「会議が発散して時間内に終わらない」「特定の人しか発言してくれない」「過去に決まった結論が次の会議で振り出しに戻ってしまう」など、会議の進行に苦手意識を持つ方は多いのではないでしょうか。

会議を効率的に進めるためには、ポイントをおさえながらファシリテーションの訓練を積むことが重要です。この記事では、会議を効率的に進めるためのコツやポイント、おすすめのツールなどを解説します。

会議の目的や重要性

会議とは、テーマに関係する参加者が集まり、共通認識を持って次のステップに進むために行うものです。

組織における仕事には、他の関係者と調整をしながら進める必要があるものが多くあります。会議は、その関係者との調整を円滑に行い、次のステップに進みやすくするために欠かせないのです。

会議はどのような目的で行うもの？

ひとまとめに会議といっても、会議の種類によって内容やゴールは異なります。ここでは主な会議の種類を3つ解説します。

報告・連絡・相談のための会議

会議の参加者に対し、報告・連絡・相談事項を伝えるための会議です。

伝える対象はチーム内や上司、顧客などシーンによってさまざまですが、いずれにおいても報告・連絡・相談事項が相手に伝わることがゴールになります。

問題の発見・解決をするための会議

問題の発見・解決をするために、会議の参加者で問題の整理と対応策の検討を行う会議です。

会議によってレベル感は異なりますが、会議内で一定の方針を固めることがゴールとなります。コストやリスクを伴う決定の場合は、決裁者との合意形成が必要になる場合もあります。

アイデアを出すための会議

企画や改善など、会議の参加者からさまざまな意見やアイデアを引き出すための会議です。

必ずしも結論を出す必要はなく、多くの意見やアイデアを集めることがゴールになります。

アイデア出しの手法やおすすめのツールは以下の記事で詳しく解説しています。

非効率な会議の特徴

続いて、会議がうまく進まず非効率になってしまうケースの特徴を解説します。

結論がまとまらずに終わる

結論がまとまらず、何のために会議をしたのかが曖昧なまま終わってしまう会議です。参加者内で認識の統一ができないため、再度認識をあわせるための会議が必要となり、会議自体が無駄な時間になってしまいます。

参加者が適切でない

テーマに対する知見やアイデアがない、意思決定が必要な会議に意思決定権者がいないなど、参加者が適切でない場合も非効率になります。 こちらも再度意見を出したり意思決定をしてもらったりするために別の会議設定が必要になります。

また、テーマに関係していそうだからと、とりあえず広く会議への参加を促し、参加者を無駄に増やしてしまうケースも多く見られます。

同じ人しか発言しない

発言者が偏り、毎回同じような結論に落ち着く会議です。

毎回同じ人しか発言しないと、結果も同じような着地になりかねませんし、会議の参加者から不満が生まれる可能性もあります。また、会議自体の意義も失われてしまいます。

時間配分を決めず進めてしまう

明確に時間配分が決められておらず、メリハリがないまま開始・終了してしまうのも非効率な会議の特徴です。

会議途中で時間切れとなってしまい、結論が出ないまま終了するケースもよく見受けられます。

会議内容や今後のアクション・ToDoが共有されない

会議内容や今後のアクション・ToDoが参加者に共有されないのも非効率な会議の特徴といえます。

会議後に参加者が会議内容を忘れてしまい、会議内容を再確認する手間が発生したり、次の会議で前回決定した内容が振り出しに戻ってしまったりといったトラブルにも繋がります。

スケジュールが決まらない

会議開催のスケジュール調整に時間がかかり、ズルズルと後ろ倒しになっていく会議です。

後ろ倒しになっていくことで締切直前での会議となり、十分な議論がされないまま結論が無理やりまとめられ、結局考慮漏れなどで再度会議が必要になるケースがあります。

会議を効率的に進めるためのコツ

非効率な会議の特徴をふまえ、会議を効率的に進めるためのコツを解説します。

会議は本当に必要なのか考える

まず、その会議は本当に必要なものなのかを考えることが大切です。形骸化して雑談で終わってしまう定例会や毎回同じような結論に落ち着く会議などは、会議を行う意義がなく、時間の無駄になります。

最初に会議の意義を考えたうえで、不要な会議はなくしていきましょう。

ゴールを明確化しておく

会議の目的に合わせてゴールを明確化しておきましょう。ゴールが曖昧なままだと、結論が出ないまま終わってしまう会議に繋がります。

チーム内で方向性を固めること、意思決定権者に意思決定をしてもらうことなど、会議の最初の段階で参加者に対してゴールを提示しておくとよいでしょう。

会議に必要（適切）な人を決めておく

会議に必要（適切）な人を整理し、参加者は最小限に絞りましょう。会議の参加者が膨れ上がるほど参加者の時間を奪い、会議が発散してしまう要因になります。

担当者の上司だから、担当者と同じチームだから、などのような必然性の低い理由で不用意に参加者を増やさないよう注意しましょう。

発言や時間などのルールをある程度定めておく

会議の目的ごとにルールを決めておきましょう。たとえば、「発言者の意見を最後まで聞いてから発言する」「必ず1回は発言する、意見を言う」「このテーマの議論時間は30分」「会議は〇〇時まで」のように、あらかじめ決めておき、周知しておくとよいでしょう。

ただし、あまりルールを厳格にしすぎると、かえって発言がしにくくなったり、スムーズな進行ができなくなったりする可能性があるため注意が必要です。

役割分担を決めておく

ファシリテーターやタイムキーパー、議事録係など、あらかじめ役割分担を決めておきましょう。役割分担をあらかじめ決めておけば、当日は各自が役割を遂行することで効率的に会議を進められます。

会議の内容はすぐに共有する

会議の内容はすぐに関係者に議事録で共有し、認識に相違がないか確認しておきましょう。議事録の共有が遅くなると参加者が会議内容を忘れてしまい、議論が振り出しに戻る可能性が高くなります。

議事録を作成することは大前提として、議事録は会議後すぐに共有するようにしましょう。

ツールを活用する

スケジュール管理ツールや時間管理ツール、情報共有ツールなどを活用することで、会議の設定から会議中のメモ、会議後の情報共有がスムーズになります。効率的に会議を進めたい場合は、ツールの導入も検討してみるとよいでしょう。

会議を効率的に進めるためのツール

会議を効率的に進める際に役立つおすすめのツールをご紹介します。

Qast

【こんな方におすすめ】

• 幅広い部署で活用できるツールをお探しの方
• 情報共有を円滑に進めたい方
• 会議内容をナレッジとして蓄積したい方
• 議事録作成の手間や抜け漏れのリスクを削減したい方
• 会議後でもコミュニケーションを取りやすい環境を作りたい方

【ポイント】

ナレッジプラットフォーム「Qast」は、誰でも直感的に操作できるシンプルな情報・ナレッジ共有ツールです。ITリテラシーを問わず活用できるため、幅広い部署で利用できます。

Qastにはテンプレート作成機能があるため、議事録のテンプレートを活用することでスピーディーかつ抜け漏れのない議事録を作成できます。 また、作成した議事録はワークスペースやフォルダ分け、タグ付け機能によって適切な関係者内に展開できるとともに、内容をナレッジとして整理・蓄積できます。

コメント機能を使えば、メモや議事録の投稿後のコミュニケーションも円滑に行えます。

【特徴的な機能】

• シンプルなメモ投稿機能
• テンプレート作成機能
• フォルダ分けやタグ付けによる分類機能
• 過去情報をすぐに抽出できる高度な検索機能
• コメントによるコミュニケーション機能

クロジカスケジュール管理

【こんな方におすすめ】

• チームや組織のスケジュールを共有したい方
• 社内外の日程調整を効率化したい方
• 会議の出欠確認をしたい方

【ポイント】

クロジカスケジュール管理はクラウド型のスケジュール管理ツールです。一つのカレンダーにチームや組織のスケジュールを集約できるため、複数のスケジュール帳を確認しなくても効率的にスケジュールを管理できます。

会議や商談などの日程調整も、相手にURLを送付して候補日を選んでもらうだけの簡単なステップで完了します。

【特徴的な機能】

• スケジュール管理機能
• 日程調整機能
• 出欠確認機能

予約ルームズ

【こんな方におすすめ】

• 会議室の管理を強化したい方
• 会議室の利用を最適化したい方

【ポイント】

予約ルームズは、会議室の管理強化や利用の最適化を実現するツールです。会議がキャンセルになったにもかかわらず会議室の予約の取り消しができておらず、利用したい方が利用できないというシーンは多くの企業であると思います。

予約ルームズなら、空予約の自動キャンセルや無断延長アラート、無断利用の防止機能により、管理を適正化できます。

また、稼働率の可視化や自動分析により会議室利用の最適化を図ることもできます。

【特徴的な機能】

• 会議室の一元管理機能
• QRコード入退室機能
• 会議室分析機能

Notion

【こんな方におすすめ】

• カスタマイズ性が高い情報共有ツールをお探しの方
• 多言語対応のツールをお探しの方
• 多彩なテンプレートを活用したい方

【ポイント】

Notionはカスタマイズ性に優れた情報共有ツールです。一定のITリテラシーは必要になりますが、管理したい情報やページなどをカスタマイズし、ユーザーに合わせて最適化できます。

あらかじめ用意されているテンプレートも豊富で、Wikiや議事録だけでなく、プロダクトロードマップやOKRなども備わっている点が魅力です。

【特徴的な機能】

• 柔軟なカスタマイズ機能
• 多言語対応（英語、日本語、韓国語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、ポルトガル語）
• 多彩なテンプレート

Stock

【こんな方におすすめ】

• シンプルなツールをお探しの方
• チャットツールと連携できるツールをお探しの方
• 議事録に資料なども添付して管理したい方

【ポイント】

Stockは、Qastと同様にシンプルで使いやすい情報共有ツールです。SlackやChatworkなどのチャットツールと連携でき、チャットでやり取りした内容をStockに取り込んだり、Stockの更新をチャットに通知したりできます。

議事録に会議資料などを添付して管理したいケースでも、自動プレビュー機能によりダウンロードなしでファイルを確認できる点が便利です。

【特徴的な機能】

• シンプルな情報共有機能
• SlackやChatworkなどの外部サービスとの連携機能
• ファイルや画像の自動プレビュー機能

まとめ

会議は参加者との認識を合わせて次のステップに進むために重要なものであり、多くの関係者を巻き込む仕事ほど重要性が増してきます。会議を効率的に進めるためには、会議ごとの目的を正しく認識したうえで、必要となる事前準備を入念にしておくことが大切です。

しかし、会議のたびに必要な準備を考えたり、議事録を0から作成していたりしては非効率ですし、抜け漏れも多くなります。そんな場合にツールを活用すれば、会議の事前準備や議事録の展開・共有をスムーズに進められるようになります。

この記事で解説した内容を参考に、ぜひ効率的な会議進行を目指してみてください。