マニュアル作成ツールおすすめ6選！シンプル・高機能なサービスを厳選
企業にとってマニュアルを作成、活用することは、業務の円滑化に必要不可欠です。しかし、流れが早い業界においては、常に最新のマニュアルを作成し、管理していくことは容易ではありません。そこで必要となるのが「マニュアル作成ツール」です。
今回は、誰でも簡単にマニュアルを作成し、更新できるツールを用途別にご紹介していきます！
目次
マニュアル作成ツールとは
業務手順をわかりやすく解説するマニュアルを、簡単に、そしてオンライン上で作成できるのが「マニュアル作成ツール」です。
従来はExcelやWord、PowerPointを使いながらマニュアルを作成していたかと思いますが、ゼロからの作成には多くの時間を要していたのではないでしょうか？マニュアル作成ツールを活用すれば、大幅にマニュアルを作成する時間を削減でき、閲覧者からしてもわかりやすいマニュアルを作成できるようになります。
動画や画像を使ったマニュアルの作成も簡単にできるのが、最新ツールの特徴です。
マニュアルとチェックリストの違い
マニュアルと混同されやすいものにチェックリストがありますが、マニュアルは業務全体の理解を、チェックリストは作業漏れの防止を目的としています。
また、マニュアルは誰でも作業ができるように業務全体の手順をまとめるもので、チェックリストは作業における確認ポイントを一覧化しチェック欄をつけるのが一般的です。チェックリストは作業漏れを防止するためにマニュアルの補助的なツールとして利用される場合が多いでしょう。
読みやすいマニュアル・手順書を作成するコツ
マニュアル作成といっても、すべての情報を詰め込んでしまっては情報量が多すぎてしまいます。また、情報量が多いと読みづらいだけでなく、管理も難しいため、利用されなくなってしまいます。ここでは、読みやすいマニュアルや手順書を作成するコツについて紹介します。
5W1Hを意識する
まずは、5W1H、つまり「相手(Who)・時(When)・場所(Where)・何を(What)・理由(Why)・方法(How)」を明確にしましょう。
5W1Hを意識してマニュアルを作成することで、知りたい仕事の流れや作業方法がどこを見ればわかるのかが明確になり、情報を探しやすくなります。
業務の全体像が見えるように書く
仕事全体の流れを把握でき、業務の全体像が見えるように書きましょう。
マニュアルを作成する目的は業務の進め方を伝えることですが、その仕事の目的や業務全体の役割を担っているのかを理解してもらう必要があります。目的を理解すると、仕事の精度向上だけでなく、業務担当者のモチベーション向上にも繋がります。
専門用語の使用を避ける
長く活用できるマニュアルにするためには、情報を探す人のことを考えて作成する必要があります。慣れている人しか分からない言葉や専門用語を使用すると、読み手にとっつきにくい内容になり、せっかく作成したマニュアルが使われなくなってしまいます。
専門用語をどうしても使う必要がある場合は、必ず解説を入れるなど、読み手のことを考えて作成しましょう。
運用しながら更新する
マニュアルは一度作ったら終わりではありません。
人と人が接する以上、なにかしらのトラブルは避けられません。時にはマニュアル作成した時点では想定していなかったミスやクレームが発生することもありえます。過去の対応方法や、ミスを起こしやすいポイントなどを盛り込むことで、ノウハウを共有できます。
新たな情報は随時更新するように心がけることで、より実用的なマニュアルが作成できます。
テンプレートを用意する
作業によってマニュアルのフォーマットが異なっていると、作業者が読む際の負担が大きくなります。作業者の負担が増えるとマニュアルの読み飛ばしや読み落としに繋がりやすくなるため、できるだけ統一したテンプレートを用意すると良いでしょう。テンプレートを用意しておけば、マニュアルを作成する手間を減らすことにも繋がります。
マニュアル作成ツールを導入するメリット
PowerPointやExcelなどではなくマニュアル作成ツールを導入することで、マニュアル作成の負担軽減やマニュアルの利用率の向上にも繋がります。ここでは、マニュアル作成ツールを導入するメリットを紹介します。
Excelなどと比べ共有・作成がしやすい
マニュアルはExcelなどでも作成できます。しかし、Excelなどでマニュアルを作成しようとすると、共同編集がしにくい、画像や動画などを埋め込むとファイルが重くなり開きにくいなどの問題が発生しがちです。
また、ファイル管理の面でも、古いマニュアルのファイルを消し忘れていたために作業者が誤って古いマニュアルを参照してしまう事例も多くあります。マニュアル作成ツールを利用すれば、Excelなどと比べてマニュアルの共有・作成がしやすく、更新の履歴管理も容易になります。
作業の標準化、業務効率化が図れる
標準化とは、特定の誰かがいなくても、誰でも同じ作業ができることを意味します。ナレッジを効率的に共有するマニュアルを作ることで、閲覧すれば誰でも簡単に再現できる方法・知識を蓄積しておくことが可能になります。
仕事に関するスキルは、実際に作業して覚え、それを繰り返すことで身につけていくものです。重要なポイントこそテキストに起こし作業を「見える化」することで、業務の流れや実際の作業フローを他の人も目にする機会が生まれるため、さまざまな気づきも生まれる可能性が高くなります。
今よりも業務が効率化できる仕組みを見つけたら、それをマニュアルに記載して効果を計測しましょう。その計測数値なども記載しておくと、より内容の濃いマニュアルとなります。
マニュアル作成の負担軽減
より分かりやすいマニュアルを作成しようとすると、実際の業務フローを示す図表の挿入やテキストの差し込みなどの作業が発生するため、負担が大きくなるものです。
マニュアル作成ツールには用途に応じたテンプレートが用意されているので、自分でフォーマットを考える必要がありません。
PC上で実際の作業を行う際、画面を自動でキャプチャーする便利な機能を搭載しているツールもあり、マニュアル作成の負担を大きく軽減できます。
マニュアル作成ツール導入のデメリット
マニュアル作成ツールを導入しても、作る必要のあるマニュアルが少ない場合には、ツールを有効活用できません。また、マニュアル作成ツールを使いこなせる人がいないと、使い慣れたExcelなどでのマニュアル作成に戻ってしまい、利用が形骸化してしまいます。
せっかくマニュアル作成ツールを導入しても有効活用できなければ導入コストが無駄になってしまいますので、導入前に作るマニュアルの洗い出しや従業員への使い方のレクチャーをしっかり行いましょう。
マニュアル作成ツールの種類
マニュアルツールには、「動画式マニュアル」「手順式マニュアル」の大きく分けて2種類があります。ここではそれぞれの特徴を解説します。
動画式マニュアル作成ツール
動画式マニュアルは、作業内容を動画にするマニュアルです。動画で実際の作業内容を確認できるため、文字で読むよりも作業の様子を理解しやすく、業務の再現度が高い点が動画マニュアルのメリットです。
一方、見逃してしまうと理解できなくなる、各ステップの細かい作業を理解することが難しいなどのデメリットがあります。
手順式マニュアル作成ツール
手順式マニュアルは、作業の工程や進め方をまとめた、いわゆる手順書です。
作業の各工程がステップなどで細かく分かれている点が、動画式マニュアルとの違いです。
手順式マニュアルのメリットとしては、作業工程がステップに分かれているため理解しやすい、操作手順以外にもバックオフィス業務などの幅広いマニュアル内容にも対応できる点が挙げられます。
デメリットは、大量の活字で作成する必要があるため作業に負担がかかる点と、月額課金型のツールが多いためランニングコストが発生する点です。
ツールの選び方のポイント
ここからは、マニュアル作成ツールを選ぶポイントについて解説します。
どのようなマニュアルを作成したいのか
業務マニュアルの中にも、さまざまな種類があります。テキストメインのもの、動画、画像メインのものなどさまざまです。
業種によって最適なマニュアルは異なりますので、自社にとってどのような形式が最適かを検討しましょう。
また、マニュアルを閲覧する方が、スマホメインなのか、PCメインなのか、さらにはオンライン環境で閲覧できるのかによっても、最適なツールは変わってくるでしょう。
誰でも簡単に操作できるか
操作性の面では、マニュアル作成者にとっての操作性と、閲覧者にとって操作性があります。
利用するマニュアル作成ツールが直感的に誰でも操作できるか、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、という点は重要です。
複雑なUI(ユーザーインターフェース)や機能過多なツールでは、利用するまでに時間がかかってしまいます。一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、せっかくマニュアル作成ツールを導入しても活用されないまま終わってしまいます。
サポートの柔軟さ
ツール導入後、どのようなサポートを受けられるかを事前に確認しておきましょう。
導入したものの使い方がわからなかったり、機能追加の要望に柔軟に対応できるのかは、長期的に利用する可能性が高いマニュアル作成ツールにおいては重要です。
まずはトライアルで試す際に、ツール運営者と一度はコンタクトを取ってみることをおすすめします。
おすすめのマニュアル作成ツール
ここからは、マニュアル作成におすすめなツールを6つ紹介します。
メモとして簡単にポイントをまとめたいなら「Qast」
【こんな人におすすめ】
- テキスト(文字)メインでマニュアルを作成したい方
- 誰でも使いやすいシンプルなツールを探している方
- 日常的にナレッジの共有を行いたい方
- 検索性を重視している方
【ポイント】
機能、UI（ユーザーインターフェース）ともに非常にシンプルで、誰でも簡単にマニュアルを作成できるツールです。テキストや画像を使ったマニュアル作成に適しています。テンプレートを作成して同じ雛形に沿ってマニュアルを作成していくことも可能です。
また、文中にファイル添付ができますので、既にPDFやPowerPoint等で資料としてマニュアルを作成している場合、Qastにアップロードしていくことで、階層式のフォルダやタグに分類できます。
さらに、フォルダごとに閲覧制限を変更できるためグループ作業がしやすく、Slack・Teamsとも連携できるので、現場にあわせた柔軟な利用が可能です。公開範囲を変えることで自分のみが閲覧できるメモとしても使えます。タグ設定をすればナレッジをテーマ・キーワードごとに分類できるので、マニュアルとして活用するなら絶対に防ぎたい「探している情報が見つからない！」も起こりません。
コミュニケーションも可能で、「わからないことを誰かに質問・わかる人が答える」といったやりとりはQ&Aとして蓄積可能です。名前を出して聞きにくい場合は匿名質問もでき、掲示板や個人のナレッジ投稿はメモを使って整理できます。
検索精度も非常に高く、一瞬で知りたい情報にたどり着けるため、マニュアルの数が多く検索性を重要視している方におすすめのツールです。
チャットサポートや既読機能、閲覧権限設定、スマホアプリなど、その他の機能面も充実しています。また、信頼性の高いAWSを利用しており、すべての通信・情報は暗号化して保存、24時間のアクセス監視などセキュリティ面でも充実した機能が備わっています。
【特徴的な機能】
- 豊富なマニュアルテンプレート
- 添付ファイル内検索など高度な検索機能
- Slack・Teams連携
- 柔軟な権限設定とセキュリティ機能
【Qast サービス紹介】
動画メインならこれ「Teachme Biz」
【こんな人におすすめ】
- 画像、動画をベースにマニュアルを作成したい方
- 撮影した画像をそのまま編集してマニュアルに掲載したい方
- 飲食、サービス業の方
- マニュアルの定着にお悩みの方
【ポイント】
Qast同様、直感的に操作ができるマニュアル作成ツールです。
画像や動画などをベースに、伝わりやすいマニュアルを4ステップで作成できます。スマートフォンやタブレットで撮影した写真を選択し、そのまま画像を編集できるため、飲食やサービス業での活用シーンもイメージしやすいでしょう。
作成したマニュアルはQRコードを読み込んで閲覧できるとともに、タスクとして共有し、完了状況を把握することも可能です。アクセスログなどをもとに利用状況を分析すれば、より良いマニュアルへの改善もしやすくなるでしょう。無料の体験会やユーザー向けの勉強会なども開かれており、アフターケアも充実しています。
【特徴的な機能】
- 画像を編集できる
- PowerPoint、Word、PDFからのインポート機能
- QRコードを読み込んで、マニュアルを閲覧可能
- ログインなしで外部に公開
- アクセスログなどの利用状況分析機能
紙の電子化なら「はたらきかたマニュアル」
【こんな人におすすめ】
- 海外拠点や多国籍の社員が多い方
- 紙のマニュアルを電子化したい方
- 新人研修の負担を軽減したい方
- 社内の調査からしっかりと行ってマニュアルを作成したい方
【ポイント】
ママニュアルの調査や分析、委託制作、編集や更新、配信の4つのサービスからなる業務マニュアルの総合サービスです。
自社のマニュアルが作成され使われている現場や環境の調査を行い、それをもとに自社に合ったコンテンツの作成やワークフローの改善を行ってくれます。必要なものだけを個別に契約することも可能です。マニュアルのローカライズも100以上の多言語に展開可能なので、海外にも支社や店舗をお持ちの方や多国籍の社員を多数有する会社におすすめです。
契約初年度は1年間解約できませんので、まずは無料トライアルを試してみることをおすすめします。
【特徴的な機能】
- ドラッグ＆ドロップでのマニュアル更新
- 人間中心設計専門家による調査、専門ライターによる分析
- 100以上の多言語化が可能
- ベース言語と見比べながらの2画面翻訳編集が可能
テンプレートから作成するなら「Dojo」
【こんな人におすすめ】
- テンプレート機能を重視したい方
- 多言語対応しているツールをお探しの方
- コールセンター向けにeラーニングコンテンツを作成したい方
- ヘルプデスクなどユーザーサポートを行っている方
【ポイント】
特別な知識やスキルがなくても高品質なマニュアル作成が可能です。統一されたフォーマットがあるので、手間のかかるマニュアル作成の課題を自動作成機能で解決してくれます。
Dojoには、サービス連携している学習管理システム「GAKTEん」に作成したマニュアルを配信することで、オンライン上で学習できるe-ラーニングとしても活用可能です。また、システム操作ナビゲーションの「Dojoナビ」などヘルプデスク業務に役立つサービスも提供されています。
マニュアル作成の代行サービスや無料セミナー、問い合わせ対応などユーザーサポートも充実しているので、安心して開始できます。
【特徴的な機能】
- 豊富なテンプレート機能
- 紙媒体に印刷
- 世界16カ国26種類以上の言語の音声合成が可能
サービス業のスタッフ教育なら「clipLine」
【こんな人におすすめ】
- 店舗スタッフ育成のためのマニュアルを作成したい方
- 紙媒体からデジタルへ移行したい方
- サービス業の方
- マニュアルだけでなく情報伝達のツールも探している方
【ポイント】
従来の文字や紙ベースのマニュアルから、動画やデジタル媒体でのマニュアルへの移行が可能です。
飲食店、小売、医療関係などサービス業の導入実績が多くあり、遠隔のスタッフ教育を徹底することで、顧客満足度の向上・業績アップを図れます。また、本部や実績を出している店舗が作成したお手本となる動画マニュアルを現場スタッフが閲覧し、自らの動画をレポートとして提出できます。それをチェックしコメントすることで、スタッフへのフォローが可能です。
新人教育マニュアルとしての用途はもちろん、従業員満足度の向上にも効果を発揮します。動画制作の支援や講座、活用までの支援、運用のサポートや代行など、アフターケアが充実しているので、安心して導入できるでしょう。
【特徴的な機能】
- 短尺動画(clip)でノウハウを伝える
- 「ToDo」機能でスタッフの理解度を確認できる
制作を外注するなら「USER CENTERED MANUAL」
【こんな人におすすめ】
- マニュアル作成をコンサルティングから依頼したい方
- マニュアルを作成する時間がなく、委託で頼みたい方
【ポイント】
USER CENTERED MANUALは、自社でマニュアルを作成するのではなく、作成自体を依頼する形です。
どのようにマニュアルを作成すれば良いのかわからない、マニュアルを作成する時間がない方にはおすすめです。業務内容のマニュアルはもちろん、製品の操作手順、経営理念などを漫画化したマニュアルなど、わかりやすさに重きをおいて作成の依頼が可能です。
企業における現状把握から行い、しっかりとしたフローを組んでマニュアルを作成。完成後の運用のフォローバックも充実しています。
【特徴的な機能】
- 幅広い企業規模での豊富な実績
- 業務マニュアル、操作マニュアル、漫画マニュアルと種類が豊富
- マニュアル診断サービスによるフィードバック
まとめ
新人採用を定期的に行っている企業では、マニュアルの作成は必須です。
その「マニュアル」の中にもさまざまな種類があり、自社作成と外注という方法があるため、まずは自社にとって最適な方法を選択しましょう。
新人の成長が早くなるだけではなく、早く業務に慣れることで従業員満足度の向上にも繋がります。これからITを活用して業務効率化を図ろうとしている方は、ぜひ一度試してみてはいかがですか？
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
