グループウェアおすすめ6選を徹底比較！選び方のポイントも解説
コロナ禍によるニューノーマルな働き方の浸透とともに、社内の情報共有の重要性が見直されています。リモートワークの導入などで顔を突き合わせて仕事をする機会が減りつつある現在、素早く正確に情報を共有することが業務効率改善のための大きなカギとなります。
そんな企業の情報共有用を助けるツールの一つが「グループウェア」です。
ここでは、グループウェアの特徴と選び方をご紹介します。
目次
グループウェアで出来ることとは？
グループウェアは、社内における情報共有やコミュニケーション、タスクの管理などをスムーズに行うためのITツールです。ナレッジマネジメントや生産性の向上を目的として、すでに多くの企業が取り入れています。
グループウェアでできることは幅広く、相互連絡やファイルの共有など、ビジネスシーンに不可欠なさまざまな業務で活躍します。その代表的な機能は以下の通りです。
- 連絡機能（メール・チャット・社内SNS・オンライン会議・社内掲示板など）
- 進捗管理機能（タスク管理・スケジュール管理・ToDo・プロジェクト管理など）
- 情報共有機能（ファイル共有・ライブラリ・組織図や連絡先の確認など）
- 業務効率化機能（ワークフロー・施設の予約・経費の精算など）
ツールごとに詳細は異なりますが、グループウェア単体で、あるいは関連ツールとの連携によって上記の機能を実現できます。IT活用の促進が叫ばれる現代において、今後もますます需要が増加していくことが見込まれています。
グループウェアの詳細については以下でより詳しく解説しておりますので、あわせてご参照ください。
グループウェア選定の5つのポイント
グループウェアにはツールごとにそれぞれ強みがあり、選定においては以下の5つのポイントが大切となります。
自社の求める要件に合うか
まず、最も大切なのは、自社の求める要件に合っているかどうかです。
「リモートワークを推進していきたい」
「客先でもリアルタイムに情報を共有したい」
「社内のコミュニケーションを活発にしたい」
などの自社の目的によって、重視すべき機能は異なります。何を強みとしているグループウェアを導入したいのか、入念に検討してみましょう。
また、既存のツールから新規グループウェアへ乗り換える場合には、現在のデータを問題なく移行できるのかもチェックする必要があります。
社風に馴染むか
グループウェアが持つ全体の雰囲気が社風に馴染むのかも重要なポイントです。ITツールにあまり馴染みのない従業員が多い企業であれば、見た目も操作もシンプルで誰でも直観的に使いこなせるグループウェアが好まれます。一方、ITリテラシーの高い企業では、多少操作が複雑であっても多機能なものが好まれる傾向にあります。
グループウェアは多くの従業員が積極的に活用してこそ効果を発揮します。「従業員が喜んで使えるかどうか」という視点を持って選定しましょう。
ランニングコスト
グループウェアは長期的に利用してこそ効果を発揮するものです。そうなると、ランニングコストも大切な比較要素となります。どれだけ優れたグループウェアであっても、コストが負担で継続が難しいのであればふさわしいツールとは言えません。月額でどの程度のランニングコストがかかるのか、具体的な金額を事前にシミュレーションしておきましょう。
スマートフォン対応
出先からメールやチャット、業務の進捗状況などをリアルタイムに確認したいのであれば、スマートフォンに対応しているかどうかも重要なポイントとなります。「パソコンよりもスマートフォンの方が操作に慣れている」という従業員が多い職場では、活用率の上昇にもつながります。
既に用いているツールとの連携
最後に、すでに用いているITツールとの連携面も必ず確認しておきましょう。
グループウェアは、企業内の業務のほぼすべてに関係するツールです。現在自社が活用している業務システムや各種クラウドサービスなどともスムーズに連携できることが求められます。
- 連携方法は何か（API・プラグインなど）
- 連携は自社内のみで簡単に行えるのか
- 連携によりどこまでの作業をグループウェア上で行えるのか
導入前には、上記の3点を検討してみましょう。
グループウェアの徹底比較
それでは、おすすめのグループウェアを6つご紹介します。いずれもモバイル利用に対応した、使い勝手のよいものをピックアップしました。
Microsoft Office 365
グループウェア全体の中でも抜群の知名度を誇るのが「Microsoft Office 365」です。WordやExcelなど多くの人にとって馴染み深いソフトが含まれており、文書一つを共有するにも不自由を感じにくいのが魅力です。チャットや予定の共有など一通りの機能が揃っているほか、最大300人のオンライン会議にも対応しています。企業規模を問わず活躍シーンの多いグループウェアです。
価格：1ユーザーにつき月額540円（税抜）～
公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365
Google Workspace（旧名称：G Suite）
Microsoft Office 365に負けず劣らず高い知名度を誇るグループウェアです。ビジネス用のGmailを筆頭に、ドキュメントやチャット、ビデオ通話、ミーティングツールなど、こちらも直観的に操作しやすい形で必要な機能が揃っています。
特にドキュメントは、複数人がリアルタイムで一つのファイルを編集できる優れもの。ビデオ通話と併用すれば、離れた場所にいる複数の従業員が同じオフィスにいるかのように業務を進められます。
価格：1ユーザーにつき月額680円（税抜）～
公式サイト：https://workspace.google.co.jp/features/
kintone
複数の情報を一つに見える化することに強みを持つグループウェアです。「アプリ化」と呼ばれる業務システムの構築機能により、必要な情報をまとめて管理・共有できます。操作も簡単で、誰でも直感的に扱うことができます。100種類以上のサービスと連携できるなど、既存の環境を活かしやすい点も魅力的。2万社以上と導入実績も豊富です。
価格：1ユーザーにつき月額780円（税抜）～
公式サイト：https://kintone.cybozu.co.jp/
Zoho Connect
1ユーザーにつき月額120円～（税抜）と圧倒的なコストパフォーマンスを誇ります。「フィード」と呼ばれる社内SNS機能が魅力で、タグや添付ファイル付きで文章を投稿したり、相手の投稿に「いいね！」とリアクションをつけたりできます。社内のコミュニケーションを活発にしながら、明るくナレッジマネジメントを進めていきたい企業におすすめです。
価格：1ユーザーにつき月額120円（税抜）～
公式サイト：https://www.zoho.com/jp/connect/pricing.html
desknet’s NEO
一般企業はもちろん、総務省をはじめとする官公庁にも導入されているグループウェアで、日本のビジネスシーンに特化したつくりが魅力です。たとえば、海外製のグループウェアの多くは連絡をしたい相手を個別に選択する必要がありますが、desknet’s NEOは役職や部署別を一括指定することができます。
価格：1ユーザーにつき月額400円（税抜き）～
公式サイト：https://www.desknets.com/
J-MOTTO
desknet's NEOをベースにコンパクトかつ低価格なグループウェアを実現しています。基本的にはdesknet's NEOと同等の機能を兼ね備えたまま、共有に使えるディスク容量を減らすなどの工夫により、価格を半額以下にまで抑えています。関連サービスの利用により給与明細や勤怠管理などの便利機能を扱える点も魅力です。少人数の企業や、まずは安価にグループウェアを試してみたい場合におすすめです。
価格：1ユーザーにつき月額150円（税抜き）～
公式サイト：https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/groupware/
グループウェア選びは自社の要件整理から
前述の通り、グループウェア選びでは以下の5点が大切です。
- 自社の求める要件に合うか
- 社風に馴染むか
- ランニングコスト
- スマートフォン対応
- 既に用いているツールとの連携
特に、自社が何を求めてグループウェアを導入するのかを明確にし、それに応じた強みを持つツールを選定する必要があります。
- 安価に情報共有体制を整えたいなら「Zoho Connect」や「J-MOTTO」
- GmailなどGoogle系のサービスを活用したいなら「Google Workspace」
- 実用性にこだわりたいなら、日本のビジネスシーンが想定された「desknet’s NEO」
といったように、まずは自社の要件整理に取り組み、そこから最適なツールを見つけ出しましょう。
まとめ
リモートワークなどのニューノーマルな働き方に注目が集まる中、社内の情報共有をスムーズにしてくれるグループウェアの重要性は計り知れません。
適切な情報の共有は企業経営にも大きな影響を及ぼすものです。「自社がグループウェアの導入で何を叶えたいのか」を意識しながら、速やかな導入を検討してみましょう。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
