Excelは汎用性の高い表計算ソフトで、計算処理やグラフの作成など、さまざまなビジネスシーンで利用されてきました。しかし、長年Excelを利用することで業務効率が下がってしまうなどの問題が発生したり、専門性や利便性の高いさまざまなツールが登場したりする中で、Excelの活用法を見直す「脱Excel」「活Excel」という言葉が生まれています。

今回は、脱Excel・活Excelの意味やExcelを使うメリット・デメリット、Excelに代わる便利なツールなどをご紹介します。本記事を参考に、自社のExcel活用方法を見直してみてください。

脱Excel・活Excelとは

「脱Excel」とはその名の通り、これまでExcelで行っていた業務を専門性の高い別のツールに移行することを指します。一方「活Excel」は、Excelのデータをそのまま活かし、他のツールと併用して管理していくことを指します。

なぜ脱Excel・活Excelが注目されるのか

なぜ脱Excel・活Excelが注目されているのか、理由は人材の流動性と利便性の高いツールの登場にあります。

転職文化がなく1つの会社で勤め上げることが一般的だった時代は終わり、現代は人材の流動性が高まっています。このため古いExcelで作成したファイルの管理・編集ができる人材がいなくなり、放置されてしまうという問題が多くの企業で発生しています。

また、ファイルの世代管理ができず古いデータを参照してしまうなどのトラブルも発生しがちです。クラウドサービスであれば、リアルタイムで複数人が共同作業できるようになり、ファイルのリビジョン管理も自動で行うことができます。

Excelを長年使用していく中で生まれた課題が表面化したことや、Excelに代わるツールが登場したことで、Excelの利用方法が見直される時代になったといえるでしょう。

脱Excelのメリット・デメリット

これまでExcelで行っていた業務を別のツールに置き換える「脱Excel」では、どのようなメリット・デメリットが発生するのでしょうか。

メリット

脱Excelすることによるメリットは、更新・管理コストが削減でき、情報共有がしやすくなることです。Excelはそもそも表計算ソフトであり、進捗管理などの別用途で利用しようとするとカスタマイズが必要になります。脱Excelで専用のツールに移行すれば、共同編集やリアルタイムでの情報共有が可能になり、データの更新・管理がしやすくなります。

デメリット

脱Excelを実現するためには、新しいツールの導入が必要です。ツールを使いこなすためには操作方法を学ぶ必要がありますし、新しく業務フローを整備する必要も出てきます。また、前述の通り、導入後は更新・管理コストの削減ができますが、ツールを導入する際には導入コストがかかります。Excelを使って管理していた全ての業務を別ツールに移行しようとすると、時間的にも金銭的にも負担がかかる場合があります。

活Excelのメリット・デメリット

一方、活Excelのメリット・デメリットはどんなところにあるのでしょうか。

メリット

活Excelであれば、これまでのナレッジをある程度活かして業務を続けることができ、コストを抑えつつ業務効率の改善を図ることができます。また、全ての作業をExcelで行うのではなく、Excelでは適さない業務のみを別ツールに移行することで、脱Excelよりもコストを抑えて業務効率を改善できるでしょう。

デメリット

活Excelでは非効率な業務を別ツールに移行するため業務効率は改善されますが、Excelで続ける業務ではファイルの更新・管理の問題や属人化の問題も残ることになります。そのため、影響を少なくするための対策は必要となるでしょう。

脱Excel・活Excelを決める方法とは

では、脱Excel・活Excelはどのように進めれば良いのでしょうか。脱Excel・活Excelの進め方をご紹介します。

まずはExcelで「できること・できないこと」を理解する

脱Excel・活Excelを導入する前に、Excelが適している業務・適していない業務を把握しましょう。Excelが適しているのは、データの集計・抽出・分析や、グラフ・表の作成、マクロでの定型業務自動化です。逆に適していないのは大容量のデータ処理や複数人での共同編集、リアルタイム性が求められる情報の更新などです。

Excelを用いている業務上の課題を洗い出す

Excelの得意・不得意を把握したら、Excelを使っている既存業務の課題を洗い出しましょう。例えば、「Excelを用いてデータを集計しているが、更新頻度が高く最新のデータが分かりにくい」「VBAで自動化しているため、現状のままの方が円滑」などと、切り分けていくと良いでしょう。

「Excelでなければならないか」を検討する

業務上の課題を洗い出し切り分けた結果を基に、Excelを使い続ける必要があるかどうかを検討しましょう。例えば、Excelでテンプレート化して業務のマニュアルを作成している場合は、Excelを利用する必要はありません。マニュアル作成ツールを導入した方が編集もスムーズで分かりやすいマニュアルができますので、ツールの導入を検討したほうが良いでしょう。

マニュアル作成ツールに関しては以下の記事でも詳しくご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。

マニュアル作成ツールおすすめ6選！シンプル・高機能なサービスを厳選

企業にとってマニュアルを作成、活用することは、業務の円滑化に必要不可欠です。しかし、流れが早い業界においては、常に最新のマニュアルを作成し、管理していくことは容易ではありません。そこで必要となるのが「マニュアル作成ツール」です。

脱Excel・活Excelが適している業務の例

Excelで「できること・できないこと」を踏まえ、脱Excel・活Excelが適している業務の例をご紹介します。

例えば経理業務であれば、活Excelとして仕分けや転記処理などをマクロを活用して自動化する、計算や入力内容のチェックを関数を使って自動化する、テンプレートを作成して誰でも経理業務が行えるようにするといったことが可能です。

しかし、Excelのマクロや関数の利用は作業者のITリテラシーに依存してしまう側面があり、特定の作業者が不在になると改修が行えなくなるリスクがあります。また、入力や参照を行うデータ量が膨大になるとExcelのファイルが重くなり過ぎる、複数人がリアルタイムで処理を行うことが不可能、過去の更新内容を履歴として細かく管理できない、などといったマイナス面もあります。

そういった場合には経理に適したクラウドツールを導入するといった、脱Excelが有効です。

その他の業務においても、脱Excel・活Excelそれぞれが適している作業があります。脱Excel・活Excelのどちらの業務を重視するのか、作業者のITリテラシーや導入コストを踏まえて検討すると良いでしょう。

Excelに代わるツールの例

ここでは、脱Excel・活ExcelにおいてExcelに代わるものとして知っておきたいツールのタイプを3つご紹介します。選定の際にぜひお役立てください。

タスク管理ツール

タスクやプロジェクトの進捗管理をサポートするツールも多く登場しています。Excelでガントチャートを作成して管理することもできますが、専用のツールであればカンバン機能でタスクを可視化できたり、バーンダウンチャートで納期までの残り時間を可視化できたりします。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成に特化したツールもあります。Excelでは画像の挿入や体裁の調整に時間がかかることも多いですが、マニュアル作成ツールを使えば簡単に画像挿入ができ、装飾も簡単です。テンプレートが豊富で業務に合わせた工夫もしやすく、動画でのマニュアル作成に対応したツールがある点も魅力です。

クラウド型表計算ソフト

Excelと似たような操作性・機能を持った、ファイルを共有しながらリアルタイム編集ができるクラウドサービスもあります。Googleスプレッドシートが代表的といえます。Excelのマクロ機能を使いたい、表計算も同時に行いたい、共同編集やファイルの共有を容易に行いたい、といったときに便利です。

Webデータベース

Webデータベースは、パソコンのブラウザを通してWeb上にあるデータベースにアクセスし、データの入力・編集・検索などを行うツール・サービスです。企業が使いやすいようにExcelライクなインターフェースを用意しているサービスが多く、Excelのような使用感でデータの管理を行えます。大容量のデータ処理や共同編集、リアルタイムでの情報更新などでExcelの弱点を解消できます。

ERP・基幹システム

基幹システムは企業における基幹業務を効率化するシステムです。また、ERPは複数の基幹システムを統合し企業のさまざまなリソースを一元管理するシステムのことを指します。ERP・基幹システムを導入すれば、Excelで管理していたデータを関連する業務に紐づけ、システム上で管理ができるようになります。

ERPシステムについては以下の記事で詳しく解説しています。

ERPシステムとは？基幹システムとの違いは？

老朽化したシステムの見直しやDX推進のため、業務システムの導入を検討している企業も多いと思います。そんな時によく聞くのが、ERPシステムや基幹システムという言葉です。では、ERPシステムと基幹システムにはどのような違いがあるのでしょうか。

Qastの導入で脱Excel・活Excelどちらもスムーズに

ナレッジ経営クラウド「Qast」を利用すれば、スムーズに脱Excel・活Excelを進めることができます。

Qastは誰とでも簡単にデータの共有ができ、優れた検索性で共有資料をすぐに検索することができます。情報共有ツールではありますが汎用性が高く、タスク管理ツールやマニュアル・FAQ作成ツールとしても活用可能です。

脱Excel・活Excelを進める際に、Qastの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

【Qast サービス紹介】

まとめ

今回は、脱Excel・活Excelの意味やメリット・デメリット、Excelに代わるツールなどを紹介しました。脱Excelは、Excelで行っていた業務を別ツールに移行すること、活ExcelはExcelを活かしつつ別ツールとのすみ分けを行うことを指します。

脱Excelをすれば、情報の更新・管理がしやすくなり共同編集やリアルタイムでの情報共有が可能になりますが、ツール導入のコストやツールが浸透するまでに時間がかかります。活Excelは脱Excelと比べてコストを抑えた業務効率改善ができますが、Excelを使った業務が残るため管理や更新に手間がかかる点に注意が必要です。

脱Excel・活Excelを進める際には、Excelで「できること・できないこと」を理解して既存業務の課題を洗い出し、Excelの利用を続ける必要性を検討しましょう。Excelに代わるツールとしてはクラウド型表計算ソフト、タスク管理ツール、マニュアル作成ツールなどがあります。

なかでもナレッジ経営クラウド「Qast」は汎用性が高く、さまざまなExcel業務を移行することができ、脱Excel・活Excelをスムーズ進める手助けとなるでしょう。脱Excel・活Excelをお考えであれば、ぜひQastの導入を検討してみてください。