会議において議事録の作成が習慣化している企業もあれば、議事録の文化がなかなか浸透しないと悩んでいる企業もあるでしょう。

適切な議事録を作成できれば、会議で決定した内容を確実かつ円滑に遂行できるようになります。この記事では、議事録を書く目的や作成のメリット、議事録に書くべき内容を解説します。

議事録を書く目的

議事録は、会議で話し合った内容や決定事項を記録し、会議関係者に共有するためのものです。

議事録を作成しておけば会議の中で誰がどのような発言をしたのか、それを基にどのような議論があり、どのような決定が行われたのかがわかりやすくなります。

議事録の種類

一般的な議事録には、「会議報告書」や「理事会議事録」「株主総会議事録」などがあります。それぞれ記載すべき項目やフォーマットは異なりますし、法律によって作成ルールが定められているものもありますが、いずれにおいても議事録の読み手が誰なのかを意識した議事録作成が重要です。

議事録を作成するメリット

議事録を作成するメリットには以下の3つが挙げられます。

責任の所在を明確化できる

議事録には、誰がどのような発言をし、決定事項に対して誰がどのようにアクションを行うのかを記載します。議事録が会議関係者における共通認識となるため、後から「言った」「言わない」の問題が発生することを防げます。責任の所在が明確化できるため、決定事項に対するアクションも取りやすくなるでしょう。

業務の効率化が図れる

議事録が作成されていないと、会議終了後に会議の内容を再確認しなくてはならないなど非効率的な作業が発生します。会議の中で洗い出された今後のアクション実施に必要な業務を議事録に記載しておけば効率的に遂行できるようになります。

優先順位が明確になる

会議の中で各議題に対する重要度やアクションの期限を話し合い、議事録に記載しておけば、後から議事録を見直した際に優先順位が明確になります。

従業員によっては多くの案件に参加し、さまざまな業務に対応している人もいるでしょう。議事録があれば、重要度や期限に応じた優先順位が明確になり、複数の業務にもスムーズに対応しやすくなります。

分かりにくい議事録になる要因

議事録には会議の内容や決定事項を記載しますが、それらの内容をただ書き連ねていけば良いわけではありません。

会議でやり取りした内容をそのまま書いてしまうと要点がまとまらず、何の話をしていたかわからない、決定事項がわからないといった問題が発生します。会議の中では本題とは異なる議論が行われることも多々ありますので、会議の本題を見極め、要点を押さえて内容を記載することが重要です。

分かりやすい議事録を書く3つのコツ

後から見直した際に誰でもわかりやすい議事録を書くコツを3つご紹介します。

重要な単語や数字をメモする

重要な単語や数字は漏れなく議事録に記載するようにしましょう。会議の中核となる単語が記載されていれば、全体をざっと見直しただけでも話の流れを掴みやすくなります。また、具体的な数字があれば、決定事項に至った経緯や今後のアクションが明確になります。

決定事項を記載する

会議で決まった決定事項は簡潔に記載しましょう。会話の内容はもちろん重要ですが、多くの人が確認したいことは「会議で何が決まったか」「今後どのようなアクションが必要になるか」です。決定事項が簡潔に記載されていれば、会議の内容もスムーズに読み解けるようになります。

5W1Hを意識してメモを取る

5W1H（When、Where、Who、What、Why、How）を意識してメモを取っておくと、人に伝わりやすい議事録を作成できます。逆に5W1Hが不足していると、誰がした発言なのかがわからない、なぜこの決定に至ったのかがわからないなどの問題が発生します。5W1Hが明確な議事録は誰が読んでもわかりやすく、効率的に議事内容を伝えることができるでしょう。

議事録の作成におすすめなツール

議事録の作成を効率化するためには、議事録の自動作成ツールや補助ツールの導入がおすすめです。

議事録の自動作成ツールは、会議のやり取りを音声で聞き取り自動でテキスト化するツールです。会議の本筋でない話もテキスト化されるデメリットはありますが、議事録作成の負担を大幅に削減できます。

議事録作成の補助ツールは、テンプレートや文書共有など、議事録作成をサポートする機能が備わったツールです。自動作成ツールよりも安価に導入でき、議事録作成を効率化できます。

議事録の自動作成ツール・補助ツールについては以下で詳しく解説しています。

議事録自動作成ツールと補助ツールおすすめ10選！導入メリットなどを解説

社内で会議をする時に、皆さんはどのような方法で議事録を残していますか？ そもそも議事録を取っていなかったり、Wordやメールを使って議事録を作成している方もまだまだ多いのではないでしょうか。 今回は、議事録作成ツールを活用することで得られるメリットや、おすすめの議事録作成ツールをご紹介していきます。

チームに議事録を共有するならQastの活用を

議事録作成を効率化する補助ツールなら、ナレッジ経営クラウドのQastがおすすめです。

シンプルで入力しやすい文書作成機能があり、作成した議事録はフォルダやタグ付けなどによって分類し保存できます。またツール内の検索機能が優れているため、過去の議事録を参照する際にもすぐに発言内容を検索できます。

TeamsやSlackなど外部ツールとも連携できるため、議事録の作成と共有を効率的に行えます。

Qastについて詳しくはこちら

まとめ

議事録は、会議のやり取りや決定事項を記録として保存する重要なものです。議事録があれば、会議における責任の所在や今後必要なアクション、優先順位などを明確化できます。しかし、多くの案件があり日々複数の会議を行っている場合、議事録を書く負担が大きくなります。

議事録作成を効率化するため、自動作成ツールや補助ツールの導入をぜひ検討してみましょう。