PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは？役割やメリット、導入ポイントについて解説
企業が新規プロジェクトに取り組む際、その成功に欠かせないのが、適切なプロジェクトマネジメントです。
プロジェクトマネジメントにはPMやPMOといった存在が重要となりますが、両者の違いはどこにあるのでしょうか。この記事では、PMOの役割やPMとの違い、導入メリットやポイントなどを解説します。
目次
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは？
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは、企業・組織内の複数プロジェクトにおけるプロジェクトマネジメントを横断的に支援する組織や構造システムです。小規模なプロジェクトにおいてはPMOが設置されない場合もありますが、規模が大きくなるほどプロジェクトを補佐するPMOの役割が重要となります。
プロジェクトマネジメントについては以下の記事でも詳しく解説しています。
PM（プロジェクトマネージャー）との違い
PMOがプロジェクトの横断的な支援者であるのに対し、PM（プロジェクトマネージャー）は個々のプロジェクトの責任者にあたります。実際のプロジェクトにおけるマネジメントに責任を持ち、主体的に進めていくのがPMの役割です。PMOはPMのプロジェクトマネジメントを補佐し、円滑に業務が遂行できるよう、さまざまな面でフォローを行う組織だといえます。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の役割
PMOは、プロジェクトの管理や品質の向上において幅広い役割を担います。具体的な役割として挙げられるのは以下のようなものです。
- プロジェクトマネジメント方法の標準化
- プロジェクトマネジメントにおける研修などの人材育成
- プロジェクトにおける情報の可視化
- プロジェクトを遂行する環境の整備
- プロジェクトのコストやリソースの調整
- 組織やプロジェクト間をまたぐ連携や調整
- その他全般的なプロジェクトマネジメントの支援
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の職種
PMOは、主な役割に応じて以下のような職種に細分化されます。
PMOアドミニストレータ
PMOアドミニストレータは、プロジェクトにおけるさまざまな管理や庶務的な役割を担う職種です。進行状況の管理やスケジュール調整など、PMだけでなくプロジェクトメンバーが円滑に業務を遂行できるよう情報管理や環境整備を行います。一つひとつの作業は細かなものですが、プロジェクトマネジメントに重要な情報を網羅的に把握し、臨機応変な対応を求められる重要な役割です。
PMOエキスパート
PMOエキスパートは、プロジェクトのルール策定や改善、プロジェクト方法の標準化などを担う職種です。プロジェクトを遂行する組織や内容によって、効率的なプロジェクトマネジメントの方法は異なります。PMOエキスパートは、それぞれのプロジェクトにおいてどのようにプロセスや情報を分析するのか、どのツールを利用するのかなど、プロジェクトにおけるルールや環境を整備します。また、多くのプロジェクトに共通するステークホルダーとの調整方法や人材育成などに関するルールを策定することも役割の一つです。
PMOマネージャー
PMOマネージャーは、PMOの組織自体をマネジメントする役割を担います。PMOはプロジェクトマネジメントの標準化や人材育成などを行いますが、各PMOで方針がブレていては効率的な運営ができません。PMOの組織戦略や計画、メンバーの稼働管理や教育など、統一された方針に沿って業務を行えるよう環境を整備するのがPMOマネージャーの役割です。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）に求められるスキル
PMOには、プロジェクトの進捗や課題、リソースなどを管理するマネジメントスキルに加え、前述した通りコミュニケーションスキルも必要です。コミュニケーションスキルがあれば、プロジェクトメンバーや顧客、ステークホルダーと適切なコミュニケーションが取れ、プロジェクトを円滑に進行できるでしょう。
また、PMOはプロジェクトメンバーと直接やり取りすることも多いため、メンバーを統率するリーダーシップや、メンバーをフォローするヒューマンマネジメントのスキルも重要です。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）導入のメリット
PMOを導入することで、主に以下のようなメリットが得られます。
管理業務の負担軽減
PMOは、PMがプロジェクトにおいてマネジメントしやすいよう環境を整備すると同時に、管理業務の実務部分を担うこともあります。PMは各情報の管理だけでなく、メンバーのフォローや顧客との折衝など業務が多岐にわたり、負担が大きくなりがちですが、PMOが管理業務を補佐しPMの管理業務の負担を軽減できれば、プロジェクトがスムーズに進められるようになります。
素早い意思決定が行える
PMOは、プロジェクトにおける各情報を一元的に管理し可視化する役割を担います。PMOが管理・可視化した情報を基にすれば、迅速かつ的確な意思決定が行いやすくなります。
技術の進歩や顧客ニーズの多様化を背景に、現代の市場は急速に変化しています。PMO導入により素早い意思決定ができるようになれば、市場の変化にも対応しやすくなります。
進捗状況が把握しやすくなる
PMのみで情報を管理していると、PMが多忙な時に情報連携がうまくできず、周りからはプロジェクトの状況がよくわからないという問題が発生します。しかし、PMOが各情報を管理し情報連携することで、関係者がプロジェクトの進捗状況を把握しやすくなり、課題に対する早期の対策もしやすくなります。
プロジェクト全体の質の向上が図れる
PMが単独でプロジェクトマネジメントを行うと、どうしてもPMの知識や経験などによって差が生まれ、プロジェクトごとに質が変わってしまいます。PMOを設置すれば、プロジェクト全体の質を標準化し、プロジェクトごとに質の差が生まれる問題を防ぐことができます。また、うまくいっているプロジェクトのノウハウを連携できるため、プロジェクト全体の質の向上にも繋がるでしょう。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）導入のデメリット
PMOを導入しても機能が進捗管理に傾きすぎると、プロジェクトの情報がプロジェクト内およびPMOに閉ざされてしまい、他部署との連携不足や関係者とのコミュニケーション不足が生まれます。
積極的にコミュニケーションを取り円滑な情報連携を可能にすることも、PMOの大きな役割の一つです。PMOを導入する際には、業務がマネジメントに偏りすぎないよう注意しましょう。
情報を連携する際、組織ごとに連絡をしていたのではPMOの負担が大きくなり、結果として情報連携不足が発生しやすくなります。PMOが組織横断的に情報連携を行う際には、コミュニケーションツールや情報共有ツールの導入を検討すると良いでしょう。
情報の共有やタスク管理に「Qast」の活用を！
情報の共有やタスク管理を行う際には、ナレッジ経営クラウド「Qast」の活用がおすすめです。Qastはシンプルな情報共有ツールで、誰でも情報が入力しやすいことに加え、テンプレートやタグ付機能によって情報管理がしやすいという特徴があります。
また、Qastはナレッジの蓄積に強いツールのため、過去のプロジェクトにおける情報の検索やナレッジ化にも適しています。Qastを導入すれば、プロジェクトの情報共有やタスク管理がしやすくなり、ナレッジの蓄積や人材育成にも効果を発揮するでしょう。
まとめ
プロジェクトの品質や達成率を向上させるうえで、PMOの導入は重要です。PMOは、PMのプロジェクトマネジメントをサポートしマネジメントを円滑にすると同時に、マネジメント方法の標準化や人材育成にも効果を発揮します。
ただし、PMOが成果を出すためには、情報共有やタスク管理をスムーズに実現する環境の整備が必要となります。コミュニケーションツールや情報共有ツールを導入し、PMOが成果を出しやすい環境を整えましょう。
