グループウェアとは?機能が充実したおすすめなツール5選も紹介

近年、企業には社内における情報共有の重要性が問われています。業務の属人化、生産性の低下、コミュニケーション不足など、情報共有を怠ることで起こりうる弊害はさまざま考えられます。

そんな社内での情報共有不足を防ぐツール「グループウェア」の活用が広まっています。

今回は、業務の効率化を期待できるグループウェアツールを活用する機能やメリット、おすすめのグループウェアツールをご紹介します。

グループウェアとは?

グループウェアとは、社内メンバーが情報共有を行うためのツールが組み込まれたシステムです。メールなどのメッセージだけでなく、よりリアルタイムに情報共有を可能にするチャット、スケジュール、会議室予約やファイル共有など、業務の効率化に繋がる機能を多く備えています。一つのソフトウェアを立ち上げれば全機能が利用でき、わずらわしさもありません。個別のツールを一つずつ導入する従来のスタイルよりもコストや機能面で優位性があります。

グループウェアは、メールやチャットなどのコミュニケーションツールに重点を置く「社内SNS」のシステムに加え、生産性を向上させるための機能を網羅しています。円滑なコミュニケーションに加えて業務効率化を図る場合は社内SNSよりもグループウェアの導入を検討したほうが良いでしょう。

ナレッジマネジメントの重要性

ナレッジマネジメントとは、企業が持つ情報や知識と社員一人ひとりが持つノウハウや経験を融合させ、より質の高い業務を実現させる経営手法です。

ナレッジマネジメントの重要性は、「暗黙知」を「形式知」に変換できることです。

暗黙知とは、ある事柄についてなんとなく理解している状況ではあるものの、あくまでも感覚的な理解に過ぎず、言葉では説明できない状態を指します。暗黙知の状況では社員間で知識を共有することができません。

形式知とは、知識の内容が文章や図などで明確に示されている状態を指します。この状態であれば、社員間での知識の共有が可能となります。

ナレッジマネジメントについては以下記事に詳細をまとめています。

ナレッジマネジメントとは?テレワークでも生産性を落とさないために必要なこと
ナレッジマネジメントとは?テレワークでも生産性を落とさないために必要なこと
テレワークが増える中、企業の課題として顕著になるのが「ナレッジの共有」です。 そのナレッジを、組織としてうまく管理していく「ナレッジマネジメント」の重要性が再び叫ばれています。

ナレッジマネジメントの一環である「暗黙知」を「形式知」へと変えていくツールをナレッジマネジメントツールと呼び、今回紹介する「グループウェア」もその一つになります。

グループウェアの機能

ナレッジマネジメントツールの一種として「グループウェア」があります。グループウェアとは、企業などの組織内において情報を共有するためのソフトウェアです。

グループウェアを効率的に活用するために、グループウェアで利用できる機能について理解しておきましょう。

電子メール

組織内で電子メールの送受信を行うことができます。グループウェアの電子メールにおいては相手が読んだかどうかも表示されます。

掲示板(BBS)

掲示板に書き込みができる機能です。メッセージなど連絡したい内容を書き込み、相手に伝えることができます。

チャット

指定した方とコミュニケーションを取るための機能です。SNSでのメッセージ機能のように、テンポ良くメッセージのやりとりができることから、業務の打ち合わせを行う場合に適しています。

ライブラリ

情報ファイルや画像データなど、業務に関するさまざまな情報が登録されており、利用者同士で情報を共有できます。

ファイル共有

資料や画像、ドキュメントなどを保管する機能です。ファイルにアクセスすることで保管されている情報を共有できます。

ワークフロー

電子決裁を行う機能で、申請書や企画書などの決裁処理を電子的に行うことができます。オンライン上での決裁であるため、作業をスムーズに進めることが可能です。

スケジュール管理

グループウェアの機能、スケジュール管理で無駄な作業の発生を防ぐことができ、業務の効率化が見込めます。

スケジュール管理の機能では、メンバーのスケジュールが共有されます。メンバーのスケジュールが確認できるため、無駄な作業の発生を防ぐことができ、業務の効率化が見込めます。

会議室予約

会議室の予約状況や、会議室で使用する設備の予約状況を管理できます。多くの場合はスケジュール管理と連動しているため、会議のスケジュールを決めたうえで会議室を予約することができます。

グループウェアツール導入のメリット・デメリット

グループウェアの機能を理解したところで、次は導入のメリットとデメリットを見てみましょう。

メリット

グループウェアツールを導入するメリットは、知識や情報が共有されることによって業務の効率化が図れる点です。また、業務に関する専門知識が多くの社員に理解されることで、社員一人一人のスキルアップも見込めます。

業務を効率的に進めるためには、その業務に携わる全ての社員が業務フローや目的を理解している必要があります。その情報は朝礼やミーティング、個別のコミュニケーションなどで伝達できますが、グループウェアツールならより効率的に社員間で情報を共有することが可能となります。

業務の効率化や社員のスキルアップが実現すれば業務の質も向上し、質の高い製品の供給やサービスの提供が可能となります。それにより顧客満足度の向上も期待できます。

デメリット

グループウェアのデメリットは、導入・維持コストがかかることと、ツールが増えることで大事な情報が埋もれてしまう可能性があることの2点です。

グループウェアツールには一部無料のものもありますが、実務の効率化を目標とするならば、やはり有料版ツールのほうが効果的な機能が備わっています。初期費用や年間サポート費など、サービスによって料金体系は異なります。導入だけでなく維持するためのコストがかかることを念頭におき、料金も考慮したうえで適切な機能を搭載したツールを選ぶ必要があるでしょう。

情報の埋もれやすさについては、事前に運用ルールや情報共有のルールを決めておき、ファイルや重要な情報がどのツールで共有されたかが容易に把握できる体制を整えておくと良いでしょう。

おすすめのグループウェア5選

機能性やメリットに基づいて、おすすめのグループウェアを5つご紹介します。

それぞれのグループウェアの特徴を理解しておくと、自社に適したグループウェアを選びやすくなります。

Qast

Qast トップページ https://qast.jp/

「Qast」は、シンプルに使いやすく利用できる点が特徴で、導入している企業は3,500社以上にのぼります。業界や職種を問わず誰でも簡単に投稿できるツールであることが導入に繋がっています。

Qastでは、Q&Aとメモの機能によって社内の情報が集約されます。よくある質問はQ&Aの項目に、個人の知識やノウハウをメモの項目に投稿することで情報が一か所にまとめられ、情報を容易に検索できます。

また、質問は匿名でも行えるので、気軽に質問できます。投稿はテンプレートから行うことができるため、手軽に投稿できる点も魅力的です。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、中小企業向けのグループウェアです。サイボウズOfficeのトップページには、その日の予定、連絡事項や申請など、業務を行うにあたって必要な情報が集約されているため、1日の業務計画をスムーズに立てられます。

パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからも利用でき、外出先にいながらもアクセスできるため、業務の効率性がアップします。

さらに、30日間無料で全ての機能が利用できること、最低5ユーザーから利用できるため、お試し感覚で気軽に利用できます。

J-Motto

J-MOTTOの特徴は、低価格で利用できる点です。基本料金は20ユーザーまでで月々3000円なので、1ユーザー当たりの利用料金を月々150円におさえることができます。

また、無料お試し期間は最大3か月となっており、グループウェアを試験的に導入する面から見ても最適です。

グループウェアで利用できる機能は25種類と豊富であるうえに、使いやすく、画面も見やすいことから、パソコンの操作が苦手に感じる方も手軽に利用できます。

そのほか、J-MOTTOではグループウェアのほかに「WEB給与明細」や「WEB勤怠」などさまざまなクラウドサービスもあわせて提供しています。これらの機能も活用することで業務の能率がさらに向上します。

desknet's Neo

desknet's NEOは、現場の声を反映しており、使いやすい操作画面に仕上がっています。

desknet's Neoを制作した企業の調査によると、操作画面の印象に関する回答で最も多かったのは「見やすい」の24%でした。

また、3か月以内の定着率は「すっかり定着している」と「定着している」をあわせると77%に達しています。この結果は、現場の声に基づいたグループウェア制作に徹したからといえるでしょう。

そのほか、desknet's NEOは日本企業特有の仕事の流れを想定して制作されています。日本企業では部署や役職単位でのやりとりが発生する場合があるため、部署や役職単位で連絡先をまとめて指定することもできます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、申請業務の効率化に特化したグループウェアです。

申請書の記入は簡単に行えるほか、申請した書類の承認業務は外出先にいながらスマートフォンで操作できるため、承認業務がスムーズに進められます。また、新たな種類の申請書を簡単に作成できます。

ジョブカンワークフローの利用で、申請・承認にかかる時間は約3分の1に削減されます。申請業務が効率化することで、業務の効率化も期待できます。

まとめ

グループウェアを選ぶ際のポイントとしては、誰でも簡単に利用できること、画面の内容がわかりやすいことがあげられます。

グループウェアを気軽に利用できれば、社内で共有されている知識や情報にアクセスできるため、業務の効率性も向上します。

グループウェアは多くの社員が利用するツールであることから、わかりやすさを重視して選ぶことが基本といえるでしょう。

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