働き方改革やDXを実現させるには？事例やおすすめITツールも紹介
中小企業から大企業まで、日本の企業全体で対応が迫られる「働き方改革」。あなたの企業では、どんな取組みをされていますか？ 残業時間の短縮や、労働条件の見直しなど、さまざまな角度から取組みを行う必要がありますが、ルールだけを変えても社内では混乱を招くばかりです。
今回は、働き方改革に伴い、ITを活用して業務効率化を推進するおすすめのツールをご紹介していきます。生産性を下げずに、働き方改革を実現する方法を考えていきましょう。
目次
働き方改革とは？
「働き方改革」とは、安倍前総理大臣が提言した一億総活躍社会実現のために行う労働環境の見直しと取り組みのことで、「長時間労働の是正」「多様な働き方の実現」「正規、非正規の格差解消」を3つの柱として掲げています。2019年4月より、大企業での働き方改革関連法案が施行されました。2020年からは中小企業も対象になり、まさに日本の企業全体で取り組むべき重要課題となっています。
厚生労働省では「働き方改革」の課題や目指すものを下記としています。
「働き方改革」の実現に向けて我が国は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。 こうした中、投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ることが重要な課題になっています。
「働き方改革」は、この課題の解決のため、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。
従来の日本では、生産性にあまり重きを置かず、長時間労働を当たり前のように行ってきました。しかし、深刻な人材不足などの現状から生産性を重視せざるを得なくなっています。そこで、｢働き過ぎ」を防ぎながら｢ワークライフバランス」と「多様で柔軟な働き方」を実現することを目的に、いくつかの見直しが行われます。下記の7つが具体的な取組みとして挙げられています。
- 長時間労働の是正
- 雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保
- 柔軟な働き方がしやすい環境整備
- ダイバーシティの推進
- 賃金引き上げと労働生産性向上
- 再就職支援、人材育成
- ハラスメント防止対策
また、2021年3月に厚生労働省のホームページにて、時間外労働の上限規制やフレックスタイム制の導入について、高度プロフェッショナル制度の届け出などに関する情報が更新されました。施行が始まってから日々更新される働き方改革の詳細について、常に新しい情報をチェックして理解を深めておきましょう。
働き方改革とDX化の関係
「DX」という単語を耳にする機会が近年非常に増えています。「DX」とは「デジタルトランスフォーメーション」の略で、最新のデジタルツールやシステムなどを活用して企業の生産性や競争力を高め収益性を向上させると同時に、優れた商品やサービスを提供することにより私たちの生活をより豊かにする取り組みのことを指しています。
現在の日本企業は、生産性向上の視点から見ると業務効率の改善が急務となっており、少子高齢化による働き手の減少も鑑みれば、働き方改革は目標というより実現せざるを得ないものとなっています。その実現のためにも、それぞれの企業がDXを進め、日本のビジネスシーン全体でIT化を図らなくてはいけません。つまり、働き方改革とDXは切っても切れない関係なのです。
DXについては以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ併せてご覧ください。
働き方改革の実現にITツールの活用が欠かせない理由
働き方改革の3つの柱のうち、「長時間労働の是正」と「多様な働き方の実現」にはITツールの活用が欠かせません。ここでは、働き方改革を実現させるためになぜITツールを活用すると良いのかを解説します。
生産性・業務効率が向上する
働き方改革の大きなトピックとして、「残業時間の上限規制」ができました。残業時間が減るということは、今までの業務内容をより短い時間で完結させなければならないということです。短時間で今まで以上の業務をこなしていくためには、業務を効率化せざるを得ないでしょう。
しかし、業務効率化を目指すからといって、必要かつ重要な工程を削除するわけにはいきません。また、業務一つひとつの質を落としてしまっては意味がありません。業務効率化と生産性を両立させ、向上させていく必要があるのです。それを手助けしてくれのが、ITツールの活用です。
昨今では、業務フローを改善し生産性や業務効率を向上させる画期的なITツールが多数あります。これまで属人的に、かつアナログで行っていた業務をデジタル化することで、業務効率化と生産性の向上を両立させることができるでしょう。
多様な働き方やワークライフバランスが実現できる
働き方改革が掲げる「多様な働き方の実現」の「多様」には、時間・場所・雇用形態・兼業など、さまざまな要素が含まれます。たとえば時間や場所の要素であれば、育児期間中も働き続けられる労働環境を目指して在宅勤務や短時間勤務制度、フレックスタイム制度を導入するなど、労働者にとって負担が少なく、かつ育児と仕事の両立をはかることのできる環境を整えることなどが挙げられます。しかし実状は、仕事と生活の両立が難しく、どちらか比重が偏ってしまっている人が多いのも事実です。
そうした課題を解決し多様な働き方を実現するためにも、日々の業務やスケジュールの管理ができるツールや社内や社外のコミュニケーションが図れるツールの導入・活用は必須となります。
ITツールの導入によって働き方改革の実現に近づいた事例
ここでは、働き方改革を実現するためにITツールを導入したことで働き方改革の実現に近づいた事例をご紹介します。
クラウドコンピューティングでのID管理サービスなどを提供するHENNGE株式会社では、社内の情報共有にチャットツールを利用していましたが、多くの情報がスレッド内に投稿されることで重要なチャットが見落とされてしまうことが多々ありました。しかし、ナレッジ経営クラウド「Qast」を導入したことにより、必要な情報がすべて「Qast」の中に蓄積され、情報を検索する時間の大幅な短縮に成功。生産性が大幅に向上しました。
このように、自社の課題の解決に適したITツールを導入することにより、これまで時間がかかっていた業務に時間をかけずに取り組めるようになれば、働き方改革が掲げる「長時間労働の解消」の実現に大きく近づくことができます。
働き方改革の実現に適したITツール7選
ここでは、働き方改革を実現するために適したITツールを7つご紹介します。自社にあったITツールの導入をぜひ検討してみてください。
ナレッジを蓄積して“情報を探す時間”を短縮「Qast」
【Qast とは】
Q&Aとメモでナレッジを蓄積するストック型のナレッジ経営クラウド
【ポイント】
社内の情報を探す時にいろんなツールを探し回ったり、人に聞いたりして、想定以上の時間を費やしてしまった経験はないでしょうか？ Qastは、そんな「情報を探す時間」を削減する手助けをしてくれます。
特に、従業員数が多い企業では、何度も同じ質問が発生したり、質問したい時に誰に質問すべきかわからないシーンも多いはずです。QastのQ&A機能で、質問と回答のやりとりを見える化することで、何度も同じ質問に回答する手間が省けます。
また、属人的になりやすいノウハウやナレッジをQastのメモに投稿しておくことで、同様の事象に素早く対応できたり、担当者が移動や退職をしても、別の人が対応できるようになります。 ストック型の情報共有ツールのため、すぐに流れてしまわないように「ピン留め」ができたり、フォルダやタグごとに投稿を分類することができます。
実際に情報を探す時には、Qast内のキーワード検索はもちろん、添付ファイル内の文字列や投稿した外部リンクのタイトル、説明文も検索対象になります。これまで感覚値で行っていた業務の進め方やノウハウを文字情報として残し、検索できる状態にすることによって、多くの時間が削減できるでしょう。
【特徴的な機能】
- 添付ファイル内の文字列を検索
- テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
- 既読人数、誰が既読か、を確認できる
- 重要な情報が流れないピン留め機能・リアルタイムの通知機能
コミュニケーション活性化なら「Slack」
【Slack とは】
チームのコラボレーションを促進するビジネスチャットツール
【ポイント】
柔軟な働き方を促進する目的で、リモートワークを導入する企業も増えているでしょう。そんな中、よく課題に挙がるのが「社内コミュニケーション」です。 オフィス内に集まっていれば、何気ない会話から従業員の状態を把握できたり、信頼関係を構築することができますが、リモートワークではそれが難しくなります。
そんな時には、Slackを導入することで、これまで以上にコミュニケーションが円滑に行えるかもしれません。チャット形式のため、メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができますし、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することができます。
また、どうしても感情が伝わりにくいテキストでのやりとりですが、Slackではリアクションボタン（絵文字）を押して、反応を示すことができます。Slackを活用すれば、リモートワークを円滑に行う手助けとなるでしょう。
【特徴的な機能】
- 文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる
- メンション機能を使って、宛先を指定できる
- 外部ツールと連携し、通知を受け取れる
リモートワークで会議を実現「Zoom」
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
【Zoom とは】
スムーズな画面共有が可能な企業向けビデオ会議システム
【ポイント】
リモートワークを導入し、Slackでのコミュニケーションをベースに行うとしても、どうしても必要になるのがFace to Faceの会議です。
実際に、会話して伝えた方が早いというケースもあるでしょう。そんな時に活躍してくれるのがビデオ会議ツール「Zoom」です。PC、スマートフォン、タブレットなどの全デバイスに対応しており、アプリでもブラウザでも利用ができます。
1対1のミーティングはもちろん、複数人でも利用可能です。マイクやカメラが搭載されていない端末でも、外部機器を接続すれば電話会議、ビデオ会議が可能です。データ量が比較的軽量なため接続が安定しており、会議を何度も中断する心配もありません。
社内会議にZoomを導入して、会議時間の短縮とリモートワークの推進を検討してみてはいかがですか？
【特徴的な機能】
- クリック一つで録音
- 大人数の参加が可能
- スムーズな画面共有
タスクの状況を可視化「Trello」
【Trello とは】
視覚的に管理できるカンバン方式のタスク管理ツール
【ポイント】
複数人で進めるプロジェクトにおいて、各人のタスクの進行状況を見える化することは重要です。
そこで活躍するのが、タスク管理ツール「Trello」です。誰でも直感的に操作することができるでしょう。
使い方は簡単です。まずは「ボード」を作成し、アイデア、依頼済、進行中、完了などのタスクの状態を記載します。そしてボード内に「カード」を作成して、実際のタスクを記載します。カード内には、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限の設定を行うことも可能です。
また、自動化機能のButlerを使用すれば、迫っている締め切りをチーム内に知らせること、作業の割り当てることなど、あらゆるタスクの自動化が可能となります。Trelloを使ってメンバー間のタスク状況を可視化し、すぐに次のタスクを進められる環境を構築してみてはいかがですか？
【特徴的な機能】
- ドラッグ&ドロップでカード（タスク）を移動
- 画像、動画でタスクを説明
- ラベル、担当者、期限の設定
- スマホアプリでの利用
- 自動化機能Butler
安全で快適なオンラインストレージ「Dropbox」
https://www.dropbox.com/business
【Dropbox とは】
チーム内のファイルをすべて1ヶ所に集約できるオンラインストレージ
【ポイント】
社内文書や、申請書類、契約書など、社内には多くの管理すべき書類があります。それらを全て電子化し、オンライン上に保存しておけば、いつでもどこでも確認することができ、業務効率化に繋がります。
オンラインストレージ（ファイル共有サーバー）でおすすめなのが、「Dropbox」です。 ユーザー数は全世界で5億人を超えています。
Dropboxに格納したWordやExcelなどのファイルを、メンバー間で共同編集ができる点がポイントです。もうメールに添付して送り合う必要はありません。 階層化したフォルダごとに情報を管理でき、それぞれのフォルダに対して閲覧、編集の権限を自由に設定することが可能です。
アップロードした情報はすぐに同期されるため、全員が常に最新の状態で資料を確認することができます。オンラインストレージサービスで迷ったら、まずはDropboxを試してみると良いでしょう。
【特徴的な機能】
- フォルダごとに分類
- 資料の容量を問わないファイル管理
- リアルタイムで更新情報がわかる
勤怠管理を効率化「ジョブカン」
【ジョブカン とは】
初めてでも、誰でも、簡単に使える、業界No.1の勤怠管理システム
【ポイント】
勤怠管理も、クラウドサービスで行う時代です。
アルバイトやパートタイムの従業員が多い企業では、勤怠管理を効率化することで削減できるコストは大きいはずです。勤怠管理システムの中でおすすめなのが「ジョブカン」です。
ジョブカン一つで勤怠管理業務に必要な機能を備えており、それでいてシンプルな操作性であるため、初めてでもすぐに使い始められます。変形労働、フレックスなどの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用できるため、自社の形に合わせることが可能です。
また、打刻もICカードやチャットツールなど、さまざまな方法で設定可能です。働き方改革の中にある、「年5日年次有給休暇の確実な取得」や「時間外労働の割増賃金」なども分かりやすく管理できる上、「36協定」の超過にもアラートをしてくれます。
今後、よりシビアに勤務時間を管理していく上で、必須と言えるツールではないでしょうか。
【特徴的な機能】
- あらゆる勤務形態に対応
- 機能の単独利用可能
- 勤務時間の超過アラート
受付業務を無人化する「RECEPTIONIST」
【RECEPTIONIST とは】
タブレットアプリ（無人）で担当者を呼ぶ出すクラウド型受付システム
【ポイント】
労働人口の減少に伴い、これまで人が行っていた業務を「無人」で行うことも、働き方改革の一つでしょう。
来客時の受付を無人化するシステムが「RECEPTIONIST」です。受付専門の人を採用したり、電話受付で業務を中断される心配はありません。
使い方はシンプルです。まずはお客様が受付に設置されているiPad画面で必要事項を入力すると、ビジネスチャットを介して担当者に直接通知が送られるため、取次が不要になります。
来客時の内線電話の音はなくなり、担当者を探す時間が削減されるため、静かで集中できる環境を作れます。社員の生産性が高まる上、来客の度に業務を止めることがありません。受付だけでなく、打ち合わせの日程調整を行うことも可能です。
担当者が予め用意したスケジュール上から、お客様が日程を選ぶだけで日程調整が完了します。日程調整に要していた工数が83％も削減されます。
【特徴的な機能】
- iPad一つで完結
- チャットツールと連携し通知
- web上で簡単に終わる日程調整
まとめ
いかがでしたでしょうか。日本全体で取り組むべき「働き方改革」。ただ単純に勤務時間を短縮するだけでは、企業の業績を保つのは難しくなるでしょう。同時に、業務を効率化して生産性を高めるための取組みが必要です。
その一翼を担うのが、今回ご紹介したITツールです。自社にとって、ボトルネックとなっている課題を認識できれば、その課題に対して最適なツールが見つかる時代となりました。
働き方改革を機に、ITツールを活用してみてはいかがですか？
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
