多能工化（マルチスキル化）とは？導入のメリットや今後の取組について紹介
製造業界を中心に注目を集めている多能工化（マルチスキル化）。少子高齢化による労働人口の減少が懸念される中、生産性を高める取り組みとして非常に重要です。
今回は、多能工化（マルチスキル化）の導入メリット・デメリットや取り組み方法をご紹介します。
目次
多能工化（マルチスキル化）とは？
多能工化（マルチスキル化）とは、組織の従業員を単一の業務・工程のみでなく複数の業務・工程に対応できるよう育てることを指します。多能工化はトヨタ自動車の生産システムから生まれたものですが、現在では製造業だけではなくサービス業などでも取り入れられています。
単能工との違い
単能工とは、単一の業務・工程のみを行う従業員のことです。単能工は一つの工程に集中できるため熟練度が高いというメリットがありますが、他の工程を把握していないために手戻りが発生してしまうこともあります。また、熟練した従業員が欠けてしまうとカバーがしにくいというデメリットも発生します。
多能工化（マルチスキル化）が誕生した背景やその目的
多能工化はもともとトヨタ自動車の副社長であった大野耐一氏が考案したものとされています。トヨタ自動車では、多能工化を採用することで業務が集中する工程に臨機応変に人材配置を行い、業務負荷の平準化と生産性向上を実現しました。
多能工化は昨今の少子高齢化による生産年齢人口の減少や職業の多様化といった背景にマッチした取り組みでもあります。加えて、顧客ニーズの多様化に柔軟に対応できる体制を整えるという点からも、さまざまな業界から注目を集めています。
多能工化（マルチスキル化）導入のメリット
多能工化を導入すると、主に以下の4つのメリットが得られます。
業務の平準化・負荷の均等化
多能工化を実施すると各従業員の業務が平準化できるため、業務配置を柔軟に変更することができます。また、時期によって業務量が増える工程に集中的に人材を投入できるため、業務負荷の均等化にも繋がります。
生産性の向上
多能工化が実現すると業務負荷の偏りが減り、特定の従業員にだけ残業や休日出勤が発生するといった労働環境を改善することができます。従業員が疲弊せず活力のある状態で業務を遂行できるため、組織全体の生産性向上に繋がります。
リスク回避が可能
一つの業務に対応できる従業員を複数人育てておくことにより、突発的な休暇や離職が発生した場合でも業務を止めずに済みます。また、業務ローテーションをせず特定の担当者のみで対応をしていると業務状況がブラックボックス化してしまうことが多々ありますが、複数の担当者で業務を可視化することにより、ブラックボックス化を回避できます。
組織・チームワークの向上
単能工で一つの業務のみに対応していると全体の工程が把握できず、従業員間でいざこざが発生することも考えられます。多能工化によって他工程への理解が深まれば、その後の工程が対応しやすいような作業を心がけるといったチームワークが自然と生まれます。
多能工化（マルチスキル化）導入のデメリット
多能工化にはさまざまなメリットがありますが、デメリットも存在します。多能工化に取り組む際は事前にデメリットを把握し、対策を立てるようにしましょう。
業務上の無駄の発生
多能工化に取り組む際には、従業員によって慣れ・不慣れの差が生まれます。不慣れな業務に取り組む場合には無駄が発生しやすい点を考慮して人材を配置する必要があるでしょう。また、多数の業務に関わるためコミュニケーションコストが増えやすい点にも注意が必要です。
育成コストがかかる
多能工化では従業員に複数の業務を習得してもらう必要があるため、どうしても時間がかかります。最初から一人前の業務は期待できませんので、育成のためのコストがかかること、実際に一人で業務を遂行できるようになるまで時間がかかることは認識しておきましょう。できるだけ早く独り立ちできるよう教育体制を整えることが重要です。
人事評価制度の見直し
多能工化では一人が複数の業務を担うようになるため、評価基準をどこに置くかが非常に重要となります。複数の業務を習得しても、それが評価されないのでは従業員のモチベーションは下がってしまいます。業務の幅での評価、業務内における成果での評価など、貢献が正当に評価されるよう人事評価制度の見直しが必要です。
多能工化（マルチスキル化）を推進する方法
ここからは、実際に多能工化を推進する方法をご紹介します。
業務や重要なスキルの洗い出し・選定
まずは自社内に存在する業務や各業務において重要なスキルの洗い出し・選定を行いましょう。前述の通り、多能工化の実施には育成コストがかかります。重要な業務や対応スキルを持った人材が少ない業務などで優先順位を決めて多能工化に取り組むのがおすすめです。
業務の可視化・評価基準の明確化
多能工化する業務の洗い出し・選定が完了したら、その業務のなかで実際に対応する工程を可視化しましょう。業務フローやマニュアルを作成し、従業員が業務を習得しやすい環境を整備します。また、このタイミングで業務内のどのポイントを評価基準とするかを明確化しておけば、人事評価制度の見直しもスムーズに進められるでしょう。
計画的な人材育成
評価基準を明確化できたら、実際に人材育成に取り組みましょう。人材育成は計画的かつ継続的に行う必要があります。育成はすぐにできるものではないからこそ、計画に沿って順調に育成が進んでいるのか問題が発生しているのかの把握は非常に重要です。進捗状況は現場側だけではなく経営側でも把握できるようにわかりやすくまとめておきましょう。
定期的な振り返り
人材育成においては定期的な振り返りを必ず行うようにしましょう。計画通りに育成が進んでいるかの確認は重要ですし、従業員への定期的なフィードバックは従業員のモチベーションアップにも繋がります。
多能工化（マルチスキル化）の成功させるポイント
多能工化の推進は、ポイントをおさえて取り組まなければ思ったような効果が得られない場合もあります。ここでは多能工化を成功させる4つのポイントをご紹介します。
評価基準を分かりやすく的確にする
多能工化に取り組む際は何をもってスキルが身についたと評価するのか、その評価基準を明確にしましょう。評価基準を従業員からもわかりやすくしておけば、従業員が目標を持ってスキルアップに臨みやすくなり、モチベーションも向上します。評価基準はゼロイチにしてしまうと途中経過の評価が難しくなりますので、段階的に評価基準を設定しておくのがおすすめです。
従業員のモチベーションを保つ・向上させる
評価基準の明確化だけでなく、チームワークの強化や従業員エンゲージメントの向上などの取り組みで従業員のモチベーションを保つ・向上させるよう工夫しましょう。従業員のモチベーションを保つ・向上させることで、従業員同士で足りない部分を補い合うような主体的な動きがでるようになり、生産性の向上にも期待ができます。
ツールによる多能工化の推進状況の可視化を行う
多能工化を推進する際には、推進状況の可視化を行い経営陣や他従業員が推進状況を確認できるようにしておきましょう。推進状況を可視化しておくことで、評価がしやすくなる、従業員のモチベーションが向上する、業務上の問題や無駄を発見しやすくなるなどのメリットが得られます。推進状況の可視化にはツールを利用し、時間や場所に縛られずに確認できるようにするのがおすすめです。
トランザクティブメモリーを活用する
多能工化を順調に進めても一人あたりが担える範囲には限りがあり、無理に担当範囲を広げるとかえって疲弊させてしまいます。そこで有効なのがトランザクティブメモリーという概念です。トランザクティブメモリーとは社員全員が同じ業務を覚えるのではなく、各業務に関する情報が社内のどこにあるのかをすべての社員が把握していることが重要という考え方を指します。
トランザクティブメモリーを活用すれば、従業員が業務についてわからないことがあってもヘルプを出す先が明確になるため、スムーズに業務を進められます。
トランザクティブメモリーについては以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ併せてご覧ください。
Qastの活用で多能化の推進状況の可視化が容易に！
多能工化の推進状況の可視化に効果を発揮するツールとしておすすめしたいのが、ナレッジ経営クラウド「Qast」です。Qastを利用すれば、ユーザープロフィールで個々のスキルを可視化できるとともに、フォルダ分けやタグ付けなどの機能により推進状況の共有も容易に行えます。情報共有・蓄積に特化したシンプルなツールなので、利用者のITリテラシーを問わず誰でも有効に活用できます。
また、Qastには優れた検索機能が搭載されているため、社内FAQの整備にも適しています。それによりトランザクティブメモリーの向上も期待でき、組織のパフォーマンス向上に役立つでしょう。
多能工化を推進する際には、Qastの導入をあわせて検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
今回は、多能工化（マルチスキル化）の導入メリット・デメリットや取り組み方法をご紹介しました。
多能工化を導入すると、業務の平準化・負荷の均等化、生産性の向上、リスク回避、組織・チームワークの向上などさまざまなメリットが得られます。ナレッジ経営クラウド「Qast」などのツールも有効に活用しながらぜひ多能工化を導入し、生産性やチームワークの向上を実現してください。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
