクト・タスク管理の機能自体は他ツールと比べて多くないものの、案件ごとの工数や収支管理の面では他ツールよりも機能が充実しています。
Qast
Qastは、社内における情報共有や社内ポータルサイトの構築に適した「ナレッジ経営クラウド」です。ガントチャートを作成する機能はありませんが、WBSやガントチャートを作成するうえでの情報整理・共有に適したさまざまな機能が備わっており、ガントチャートを運用するうえでのナレッジ・情報共有ツールとして活用できます。
誰でも簡単に操作できるシンプルなツールのため、プロジェクト・タスク管理ツールに比べてITリテラシーが問われない点も魅力です。
【Qast サービス紹介】
まとめ
ガントチャートとは、プロジェクト内のタスク進捗を棒グラフで可視化したチャートです。ガントチャートがあれば、プロジェクト全体の動きや個々のタスク進捗を視覚的に把握・共有でき、タスクの遅延を防げます。
しかし、チャートが複雑化する、進捗更新に手間がかかる、新規にガントチャートを作成する手間が大きいなどのデメリットがあるため、ツールを上手に活用してデメリットを補うのがおすすめです。
この記事で解説したガントチャートを作る際のポイントとおすすめのツールをふまえ、ぜひ自社内のプロジェクト管理にガントチャートを活用してみてください。
