社内掲示板ツールを活用しよう！メリットとおすすめサービス10選
皆さんの会社では、社内掲示板を活用できていますか？
アナログ、デジタルなど様々な方法がありますが、掲示板をうまく活用することで、社内での認識の相違を防ぎ、一度で多数の人に情報を伝えることができます。
今回は社内掲示板を活用するメリットと共に、おすすめ社内掲示板ツールをご紹介いたします。
目次
社内掲示板とは
社内掲示板とは、社内全体に情報を共有するためのボードのことを指します。その情報は、業務連絡やスケジュール、業務上のTips等多岐に渡ります。
掲示板で共有された情報を全員が閲覧することで、業務効率化や生産性向上に繋がります。
社内掲示板の中には、ホワイトボードを始めとするアナログな方法と、ITツールを活用したデジタルな方法があります。
ホワイトボードやプリント用紙での情報共有は、ITに慣れていない社員でもすぐに始められる一方で、掲載できる情報量には限度があります。古いものや優先順位の低いものは削除しなくてはなりません。そして情報を確認するためには、ボードが設置してある既定の場所に毎回赴く必要があります。
こうして情報の確認頻度の差から、見逃しが生まれ、社員の情報格差が出来てしまいます。
情報提供者からすると、誰が読んだかを確認する術がないため、結局口頭で確認する必要があるでしょう。
社内掲示板ツールとは
社内掲示板ツールとは、社員同士が情報共有しやすい社内掲示板を作成するためのツールです。誰でも簡単に社内掲示板を作成できます。
社内掲示板ツールには、投稿機能に加えて一定量のストレージがあるため、投稿された内容の蓄積や検索が可能です。また、ツールによってはコメントやメッセージなどのコミュニケーション機能、ファイル共有機能などが備わっているものもあります。外部システムと連携することで、スケジュール管理や投稿の自動通知など、さまざまな機能を加えることも可能です。
社内掲示板ツール活用のメリット
それでは、社内掲示板ツールを活用するメリットをご紹介していきましょう。
検索可能になる
社内掲示板ツールを用いて情報共有を行うことの一番のメリットは、「投稿内容を検索できるようになる」ということです。アナログの掲示板のようにファイリングされたプリントを一枚ずつ探すことなく、蓄積された情報を、いつでも、どこからでも、すぐに検索して知りたい情報を探し出すことができます。
当たり前のように感じるかもしれませんが、長年活用して情報が溜まるほど、検索できることのメリットは大きくなるでしょう。
業務効率化になる
社内掲示板ツールでの情報共有が習慣化されれば、業務効率化に繋がります。
情報共有が成されていない状態で起こりうる問題の一つに、「何度も同じ質問に回答する必要がある」というものが挙げられます。質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だというのは、定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。立場によっては1日のうち多くの時間を社内対応に費やすということも出てきます。
社内掲示板ツールを活用することで、こうしたコミュニケーションコストの削減も期待できます。
社内の財産として蓄積される
会社で従業員として働き続けていくと、常に新しい知識やノウハウが増え続けていきます。しかし、社内の人間だけが知り得るノウハウは、インターネット検索では出てこない貴重な情報であり、社内で共有することで会社の財産となりうるものです。
こうした情報を社内掲示板ツールに蓄積しておけば、部署異動や新人採用で人の入れ替わりが頻繁に起きても、スムーズに業務が引き継がれるでしょう。
社内対応の時間を削減できる
たとえば経理担当者であれば、経費精算の方法や社内ルール・社内システムの使い方について、社員から何度も同じ問い合わせを受けるという経験をした人もいるかもしれません。社内掲示板に経費精算の方法や社内システムの使い方・マニュアルを投稿しておけば、社員一人一人の対応にかかる時間を大幅に削減できます。
社内から問い合わせを受けることが多い総務や事務の担当者や上長は、自分の業務により集中できるはずです。
新人の教育コストが下がる
新人教育においても、社内掲示板ツールは非常に有効です。社内掲示板ツールにマニュアルや業務フローを投稿しておけば、新人は投稿内容を見ながら業務を進める事ができます。1から10まで新人に教える必要がなくなるため、新人教育に要するコストを削減できます。
これまでは先輩社員が直接、社内のルーチンワークからテクニカルな事まで教育することが普通でしたが、社内掲示板ツールで一定のルールを記載しておくことで、通常業務と並行しながら新人教育を行うことも可能です。
誰が見た、見てないが明確になる
アナログな掲示板や、紙で情報を共有していると、情報発信者としては社員が情報を確認できたかどうかわからず不安になるかもしれません。
社内掲示板ツールには発信した情報を見た人の履歴が残るツールもあるため、個人に確認を促すこともできます。
社内掲示板ツール選定のポイント
社内掲示板ツールを選ぶ際のポイントを解説します。
シンプルさ
社内掲示板ツールを導入するうえで、シンプルさはとても重要です。操作が複雑だったり、用途不明の機能が多かったりすると社員が使いこなせず浸透しない恐れもあります。
ITリテラシーの高さに関係なく、誰でも簡単に見て使えるようなツールを選ぶようにしましょう。
検索性
社内掲示板ツールは投稿を蓄積し、検索によって情報を引き出せるようになることが非常に重要です。そのため、社内掲示板ツールを選ぶ際にはどのような方法で投稿を検索できるのかを事前に確認しておく必要があります。
キーワード検索の精度の高さはもちろんのこと、投稿者やタグごとに検索できたり、フォルダが分けられたりと、自社に合った検索性が備えられたツールを選びましょう。海外製品の中にはそもそも漢字を検索できなかったり、ひらがなとカタカナがそれぞれ別の検索結果になってしまったりするツールもあるため、注意しましょう。
機能
利用する部署や人数によって必要な機能は異なります。全社的にITリテラシーが高い企業は高機能で多機能でも問題はないでしょう。むしろ、自分流にカスタマイズできたほうが良い、という人もいるかもしれません。
ただし、ITツールに慣れ親しんでいない社員が多い企業は、なるべくシンプルで、機能も多くないほうが親切です。自社の状況を見極め、必要な機能を洗い出してから社内掲示板ツールを選んでいくと良いでしょう。
社内掲示板ツール導入のポイント
社内掲示板ツールを導入した後、有効に活用するためのポイントを解説します。
スモールスタートで始める
将来的に社内全体で利用するにしても、まずはスモールスタートで導入することがおすすめです。部署やチームによって社内掲示板に求める機能やITリテラシーは異なります。部署やチーム単位など、社内の一部で試験導入してニーズを聞き取ることで、ツールの理解や運用方針が定めやすくなるでしょう。
利用・運用のルールを定める
社内掲示板には多くの情報が集まることになるため、利用・運用のルールが定まっていないと、古い情報や不要な情報がたまり続け、形骸化することに繋がりかねません。情報は誰がどのタイミングで更新するのか、掲示板にはどのような情報を投稿するのかなどのルールを明確にしておきましょう。
通知範囲やアクセス権を決める
通知機能は便利ですが、一部の社員に必要な情報であっても、更新のたびに全社員に通知してしまうと、かえって業務効率の低下になります。投稿通知を設定するのであれば、該当社員のみに送られるよう設定しておかなければなりません。
また、掲示した情報が誰にでも編集できる状態になっていると、情報が改変されて正しく伝わらなくなってしまう恐れもあります。アクセス権の設定は忘れないようにしましょう。
おすすめの社内掲示板ツール
社内掲示板ツールは、国内、海外を含めさまざまなものがあります。この項目では、初めての導入でも利用しやすいおすすめの掲示板ツールをご紹介していきます。
Qast
【こんな人におすすめ】
- はじめて掲示板ツールを導入する方
- 社内で使っている掲示板ツールの劣化が激しく、使い勝手が悪いと感じている方
- 社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方
- 数百人、数千人規模での導入を考えている方
【ポイント】
とにかくシンプルで使いやすい掲示板ツールです。初めてツールを導入する方でも直感的に操作できるでしょう。タイトル、本文を入力するだけで情報の発信ができるため、Eメールを使うことができれば、Qastを使いこなすこともできるはずです。
これまで社内掲示板で投稿が活性化されなかった場合でも、Qastのスコア機能を使えばこれまで情報の発信をしてこなかった人からも投稿されるかもしれません。スコアは投稿数や反応の数に応じてリアルタイムで点数化され、それを期間ごとにデータとしてエクスポートできるため、評価対象の一つとすることができます。
すでに多くの大手企業での導入実績があり、セキュリティ対応も万全です。（データの暗号化、二段階認証、不正監視、IPアドレス制限など）
サービス内でのチャットサポートや利用開始後のフォローもあるため、ツールを使っていく中での疑問はすぐに解消できそうです。フォルダ/タグによる分類、テンプレート機能、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化等、その他機能面も充実しており、おすすめのツールです。
【特徴的な機能】
- テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
- 既読人数や誰が既読かを確認できる
- 見逃しを防ぐピン留め機能
- スコアで情報共有での貢献を可視化
【Qast サービス紹介】
NotePM
【こんな人におすすめ】
- 既にWordやPDFでまとめている情報が多く、ファイルの添付をメインに検討している方
- 一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
- シンプルなツールを探している方
【ポイント】
Qastと同様、UI（ユーザーインターフェース）がシンプルで使いやすい掲示板ツールです。階層式のフォルダで情報が整理できます。また、検索時にファイル内の文字が検索対象になるため、すでにPDFやWordで情報をまとめている場合は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。
テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと次回以降の投稿の手間が省けます。
【特徴的な機能】
- ファイル内の文字が検索対象になる
- 誰が既読かわかる
- 編集履歴がわかる
esa.io
【こんな人におすすめ】
- 未完成の段階でも、早めに情報共有をしたい方
- 英語のインターフェイスを探している方
【ポイント】
「最初から完璧なものなんてない」をスローガンにとりあえず情報を公開し、その後少しずつ情報を作り上げていく使い方を想定しています。
最大の特徴は、WIP（WorkInProgress）機能という、ドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるので、「早めの情報共有」が可能になります。記事のバージョン管理ができるので、更新のチェックや過去記事へのロールバックも可能です。
情報の分類は、タイトル編集をするだけで階層式に整理ができるカテゴリと、タグによって管理が可能です。
インターフェースが英語のため、グローバルな利用を検討されている企業におすすめです。
【特徴的な機能】
- 書き途中で保存
- 記事のバージョン管理
- 記事の外部公開
Confluence
https://ja.atlassian.com/software/confluence
【こんな人におすすめ】
- テンプレート機能を重視したい方
- 記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方
- 複数言語でナレッジベースを構築したい方
【ポイント】
Confluenceは海外製品のため、英語での利用が可能です。海外支社のある企業やグローバル人材を採用している企業におすすめです。議事録はもちろん、製品管理や企画管理など、あらかじめテンプレートが豊富に用意されています。最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、テンプレートは大きな手助けとなるはずです。
投稿された内容をPDFやワードに変換することも可能です。
分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。
【特徴的な機能】
- 記事のフィードバックができる
- テンプレートが豊富
- 期間を絞って検索できる
Scrapbox
【こんな人におすすめ】
- 手書きで素早く情報共有したい方
- 英語対応しているツールを探している方
【ポイント】
デジタルツールでありながら手書きの文書を作成できる点が特徴です。文字を入力して投稿することももちろん可能です。
記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ ]をつけておくことで関連記事として表示されます。重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。また、同時編集が可能で、編集権限さえあれば複数人で書き込んでいくことが可能です。
こちらもインターフェイスが英語のため、グローバルでの利用に適しています。
CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、少し上級者向けのツールといえるでしょう。
【特徴的な機能】
- 手書きで文字や絵を書ける
- CSS、JSで表示を一部カスタマイズできる
Qiitateam
【こんな人におすすめ】
- タイムライン形式で情報を管理したい方
- 情報を発信することだけにこだわり、フォルダ管理はしたくない方
【ポイント】
ドキュメントを入力する際の投稿画面がQiitaと同じなので、Qiitaを普段から使っているエンジニアの方は違和感なく操作できます。
「かんたんに書けて、かんたんに共有」をコンセプトに掲げていて、投稿画面も非常にシンプルです。フォルダ機能をなくすことで管理の煩雑さを取り払い、投稿に特化したツールとなっています。
フォルダ機能がない代わりに、タグでのカテゴリ分けや投稿者・投稿日時での絞り込み検索ができます。
【特徴的な機能】
- タグや投稿者での絞り込み機能
- タイムライン形式での情報共有
Notion
【こんな人におすすめ】
- 社内掲示板だけでなく、同じツール内でタスク管理もしたい方
- スマートフォンアプリから投稿
- 編集したい方
【ポイント】
社内掲示板としてだけではなく、ToDoやカンバン方式でのタスク管理が可能です。
ページを分割ができたりカレンダーを表示したりと、高いカスタマイズ性があります。IOS・Androidともに専用のアプリケーションをリリースしているため、スマートフォンからもスムーズに操作が可能。また、議事録作成専用のテンプレートが用意されているため、比較的簡単に議事録を作成できます。
フォルダの階層構造も自由に設定でき、必要な情報に素早くアクセスできます。国内外問わずファンが多いため、効果的な使い方などの情報がネットに多くあることも魅力の一つです。
【特徴的な機能】
- スマートフォンアプリから投稿時の操作性の高さ
- ToDoリスト、カンバン方式でのタスク管理機能
Kibela
【こんな人におすすめ】
- ブログ形式で気軽にナレッジを発信したい方
- ドキュメントを外部共有したい方
【ポイント】
個人や共同ブログのように活用することができ、ドキュメントの編集権限を使い分けることができます。
個人で身につけたスキルをシェアしたり、読んだ記事のレビューなどを投稿したりする時には「自分のみ」に、複数人でドキュメントを完成させる時には「チーム全員」に設定します。
また、外部に記事を共有できるため、投稿したドキュメントを顧客へ共有&共同編集することも可能です。
【特徴的な機能】
- ドキュメントの編集権限の設定
- 共同編集機能
- 外部への記事共有
Evernote
【こんな人におすすめ】
【ポイント】
自分用にちょっとしたアイデアを頻繁にメモに残したい方におすすめのツールです。
PCやタブレット、スマートフォンなどデバイスを問わずアクセスできるため、どんな場所でも利用できます。また、手書き入力であっても検索にかける事ができます。共有機能もあるため、アイデアのブレストや記事校正の赤入れにも活用が可能です。
社内掲示板ツールというよりは、書いたメモをスピーディーに共有したい方に向いているかもしれません。
【特徴的な機能】
- メモの手書き入力
- 手書き入力されたメモが検索対象に入る検索機能
- メモの外部共有
Dropbox Paper
https://www.dropbox.com/ja/paper
【こんな人におすすめ】
- クリエイティブ業界に在籍している方
- ガントチャートでのタスク管理をしたい方
【ポイント】
AdobeXDと連携することで、デザインデータを確認できます。
クリエイティブの作成もでき、一つのドキュメントが縦長のWebサイトのように作成する事ができるため便利です。
ToDoリストはもちろんのこと、ガントチャートも作れるためWeb制作会社やデザイナーメインの部署・チームの方にもおすすめです。画像投稿では特定の箇所にコメントを記入することもできるため、修正箇所の指摘もスムーズです。
【特徴的な機能】
- ガントチャート機能
- 動画コンテンツの埋め込み
まとめ
いかがでしたでしょうか。
社内の掲示板はいろんな方法がありますが、アナログな方法や昔ながらの社内ツールを利用している場合、最新の掲示板ツールを導入することをおすすめします。
ツールの導入や乗り換えは始めに工数を要してしまいますが、それによるメリットは大きいです。
社内の情報がいつでも検索可能になり、業務や知識の均質化を図れます。
ツールごとの特性はありますので、まずはトライアルを試してみて、自社にとって最適な掲示板ツールを見つけてみてはいかがでしょうか。
